Google Kalender-Terminplaner vs. Calendly

Google Calendars Terminplaner und Calendly sind zwei beliebte Tools, die bei der Terminvereinbarung helfen – allerdings auf unterschiedliche Weise.

Dieser Artikel vergleicht sie in einigen Schlüsselaspekten, wie Funktionen, Nachteile, Integrationen, Preise, Benutzerfreundlichkeit und mehr.

Wenn du etwas suchst, das direkt in Google Calendar funktioniert, oder ein Tool, das dir mehr Optionen und Kontrolle bietet, hilft dir dieser Leitfaden, die für dich am besten passende Lösung auszuwählen.

Google Calendars Terminplaner Überblick

Wenn du bereits Google Calendar nutzt, ist dir vielleicht die Option aufgefallen, einen „Terminplan“ zu erstellen. Dies ist Googles integriertes Tool, mit dem andere Zeitfenster in deinem Kalender buchen können – zusätzliche Software ist nicht erforderlich.

Es ist hilfreich, wenn du als Einzelunternehmer, Lehrer oder Berater eine einfache Möglichkeit möchtest, dass Menschen einen Termin buchen können, ohne endlosen E-Mail-Verkehr.

Wenn du sehen möchtest, wie diese Funktion funktioniert, wirf einen Blick auf diesen Leitfaden zum Wie man die Verfügbarkeit in Google Calendar teilt.

Hauptfunktionen

• Einfach zu bedienende Buchungsseiten: Du kannst deine Verfügbarkeit einstellen und einen Buchungslink mit Kunden, Schülern oder Kollegen teilen. Sie sehen deine freien Zeitfenster und wählen einen passenden Termin aus.

• Integration mit Google Meet und Gmail: Anders als Tools, bei denen du den Videoanruf extra einrichten musst, fügt Google automatisch einen Meet-Link zu deinem Termin hinzu. Außerdem bleiben alle Daten in Gmail und Google Calendar synchron – alles an einem Ort.

• Zeitzonengerecht: Der Terminplaner von Google passt sich automatisch an verschiedene Zeitzonen an, sodass niemand versehentlich eine Stunde zu früh oder zu spät teilnimmt. Dies ist besonders praktisch, wenn du Meetings mit Personen in anderen Zeitzonen hast.

• Speziell für Google-Nutzer entwickelt: Der Terminplaner von Google Calendar ist eine geeignete Wahl für alle, die bereits Google Workspace nutzen. Er ist einfach, leicht zugänglich und funktioniert direkt in deinem bestehenden Kalender.

Nachteile des Google Calendar Terminplaners

Der integrierte Terminplaner von Google ist ideal, wenn du etwas Schnelles und Einfaches suchst, das bereits in dein Google-Setup integriert ist – er ist aber nicht für jeden geeignet.

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Die Buchungsseite besticht durch ein sauberes und einfaches Design, lässt sich aber kaum personalisieren. Es gibt keine Möglichkeit, dein Logo hinzuzufügen, Farben zu ändern oder deine Marke widerzuspiegeln – im Gegensatz zu Drittanbieter-Tools wie OneCal oder Calendly.

• Fehlen erweiterter Funktionen: Es gibt keine Round-Robin-Terminplanung für Teams, keine Zahlungsabwicklung und nur eingeschränkte Integrationen mit Tools außerhalb des Google-Ökosystems. Wenn du also Automatisierungen benötigst oder mit Plattformen wie Zoom oder HubSpot arbeitest, könnte dieses Tool zu simpel wirken.

• Nur eine Buchungsseite im kostenlosen Plan: Wenn du ein persönliches Google-Konto nutzt, kannst du nur eine Buchungsseite erstellen. Falls du mehr benötigst oder das Google-Branding entfernen möchtest, musst du auf einen kostenpflichtigen Google Workspace-Plan umsteigen, der ab 7 USD pro Benutzer und Monat startet.

• Besser für Einzelpersonen als für Teams: Der Terminplaner von Google ist hauptsächlich für den persönlichen Gebrauch konzipiert. Wenn du Termine für ein Team koordinieren musst, etwa um die Verfügbarkeit mehrerer Personen zu teilen, ist Calendly die bessere Wahl.

Calendly Überblick

Falls du schon einmal fünf E-Mails hin- und hergeschickt hast, nur um einen Termin zu finden, wurde Calendly genau für dich entwickelt.

Es ist ein benutzerfreundliches Tool, das den Terminvereinbarungsprozess vereinfacht – ideal, wenn du Freelancer bist oder in einem vielbeschäftigten Vertriebsteam arbeitest. Schauen wir uns die Hauptfunktionen von Calendly an und warum es eventuell nicht die richtige Wahl für dich ist.

Hauptfunktionen

• Kompatibel mit mehreren Kalenderplattformen: Calendly synchronisiert mit Google Calendar, Outlook und Office 365. So bleiben alle deine Kalender synchron und Doppelbuchungen werden vermieden, egal welchen du nutzt.

• Flexibles Terminmanagement für Einzelpersonen und Teams: Calendly macht es einfach, Einzelgespräche zu buchen, Gruppensitzungen einzurichten oder Termine im Team zu verteilen. Hier sticht es im Vergleich zu Googles Terminplaner hervor, der eher begrenzt und hauptsächlich für den individuellen Gebrauch gedacht ist.

• Automatisierte Workflows und Erinnerungen: Du kannst automatische E-Mail- oder SMS-Erinnerungen, Dankesnachrichten oder sogar Folge-Links einrichten. Das sorgt dafür, dass alles professionell und planmäßig abläuft – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

• Integration mit zahlreichen Tools: Im Gegensatz zu Googles nativer Lösung integriert sich Calendly direkt mit Apps wie Zoom, Stripe, Salesforce und Slack.

Nachteile von Calendly

• Kostenloser Plan ist ziemlich grundlegend: Du kannst Calendly kostenlos nutzen, aber viele der nützlichen Funktionen – wie das Verbinden mehrerer Kalender, die Anpassung der Buchungsseite oder das Einrichten von Automatisierungen – sind nur in den kostenpflichtigen Plänen verfügbar.

• Nur eine Kalenderverbindung: Obwohl Calendly Google, Outlook und andere Kalender unterstützt, erlaubt die kostenlose Version nur die Verbindung eines Kalenders. Falls du mehr als ein Google-Konto (oder verschiedene Kalendersysteme) nutzt, könnte das ein Nachteil sein.

• Kein Apple-Support für Neukunden. Wenn du auch einen iCloud-Kalender für private oder berufliche Zwecke nutzt, kannst du diesen als neuer Nutzer nicht mit Calendly verbinden. Für iCloud-Unterstützung ist ein Tool wie OneCal am besten geeignet.

Wenn du mehr über die Funktionen von Calendly und den Vergleich mit anderen Anbietern erfahren möchtest, lies diesen Artikel zu Calendly-Alternativen.

Google Calendars Terminplaner vs. Calendly: Der Vergleich

Bei der Auswahl eines Terminplanungstools hilft es, die beiden Seite an Seite zu betrachten.

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Aspekte aufgeführt und erklärt, wie Googles Terminplaner und Calendly in jedem Punkt abschneiden.

Benutzerfreundlichkeit & Einrichtung

Wenn du bereits Google Calendar nutzt, ist der Einstieg ganz einfach. Du öffnest einfach deinen Kalender, erstellst einen „Terminplan“ und legst deine Verfügbarkeit fest.

Da dies direkt in Google Calendar integriert ist, gibt es nicht viel Neues zu lernen. Das macht es zu einer großartigen Option für alle, die eine schnelle und unkomplizierte Einrichtung wünschen.

Calendly ist ebenfalls leicht zu bedienen, selbst wenn du zum ersten Mal ein Terminplanungstool ausprobierst. Du meldest dich an, verbindest deinen Kalender und stellst deine Verfügbarkeit ein. Anschließend erhältst du einen teilbaren Link, über den andere einen Termin mit dir buchen können – ohne hin und her zu mailen.

Einzelgespräche vs. Team-Terminplanung

Während Googles Terminplaner eine hervorragende Wahl für Einzelpersonen wie Freelancer, Lehrer oder Berater ist – er ist hauptsächlich für den individuellen Gebrauch konzipiert.

Du kannst deine eigene Verfügbarkeit festlegen, aber es gibt keine einfache Möglichkeit, Termine im Team zu koordinieren oder die Terminvergabe gemeinsam zu verwalten.

Calendly hingegen ist speziell für Teams entwickelt worden. Es unterstützt Funktionen wie Round-Robin-Terminplanung (sodass Meetings gleichmäßig auf Teammitglieder verteilt werden), Gruppenterminplanung und geteilte Teamkalender. Für die Terminplanung im Team ist es die deutlich stärkere Option.

Benachrichtigungen & Automatisierung

Google Calendar übernimmt die Basisfunktionen: Personen, die einen Termin buchen, erhalten eine Standard-E-Mail-Bestätigung, und du bekommst eventuell eine Benachrichtigung in Gmail. Für einfache Setups ist das ausreichend – es gibt jedoch keine Folge-E-Mails, SMS oder individuelle Workflows.

Calendly legt noch einen drauf, was die Automatisierung betrifft. Du kannst automatische E-Mail- und SMS-Erinnerungen, Folge-Nachrichten versenden und sogar Aktionen nach einer Buchung auslösen, wie das Versenden eines Formulars, das Weiterleiten zu einer individuellen Seite oder das Starten eines Zoom-Meetings.

Integrationen & Tools

Google Calendar arbeitet nahtlos mit anderen Google-Diensten wie Gmail und Google Meet zusammen. Beispielsweise wird bei der Buchung eines Meetings automatisch ein Meet-Link hinzugefügt – praktisch, wenn du bereits alles von Google nutzt.

Außerhalb des Google-Ökosystems sind die Möglichkeiten jedoch begrenzt. Es gibt keine integrierten Optionen, um Apps wie Zoom, CRM-Systeme oder Zahlungsplattformen zu verbinden.

Calendly hingegen lässt sich mit zahlreichen Tools verbinden. Es unterstützt Integrationen mit Zoom, Slack, HubSpot, Salesforce, Stripe, PayPal und vielen weiteren Anwendungen.

Anpassung & Branding

Wenn es darum geht, deiner Buchungsseite eine persönliche Note zu verleihen, hält Google Calendar es eher schlicht. Du kannst deinem Terminplan einen Namen geben und einige Einstellungen anpassen – mehr ist nicht möglich.

Es gibt keine Option, dein Logo hinzuzufügen, Farben zu ändern oder die Seite an deine Marke anzupassen. Für den gelegentlichen Gebrauch mag das ausreichend sein, doch wenn du Kundentermine hast oder professioneller auftreten möchtest, kann das zu schlicht wirken.

Calendly bietet dir deutlich mehr Kontrolle, vor allem, wenn du einen kostenpflichtigen Plan nutzt. Du kannst dein Logo hinzufügen, Markenfarben auswählen und sogar einen individuellen Link verwenden.

Preise

Google Calendars Terminplaner (über Google Workspace):

• Business Starter: 7 USD pro Benutzer/Monat

• Business Standard: 14 USD pro Benutzer/Monat

• Business Plus: 22 USD pro Benutzer/Monat

In den meisten Google Workspace-Plänen inbegriffen, keine zusätzlichen Kosten, wenn du bereits Abonnent bist.

Calendly:

• Kostenloser Plan: (1 Kalenderverbindung, Basisfunktionen)

• Standard Plan: 12 USD pro Benutzer/Monat (schaltet Integrationen und weitere Optionen frei)

• Teams Plan: 20 USD pro Benutzer/Monat (enthält Team-Terminplanung, Workflows und Reporting)

• Enterprise Plan: Beginnt bei 15K USD/Jahr (erweiterte Sicherheit, SSO, Administrationskontrollen)

Endgültige Entscheidung: Welcher Terminplaner passt am besten zu dir?

Nachdem wir die Unterschiede beleuchtet haben – wie wählst du zwischen Google Calendars Terminplaner und Calendly? Hier ist eine kurze Zusammenfassung:

Warum Google Calendar Terminplaner wählen?

• Du nutzt bereits Google Workspace. Wenn dein Workflow Gmail, Google Meet und Google Calendar umfasst, ist dieses Tool bereits integriert, sofort einsatzbereit, ohne zusätzliche Kosten und ohne neue Bedienung zu erlernen.

• Du brauchst nur die Grundlagen. Für Einzelunternehmer oder Pädagogen, die eine schnelle Möglichkeit zur Terminbuchung suchen, erfüllt es seinen Zweck mit minimalem Aufwand.

• Du bevorzugst alles an einem Ort. Da es Teil deines Kalenders, deiner E-Mails und Videoanrufe ist, bleiben deine Tools zentralisiert.

Warum Calendly wählen?

• Du möchtest mehr Funktionen und Flexibilität. Calendly bietet Team-Terminplanung, Workflows, Zahlungsabwicklung, Integrationen und Automatisierungen, die über das hinausgehen, was Googles Tool leisten kann.

• Du musst dich mit anderen Plattformen verbinden. Von Zoom und Stripe bis hin zu Salesforce und Slack – Calendly lässt sich mit einer Vielzahl von Tools verbinden.

• Du arbeitest in einem Team. Ob es um Round-Robin-Buchungen im Vertrieb oder geteilte Verfügbarkeiten in einem Kundenservice-Team geht – Calendly erleichtert die Abstimmung im Team erheblich.

• Dir ist die Präsentation und das Branding wichtig. Wenn deine Buchungsseite kundenorientiert ist, bietet dir Calendly die Freiheit, sie an dein Markenbild anzupassen.

Auf der Suche nach einer besseren Alternative? Probiere OneCal aus

Falls du noch unsicher bist, ob eines der Tools deinen Bedürfnissen entspricht, könnte OneCal die richtige Wahl für dich sein.

Mit OneCal musst du nicht zwischen verschiedenen Kalendern hin- und herwechseln oder dir Sorgen über Doppelbuchungen machen. Egal, ob du Google, Outlook oder Apple Calendar nutzt – OneCal hält deine Verfügbarkeit überall auf dem neuesten Stand.

Teste OneCal 14 Tage kostenlos – keine Kreditkarte erforderlich. Die Pläne beginnen bei 6 USD/Monat.