So teilen Sie Ihre Meeting-Verfügbarkeit in Outlook

Microsoft Outlook ist hervorragend dafür geeignet, intern gebucht zu werden, also für Meetings mit Personen innerhalb derselben Microsoft-Organisation. Allerdings ist es nicht so ideal, wenn es darum geht, die Verfügbarkeit mit Personen zu teilen, die nicht in Ihrer Microsoft-Organisation sind oder überhaupt kein Microsoft Outlook-Konto besitzen.

Um diese Einschränkung zu umgehen, hat Microsoft ein weiteres Tool namens Microsoft Bookings (ähnlich wie Calendly) entwickelt, mit dem Sie Ihre Outlook-Verfügbarkeit über einen Link teilen können.

In diesem Artikel erläutern wir zwei Methoden, wie Sie Ihre Verfügbarkeit in Outlook teilen können: Erstens mit Microsoft Bookings und zweitens über ein Kalender-Tool eines Drittanbieters wie OneCal.

Methode 1: Outlook-Verfügbarkeit mit Microsoft Bookings teilen

Microsoft Bookings ist ein Tool, das in Microsoft 365 Business-Plänen enthalten ist. Es ermöglicht Ihnen, einen Terminbuchungslink zu erstellen, über den andere Personen basierend auf Ihrer Verfügbarkeit Meetings mit Ihnen buchen können.

Da Microsoft Bookings Teil der Premium-Pläne ist, benötigen Sie ein aktives Abonnement, um auf diese Funktion zugreifen zu können. Schauen wir uns an, wie es funktioniert!

Schritt 1: Microsoft Bookings öffnen

1. Melden Sie sich bei Outlook im Web an oder öffnen Sie Microsoft 365.
2. Klicken Sie oben links auf das App-Startfeld (Raster-Symbol) und wählen Sie Bookings aus.
3. Wenn Sie Bookings zum ersten Mal verwenden, richten Sie Ihre Booking-Seite ein, indem Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm folgen.

Schritt 2: Booking-Seite konfigurieren

1. Klicken Sie im linken Menü auf “Booking Page”.
2. Passen Sie Ihre Verfügbarkeit an, indem Sie Ihre Geschäftszeiten, die Meeting-Dauer sowie Pufferzeiten zwischen Terminen festlegen.
3. Wählen Sie Ihre bevorzugte Meeting-Methode, zum Beispiel Microsoft Teams, Telefonanruf oder persönliches Treffen.

Schritt 3: Booking-Link erstellen

1. Nachdem Sie Ihre Verfügbarkeit festgelegt haben, klicken Sie oben rechts auf “Share”.
2. Wählen Sie “Copy link”, um Ihren eindeutigen Terminbuchungslink zu erhalten.
3. Sie können auch “Email” wählen, um den Link direkt an Empfänger zu senden.

Schritt 4: Outlook-Verfügbarkeit per E-Mail teilen

1. Öffnen Sie Outlook und verfassen Sie eine neue E-Mail oder antworten Sie auf eine bestehende Nachricht.
2. Fügen Sie Ihren Booking Link in die E-Mail ein und geben Sie eine kurze Erklärung dazu, wie Empfänger einen Termin mit Ihnen buchen können.
3. Senden Sie die E-Mail. Die Empfänger können nun einen Termin auswählen, der für beide Seiten passt.

Methode 2: Outlook-Verfügbarkeit mithilfe von OneCal teilen

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Verfügbarkeit in Outlook zu teilen, besteht darin, ein Kalender-Tool eines Drittanbieters wie OneCal zu verwenden.

Diese Methode ist unkompliziert und effizient und ermöglicht Ihnen, einen Echtzeit-Buchungslink zu erstellen, der sich mit mehreren Kalendern synchronisiert, darunter Outlook, Google Calendar und Apple Calendar.

Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Schritte:

Schritt 1: Anmelden und Kalender synchronisieren

1. Besuchen Sie die OneCal-Website und registrieren Sie sich für eine kostenlose Testversion.

   

2. Nach dem Anmelden gelangen Sie zu einer Seite, auf der Sie alle Ihre Kalender verbinden können. Sie können Outlook, Google und iCloud-Kalender anschließen.

   

Schritt 2: Zu „Booking Links“ wechseln

1. Klicken Sie in der Seitenleiste unter "Manage" auf "Booking Links".

   

2. Klicken Sie auf der Seite Booking Links auf den Button "New Link".

Schritt 3: Meeting-Typ auswählen

1. Es erscheint ein Pop-up-Fenster mit zwei Optionen:

   • One-on-one: Für Meetings mit Ihnen und einem Gast. Sie können erlauben, dass der Gast weitere Teilnehmer hinzufügt.

   • Collective: Für Gruppen-Meetings mit mehreren Teilnehmern. OneCal Scheduling Links berücksichtigen dabei die Verfügbarkeit mehrerer Personen in allen verbundenen Kalendern. Jede Person kann zudem festlegen, welcher Kalender bei jedem Terminlink berücksichtigt wird.

     

2. Wählen Sie den Meeting-Typ, der Ihren Anforderungen entspricht.

Schritt 4: Booking-Link anpassen

1. Füllen Sie die erforderlichen Details aus:

   • Titel: Benennen Sie das Meeting (z. B. „Content Meeting“).
   • URL: Eine benutzerdefinierte URL für Ihren Meeting-Link wird erstellt.
   • Beschreibung: Fügen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung des Meetings hinzu.
   • Dauer: Legen Sie die Meeting-Dauer fest (z. B. 15, 30 oder 60 Minuten).
     
2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Meeting-Methode, zum Beispiel Zoom, Microsoft Teams, Telefonanruf oder persönliches Treffen.
   
   
   
3. Passen Sie erweiterte Einstellungen an (z. B. Arbeitszeiten, Puffer, Branding), falls nötig.⁠Beispiel für benutzerdefiniertes Branding in OneCal:
   
   Beispiel für Limits bei Terminlinks in OneCal:
   
4. Klicken Sie auf Save, um Ihren Booking-Link fertigzustellen.

Schritt 5: Ihren Scheduling-Link teilen

1. Sobald Ihr Link erstellt ist, kehren Sie zur Seite Booking Links zurück.

2. Kopieren Sie den Link, indem Sie auf das "Copy"-Symbol neben dem Titel Ihres Booking-Links klicken.

   

3. Teilen Sie diesen Link per E-Mail, fügen Sie ihn in Ihre E-Mail-Signatur ein oder senden Sie ihn über eine beliebige Messaging-Plattform.

4. Empfänger können den Link anklicken, Ihre Verfügbarkeit sehen und einen Termin buchen – ohne lästiges Hin und Her.
   So sehen Empfänger die Buchungsseite:

   

Schritt 6: Automatische Kalender-Updates

Sobald ein Meeting gebucht wird, aktualisiert OneCal alle verbundenen Kalender sofort und verhindert Terminüberschneidungen. Alles bleibt stets synchronisiert.

Diese Methode ist schneller, flexibler und funktioniert mit mehreren Kalenderdiensten gleichzeitig – eine ausgezeichnete Alternative zu den integrierten Terminplanungsfunktionen von Outlook.

Zusammenfassung: Welche Methode ist am besten, um die Outlook-Verfügbarkeit zu teilen?

Microsoft Outlook bietet zwar Vorteile wie eine nahtlose Integration in Microsoft 365, automatisierte Terminplanung über eine Booking-Seite und eine einfache Synchronisierung mit dem Outlook-Kalender. Dennoch gibt es einige Nachteile, die nicht für alle Anwender ideal sind.

So erfordert Microsoft Bookings beispielsweise einen Microsoft 365 Business-Plan. Die Preise beginnen bei 7,20 USD pro Benutzer/Monat für grundlegende Funktionen und reichen bis 26,40 USD pro Benutzer/Monat für Microsoft 365 Business Premium.

OneCal hingegen startet schon ab 5 USD/Monat (bei jährlicher Zahlung) und bietet damit eine preiswertere Terminlösung – plus zusätzliche Vorteile.

Ein weiterer Nachteil von Microsoft Bookings besteht darin, dass es nur mit Outlook Calendar funktioniert. Sie können keine iCloud- oder Google-Kalender (oder andere Plattformen) anbinden. Das ist für Anwender problematisch, die mehrere Kalenderdienste parallel nutzen.

Mit OneCal können Sie hingegen mehrere Kalender in Echtzeit synchronisieren. So vermeiden Sie Terminüberschneidungen und halten alle Termine auf allen Plattformen aktuell.

Auch in puncto Anpassung stößt Microsoft Bookings schnell an Grenzen. Während es einfache Booking-Seiten bietet, bleiben umfangreiche Personalisierungsoptionen aus.

OneCal hingegen ermöglicht eine umfassende Individualisierung Ihrer Booking-Links, inklusive Branding-Optionen wie Farben, Schriftarten, Logos und sogar Social-Media-Vorschauen. So gestalten Sie eine professionelle, personalisierte Buchungserfahrung, die zu Ihrem Markenauftritt passt.

Beispiel für einen gebrandeten OneCal-Terminlink:

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