6 beste Outlook-Kalender-Apps und -Tools in 2025

Egal wie vollständig eine Kalender-App wie Outlook ist, sie kann nicht alle Funktionen bieten, um alle Nutzer zufriedenzustellen. Deshalb bietet sie eine öffentliche API an, die Entwickler nutzen können, um Apps und Werkzeuge darauf aufzubauen, Funktionalitäten zu erweitern und vieles mehr.

Lassen Sie uns die besten Outlook-Kalender-Apps und -Werkzeuge erkunden, die die offizielle Outlook-Kalender-API verwenden und Ihnen helfen, Ihre Zeit besser zu managen, Ihren Zeitplan effizienter zu teilen, Terminüberschneidungen zu vermeiden und mehr.

Was ist eine Outlook-Kalender-App?

Eine Outlook-Kalender-App ist eine App, die die offizielle Outlook-API nutzt, um Funktionalitäten auf Outlook aufzubauen. Zum Beispiel verwendet OneCal die Outlook-API, um Benutzern zu helfen, ihre Outlook-Kalender zu synchronisieren, Fantastical bietet Benutzern eine bessere Benutzeroberfläche für Outlook-Kalender, mit der Möglichkeit, auch Aufgaben zu verwalten.

Das Beste an den Drittanbieter-Apps für den Outlook-Kalender ist, dass sie auf dem Outlook-Kalender aufbauen und Ihnen Funktionen bieten, die Sie sich vielleicht von Outlook wünschen.

Sind Drittanbieter-Apps für Outlook sicher?

Wenn die Outlook-Apps, die Sie mit Ihrem Kalender verbinden möchten, die offizielle Outlook-API verwenden und Sie über Microsoft OAuth autorisieren, sollten Sie sicher sein. Sie sollten immer deren Sicherheitsseite überprüfen und sicherstellen, dass sie die Webstandards für Sicherheit verwenden. Wenn Sie von der App nicht überzeugt sind, können Sie deren Zugriff von Ihrem Microsoft-Zugang entfernen.

Einige Organisationen haben strenge Regeln bezüglich der Drittanbieter-Apps, mit denen Sie Ihr Konto verbinden können. Wenn Sie also die Meldung "Admin-Zustimmung erforderlich" erhalten, lesen Sie bitte unseren Artikel darüber, wie Sie den Fehler "Admin-Zustimmung erforderlich" beheben können, wenn Sie Outlook/Office 365 mit einer Drittanbieter-App verbinden.

Hier sind die besten Outlook-Kalender-Apps und -Werkzeuge

1. OneCal

OneCal ist eine Kalender-App, die Ihnen hilft, Terminüberschneidungen zu vermeiden, indem sie Ihre Kalender synchronisiert und es Ihnen ermöglicht, Planungslinks für andere zu teilen, um Zeit mit Ihnen zu buchen.

Funktionen:

• Kalendersynchronisation: Mit der OneCal Kalendersynchronisation können Sie Ihre Verfügbarkeit über alle Ihre Kalender hinweg zusammenführen. Wenn Sie mit mehreren Kalendern arbeiten und ein Termin in einem Kalender auftritt, müssen Sie den Termin manuell in den anderen Kalender eintragen. Mit der Kalendersynchronisation werden alle Ihre Termine automatisch in all Ihren Kalendern blockiert. Das Beste daran ist, dass Sie konfigurieren können, welche Meeting-Eigenschaften übernommen werden. Wenn Sie nur die Zeit automatisch blockieren und alle privaten Details auslassen möchten. Darüber hinaus unterstützt OneCal auch Google Calendar, was bedeutet, dass Sie auch Outlook-Kalender mit Google Calendar synchronisieren können, in Echtzeit.

  

• Planungslinks: Sie können mehrere Kalender-Planungslinks erstellen, um anderen zu senden, damit diese Zeit mit Ihnen buchen können. Die Planungslinks sind vielseitig einsetzbar und vollständig konfigurierbar.

  

• Kalenderansicht: Die Kalenderansicht ermöglicht es Ihnen, Outlook- und Google-Kalender in einer Ansicht zu sehen. Es ist nicht nötig, mehrere Kalender-Clients zu öffnen, gehen Sie einfach zu OneCal und sehen Sie alle Ihre Termine an einem Ort.

  

• Teammitglieder einladen: Sie können Ihr Team einfach verwalten und bezahlen, damit alle die gleichen Vorteile wie Sie genießen.

• Intuitiv und einfach zu bedienen: Es muss erwähnt werden, dass OneCal ziemlich einfach einzurichten und zu verwenden ist. Das Team hat viel Aufwand betrieben, um die App in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit erstklassig zu machen.

• Erstaunlicher Kundensupport: Man kann Produkte nur schätzen, deren Kundensupport sich wirklich bemüht, Ihnen zu helfen, und alles tut, um sicherzustellen, dass Ihre Probleme und Fragen so schnell wie möglich gelöst werden. OneCal ist eines dieser Produkte, da das Kundensupport-Team an der Spitze des Spiels steht, das Produkt vollständig versteht und sicherstellt, dass jeder Kunde sorgfältig behandelt wird.

Preisgestaltung:

• Starter: $5/Benutzer/Monat

• Essential: $10/Benutzer/Monat

• Premium: $30/Benutzer/Monat

• Custom/Unternehmenspläne: Kontakt für Preisgestaltung

Jeder Plan kann einzeln verwendet werden, oder Sie können Benutzer zu Ihrem Team einladen und für sie bezahlen. Bitte beziehen Sie sich für weitere Details auf die Preisseite.

2. Fantastical

Fantastical ist eine der am besten gestalteten Kalender-Apps, die es ermöglicht, mehrere Kalender einfach zu verwalten und andere nützliche Funktionen bietet, um Ihre Terminplanung zu erleichtern.

Funktionen:

• Unterstützung aller wichtigen Kalenderanbieter: Auch wenn Sie die Fantastical-App als Apple-Nutzer (über den App Store) herunterladen können, unterstützt sie alle wichtigen Kalenderanbieter: Google Calendar, Outlook, Yahoo, iCloud und mehr.

• Durchdachte Benutzeroberfläche und Nutzererfahrung: Es dauert nicht lange zu erkennen, dass das Team hinter Fantastical sich Zeit genommen hat, um Fantastical zu entwickeln, sicherstellend, dass die Benutzer die beste Erfahrung bekommen, nichts weniger. Ein Lob an das Team dafür.

• Planungslinks: Fantastical ermöglicht nicht nur das Verwalten und Anzeigen aller Ihrer Kalender in einer Ansicht, sondern bietet auch zusätzliche Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Verfügbarkeit zu optimieren. Eine dieser Funktionen ist das Feature der Planungslinks, das es Ihnen ermöglicht, Planungslinks zu erstellen und zu teilen, damit andere Zeit mit Ihnen buchen können.

• Erstellen von Terminen durch natürliches Tippen: Sie können einfach auf Englisch eingeben "Create a meeting with Kleol tomorrow morning, to discuss the launch of OneCal Team Scheduling Links", und Fantastical wird verstehen, was Sie meinen, und den Termin für Sie planen.

Nachteile:

• Nur im App Store verfügbar: Es ist bedauerlich, dass Windows- und Android-Benutzer Cron nicht nutzen können, da es nur im App Store verfügbar ist.

• Die meisten Funktionen erfordern einen kostenpflichtigen Plan: Auch wenn Fantastical einen kostenlosen Plan hat, um die wahre Kraft von Fantastical zu nutzen, sollten Sie auf einen der kostenpflichtigen Pläne upgraden.

Preisgestaltung:

• Kostenlos

• Für Einzelpersonen: $4,75/Monat, jährlich abgerechnet

• Für Familien bis zu 5: $7,50/Monat, jährlich abgerechnet

3. Calendly

Calendly ist einer der Pioniere des Terminplanungs-Marktes, hat die Nische der Kalenderplanung vorangetrieben und den globalen Markt auf 298 Millionen US-Dollar gebracht (geschätzt auf 704 Millionen US-Dollar bis 2028). Das ist ziemlich beeindruckend, oder?

Da Calendly eine der ersten Planungslösungen war, ist es naheliegend, dass sie sich über die Jahre weiterentwickelt hat und alle Planungsfunktionen bietet, die die meisten Benutzer benötigen.

Funktionen:

• Multi-Kalender, Multi-Use-Planungslinks: Die Buchungslinks von Calendly können Ihre Verfügbarkeit aus mehreren Kalendern überprüfen und können für jedes Meeting verwendet werden (es liegt an Ihnen).

• Viele Integrationen: Aufgrund seiner Reife hat Calendly dutzende Integrationen parat, so dass, wenn Sie jemals eine Integration benötigen, die Chancen gut stehen, dass Calendly sie bereits hat. Darüber hinaus unterstützt es alle wichtigen Kalenderplattformen wie Google Calendar, Outlook usw.

• Team-Buchungslinks: Neben den individuellen Planungslinks können Sie mit Calendly auch Multi-Use-Planungslinks für Teams erstellen.

• Workflows: Calendly nutzt seine Integrationen, um Workflows zu erstellen. Zum Beispiel: Sie können Calendly mit Ihrem CRM, Ihrer Abrechnungsplattform usw. verbinden und einen Workflow erstellen, wenn in Calendly etwas passiert (ein Meeting wird geplant usw.).

• Viele Anpassungsmöglichkeiten: Calendly bietet eine gute Portion an Anpassungsmöglichkeiten, wenn es um das Anpassen Ihrer Buchungsseite und Planungslinks geht (erwarten Sie jedoch nicht zu viel, nichts Kundenspezifisches wird unterstützt).

Nachteile:

• Nicht die schönste Benutzeroberfläche oder intuitive Nutzererfahrung: Obwohl die Benutzeroberfläche recht subjektiv ist, verstehe ich, dass sie strenge Markenrichtlinien befolgen, die sie nicht einfach außer Acht lassen können, da sie eine Marke etabliert haben, die Millionen von Menschen nutzen (Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht). Tools wie Cal.com haben das Spiel mit einer intuitiveren Nutzererfahrung und schöner Benutzeroberfläche auf ein neues Level gebracht. Diesen Monat hat Calendly der App ein neues Design gegeben, also Anerkennung dafür, dass sie die Schwachpunkte verbessern.

Preisgestaltung:

• Kostenlos

• Standard: $10 pro Platz, pro Monat

• Teams: $16 pro Platz, pro Monat

• Enterprise: Kontakt für Preisgestaltung

4. Scheduler AI

Da wir Calendly als den Urvater der Planungslinks aufgeführt haben, lassen Sie uns eine alternative Methode der Terminplanung betrachten. Die alte Art der Terminplanung ist die Verwendung von Planungs-Apps wie Calendly, bei denen Sie einen Buchungslink erstellen und diesen mit anderen teilen, damit sie eine Zeit auswählen und sich mit Ihnen treffen können. Es wäre cool, wenn ich einfach jemandem sagen könnte: "Hey, kannst du bitte ein Meeting mit dem OneCal-Entwicklerteam buchen, um die Prioritäten für den nächsten Sprint zu besprechen?"

Klingt wie ein persönlicher Assistent, oder? Genau das macht Scheduler AI. Es integriert sich mit Google Calendar und Outlook und kann Meetings für Sie planen, einfach indem Sie auf Englisch schreiben, ohne einen weiteren Planungslink erstellen zu müssen.

Das Besondere ist, dass Sie Scheduler AI über Ihren E-Mail-Client verwenden. Wenn Sie sich mit jemandem oder einem Team treffen möchten, setzen Sie einfach scheduler@scheduler.ai in CC, und Scheduler AI wird in Ihren Zeitplan (oder den Zeitplan anderer Teammitglieder) schauen und Ihnen oder anderen Teammitgliedern den besten Zeitpunkt für ein Meeting vorschlagen. Wenn Sie mit den Vorschlägen einverstanden sind, wird es das Meeting für Sie planen.

Funktionen:

• Sehr fähig: Scheduler AI kann Terminverschiebungen, Absagen und mehr handhaben.

• Einfach zu bedienen: Im Vergleich zu anderen Tools, die Dutzende von Funktionen bieten und eine Lernkurve erfordern, müssen Sie bei Scheduler AI nur schreiben und eine E-Mail verfassen können.

• Automatische Koordination: Nachdem Sie Scheduler AI in Ihre E-Mail gesetzt haben, wird es automatisch koordinieren und mit anderen Teilnehmern kommunizieren, um den besten Zeitpunkt für ein Meeting zu planen.

• Integrationen mit Salesforce und Hubspot: Scheduler AI integriert sich mit Salesforce und Hubspot, indem es Ihnen ermöglicht, Meetings von jedem Webformular aus zu planen.

Nachteile:

• Nicht für jeden geeignet: Auch wenn die Idee cool erscheinen mag, ist sie nicht dafür gedacht, jeden Anwendungsfall abzudecken. Scheduler AI glänzt vor allem bei der Planung interner Meetings mit einem oder mehreren Teammitgliedern. Sie können es auch verwenden, indem Sie Scheduler AI einfach unter die externe E-Mail/Empfänger setzen, die Sie möchten, aber es wird nicht in der Lage sein, die Verfügbarkeit aller Mitglieder zu lesen, da es keinen Zugriff auf deren Kalender hat. Das Beste, was es tun kann, ist, Zeiten auf Basis der Verfügbarkeit des Besitzers des Hauptkontos (derjenige, der in CC setzt) vorzuschlagen.

Preisgestaltung:

• Co-Pilot: $20 pro Benutzer pro Monat

• Auto-Pilot: $35 pro Benutzer pro Monat

• Enterprise: Kontakt für Preise

5. Motion

Im Vergleich zu OneCal und Calendly ist Motion komplexer in Bezug auf Funktionen und was es zu erreichen versucht, da es die Grenzen des Kalendermanagements mit Projektmanagement kombiniert, ergänzt durch etwas KI. Ich weiß, es hat auch bei mir eine Weile gedauert, bis ich die Idee hinter Motion verstanden habe. Lassen Sie uns die Kernfunktionen von Motion erklären und hoffentlich besser verstehen.

Funktionen:

• Aufgaben verwalten: Sie können Ihre Aufgaben in Motion als Teil Ihres Kalenderplans verwalten.

• Projektmanagement: Sie können Ihre arbeitsbezogenen Aufgaben in Ihrem Teamkalender anzeigen.

• Teamkapazität sehen: Wenn Sie ein Team in Motion haben, können Sie die Kapazität Ihres Teams sehen und ob sie die Aufgaben rechtzeitig erledigen können.

• Automatisiert einige der Projektplanungsprozesse.

• Kalenderansicht: Hier verschmelzen Aufgaben, Meetings und To-dos zu einer Ansicht. Sie können auch die Aufgaben Ihres Teams mit dem Teamkalender sehen.

• Planungslinks: Motion bietet auch eine Funktion für Planungslinks, die Sie teilen und andere buchen lassen können.

• KI-Fähigkeiten: Motion verfügt auch über intelligente Funktionen, die Ihre Zeit basierend auf Ihren Präferenzen automatisch blockieren, ähnlich wie Reclaim. Wenn Sie mehr über diese Funktion erfahren möchten, müssen Sie unseren Artikel über Reclaim vs Motion lesen, da wir beide Produkte tiefgehend untersuchen und mehrere Kategorien zum Vergleich definieren.

Nachteile:

• Versucht alles zu machen: Wie durch die Hauptfunktionen erklärt, bietet Motion Projektmanagement, Kalendermanagement, Buchungslinks usw. Auch wenn es zunächst scheint, dass je mehr Funktionen ein Produkt bietet, desto besser, muss darauf hingewiesen werden, dass es dazu führt, dass sich die Plattform überladen und schwer zu verstehen anfühlt.

• Teuer: Aus meiner Erfahrung heraus wird eine App umso teurer, je mehr Funktionen sie bietet. Als Gründer und Leiter von 2 Startups kann ich Ihnen versichern, dass ein Produkt mit zunehmender Funktionsvielfalt teurer wird, da die Entwicklung dieser Funktionen zunächst Zeit kostet, dann müssen sie unterstützt und im Laufe der Zeit verbessert werden. Für eine Einzelperson beginnt Motion bei $19 pro Monat, jährlich abgerechnet, oder $34 pro Monat, monatlich abgerechnet. Es ist ziemlich teuer, wenn man es mit Reclaim und anderen ähnlichen Tools vergleicht.

Preisgestaltung:

• Einzelperson: $19 pro Monat, jährlich abgerechnet, $34 monatlich abgerechnet

• Team: $12 pro Benutzer pro Monat, jährlich abgerechnet $20 pro Benutzer monatlich abgerechnet

6. Any.do

Any.do ähnelt Motion, ist aber in seinen Zielen nicht so breit gefächert. Die Prämisse ist einfach: Verwalten Sie Ihre Aufgaben und Projekte mit Ihrem Team. Sicherlich hat sich die App mit der Einführung von intelligenten Vorschlägen, Sprachbefehlen usw. weiterentwickelt, aber das Konzept und die Grundlage dessen, was erreicht werden soll, sind leicht zu erfassen.

Funktionen:

• Alle Ihre Aufgaben an einem Ort sehen: Any.do bietet eine Aufgabenansicht, mit der Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort sehen können.

• Mobile App: Sie können die Any.do-App auf iOS und Android nutzen, um Ihre Aufgaben schnell von Ihrem Mobiltelefon aus zu verwalten.

• Sprachbefehle: Wenn Sie die Any.do-App verwenden, können Sie Aufgaben durch Sprechen erstellen.

• Integrationen: Any.do kommt mit Integrationen wie Google Calendar, Outlook und mehr. Wenn Sie einen iCloud-Kalender zu Any.do hinzufügen möchten, sollten Sie zuerst den iCloud-Kalender mit Google Calendar synchronisieren, dann Google Calendar mit Any.do verbinden.

• Erschwinglich: Any.do hat einen kostenlosen Plan und kostenpflichtige Pläne, die ab $3 pro Monat beginnen, wenn Sie es als Einzelperson nutzen, und $5 pro Teammitglied, wenn Sie Mitglieder Ihres Teams einladen, Any.do ebenfalls zu nutzen.

Nachteile:

• Sehr eingeschränkter kostenloser Plan: Auch wenn Any.do einen kostenlosen Plan anbietet, ist dieser ziemlich eingeschränkt. Ehrlich gesagt, wenn Sie Any.do richtig nutzen möchten, sollten Sie auf den kostenpflichtigen Plan upgraden.

Preisgestaltung:

• Kostenlos

• Premium: $3 pro Monat, jährlich abgerechnet

• Team: $5 pro Benutzer pro Monat, jährlich abgerechnet

Verwenden Sie OneCal, um Ihren Google Kalender mühelos zu verwalten

OneCal ist eine einfache Kalenderautomatisierungs-App, die Ihnen so viel manuelle Arbeit ersparen kann. Sie können die Kalendersynchronisationsfunktion nutzen, um automatisch Zeit in all Ihren Kalendern zu blockieren, die Planungslinks verwenden, um intuitive Planungslinks zu teilen, und alle Ihre Kalender an einem Ort sehen. Das Team arbeitet sehr hart daran, das Produkt zu verbessern und es zum einzigen Kalender zu machen, den Sie jemals brauchen werden.

Melden Sie sich für eine 14-tägige kostenlose Testversion an, keine Kreditkarte erforderlich, um OneCal auszuprobieren, ohne feste Bindungen.