5 Beste Kalenderautomatisierungs-Tools und Apps [Kostenlos & Kostenpflichtig]

Kalender sind entscheidende Werkzeuge in unserem täglichen Leben, da die meisten unserer Zeitpläne über sie laufen. Einen Kalender zu verwalten, mag machbar sein, aber was passiert, wenn Sie täglich mit mehreren Kalendern arbeiten? Wie planen Sie Meetings, ohne Angst zu haben, dass Sie sich doppelt verabreden? Wie stellen Sie sicher, dass der Planer Ihre Verfügbarkeit kennt?

In diesem Artikel werden wir die besten Kalenderautomatisierungstools und Apps erkunden, die alle oben beschriebenen Probleme lösen.

Was ist eine Kalenderautomatisierungs-App?

Eine Kalenderautomatisierungs-App ist eine Softwareanwendung, die entwickelt wurde, um den Prozess der Verwaltung und Organisation von Ereignissen, Terminen und Zeitplänen in einem digitalen Kalender zu vereinfachen und zu optimieren. Diese Apps verfügen über Automatisierungsmerkmale und intelligente Algorithmen, um den Benutzern Zeit zu sparen und die manuelle Dateneingabe zu reduzieren, während sichergestellt wird, dass ihre Kalender aktuell und genau sind.

Zu den Hauptmerkmalen von Kalenderautomatisierungs-Apps gehören:

1. Unterstützung bei der Terminplanung: Die Funktion zur Erstellung von Terminplanungslinks ermöglicht es anderen Personen, Zeit mit Ihnen zu buchen. Diese Links können Mehrfachnutzung ermöglichen und Team-Terminplanungslinks sein.

2. Kalendersynchronisation: Bei der Arbeit mit verschiedenen Kalendern ist es schwierig, Ihre tatsächliche Verfügbarkeit zu koordinieren. Sie könnten in einem Kalender beschäftigt sein, und plötzlich plant jemand anderes ein Meeting in einem anderen Kalender. Oops, ein Terminkonflikt ist gerade aufgetreten. Ein Kalendersynchronisationsmerkmal ermöglicht es, dass alle Ihre ausgelasteten Zeitfenster in allen Kalendern reflektiert werden.

3. Integrationen: Sie integrieren sich oft in andere Produktivitätstools, E-Mail-Clients und Projektmanagement-Tools, um automatisch Ereignisse oder Aufgaben aus E-Mails oder Nachrichten in Ihren Kalender hinzuzufügen.

4. Erinnerungen und Benachrichtigungen: Kalenderautomatisierungs-Apps können Benachrichtigungen und Erinnerungen für bevorstehende Ereignisse senden und sicherstellen, dass Sie wichtige Termine nicht verpassen.

5. Ressourcenmanagement: Einige Apps können gemeinsam genutzte Ressourcen wie Besprechungsräume, Ausrüstungen oder die Verfügbarkeit von Teams verwalten und erleichtern die Planung von Gruppenveranstaltungen.

6. Aufgabenlisten: Sie können Funktionen zur Aufgabenverwaltung enthalten, mit denen Sie Aufgaben und To-Do-Listen mit Ihren Kalenderereignissen verknüpfen können.

7. Analytik und Einblicke: Fortgeschrittene Automatisierungs-Apps können Einblicke in Ihre Zeitauslastung bieten und Ihnen helfen, Muster zu erkennen und Ihr Zeitmanagement zu verbessern.

Welches sind die besten Kalenderautomatisierungstools und Apps?

1. OneCal

OneCal ist eine Kalenderautomatisierungs-App, die einfach zu bedienende und konfigurierbare Buchungslinks, Kalendersynchronisation, die Möglichkeit bietet, mehrere Kalender auf einmal anzuzeigen und mehr.

OneCal Funktionen

• Kalendersynchronisation in mehreren Richtungen: OneCal löst eines der Hauptprobleme bei der Verwaltung mehrerer Kalender: die Synchronisation, um doppelte Buchungen zu vermeiden. Herkömmliche Automatisierungstools wie Zapier ermöglichen es, Termine von einem Kalender in einen anderen zu verschieben, aber das ist keine Synchronisation. Darüber hinaus können Sie keine 2 oder mehr Kalender synchronisieren. Die Stärke von OneCal liegt in seiner Funktion zur Synchronisation von Kalendern in mehreren Richtungen, mit der Sie mehrere Kalender auf einmal synchronisieren können. Sie müssen nicht Dutzende von Zapier-Workflows erstellen, um Ihre Verfügbarkeit zu optimieren.

  

• Zuverlässige Kalendersynchronisation: OneCal behandelt selbst die seltensten Randfälle und stellt sicher, dass die Kalender synchronisiert bleiben und keine Terminüberschneidungen auftreten. Darüber hinaus verfügen wir über ein Überwachungssystem, das uns benachrichtigt, wenn eine Kalendersynchronisation fehlschlägt, und Fehler oder Probleme in Echtzeit behandelt.

• Kalendersynchronisation mit Datenschutz im Fokus: Informationen im Kalender sind sehr sensibel, daher ist es wichtig, eine Datenschutzoption zu haben, wenn Ereignisse von einem Kalender in einen anderen verschoben werden. Mit OneCal Kalendersynchronisation können Sie konfigurieren, welche Ereigniseigenschaften zwischen Kalendern synchronisiert werden. Dies ermöglicht es Ihnen, sensible Meeting-Informationen zu entfernen, wenn dies erforderlich ist, und nur die Meeting-Zeit zur Blockierung in anderen Kalendern zu synchronisieren.

  

• ⚡️ Schnelle, automatische Echtzeitsynchronisation: In Bezug auf die Synchronisationsleistung ist OneCal mindestens 5-mal schneller als die Konkurrenz. Andere Tools benötigen bis zu 20 Minuten, um umfangreiche Kalender zu synchronisieren, während OneCal dies in weniger als 3 Minuten erledigt.

• Unterstützung für Outlook und Google Kalender: Die Unterstützung für Outlook und Google Kalender ist in der Branche ziemlich selten. Mit OneCal können Sie mehrere Outlook- und Google-Kalender in weniger als einer Minute synchronisieren oder Buchungslinks erstellen, die Ihre Verfügbarkeit aus mehreren Google- oder Outlook-Kalendern übernehmen.

  

• Buchungslinks für die Verfügbarkeit in mehreren Kalendern: Mit OneCal Buchungslinks können Sie vielseitige Buchungslinks erstellen, die die Verfügbarkeit aus mehreren Outlook- oder Google-Kalendern übernehmen. Buchungslinks sind äußerst leistungsstark und bieten Funktionen wie:
  
  - Benutzerdefinierte Verfügbarkeit: Sie können die Verfügbarkeit für jeden Wochentag individuell festlegen oder Ausnahmedaten hinzufügen, an denen Sie für bestimmte Termine verfügbar sind. ⁠
  - Pufferzeiten und Benachrichtigungszeiten konfigurieren: Sie können Pufferzeiten für vor und nach der Buchung eines Ereignisses festlegen, benutzerdefinierte Benachrichtigungszeiten einrichten oder festlegen, wie weit in der Zukunft Sie gebucht werden können. ⁠
  - Buchungsgenehmigungen: Sie können festlegen, dass jede Buchungsanfrage eine manuelle Bestätigung erfordert, bevor ein gebuchtes Ereignis zu Ihrem Kalender hinzugefügt wird. ⁠
  - Weiterleitung nach der Buchung: Leiten Sie den Planer nach Abschluss der Buchung auf eine benutzerdefinierte URL um. ⁠
  - Dem Bucher die Auswahl der Dauer ermöglichen: Sie können mehrere Daueroptionen für eine Buchung anbieten und den Bucher die Dauer wählen lassen.

  

• Alle Kalender an einem Ort anzeigen: Mit OneCal müssen Sie nicht zwischen Outlook- und Google-Kalendern jonglieren, um sich durch Meetings zu navigieren. Mit der Funktion Kalenderansicht, die es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Kalender an einem Ort anzuzeigen, können Sie alle Ihre Besprechungen anzeigen, an Konferenzanrufen teilnehmen und vieles mehr.

  

OneCal Preise

• Starter: 5 $ pro Benutzer pro Monat

• Essential: 10 $ pro Benutzer pro Monat

• Premium: 30 $ pro Benutzer pro Monat

• Individuelle/Unternehmenspläne: Kontaktieren Sie uns für eine Preisgestaltung.

Weitere Details finden Sie auf der Preisseite.

2. Calendly

Calendly ist eines der frühesten Kalenderautomatisierungstools und hat sich als Marktführer im Bereich der Online-Terminplanung etabliert, dank seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und seiner robusten Funktionen.

Calendly konzentriert sich hauptsächlich auf Terminplanungslinks, daher werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Funktionen von Calendly.

Calendly Funktionen

• Erweiterte Verfügbarkeitseinstellungen: Mit Calendly können Sie anpassen, wie und wann Sie gebucht werden, indem Sie Pufferzeiten und Terminplanungsregeln festlegen.

• Team-Terminplanung: Sie ermöglicht Ihnen, die Verfügbarkeit aller Teammitglieder zu erfahren und Besprechungen mit mehreren Personen zu planen.

• Verfügbarkeit in mehreren Kalendern: Die Terminplanungslinks können die Verfügbarkeit aus mehreren Kalendern, einschließlich Google, Outlook und iCloud, ermitteln.

• Workflows: Sie können verschiedene Workflows erstellen, z. B. das Senden personalisierter E-Mails an Buchende vor oder nach Ihren Besprechungen.

• Routing-Formulare: Mit Routing-Formularen können Sie die Buchenden basierend auf ihren Antworten oder anderen von ihnen bereitgestellten Informationen weiterleiten.

• Besprechungsumfragen: Sie ermöglichen Ihnen, einen Meeting-Umfragenlink zu erstellen und diesen mit Ihrem Team zu teilen. Basierend auf dem Ergebnis der Umfrage, die Ihr Team ausfüllt, werden Sie gebucht.

• Analytik: Da Sie Ihr Team zu Calendly einladen können, können Sie überwachen, welches Teammitglied mehr Schulung benötigt oder effizienter mit Calendly arbeiten kann.

• Einbettungen: Sie können die Terminplanungslinks in Ihre Website einbetten, sodass Personen Zeit mit Ihnen buchen können, ohne auf Calendly gehen zu müssen.

Calendly Nachteile

• Nur Funktionen für Terminplanungslinks: Wenn Sie nur daran interessiert sind, Buchungslinks freizugeben, ist Calendly eine bewährte Lösung und wird wahrscheinlich eine gute Wahl sein. Es fehlen jedoch andere Funktionen, die andere Lösungen möglicherweise bieten, wie Aufgabenverwaltung, Kalendersynchronisation oder die Anzeige Ihrer Kalender an einem Ort.

Calendly Preise

• Basis: Kostenlos

• Essential: 8 $ pro Benutzer pro Monat

• Professional: 12 $ pro Benutzer pro Monat

• Verfügbarkeitseinstellungen: 16 $ pro Benutzer pro Monat

3. Reclaim AI

Reclaim ist eine KI-Zeitplanungsautomatisierungs-App, die die beste Zeit für Ihre Meetings, Aufgaben, Gewohnheiten und Pausen findet.

Reclaim Funktionen:

1. Gewohnheiten: Mit der Gewohnheiten-Funktion können Sie Reclaim regelmäßige Aufgaben mitteilen, einen allgemeinen Zeitrahmen für deren Erledigung angeben und Reclaim geeignete Zeitfenster für deren Ausführung finden lassen.

2. Aufgabenmanagement: Sie können Ihre Projektmanagement-Tools wie Todoist, Asana und Jira verknüpfen, um Ihre Eingabe in die Reclaim-Aufgabenliste zu optimieren und die Zeitzuweisung für wichtige Projekte in Ihrem Kalender zu starten.

3. Smart 1:1: Smart 1:1 ermöglicht die automatische Identifizierung optimaler Besprechungszeiten für Einzelgespräche mit Ihrem Vorgesetzten, Teammitgliedern oder Kollegen.

4. Terminlinks: Ähnlich wie OneCal Terminlinks können Sie einen Buchungslink senden, damit andere Zeit mit Ihnen buchen können.

5. Kalendersynchronisation: Die Kalendersynchronisationsfunktion ermöglicht es Ihnen, einen Google-Kalender mit einem anderen zu synchronisieren.

6. Pufferzeit: Mit Pufferzeit können Sie flexible Pausen und Reiseintervalle in Ihren Google-Kalender integrieren, um das Risiko von Meeting-Müdigkeit und Burnout zu reduzieren.

Reclaim Nachteile

• Nur Google Kalender Unterstützung: Wenn Sie ein Outlook-Benutzer sind, müssen Sie vorerst ein anderes Kalenderautomatisierungstool finden, da Reclaim derzeit nur Google Kalender unterstützt.

• Nur Einwegsynchronisierungen: Wenn Sie mehr als 2 Kalender synchronisieren möchten, müssen Sie mehrere Synchronisierungskonfigurationen erstellen. Zum Beispiel müssen Sie 12 Synchronisierungen erstellen, um 4 Kalender zu synchronisieren.

Reclaim Preise

Reclaim berechnet sich auf der Grundlage spezifischer Funktionen und den damit verbundenen Beschränkungen. Für detaillierte Preisinformationen besuchen Sie bitte ihre Preisgestaltungsseite.

• Kostenlos: 2 Kalender, 1 Synchronisation, 3 Wochen Buchungsbereich

• Starter: $8 pro Benutzer pro Monat

• Business: $12 pro Benutzer pro Monat

• Enterprise: $18 pro Benutzer pro Monat

4. Clockwise

Clockwise ist ein Kalendarmanagement-Tool, das von KI unterstützt wird und Ihnen dabei hilft, Ihren Zeitplan zu optimieren und mehr Zeit in Ihrem Tag zu schaffen. Clockwise tut dies, indem es versteht, wie Sie arbeiten und wann Sie am produktivsten sind. Anschließend verwendet es diese Informationen, um Zeitpläne zu erstellen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre beste Arbeit zu leisten.

Clockwise Funktionen:

1. Fokuszeit: Fokuszeit wird als mindestens 1 Stunde ununterbrochener Zeit in Ihrem Kalender definiert. Mit Fokuszeit kann Clockwise aus Ihrem Zeitplan lernen und die besten Zeitschlitze für Ihre Fokuszeit finden.

2. Flexible Halte: Clockwise optimiert Ihren Zeitplan, um Blöcke ununterbrochener Zeit freizugeben, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wichtig ist.

3. Flexible Besprechungen: Flexible Besprechungen sind kurze, regelmäßige interne Besprechungen, die in Bezug auf die Timing flexibel sind. Obwohl sie regelmäßig stattfinden, erfordern sie keinen festen Zeitplan. Clockwise passt diese Besprechungen täglich um 16 Uhr automatisch an, um folgende Ziele zu erreichen: - Behebung von Terminplanungskonflikten - Erhalt von Fokuszeit für Sie und Ihr Teammitglied - Abstimmung mit den Vorlieben aller Besprechungsteilnehmer

4. Terminlinks: Sie können Terminlinks erstellen und sie mit anderen teilen, damit diese Termine mit Ihnen buchen können.

Clockwise Nachteile

• Begrenzte Integrationen: Clockwise integriert sich nur mit Slack und Asana. Wenn Sie nach mehr Integrationen suchen, müssen Sie eines der anderen in diesem Artikel erwähnten KI-Kalenderwerkzeuge prüfen.

Clockwise Preise

• Kostenlos

• Teams: $6,75/Monat pro Benutzer, jährlich bezahlt

• Business: $11,50/Monat pro Benutzer, jährlich bezahlt

• Enterprise: Kontaktieren Sie uns für Preisinformationen

5. Motion

Motion ist ein KI-Kalender, der Funktionen bietet, die Ihren Tag automatisch planen. Anders als Reclaim und Clockwise ist Motion nicht nur ein KI-Kalendertool, sondern auch ein Management-Tool, ein Projektmanager und eine Terminplanungs-App.

Motion Funktionen

• Aufgabenmanagement: Es legt den Schwerpunkt auf die Priorisierung von Aufgaben und integriert Aufgaben in Ihren Zeitplan, um sicherzustellen, dass Sie alle Aufgaben bis zur Frist erledigen.

• Kalender: Motions Intelligenter Kalender integriert Ihre Besprechungen, zugewiesenen Aufgaben und To-Do-Listen und erstellt einen effizienten Zeitplan, um sie alle zu bewältigen.

• Projektmanagement:

  • Es integriert projektrelevante Arbeiten in die Kalender Ihres Teams.

  • Es misst die Kapazität Ihres Teams zur Aufgabenerfüllung.

  • Es erstellt personalisierte Zeitpläne für jedes Teammitglied, wobei Prioritätsaufgaben betont werden.

  • Es optimiert und automatisiert bis zu 90% der Projektplanungsprozesse.

Motion Nachteile

• Zu komplex, wenn Sie nach einer einfachen Kalenderautomatisierungs-App suchen: Wenn Sie nur nach einer Kalenderautomatisierung suchen, könnte Motion etwas überwältigend sein, da der Fokus auf Projektmanagement verlagert wurde.

Motion Preise

• Einzelkunde: $19 pro Monat, jährlich abgerechnet, $34 monatlich abgerechnet

• Team: $12 pro Benutzer pro Monat, jährlich abgerechnet, $20 pro Benutzer monatlich abgerechnet

Welche Kalenderautomatisierungs-App ist die beste?

Nun, es ist nicht so einfach, eine einzige Antwort zu geben, da jede der in diesem Artikel genannten Kalenderautomatisierungs-Apps ihre eigenen spezifischen Funktionen hat, die auf eine bestimmte Gruppe von Benutzern abzielen.

Wenn Sie mehrere Kalender synchronisieren, Buchungslinks teilen und alle Ihre Kalender an einem Ort anzeigen möchten, ist OneCal das Kalenderautomatisierungstool Ihrer Wahl.

Wenn Sie Aufgaben und Gewohnheiten effizient verwalten möchten, ist Reclaim eine solide Wahl.

Wenn Sie Kalender zusammen mit Projekten und Aufgaben verwalten möchten, ist Motion das Tool für Sie.

Wenn Sie Buchungslinks für andere erstellen möchten, um Zeit mit Ihnen oder Ihrem Team zu buchen, ist Calendly mit seinen bewährten und fortgeschrittenen Terminlink-Funktionen der richtige Weg.