So teilen Sie den Outlook-Kalender – der ultimative Leitfaden

Microsoft Outlook ist einer der leistungsstärksten digitalen Kalender und wird von großen Unternehmen, kleinen Unternehmen, Einzelpersonen, Studenten und vielen anderen genutzt. Oftmals haben Outlook-Nutzer auch andere Kalender, wie Google Kalender oder Apple Kalender, oder spezielle Freigabebedürfnisse, wie das Teilen ihres Outlook-Kalenders mit anderen Personen.

In diesem Artikel werden wir untersuchen, wie man den Outlook-Kalender mit einem Outlook-Kalender, Google Kalender, bestimmten Personen oder über eine URL teilen kann. Wir werden auch die Nachteile des Teilens von Outlook-Kalendern sowie einige Datenschutzbedenken und bewährte Verfahren erörtern.

Wenn Sie ein Google-Kalender-Benutzer sind, lesen Sie bitte die detaillierte Anleitung, die wir zum Thema Wie man Google Kalender teilt verfasst haben.

Was sind geteilte Outlook-Kalender und wie funktionieren sie?

Da Outlook einer der am häufigsten verwendeten Kalender ist, hat es Funktionen hinzugefügt, um die Zusammenarbeit zwischen Einzelpersonen, Teams oder Organisationen zu erleichtern. Eine dieser Funktionen ist die Möglichkeit, Outlook-Kalender mit anderen Personen zu teilen und von anderen Personen freigegebene Kalender zu verwenden. Das gleiche Prinzip gilt für Gruppen oder Organisationen.

Wenn Sie einen Kalender in Outlook importieren, können Sie wählen, ob Sie ihn als gemeinsamen Kalender importieren möchten. Dadurch kann die Person, die den Kalender mit Ihnen geteilt hat, Änderungen am Kalender vornehmen, und Sie sehen diese Änderungen in Ihrem Outlook-Kalender.

Die Nachteile des Teilens von Outlook-Kalendern

Obwohl geteilte Outlook-Kalender nützlich sind, haben sie einige Einschränkungen:

• Sie können keine Änderungen an einem geteilten Kalender vornehmen, es sei denn, Sie haben die Berechtigung dazu. Die Person, die den Kalender mit Ihnen geteilt hat, kann steuern, welche Berechtigungen Sie haben. Zum Beispiel können sie Ihnen erlauben, den Kalender anzusehen, den Kalender zu bearbeiten oder sogar den Kalender zu löschen.

• Geteilte Kalender werden möglicherweise nicht in Echtzeit mit Outlook synchronisiert. Wenn die Person, die den Kalender mit Ihnen geteilt hat, Änderungen am Kalender vornimmt, kann es einige Zeit dauern, bis diese Änderungen in Ihrem Outlook-Kalender angezeigt werden. Zum Beispiel, wenn Sie einen Google-Kalender mit Outlook teilen, können neue Ereignisse bis zu 24 Stunden dauern, um zu aktualisieren.

• Die Funktion "Freie Zeit finden" überprüft möglicherweise nicht die Zeitfenster in geteilten Kalendern. Wenn ein Kollege die Funktion "Freie Zeit finden" in Outlook verwendet, kann er die belegten Zeitschlitze in Ihren geteilten Kalendern nicht sehen. Dies kann zu Terminüberschneidungen und Verwirrung zwischen Teammitgliedern führen. Dies ist eine bekannte Einschränkung der Funktion "Freie Zeit finden", und Microsoft arbeitet daran, sie in zukünftigen Versionen von Outlook zu verbessern.

Insgesamt sind geteilte Outlook-Kalender eine großartige Möglichkeit, mit anderen Personen zusammenzuarbeiten und organisiert zu bleiben. Es ist jedoch wichtig, sich der Einschränkungen bewusst zu sein, die für gemeinsame Kalender gelten.

Wie teilt man einen Outlook-Kalender mit bestimmten Personen? Welche Datenschutzkontrollen für die Kalenderteilung sind sicherer zu verwenden?

Eine der häufigsten Möglichkeiten, einen Outlook-Kalender zu teilen, besteht darin, ihn mit bestimmten Personen wie Ihrer Familie, Kollegen usw. zu teilen.

Um einen Outlook-Kalender mit bestimmten Personen zu teilen, befolgen Sie bitte diese Schritte:

1. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zur Kalender-Ansicht.

   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kalender, den Sie teilen möchten, und wählen Sie Freigabe und Berechtigungen aus.

   

3. Im Dialogfeld Kalender freigeben klicken Sie auf Eine E-Mail-Adresse oder einen Kontaktname eingeben.

   

4. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen Sie den Kalender teilen möchten, oder geben Sie ihren Kontakt ein, wenn Sie bereits mit ihnen interagiert haben. Klicken Sie anschließend auf OK.

   

5. Wählen Sie das Berechtigungsniveau aus, das Sie den Personen geben möchten, mit denen Sie den Kalender teilen. Sie können ihnen die Berechtigung geben, den Kalender anzusehen und den Kalender zu bearbeiten.

   

6. Klicken Sie auf Freigeben, um die Einladung zur Freigabe zu senden.

Wir empfehlen immer, den Outlook-Kalender mit Vorsicht zu teilen und nur die notwendigen Berechtigungen zu vergeben. Normalerweise reicht es aus, die Berechtigung zum Anzeigen des Kalenders zu erteilen.

Wie teilt man einen Outlook-Kalender über eine URL?

Microsoft Outlook hat es ziemlich einfach gemacht, andere Kalender über eine URL zu importieren. Diese Methode funktioniert mit Google Kalender, Outlook Kalender, Apple Kalender usw. Um einen Outlook-Kalender über eine URL zu teilen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zur Kalender-Ansicht.

   

2. Klicken Sie auf der linken Seite des Panels auf Kalender hinzufügen.

3. Im Dialogfeld "Kalender hinzufügen" klicken Sie auf den Tab Über das Internet abonnieren.

   

4. Fügen Sie die ICS-URL ein, die Sie aus dem anderen Kalender kopiert haben.

5. Klicken Sie auf Import.

Ihr Kalender wird in Ihrem Outlook-Kalender importiert. Beachten Sie, dass neu erstellte Ereignisse je nach Anbieter einige Zeit benötigen können, um sich zu verbreiten. Wenn Sie beispielsweise einen Google-Kalender teilen, dauert es normalerweise bis zu 24 Stunden, bis Änderungen übernommen werden.

Wie teilt man einen Outlook-Kalender mit einem Apple-Kalender?

Apple Kalender-Benutzer können ihren Kalender mit Outlook teilen, indem sie in Apple Kalender eine öffentliche URL erstellen.

1. Öffnen Sie Apple Kalender.

2. Bewegen Sie sich im linken Seitenbereich über den Apple Kalender, den Sie teilen möchten, und klicken Sie auf die Freigabe-Option.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Öffentlicher Kalender", um eine Kalender-URL zu generieren.

4. Kopieren Sie die URL des öffentlichen Kalenders.

5. Öffnen Sie Outlook und wechseln Sie zur Kalender-Ansicht.

6. Auf der linken Seite des Panels klicken Sie auf Kalender hinzufügen.

7. Im Dialogfeld "Kalender hinzufügen" klicken Sie auf den Tab Über das Internet abonnieren.

8. Fügen Sie die ICS-URL ein, die Sie aus dem Apple Kalender kopiert haben.

Ihr Apple Kalender wird mit Ihrem Outlook-Kalender geteilt.

Hinweis: Dadurch wird Ihr Apple Kalender öffentlich. Bitte seien Sie vorsichtig, die URL mit niemandem zu teilen, da sie Ihre Meeting-Details sehen können.

Wie bei der Freigabe von Outlook mit Google Kalender können bei der erstmaligen Freigabe Aktualisierungen von Ereignissen einige Stunden dauern.

Wie stellt man Berechtigungen beim Freigeben Ihres Outlook-Kalenders ein? Welche Berechtigungen werden empfohlen? (wichtig zu lesen, um Ihre Privatsphäre zu schützen)

Es ist sehr wichtig zu wissen, welche grundlegenden Berechtigungen Sie beim Freigeben von Outlook-Kalendern gewähren, da das Gewähren von mehr Berechtigungen als erforderlich Ihren Outlook-Kalender vollständig für andere Personen zugänglich und bearbeitbar machen kann. Dies ist besonders wichtig für Kalender mit sensiblen Meeting-Informationen, daher teilen Sie bitte mit Vorsicht.

Beim Freigeben Ihres Outlook-Kalenders mit bestimmten Personen können Sie aus folgenden Freigabeberechtigungen wählen:

• Kann alle Details anzeigen: Diese Option gewährt nur Lesezugriff auf Personen, mit denen Sie diesen Kalender teilen, und es wird empfohlen, diese Option auszuwählen, wenn Sie Ihren Outlook-Kalender mit bestimmten Personen teilen.

• Kann bearbeiten: Diese Option wird nicht empfohlen, da sie Schreibberechtigungen für die Personen gewährt, mit denen Sie den Outlook-Kalender teilen. Wenn Sie einen speziellen Anwendungsfall haben, der erfordert, dass andere Personen Ihren freigegebenen Kalender bearbeiten, können Sie diese Berechtigung erteilen, aber normalerweise sollte der Lesezugriff für die meisten Fälle ausreichen.

  

Wenn Sie Ihren Outlook-Kalender veröffentlichen, um ihn in einen anderen Outlook-Kalender zu importieren, können Sie aus folgenden Freigabeberechtigungen wählen:

• Kann anzeigen, wenn ich beschäftigt bin: Diese Option ermöglicht es anderen Personen nur, die Zeitschlitze anzuzeigen, in denen Sie in Ihrem freigegebenen Outlook-Kalender beschäftigt sind, aber sie verbirgt alle Ereignisdetails. Dies ist die empfohlene Option, da sie alle privaten Informationen verbergen.

• Kann alle Details anzeigen: Diese Option wird nicht empfohlen, da sie es anderen Benutzern ermöglicht, alle Ihre Meetings zusammen mit deren Beschreibungen, Teilnehmern und allen privaten Details anzuzeigen. Bitte wählen Sie diese Option nicht aus, es sei denn, sie ist für andere Personen erforderlich, um Ihre privaten Veranstaltungsdetails anzuzeigen.

Kann Ihr IT-Administrator Ihren freigegebenen Outlook-Kalender sehen?

Leider ja. Standardmäßig haben IT-Administratoren vollen Zugriff auf alle Benutzerkonten in der Organisation, einschließlich ihrer Kalender. Beachten Sie dies und teilen Sie Outlook-Kalender daher mit Vorsicht.

Blockiert das Freigeben eines Outlook-Kalenders Ihre Zeit? Werden Sie doppelt gebucht?

Das Freigeben eines Outlook-Kalenders blockiert nicht Ihre Zeit. Wenn ein Kollege die Funktion "Freie Zeit finden" in Outlook verwendet, kann er die belegten Zeitschlitze in Ihren freigegebenen Outlook-Kalendern nicht sehen. Dies führt zu Terminüberschneidungen und verschwendeter Zeit, um neue Termine zu finden.

Wenn Sie diese Nachteile vermeiden möchten, erwägen Sie die Verwendung eines Kalenderautomatisierungstools, das Ihre Privatsphäre intakt hält, tatsächlich die Zeit blockiert und Terminüberschneidungen vermeidet.

Teilen Sie Ihre Outlook-Kalender mit OneCal

Die bisher erklärten Methoden funktionieren, bringen jedoch erhebliche Nachteile mit sich, wie Datenschutzbedenken, verzögerte Aktualisierungen von Terminen usw. Die beste Möglichkeit, Ihren Outlook-Kalender zu teilen, besteht darin, OneCal zu verwenden.

Mit OneCal können Sie automatisch Ereignisse in Ihrem primären Outlook-Kalender von allen synchronisierten Kalendern blockieren.

Warum sollte ich OneCal verwenden, um meinen Outlook-Kalender zu teilen?

OneCal umgeht alle Nachteile des Teilens von Outlook-Kalendern:

• Admins können die Details von Meetings nicht sehen: Eine der Hauptbedenken beim Teilen von Outlook-Kalendern ist, dass Admins die privaten Details der von Ihnen geteilten Kalender sehen können. Mit OneCal können Sie auswählen, welche Eigenschaften der Ereignisse Sie teilen möchten. Sie können alle Ihre Ereignisse als "Beschäftigt" markieren und nur den Platzhaltertitel synchronisieren. Dies bedeutet, dass Ihre IT-Admins Ihre privaten Ereignisse oder die von Ihnen geteilten Kalender nicht sehen können.

• Automatische, Echtzeit-Aktualisierungen: Der zweite Vorteil ist, dass die Ereignisaktualisierungen in Echtzeit erfolgen. Wenn Sie ein Meeting auf den freigegebenen Kalendern erstellen, wird es in Echtzeit im Outlook-Kalender widergespiegelt.

• Blockiert tatsächlich die Zeit und vermeidet Terminüberschneidungen: OneCal erstellt keinen freigegebenen Kalender, sondern sendet Ereignisse an Ihren primären Outlook-Kalender. Das bedeutet, dass Ihre Kollegen bei Verwendung der Funktion "Freie Zeit finden" Ihre belegten Zeitschlitze in allen freigegebenen Kalendern sehen können.

Sie können sich für eine 14-tägige kostenlose Testversion anmelden, ohne eine Kreditkarte benötigen, um Ihre Kalender mit OneCal zu synchronisieren. Vermeiden Sie Terminüberschneidungen, Datenschutzbedenken, sparen Sie Zeit und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist.