Microsoft Bookings vs. Calendly: Welches Kalendertool ist das beste?

Die Wahl zwischen Microsoft Bookings und Calendly dreht sich nicht nur um Terminplanung, sondern darum, das Tool zu finden, das am besten zu deinem Arbeitsablauf und deinen geschäftlichen Anforderungen passt.

Beide Plattformen bieten Online-Buchung, Automatisierung und Integrationen, sind jedoch für unterschiedliche Arten von Nutzern und Unternehmen konzipiert.

Dieser ausführliche Leitfaden erklärt alles, was du wissen musst, und vergleicht Funktionen, Preise, Integrationen und Anpassungsmöglichkeiten, damit du die beste Entscheidung treffen kannst.

Was ist Microsoft Bookings und für wen ist es geeignet?

Microsoft Bookings ist Teil des Microsoft 365-Ökosystems und daher eine hervorragende Option für Unternehmen, die bereits Outlook, Teams und andere Microsoft-Apps nutzen.

Wenn du ein dienstleistungsorientiertes Unternehmen führst, ein Team verwaltest oder täglich Kunden-Termine organisierst, kann Microsoft Bookings dir helfen, den Überblick zu behalten – ganz ohne umständliches, manuelles Terminmanagement.

Hauptfunktionen

Microsoft 365-Integration: Da Microsoft Bookings Teil des Microsoft-Ökosystems ist, synchronisiert es sich mit Outlook-Kalendern. Dadurch gibt es weniger Terminkonflikte, und du kannst Termine leichter verwalten, ohne ständig zwischen Apps zu wechseln.

Team-Terminplanung und Kalendersynchronisierung: Wenn du ein Team hast, erleichtert Microsoft Bookings die Zuteilung von Terminen basierend auf Verfügbarkeit. Die Kalender aller Teammitglieder werden in Echtzeit aktualisiert, sodass keine Doppelbuchungen oder Missverständnisse entstehen.

Individuelle Buchungsseiten: Du kannst eine professionell aussehende Buchungsseite erstellen, auf der Kunden einen passenden Termin auswählen. Das spart Zeit und reduziert lästige Hin-und-her-E-Mails.

Zahlungsintegration (eingeschränkt): Zwar hat Microsoft Bookings keine integrierte Zahlungsabwicklung, aber du kannst externe Tools anschließen, um Zahlungen zu akzeptieren, wenn Kunden einen Termin buchen.

Nachteile von Microsoft Bookings

Microsoft Bookings funktioniert zwar gut für Unternehmen, die in Microsoft 365 integriert sind, ist jedoch nicht für alle geeignet. Hier einige Nachteile:

Erfordert ein Microsoft 365-Abonnement: Microsoft Bookings kann nicht eigenständig genutzt werden. Es ist nur mit Microsoft 365 verfügbar, was teuer werden kann, wenn du nicht die gesamte Microsoft-Suite benötigst.

Wenige Integrationen von Drittanbietern: Da Microsoft Bookings für Microsoft 365 konzipiert ist, funktioniert es vor allem mit Outlook, Teams und Excel. Wenn du auf Tools wie Zoom, PayPal oder Salesforce angewiesen bist, erhältst du nicht den gleichen Integrationsgrad wie bei anderen Terminplanungs-Apps.

Eingeschränkte Anpassungsoptionen: Obwohl du eine Buchungsseite mit Branding erstellen kannst, sind die Designoptionen begrenzt. Du kannst lediglich Farben ändern und ein Logo hinzufügen. Wenn du mehr Kontrolle über das Aussehen deiner Terminplanungsseite haben möchtest, etwa das Einbetten in deine Website mit fortgeschrittenem Styling, bietet Microsoft Bookings nicht die nötige Flexibilität.

Was ist Calendly, und für wen ist es geeignet?

Wenn du schon einmal per E-Mail hin- und hergeschrieben hast, um einen passenden Termin zu finden, weißt du, wie frustrierend Terminabstimmungen sein können. Genau dieses Problem wurde mit Calendly gelöst.

Calendly eignet sich für einzelne Fachleute, kleine Teams und große Unternehmen, indem es anderen ermöglicht, Termine anhand deiner Verfügbarkeit zu buchen.

Im Gegensatz zu Microsoft Bookings, das in erster Linie für Unternehmen entwickelt wurde, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist Calendly eine flexible Lösung, die auf verschiedenen Plattformen funktioniert.

Hauptfunktionen

Einfach und benutzerfreundlich: Einer der größten Vorteile von Calendly ist die übersichtliche, intuitive Oberfläche. Das Einrichten deiner Verfügbarkeit geht schnell, und das Teilen deines Buchungslinks vereinfacht die Terminvereinbarung. Anstatt endlos E-Mails zu schreiben, wählen die Eingeladenen einfach einen passenden Termin in deinem Kalender.

Funktioniert mit mehreren Kalenderplattformen: Anders als Microsoft Bookings, das hauptsächlich in Microsoft 365 integriert ist, synchronisiert sich Calendly mit Google Calendar, Outlook, Office 365 und iCloud.

Automatische Erinnerungen und Benachrichtigungen: Calendly hilft, das Nichterscheinen zu reduzieren, indem es E-Mail- oder SMS-Erinnerungen vor und nach Meetings sendet. Du erhältst auch Benachrichtigungen, wenn jemand einen Termin absagt oder verschiebt.

Eingebaute Zahlungsabwicklung: Im Gegensatz zu Microsoft Bookings, das für Zahlungen Drittanbieter-Integrationen benötigt, verbindet sich Calendly direkt mit Stripe und PayPal. Das ist praktisch für Berater, Coaches und Dienstleister, die ihre Zeit in Rechnung stellen.

Berichte und Analysen: Ein Dashboard zeigt dir Meeting-Typen und Teamleistung. So kannst du dein Terminmanagement besser verstehen und Abläufe optimieren.

Erweiterte Team-Terminplanung: Calendly bietet fortgeschrittene Funktionen zur Team-Terminplanung wie Round-Robin-Buchungen, bei denen Termine automatisch unter Teammitgliedern aufgeteilt werden. Das eignet sich besonders für Vertriebs- und Support-Teams, die Leads oder Kundenanfragen ohne manuelle Koordination verteilen möchten.

Nachteile von Calendly

Calendly ist ein beliebtes Planungstool, aber nicht perfekt. Hier ein paar Dinge, die du bedenken solltest:

Eingeschränkte Funktionen im Gratisplan: Der kostenlose Plan von Calendly eignet sich gut für Einzelpersonen, die nur einfache Terminplanung benötigen. Wer jedoch erweiterte Funktionen wie mehrere Kalenderverbindungen, automatisierte Workflows oder Team-Terminplanung braucht, muss auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden.

Eingeschränkte Microsoft 365-Integration: Wenn dein Unternehmen mit Outlook, Teams und anderen Microsoft-Apps arbeitet, kann sich Calendly nicht ganz so nahtlos integrieren wie Microsoft Bookings. Zwar wird Outlook unterstützt, jedoch nicht mit derselben Tiefe wie beim direkt in Microsoft 365 verankerten Microsoft Bookings.

Microsoft Bookings vs Calendly: Terminplanung, Bewertungen, Preise und mehr

Nachdem wir nun die Grundlagen von Microsoft Bookings und Calendly besprochen haben, schauen wir uns ihre wichtigsten Unterschiede in Bezug auf Terminplanungsfunktionen, Nutzerbewertungen, Preise und mehr an.

Team-Terminplanung

Beide Tools helfen Teams bei der Terminverwaltung, setzen dabei jedoch unterschiedliche Schwerpunkte:

Microsoft Bookings ermöglicht es, Termine bestimmten Teammitgliedern je nach Verfügbarkeit zuzuweisen. Das ist praktisch für Dienstleistungsunternehmen wie Salons, Arztpraxen oder Beratungsfirmen, bei denen Kunden mit einer bestimmten Person buchen möchten.

Calendly bietet Round-Robin-Terminplanung, bei der Termine automatisch auf verschiedene Teammitglieder aufgeteilt werden. Das ist ideal für Vertriebs- und Support-Teams, die Kundenanfragen oder Leads gleichmäßig verteilen möchten.

Nutzerbewertungen

Echte Nutzerbewertungen können dir helfen, die beste Entscheidung zu treffen:

• Microsoft Bookings hat 3,7 von 5 Sternen auf G2. Nutzer loben die gute Integration, wenn man bereits mit Microsoft 365 arbeitet, finden es aber mühsam, wenn man nicht mit Microsoft vertraut ist.

• Calendly hat 4,7 von 5 Sternen auf G2. Viele schätzen die einfache Bedienung, die schnelle Einrichtung und die guten Integrationen mit anderen Tools.

Integrationen

Microsoft Bookings ist so konzipiert, dass es am besten innerhalb der Microsoft-Suite funktioniert, also vor allem mit Outlook, Teams und Excel. Allerdings gibt es nur begrenzte Verbindungen zu Tools außerhalb des Microsoft-Ökosystems.

Calendly bietet breitere Integrationsmöglichkeiten. Es lässt sich sowohl mit verschiedenen Kalenderdiensten wie Google Calendar und Outlook als auch mit Plattformen wie Zoom, Slack, HubSpot, Salesforce und mehr verbinden.

Anpassung & Branding

Microsoft Bookings ermöglicht dir, eine Buchungsseite mit Logo, Geschäftszeiten und Team-Verfügbarkeit zu erstellen.

Zwar sieht das professionell aus, aber die Gestaltungsmöglichkeiten sind begrenzt. Du hast keine vollständige Kontrolle über das Seitendesign oder das gesamte Buchungserlebnis.

Calendly bietet mehr Freiheiten beim Branding. Du kannst Farben, Schriftarten und sogar das Calendly-Branding (bei einem kostenpflichtigen Plan) anpassen. Das ist besonders interessant, wenn du möchtest, dass deine Buchungsseite optisch zum Stil deiner Marke passt.

Preise

Microsoft Bookings ist in Microsoft 365 Business und Office 365 Business Premium enthalten. Wenn deine Firma bereits für Microsoft 365 zahlt, fallen keine zusätzlichen Kosten an. Hier die Preispläne für Microsoft 365:

• Business Basic: 7,20 USD pro Benutzer/Monat

• Business Standard: 15,00 USD pro Benutzer/Monat

• Business Premium: 26,40 USD pro Benutzer/Monat

• Microsoft 365 Apps for Business: 9,90 USD pro Benutzer/Monat

  

Calendly bietet einen kostenlosen Plan, der jedoch einige Einschränkungen mit sich bringt (z. B. nur ein Veranstaltungstyp). Kostenpflichtige Tarife schalten mehr Funktionen frei, darunter Integrationen, Team-Terminplanung und Branding-Optionen:

• Free Plan

• Standard Plan: 12 USD pro Benutzer/Monat

• Teams Plan: 20 USD pro Benutzer/Monat

• Enterprise Plan: ab 15.000 USD pro Jahr

  

Zentrale Erkenntnisse: Welches Tool solltest du wählen?

Nachdem wir die wichtigsten Unterschiede beleuchtet haben: Welches Terminplanungstool passt zu dir? Es hängt davon ab, wie du arbeitest, welche Tools du bereits nutzt und welche Funktionen dir am wichtigsten sind.

Wähle Microsoft Bookings, wenn:

• Du bereits Microsoft 365 nutzt. Da Microsoft Bookings in den Microsoft 365 Business-Plänen enthalten ist, ist es eine bequeme Wahl, wenn du das Paket sowieso schon bezahlst.

• Du ein Team mit individuellen Buchungen leitest. Wenn Kunden bestimmte Teammitglieder buchen müssen, etwa in einer Kanzlei, Klinik oder Beratungsfirma, ist Microsoft Bookings eine gute Option.

• Du ein All-in-One-System bevorzugst. Wenn du E-Mail, Kalender, Meetings und Terminplanung in einer Plattform bündeln willst, hält Microsoft Bookings alles im Microsoft-Ökosystem einfach zusammen.

Wähle Calendly, wenn:

• Du ein benutzerfreundliches Tool möchtest. Wenn du keine komplizierten Setups willst, macht dir Calendlys übersichtliche Oberfläche die Terminplanung leicht.

• Du mehr Integrationen brauchst. Wer Google Calendar, Zoom, Slack, Salesforce oder andere Drittanbieter-Apps nutzt, findet bei Calendly mehr Kompatibilität.

• Du ein Vertriebs- oder Kundendienst-Team leitest. Dank Round-Robin-Terminplanung verteilt Calendly Meetings gleichmäßig unter Teammitgliedern.

• Du mehr Kontrolle über dein Branding willst. Wenn eine vollständig angepasste Buchungsseite wichtig für dein Markenbild ist, bietet Calendly mehr Gestaltungsoptionen.

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