Die besten Kalender-Apps für persönliche Assistenten

Sie könnten denken, dass der Anstieg der KI-Nutzung persönliche Assistenten weniger gefragt machen würde (das dachte ich auch), aber Sie wären überrascht zu erfahren, dass im letzten Jahr die Stellenangebote für persönliche Assistenten um 12 % gestiegen sind, insbesondere in Branchen wie Technologie und Finanzen.

In diesem Artikel tauchen wir tief in die besten Kalender-Apps ein, die Assistenten in ihrem täglichen Job helfen, und listen die Hauptfunktionen jeder App zusammen mit den Preisen auf.

Was sind die besten Kalender-Apps für persönliche Assistenten?

1. OneCal

OneCal ist ein Kalender-Automatisierungstool, das nahtlose Kalendersynchronisierung und Buchungslinks bietet. OneCal integriert sich mit Outlook, Google Kalender und Apple iCloud Kalender.

Wie hilft OneCal persönlichen Assistenten?

• Kalendersynchronisierung: Angenommen, Sie sind ein persönlicher Assistent, der einem Geschäftsführer hilft, der mehrere Kalender verwaltet. Eine Ihrer Hauptaufgaben ist es, sicherzustellen, dass Ereignisse in allen Kalendern angezeigt werden, um Doppelbuchungen zu vermeiden. Dies kann manuell erfolgen, indem Sie Ereignisse von einem Kalender in einen anderen kopieren. Natürlich ist das nicht effizient und kostet viel Zeit, und oft können Sie neue Meetings nicht rechtzeitig kopieren. Mit OneCal können Sie Ereignisse automatisch zwischen Kalendern kopieren. OneCal stellt sicher, dass alle Kalender in Echtzeit synchron bleiben und kein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Darüber hinaus erfasst OneCal automatisch neue Ereignisse oder Aktualisierungen von Ereignissen und spiegelt sie entsprechend in allen Kalendern wider. Durch die Verwendung von OneCal ist die Verfügbarkeit zwischen allen Kalendern synchron.

  

• Buchungslinks: Eine der Hauptverantwortlichkeiten als persönlicher Assistent ist es, Meetings zu koordinieren und sicherzustellen, dass der Kalender frei ist und es keine anderen Meetings zu der Zeit gibt, zu der Sie die Meetings planen. Nachdem Sie die Zeit für das Meeting bestätigt haben, müssen Sie auch hin und her mit dem Planer kommunizieren, um zu bestätigen, ob die Meetingzeit für sie passt. Mit OneCal können Sie individuelle oder kollektive Buchungslinks erstellen, die die Verfügbarkeit mehrerer Kalender berücksichtigen. Nachdem Sie den Buchungslink erstellt haben, können Sie ihn mit der Person teilen, die sich treffen möchte. Sie können dann eine Zeit zum Treffen auswählen, und OneCal erstellt das Meeting automatisch für Sie zusammen mit den Meetingdetails.

  

• Integration mit Zoom, Google Meet, Teams und mehr: Abgesehen davon, dass Sie manuell die freien Slots für ein Meeting auswählen müssen, müssen Sie auch das Meeting erstellen sowie die Konferenzdetails. OneCal kümmert sich darum, indem es sich mit allen großen Konferenzanbietern integriert, den Konferenzort automatisch erstellt und ihn dem Kalendereintrag hinzufügt.

• Integration mit Outlook, Google Kalender und iCloud: OneCal integriert sich mit allen großen Kalenderanbietern, sodass Sie alle Kalender automatisch synchronisieren können, unabhängig von der Plattform. Auf diese Weise müssen Sie nur eine Kalender-App verwenden, um alle Meetings zu sehen, und müssen nicht zwischen Outlook, Google Kalender oder anderen Anbietern wechseln.

• Team-Funktionen: Wenn Sie persönlicher Assistent für mehr als eine Person im Unternehmen sind und oft Meetings erstellen müssen, bei denen beide Personen anwesend sein müssen, können Sie die andere Person zum OneCal-Team einladen und kollektive Buchungslinks erstellen, die die Verfügbarkeit mehrerer Personen berücksichtigen. Wenn der Planer ein Meeting über einen kollektiven Buchungslink bucht, erstellt OneCal das Meeting in allen betroffenen Kalendern zusammen mit den Konferenzdetails.

Preise

OneCal bietet eine zweiwöchige kostenlose Testphase, keine Kreditkarte ist erforderlich, um sich anzumelden und es auszuprobieren. Nach der kostenlosen Testphase müssen Sie zu einem der kostenpflichtigen Pläne upgraden, um es weiterhin zu nutzen:

• Starter: $6 pro Benutzer pro Monat

• Essential: $12 pro Benutzer pro Monat

• Premium: $30 pro Benutzer pro Monat

Sie erhalten ~20 % Rabatt, wenn Sie einen Jahresplan erwerben.

2. Fantastical

Fantastical ist eine Kalender-App, die auf Mac, Windows, iPhone und iPad verfügbar ist und es Ihnen ermöglicht, Ihre Kalender nahtlos zu verwalten.

Wie hilft Fantastical persönlichen Assistenten?

Die Hauptfunktion von Fantastical ist die Fähigkeit, Ihre Kalender zu verwalten. Dies beinhaltet hauptsächlich die Möglichkeit, Ereignisse zu erstellen, zu bearbeiten oder zu aktualisieren. Das Tolle daran ist, dass Sie mehrere Kalender von verschiedenen Anbietern wie Outlook, Google Kalender, iCloud Kalender und mehr verbinden können. So müssen Sie nicht mit mehreren Kalender-Apps jonglieren; alle Ereignisse sind an einem Ort.

Als persönlicher Assistent können Sie Fantastical verwenden, um alle Kalender Ihres Arbeitgebers zu verwalten, einschließlich der Erstellung von Ereignissen und deren entsprechender Aktualisierung.

Weitere hilfreiche Funktionen von Fantastical für persönliche Assistenten sind:

• Openings: Ähnlich wie die oben erläuterten OneCal Buchungslinks können Sie Fantastical Openings verwenden, um einige Slots aus den Kalendern Ihres Arbeitgebers auszuwählen und sie in Form eines Links mit anderen zu teilen. Sie können dann einen der von Ihnen ausgewählten Zeiten auswählen und buchen. Fantastical erstellt dann automatisch das Kalenderevent für Sie zusammen mit den Konferenzdetails.

• Aufgabenmanagement: Neben Kalendereinträgen können Sie Fantastical auch zum Verwalten von Aufgaben verwenden. Fantastical verfügt auch über eingebaute Erinnerungen und Benachrichtigungen, damit Sie keine Frist verpassen.

Preise

Fantastical hat einen kostenlosen Plan, aber er hat die Einschränkung, dass Sie nur ein Kalenderset verbinden können. Um die vollen Funktionen freizuschalten, müssen Sie zu einem der kostenpflichtigen Pläne upgraden:

• Free

• Für Einzelpersonen: $4,75 pro Monat, jährlich abgerechnet

• Für Familien: $7,50 pro Monat, jährlich abgerechnet

• Für Unternehmen: $4,75 pro Benutzer pro Monat, jährlich abgerechnet

Alle Pläne bieten eine 14-tägige kostenlose Testphase.

3. Reclaim AI

Reclaim AI ist ein KI-Kalender und intelligenter Assistent, der Ihnen hilft, Meetings und Aufgaben besser zu verwalten.

Wie hilft Reclaim persönlichen Assistenten?

Reclaim AI hat einen anderen Fokus im Vergleich zu anderen Tools, da sein Hauptziel darin besteht, KI zu nutzen, um Meetings und Aufgaben besser zu verwalten und zu organisieren. Als persönlicher Assistent können Sie Reclaim AI verwenden, um Aufgaben, Meetings und Gewohnheiten automatisch um bestehende Ereignisse herum zu planen. Darüber hinaus können Sie Reclaim verwenden, um alle Aspekte der Kalender Ihres Arbeitgebers zu überwachen, einschließlich der Erstellung und Aktualisierung von Ereignissen.

Weitere Funktionen von Reclaim AI, die Sie als persönlicher Assistent nutzen können, sind:

• Intelligente Meetings: Diese Funktion findet automatisch die besten Zeiten für Meetings, indem sie die Verfügbarkeit und Präferenzen der Teilnehmer analysiert. Sie reduziert das Hin und Her, das typischerweise beim Planen erforderlich ist, und ermöglicht es Ihnen, Meetings effizient einzurichten.

• Gewohnheitstracking: Reclaim AI ermöglicht es Ihnen, Zeit für wiederkehrende Aktivitäten zu blockieren, wie tägliche Briefings oder Sporteinheiten, und stellt sicher, dass diese Routinen im Zeitplan des Geschäftsführers konsequent eingehalten werden.

• Pufferzeit: Reclaim AI fügt Pausen zwischen Meetings und Aufgaben ein und gibt Ihrem Arbeitgeber Zeit zur Vorbereitung oder zum Ausruhen. Dies verhindert Terminüberschneidungen und hilft Ihnen, die Zeit Ihres Arbeitgebers effektiver zu verwalten und Burnout zu reduzieren.

Preise

Reclaim hat einen kostenlosen Plan, der Sie auf einen Benutzer in Ihrem Team, einen Buchungslink und ein intelligentes Meeting beschränkt. Um alle Funktionen freizuschalten, müssen Sie zu einem der kostenpflichtigen Pläne upgraden:

• Starter: $10 pro Sitz/Monat

• Business: $15 pro Sitz/Monat

• Enterprise: $18 pro Sitz/Monat, jährlich bezahlt

4. Google Kalender

Google Kalender ist einer der am häufigsten verwendeten Kalender unter Fachleuten, entwickelt von Google, und wird zur Zeitplanung verwendet.

Wie hilft Google persönlichen Assistenten?

Google Kalender kann persönlichen Assistenten helfen, den Zeitplan des Arbeitgebers zu verwalten, indem sie ihnen ermöglichen, Ereignisse zu erstellen, zu bearbeiten und zu aktualisieren.

Als persönlicher Assistent können Sie Google Kalender verwenden, um alle Aspekte des Zeitplans Ihres Arbeitgebers zu überwachen, einschließlich der Erstellung und Aktualisierung von Ereignissen. Darüber hinaus können Sie andere Kalenderanbieter wie Outlook und iCloud in Google Kalender integrieren, sodass die Planungsinformationen zentralisiert sind.

Beachten Sie, dass Google Kalender nicht in Echtzeit mit den oben genannten Plattformen synchronisiert, daher ist die Verwendung eines Kalendersynchronisierungs-Tools wie OneCal dennoch vorteilhaft.

Weitere Google Kalender-Funktionen, die persönlichen Assistenten helfen, sind:

• Terminblöcke: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, spezifische Zeiten festzulegen, in denen Ihr Arbeitgeber für Meetings verfügbar ist. Sie können diese Blöcke mit anderen teilen, sodass sie Termine vereinbaren können, indem sie einen der von Ihnen geteilten Slots auswählen.

• Aufgabenverwaltung: Google Kalender integriert sich mit Google Tasks, sodass Sie Aufgabenlisten neben Kalendereinträgen erstellen und verwalten können. Diese Integration stellt sicher, dass Aufgaben und Ereignisse koordiniert sind und hilft Ihnen, Fristen und Verantwortlichkeiten zu verfolgen.

• Erinnerungen und Benachrichtigungen: Sie können Erinnerungen für wichtige Ereignisse oder Aufgaben festlegen, um sicherzustellen, dass weder Sie noch Ihr Arbeitgeber wichtige Fristen oder Termine verpassen. Erinnerungen können so angepasst werden, dass sie zu bestimmten Zeiten erscheinen.

• Geteilte Kalender: Google Kalender ermöglicht es Ihnen, Kalender zu erstellen und mit Ihrem Arbeitgeber und anderen Teammitgliedern zu teilen. Diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle über bevorstehende Ereignisse und Meetings informiert sind.

Preise

Google Kalender kann kostenlos genutzt werden, wenn Ihr Arbeitgeber ein Gmail-Konto verwendet (wie name@gmail.com). Die Business-Pläne sind wie folgt:

5. Outlook

Wenn Ihr Arbeitgeber im Microsoft-Ökosystem ist, ist Outlook eine ausgezeichnete Wahl für die Verwaltung von Kalendern, Aufgaben und Zeitplänen.

Die Funktionalitäten sind dem Google Kalender sehr ähnlich, mit Funktionen, die die Erstellung, Bearbeitung und Aktualisierung von Ereignissen ermöglichen, sowie der Fähigkeit, andere Kalenderanbieter wie Google Kalender und iCloud zu importieren.

Wie hilft Outlook persönlichen Assistenten?

Als persönlicher Assistent können Sie Outlook verwenden, um den Zeitplan Ihres Arbeitgebers zu verwalten, Meetings zu buchen, Fristen anzupassen und mehr.

Weitere Outlook-Funktionen, die für persönliche Assistenten nützlich sind, sind:

• Planungsassistent: Sie können mehrere Teammitglieder zu Microsoft 365 hinzufügen, was es Ihnen ermöglicht, deren Verfügbarkeit zu sehen und Meetings zu buchen.

• Aufgaben und Todos: Outlook integriert sich mit Microsoft To Do, sodass Sie Aufgabenlisten neben Kalendereinträgen erstellen und verwalten können.

• Erinnerungen: Sie können Erinnerungen für wichtige Ereignisse oder Aufgaben festlegen, um sicherzustellen, dass weder Sie noch Ihr Arbeitgeber wichtige Fristen oder Termine verpassen.

• Geteilte Kalender: Ähnlich wie bei Google Kalender können Sie Kalender erstellen, die zwischen mehreren Personen geteilt werden.

Preise

Sie können Outlook für den persönlichen Gebrauch kostenlos nutzen. Die Business-Pläne sind wie folgt:

• Free

• Microsoft 365 Business Basic: $6 pro Benutzer pro Monat, jährlich bezahlt

• Microsoft 365 Business Premium: $12,50 pro Benutzer pro Monat, jährlich bezahlt

6. Any.do

Any.do ist etwas anders als die oben vorgeschlagenen Kalender-Apps, da seine Hauptfunktion das Aufgabenmanagement ist, das es Ihnen ermöglicht, Aufgaben zu erstellen, zu bearbeiten und zu aktualisieren.

Wie hilft Any.do persönlichen Assistenten?

Als persönlicher Assistent können Sie Any.do verwenden, um die Aufgaben Ihres Arbeitgebers oder Ihre eigenen zu verwalten und den Fortschritt entsprechend zu aktualisieren. Any.do bietet praktische Funktionen wie Erinnerungen, die sicherstellen, dass Sie daran erinnert werden, sie zu erledigen. Sie können auch Ihren Arbeitgeber zu Any.do einladen, sodass er über den Fortschritt informiert ist und Zugang zu bestimmten Aufgaben oder Details hat. Sie können Aufgaben auch bestimmten Personen zuweisen und Automatisierungen einrichten, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, den Aufgabenstatus zu aktualisieren und mehr.

Weitere nützliche Funktionen von Any.do für persönliche Assistenten sind:

• Geteilte Listen und Zusammenarbeit: Any.do ermöglicht es Ihnen, Listen zu erstellen und mit Ihrem Arbeitgeber und anderen Teammitgliedern zu teilen. Diese Funktion erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle über bevorstehende Aufgaben und Ereignisse informiert sind.

• Aufgabenverwaltung: Any.do ermöglicht es Ihnen, Aufgabenlisten neben Kalendereinträgen zu erstellen und zu verwalten. Dies hilft, Aufgaben und Ereignisse organisiert zu halten, sodass Sie Fristen und Verantwortlichkeiten effektiv verfolgen können.

• Kalenderansicht: Any.do verfügt über eine Kalenderansicht, mit der Sie Aufgaben in einem kalenderähnlichen Format anzeigen können.

Preise

Any.do ist für den persönlichen Gebrauch kostenlos. Die kostenpflichtigen Pläne sind:

• Premium: $7,99 pro Monat

• Family: $9,99 pro Monat für 4 Mitglieder

• Teams: $7,99 pro Monat/pro Mitglied

Verwenden Sie OneCal, um den Zeitplan Ihres Arbeitgebers zu optimieren

OneCal ist ein wirklich hilfreiches Kalender-Automatisierungstool für persönliche Assistenten, das beim Klonen von Ereignissen zwischen Kalendern hilft und es einfacher macht, gebucht zu werden, indem Buchungslinks geteilt werden.

Melden Sie sich kostenlos bei OneCal an, keine Kreditkarte erforderlich.