Google Kalender teilen - Ein umfassender Leitfaden

Google Kalender ist das Hauptwerkzeug zur Planung, Freigabe von Zeit und Verfügbarkeit für Millionen von Fachleuten, Einzelpersonen und Start-ups. Es ist ziemlich üblich, dass Google-Kalender-Benutzer einen persönlichen Kalender, einen Arbeitskalender (manchmal mehr als einen, abhängig von der Branche, in der sie arbeiten) oder einen Familienkalender haben. Das Vorhandensein mehrerer Kalender erschwert die Freigabe von Verfügbarkeit oder sogar die Ansicht aller Termine an einem Ort.

Das größere Problem ist, dass das Teilen Ihres Google-Kalenders Ihre Verfügbarkeit tatsächlich nicht an andere sendet. Nur Sie können die Termine oder Kalenderereignisse sehen. Dies führt dazu, dass Teammitglieder Meetings mit Ihnen planen können, ohne zu sehen, dass Sie möglicherweise beschäftigt sind.

Die gute Nachricht ist, dass wir Sie abgedeckt haben. Lassen Sie uns erkunden, wie Sie einen Google-Kalender mit einem Outlook-, Google- oder iCloud-Kalender teilen können, die Probleme und wie Sie diese umgehen können, sodass Sie nie doppelt gebucht werden.

Was ist ein geteilter Google-Kalender?

Im Google-Kalender kann jeder Kalender:

• Ein Hauptkalender sein: Dies ist Ihr Haupt-Google-Kalender-Account, den Sie für die Anmeldung verwenden. Sie erkennen diesen Kalender möglicherweise als ersten Kalender in Ihrer Google-Kalender-Seitenleiste. Standardmäßig erstellt der Google-Kalender Meetings in diesem Kalender, wenn jemand Zeit mit Ihnen über die Find a Time-Funktion von Google plant.

• Ein Sekundärkalender sein: Alle anderen Kalender sind Sekundärkalender. Sekundäre Google-Kalender können von Ihnen erstellte Kalender oder freigegebene Kalender sein. Wenn Arbeitskollegen die Find a Time-Funktion verwenden, können sie Ihren Zeitplan auf Sekundärkalendern nicht sehen, was zu Terminkonflikten führen kann.

Geteilte Kalender sind eine Untermenge von Sekundärkalendern, was bedeutet, dass, wenn andere Personen die Find a Time-Funktion verwenden, sie Sie eventuell doppelt buchen könnten.

Warum das Teilen eines Google-Kalenders nicht funktioniert

Das Teilen eines Google-Kalenders lässt Sie vielleicht denken, dass auch die Termine geteilt werden und verhindert, dass Sie doppelt gebucht werden. In Wirklichkeit erstellt es jedoch einen sekundären Google-Kalender.

1. Sie können immer noch Terminkonflikte haben: Wenn Sie beispielsweise Ihren persönlichen Kalender freigeben, können Ihre Teamkollegen nicht sehen, dass Sie beschäftigt sind, wenn sie die Find a Time-Funktion von Google verwenden, da diese Funktion nur belegte Zeiten im Hauptkalender überprüft. Das Teilen eines Kalenders erstellt einen sekundären Kalender.

2. Keine Privatsphäre, IT-Administratoren können Ihre Kalender sehen: Wenn Sie Ihren Google-Kalender freigeben, warnt Google Sie davor, dass dadurch alle Ereignisse für die Öffentlichkeit und die Google-Suche sichtbar werden. Dies macht sensible Informationen sichtbar, wie persönliche Ereignisse wie Arzttermine, Vorstellungsgespräche oder arbeitsbezogene Informationen. Außerdem können Ihre IT-Administratoren alle Ihre freigegebenen Kalender und deren Ereignisse sehen.

Wie Sie einen Google-Kalender mit einem Apple-Kalender teilen

Wenn Sie einen Apple-Kalender verwenden, können Sie ihn ganz einfach mit Ihrem Google-Kalender teilen, indem Sie eine öffentliche URL erstellen:

Wenn Sie einen mit iCloud verbundenen Apple-Kalender verwenden, können Sie ihn mit Ihrem Google-Kalender teilen, indem Sie eine öffentliche URL erstellen.

1. Öffnen Sie Apple Calendar.

2. Bewegen Sie sich in der linken Seitenleiste über den Apple-Kalender, den Sie teilen möchten, und klicken Sie auf die Freigabeoption.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Öffentlicher Kalender, um eine Kalender-URL zu generieren.

4. Kopieren Sie die öffentliche Kalender-URL.

5. Öffnen Sie Google Calendar.

6. Klicken Sie in der Seitenleiste, in der Nähe des unteren Bereichs der Seite, auf Weitere Kalender +.

7. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Von URL.

8. Fügen Sie den Link ein, den Sie zuvor aus Apple Calendar kopiert haben (Schritt 4), und klicken Sie auf Kalender hinzufügen.

9. Ihr neuer Kalender wird in der Liste unter Weitere Kalender + angezeigt, sobald er freigegeben ist. Sie können ihn dann umbenennen und seine Farbeinstellungen ändern.

Ihr Apple-Kalender wird jetzt in Ihrer Google-Kalender-Kalenderliste angezeigt.

Hinweis: Dadurch wird Ihr Apple-Kalender öffentlich. Seien Sie vorsichtig, die URL nicht mit anderen zu teilen, da sie Ihre Besprechungsdetails sehen können.

Wie Sie Ihren Google-Kalender mit bestimmten Personen teilen

Es ist ziemlich üblich, Ihren Google-Kalender mit anderen Personen zu teilen. Hier ist eine ausführliche Anleitung, wie Sie Ihren Google-Kalender mit bestimmten Personen teilen:

1. Öffnen Sie den Google-Kalender.

2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Kalender, den Sie exportieren möchten (Kalender A).

3. Klicken Sie auf das Dreipunkte-Menüsymbol.

4. Klicken Sie im Menü auf Einstellungen und Freigabe.

5. Gehen Sie zum Abschnitt Mit bestimmten Personen oder Gruppen teilen.

6. Wählen Sie Personen oder Gruppen hinzufügen.

7. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein.

8. Legen Sie die Berechtigungen für jeden Benutzer fest, den Sie im Kalender freigeben werden. Sie können eine der folgenden Optionen auswählen:
   - Nur freie/vergebene Zeiten anzeigen ⁠
   - Alle Ereignisdetails anzeigen ⁠
   - Änderungen an Ereignissen vornehmen ⁠
   - Änderungen vornehmen und die Freigabe verwalten

9. Auf Senden klicken.

Die Personen, mit denen Sie Ihren Google-Kalender geteilt haben, können jetzt Ihre Verfügbarkeit sehen.

Hinweis: Bei Schritt 8, bei der Festlegung der Berechtigungen für jeden Benutzer, den Sie im Kalender freigeben werden, empfehlen wir dringend, "Nur freie/vergebene Zeiten anzeigen" auszuwählen. Die anderen Optionen ermöglichen es anderen Personen, alle Ihre Termine zu sehen oder vollen Zugriff darauf zu geben. Wählen Sie nur die anderen Optionen, wenn Sie wirklich sicher sind, dass Sie möchten, dass sie Kontrolle über Ihren Kalender und die Freigabe haben. Lesen Sie Wie Sie Berechtigungen beim Freigeben Ihres Google-Kalenders festlegen unten für mehr Informationen.

Wie Sie einen Google-Kalender mithilfe einer URL teilen

Wenn Sie eine gemeinsame Kalender-URL haben (von Outlook, Apple-Kalender oder anderen Kalendern), können Sie sie in Ihren Google-Kalender importieren.

1. Kopieren Sie den Link, den Sie mit Ihrem Google-Konto teilen möchten, und gehen Sie zu Ihrem Google-Kalender.

2. Suchen Sie im linken Seitenbereich den Abschnitt Weitere Kalender.

3. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) neben Weitere Kalender.

4. Wählen Sie Von URL.

5. Fügen Sie die URL ein und klicken Sie auf Kalender hinzufügen.

Wie Sie Berechtigungen beim Freigeben Ihres Google-Kalenders festlegen (wichtig lesen)

Nachdem wir erklärt haben, wie Sie Ihren Google-Kalender teilen, erläutern wir und besprechen einige Datenschutzbedenken und wie andere Personen Ihre Ereignisse sehen.

Die Freigabeeinstellungen und Berechtigungen gelten für alle Personen, mit denen Sie den Kalender geteilt haben, einschließlich Ihnen selbst oder anderen Personen (Teammitgliedern usw.).

Standardmäßig teilt Google Calendar nur die Kalenderereignisse mit Ihnen, was bedeutet, dass niemand sonst sehen kann, wann Sie beschäftigt sind.

Die einzige Option, Ihre Verfügbarkeit zu teilen, besteht darin, alle Details zu teilen. Dies bedeutet jedoch, dass alle anderen Personen Ihre privaten Ereignisdetails sehen können.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Berechtigungen für die Freigabe Ihres Google-Kalenders festlegen:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Kalender, den Sie freigeben.

2. Wählen Sie Einstellungen und Freigabe aus.

3. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Zugriffsberechtigungen für Ereignisse.

4. Sie sollten eine Dropdown-Liste mit diesen Berechtigungen sehen: ⁠
   - Nur freie/vergebene Zeiten anzeigen (Details ausblenden): Dadurch können andere Personen sehen, wann sich ein Ereignis in Ihrem Google-Kalender befindet, können jedoch keine privaten Ereignisdetails sehen
   - Alle Ereignisdetails anzeigen: Dies ist nicht empfohlen, da es anderen Personen ermöglicht, vollständige Ereignisdetails wie Beschreibung, Teilnehmer, Ort, Besprechungslinks usw. anzuzeigen. ⁠
   - Änderungen an Ereignissen vornehmen: Dies ist nicht empfohlen, da es anderen Personen ermöglicht, alle Details Ihrer Ereignisse zu bearbeiten, einschließlich Teilnehmer, Konferenz-URL, Ereigniszeit usw. ⁠
   - Änderungen vornehmen und die Freigabe verwalten: Dies ist nicht empfohlen, da es anderen Personen ermöglicht, alle Ihre Ereignisse anzuzeigen und zu bearbeiten sowie Ihren Google-Kalender mit anderen Personen zu teilen. Bitte verwenden Sie diese Option mit Vorsicht.

5. Wenn Sie Berechtigungen für bestimmte Personen verwalten möchten, scrollen Sie zum Abschnitt Mit bestimmten Personen teilen.

6. Sie sehen jeden Benutzer, mit dem Sie Ihren Kalender geteilt haben (wie im Abschnitt Wie Sie Ihren Google-Kalender mit bestimmten Personen teilen beschrieben). Sie können die Freigabeberechtigungen für jeden Benutzer anpassen.

Kann Ihr IT-Administrator Ihren freigegebenen Google-Kalender sehen?

Wenn Sie Ihre Google-Kalender freigeben, können Ihre IT-Administratoren diese sehen. Teilen Sie daher Ihren Google-Kalender mit Vorsicht. Dies bedeutet, dass IT-Administratoren alle Ihre freigegebenen Kalender sowie private Details sehen können. Diese Funktion kann nicht deaktiviert werden, da sie zu Google Workspace gehört. Teilen Sie also bitte mit Vorsicht, denn das Letzte, was Sie möchten, ist, dass Ihre IT-Abteilung Ihr Vorstellungsgespräch, Ihren Arzttermin oder andere vertrauliche Besprechungen sieht.

Blockiert das Teilen eines Google-Kalenders meine Zeit?

Nein, das Teilen eines Google-Kalenders blockiert Ihre Zeit nicht. Wenn einer Ihrer Arbeitskollegen die Find a Time-Funktion verwendet, sieht er nur Ihren Hauptkalender, nicht die anderen Kalender, die Sie freigegeben haben. Dies führt zu Terminkonflikten und Datenschutzbedenken.

Wenn Sie diese Nachteile vermeiden möchten, sollten Sie die Verwendung eines Kalenderautomatisierungstools in Betracht ziehen, das Ihre Privatsphäre intakt lässt, tatsächlich Zeit blockiert und Terminkonflikte vermeidet.

Teilen Sie Ihren Google-Kalender mit OneCal

Nachdem wir nun jeden herkömmlichen Weg erklärt haben, wie Sie einen Google-Kalender teilen können, möchten wir Ihnen die beste Möglichkeit vorstellen, Ihren Google-Kalender über OneCal zu teilen.

Mit OneCal können Sie Ereignisse auf Ihrem Haupt-Google-Kalender automatisch blockieren, indem Sie sie aus allen synchronisierten Kalendern importieren.

Warum sollte ich OneCal verwenden, um meine Google-Kalender zu teilen?

OneCal umgeht alle Nachteile herkömmlicher Freigabe:

• Keine Datenschutzprobleme: Der erste Vorteil besteht darin, dass es die Datenschutzprobleme löst, indem es Ihnen ermöglicht, auszuwählen, welche Eigenschaften Ihrer Ereignisse Sie synchronisieren möchten. Wenn Sie nichts synchronisieren möchten, können Sie alle Ihre Ereignisse als 'Beschäftigt' markieren und nur den Platzhaltertitel synchronisieren. Dies bedeutet, dass Ihre IT-Administratoren Ihre privaten Ereignisse oder die von Ihnen freigegebenen Kalender nicht sehen können.

• Echtzeit-Updates: Der zweite Vorteil besteht darin, dass die Ereignisaktualisierungen in Echtzeit erfolgen. Sobald Sie ein Meeting in den freigegebenen Kalendern erstellen, wird es in Echtzeit im Google-Kalender angezeigt.

• Einrichtung in einer Minute: Es ist nicht erforderlich, 30 Schritte zu befolgen, um einen Kalender freizugeben. Sie können in weniger als einer Minute so viele Kalender synchronisieren, wie Sie möchten.

• Blockiert tatsächlich Zeit und vermeidet Terminkonflikte: OneCal sendet Ereignisse an Ihren Haupt-Google-Kalender, was bedeutet, dass Ihre Arbeitskollegen, wenn sie die Find a Time-Funktion verwenden, Ihre belegten Zeiten auf allen freigegebenen Kalendern sehen können.

Sie können sich für eine 14-tägige kostenlose Testversion registrieren, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist, um Ihre Kalender mit OneCal zu synchronisieren. Vermeiden Sie Terminkonflikte und Datenschutzbedenken, sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist.