Cómo sincronizar los calendarios de Outlook y Google

¡Vamos a explicar cómo sincronizar Outlook y Google Calendar utilizando diferentes métodos, proporcionando instrucciones paso a paso, pros y contras, y nuestras recomendaciones! ¡Comencemos!

Problemas de Gestionar Calendarios de Outlook y Google

En un mundo ideal, los profesionales solo necesitarían un proveedor de calendario, y su disponibilidad estaría centralizada, pero ese no es el caso. Es bastante común que las personas gestionen los calendarios de Outlook y Google por separado. Esto resulta en su disponibilidad dispersa en diferentes plataformas, lo que dificulta que sus compañeros de trabajo conozcan su horario real.

Por eso es importante sincronizar Outlook y Google Calendar, ya que asegura que tu disponibilidad se refleje de Outlook a Google Calendar.

El ejemplo clásico sería gestionar un Calendario de Outlook y un Calendario de Google.

Supongamos que eres Ben, un consultor para Acme Inc. y Globex. Acme Inc. utiliza Outlook (ben@acmeinc.com), y Globex utiliza Google Calendar (ben@globex.com).

Los miembros del equipo de Globex (Google Calendar) no pueden ver tus espacios ocupados de Acme Inc. (Calendario de Outlook), por lo que solo pueden programar reuniones contigo cuando estás ocupado en Acme Inc.

Ejemplo: Lisa, una compañera de Globex, quiere programar una reunión 1 a 1 a través de Google Calendar (ben@globex.com). Para hacerlo, utiliza la función 'Encontrar un horario' de Google Calendar y ve que estás libre a la 1 PM el martes, programando así la reunión.

Lisa no sabe que estás ocupado el viernes a la 1 PM en el Calendario de Outlook de Acme Inc. (ben@acmeinc.com). Esto conduce a una doble reserva, y tienes que enviar un mensaje a Lisa para encontrar otro momento para reunirse debido a un conflicto. Eso, o tendrás que cancelar/reprogramar la reunión de Acme Inc.

Esto podría haberse evitado fácilmente si tu Outlook y Google Calendar estuvieran sincronizados.

Métodos que NO Funcionan para Sincronizar Outlook y Google Calendars

La mayoría de los artículos confunden sincronizar Outlook y Google Calendars con importar una instantánea de Google Calendar a Outlook, o viceversa. Aunque es cierto que tanto Outlook como Google Calendar tienen formas de importar un calendario, no significa que los calendarios se mantengan sincronizados. Las funciones de importación solo importan una instantánea del calendario; los nuevos eventos o las actualizaciones de eventos no se reflejarán después de la importación inicial.

Las siguientes funciones y métodos de compartir calendario no sincronizan Outlook y Google Calendars:

• "Desde URL" en Google Calendar: Google Calendar te permite importar otros calendarios como calendarios secundarios, utilizando su URL. Este método tarda hasta 24 horas para que los nuevos eventos o actualizaciones de eventos se reflejen en Google Calendar. Los usuarios también han informado que las actualizaciones tardan semanas en reflejarse en Google Calendar.

• "Suscribirse desde la web" en Outlook: Similar a Google Calendar, Outlook tiene una función que te permite importar otro calendario vía URL. Según Outlook, las actualizaciones tardan hasta 24 horas en reflejarse en Outlook, pero los usuarios han informado que las actualizaciones tardan más.

Si aún deseas aprender cómo agregar Google Calendar a Outlook, o agregar Outlook a Google Calendar, lee las siguientes secciones.

Cómo Sincronizar Outlook con Google Calendar Usando la Función de Compartir de Google Calendar

Usando Google Calendar, puedes importar otro calendario con la URL del calendario. Esto ha hecho que muchos usuarios crean que puedes sincronizar Outlook con Google Calendar importando el Calendario de Outlook a Google Calendar.

Desafortunadamente, esto no es cierto. Esto no es una sincronización real de calendarios; todo lo que hace es importar el Calendario de Outlook a la cuenta de Google como un calendario separado.

Para sincronizar manualmente Outlook con Google Calendar, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en Outlook. Puedes iniciar sesión en Outlook visitando la Página de Microsoft Outlook.

2. Selecciona el ícono de "Configuración": El ícono de configuración se encuentra en la parte superior derecha del encabezado de la página. ⁠

   

3. Haz clic en Calendario (junto al ícono del calendario), luego haz clic en Calendarios Compartidos. ⁠

   

4. Encuentra la sección "Publicar Calendario": La sección "Publicar Calendario" se encuentra en la parte inferior de la página. En esta sección, encuentra el enlace al calendario de Outlook que deseas sincronizar con Google Calendar. ⁠

   

5. Haz clic en Calendario, luego haz clic en Puede ver todos los detalles. Este paso es muy importante, ya que determina si los eventos de Outlook muestran los detalles o no al ser sincronizados con Google Calendar. ⁠

   

6. Haz clic en Publicar. ⁠

   

7. Copia el enlace ICS: El enlace ICS se encuentra hacia la parte inferior, debajo del enlace HTML. ⁠

   

8. Abre Google Calendar. Después de copiar el enlace ICS, el siguiente paso es abrir Google Calendar donde deseas sincronizar con el Calendario de Outlook.

9. En la barra lateral, cerca de la parte inferior de la página, haz clic en "Otros calendarios +". ⁠

   

10. Haz clic en "Desde URL" en el menú desplegable. ⁠

    

11. Pega el "URL ICS" que copiaste anteriormente en el paso 7 y haz clic en Agregar calendario. ⁠

    

12. Tu calendario de Outlook aparecerá en la lista bajo Otros calendarios una vez compartido. Puedes renombrarlo y cambiar sus configuraciones de color.

Podrás ver ambos calendarios en Google Calendar, pero en última instancia, los calendarios son separados; si importas un Calendario de Outlook a Google Calendar, los compañeros en Google Calendar aún no pueden ver que estás ocupado con el Calendario de Outlook importado.

Cómo Sincronizar Google Calendar con Calendarios de Outlook vía Función de Compartir Calendario

Si buscas 'Cómo sincronizar Google Calendar con Outlook' en Google, la mayoría de los resultados sugieren usar la función integrada de Compartir Calendario de Outlook.

Aunque puedes importar un Google Calendar a una cuenta de Outlook, no significa que el Google Calendar esté sincronizado con Outlook. ⁠

Para sincronizar manualmente Google Calendar con Outlook, usando la función de compartir, sigue estos pasos:

1. Abre Google Calendar en la web e inicia sesión: Puedes abrir Google Calendar en la web visitando calendar.google.com

2. Pasa el cursor del ratón sobre el calendario que deseas sincronizar. Los calendarios están listados en la barra lateral izquierda de la aplicación.

   

3. Haz clic en el ícono de menú de tres puntos.

   

4. Haz clic en Configuración y compartir en el menú.

5. Desplázate hacia abajo y copia la dirección secreta en formato iCal.

   

6. Abre Outlook en la web. Después de copiar la dirección secreta, el siguiente paso es abrir el calendario de Outlook en la web visitando outlook.live.com.

7. Haz clic en "Agregar Calendario". El botón 'Agregar Calendario' se encuentra en la barra lateral izquierda de la página, debajo del calendario.

   

8. Haz clic en "Suscribirse desde la web". El elemento de menú 'Suscribirse desde la web' se encuentra en la barra lateral izquierda de la página.

   

9. Pega la URL que copiaste de Google Calendar.

   

10. Haz clic en el botón "Importar".

El Google Calendar será visible en tu lista de calendarios en la barra lateral izquierda de tu Calendario de Outlook.

Importar un Google Calendar a Outlook te permite ver el Google Calendar en tu cuenta de Outlook, pero el problema sigue siendo el mismo. El Google Calendar sigue siendo un calendario separado en tu cuenta de Outlook, y los compañeros no pueden ver su disponibilidad, lo que lleva a conflictos de programación.

Beneficios de Sincronizar Outlook y Google Calendar mediante Compartir Calendario

Aunque importar Outlook a Google Calendar no sincroniza Outlook con Google Calendar, es útil si deseas ver tu Calendario de Outlook en Google Calendar. Ten en cuenta que los eventos del Calendario de Outlook no se actualizan en tiempo real en Google Calendar (más sobre esto a continuación).

Desventajas de Sincronizar Outlook y Google Calendar mediante Compartir Calendario

• No sincroniza Outlook con Google Calendar: Como se explicó anteriormente, esto es un mito, ya que compartir calendarios no sincroniza directamente Outlook y Google Calendars. Todo lo que hace es crear un calendario secundario, que no puede ser utilizado al usar la función 'Encontrar un horario' en Google Calendar o Outlook. Si tu equipo utiliza la función “Encontrar un horario” de Google Calendar u Outlook para programar reuniones, no podrán ver eventos fuera de tu calendario Principal. Esto a menudo conduce a conflictos de reuniones entre calendarios.

• Los nuevos cambios tardan 24+ horas: Los nuevos cambios de Outlook pueden tardar 24 horas o más en actualizarse en Google Calendar. A menudo, los nuevos eventos no se sincronizan, haciéndote perder reuniones importantes. Lo mismo ocurre al importar Outlook a Google Calendar.

• Poco confiable: No es muy confiable, ya que aparte de que los calendarios no se sincronizan en tiempo real, la sincronización a menudo no funciona.

• Poco o ningún control de privacidad: Tendrás muy poco control sobre la privacidad de los calendarios importados. Los administradores de Workspace pueden ver eventos y detalles de esos eventos de los calendarios importados.

Cómo Sincronizar Automáticamente Outlook y Google Calendar

Para sincronizar realmente Outlook y Google Calendar, asegurando que los miembros del equipo de Google Calendar conozcan tu disponibilidad de Outlook, debes usar una Herramienta de Sincronización de Calendario como OneCal.

OneCal sincroniza Outlook con Google Calendar, bloqueando tiempo en Google Calendar para eventos de Outlook en tiempo real.

Para sincronizar automáticamente Outlook y Google Calendar, sigue estos pasos:

1. Regístrate en OneCal (Gratis, Sin Necesidad de Tarjeta de Crédito)

   

   ⁠OneCal admite Calendarios de Outlook y Google, y puedes comenzar gratis para probar la aplicación y ver si la sincronización del calendario funciona como esperas.

2. Agrega tus Calendarios de Outlook y Google

   

   ⁠OneCal utiliza la autenticación oficial de Google Calendar y Outlook para conectarse con tus Calendarios. No almacenamos ninguna información relacionada con tus calendarios; puedes revocar el acceso en cualquier momento.

3. Inicia la Sincronización

   

   ⁠OneCal tiene una incorporación muy sencilla, donde solo tienes que conectar tus calendarios para comenzar. Después de conectar tus calendarios, la aplicación te lleva al panel de control, donde puedes comenzar a sincronizar tu Outlook con Google haciendo clic en el botón “Iniciar Nueva Sincronización”.

4. Elige la Dirección de Sincronización del Calendario

   

   ⁠OneCal es configurable, lo que te permite sincronizar un calendario a otro o múltiples calendarios al mismo tiempo. Por eso ofrecemos sincronizaciones unidireccionales o multidireccionales, para que puedas

   Para este ejemplo, sincronizaremos Outlook con Google Calendar; por lo tanto, seleccionaremos la sincronización unidireccional, lo que nos permite sincronizar un calendario a otro.

5. Elige el Calendario de Origen y Destino

   

   ⁠Elegiremos el Calendario de Outlook como calendario de origen y el Calendario de Google como destino. Origen indica el calendario del que se clonan los eventos, y destino el calendario al que se clonan los eventos.

   Esta configuración nos permitirá sincronizar Outlook con Google Calendar.

6. Selecciona Cómo se Sincronizan los Eventos del Calendario

   

   Cuando se trata de sincronizar calendarios, es muy importante tener control sobre cómo se clonan los eventos, ya que pueden contener información sensible. OneCal te permite seleccionar lo que se sincroniza de Outlook a Google Calendar sin necesidad de hacer público el calendario.

   Puedes ocultar títulos y descripciones de eventos, codificar con colores los eventos sincronizados y más.

Tu Calendario de Outlook está Sincronizado con Google Calendar 🥳

OneCal sincronizó tu Outlook con Google Calendar. Si comparas ambos calendarios, verás que los eventos de Outlook se reflejan directamente en tu Google Calendar.

Ahora, si alguien de Google Calendar intenta programar una reunión contigo, podrá ver el tiempo ocupado en Outlook (sin ver los detalles del evento).

Además, si creas un evento en Outlook, se refleja automáticamente en tu Google Calendar.

OneCal también tiene una función de Vista de Calendario, que te permite ver Outlook y Google Calendar en tiempo real.

Beneficios de usar OneCal para sincronizar Outlook y Google Calendars

• Sincronización en tiempo real de Outlook y Google Calendar: OneCal sincroniza automáticamente Outlook con Google Calendar sin compartir o de otras formas. Además, los eventos se sincronizan directamente de Outlook a Google Calendar.

• Tienes control total sobre tu privacidad: Tendrás control total sobre la privacidad de los calendarios sincronizados. Los administradores de Workspace no podrán ver eventos y detalles de aquellos clonados por OneCal.

Sincroniza Automáticamente Outlook y Google Calendar Usando OneCal

OneCal es el mejor software de sincronización de calendarios en el mercado, ofreciendo sincronización de calendarios en tiempo real con la capacidad de configurar la dirección de sincronización y la privacidad de los eventos sincronizados.

Puedes Registrarte en OneCal de forma gratuita para sincronizar automáticamente Outlook con Google Calendar, aprovechar la función de Vista de Calendario, compartir enlaces de programación, y mucho más.