Las mejores aplicaciones de calendario para asistentes personales

Podrías pensar que el aumento en el uso de la IA haría que los asistentes personales fueran menos demandados (eso es lo que yo también pensaba), pero te sorprendería saber que en el último año, los roles de Asistente Personal han visto un aumento del 12% en ofertas de trabajo, especialmente en sectores como tecnología y finanzas.

En este artículo, profundizaremos en las mejores aplicaciones de calendario que ayudan a los asistentes en sus trabajos diarios, enumerando las principales características de cada aplicación junto con sus precios.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones de calendario para asistentes personales?

1. OneCal

OneCal es una herramienta de automatización de calendarios que ofrece sincronización de calendarios sin problemas y enlaces de programación. OneCal se integra con Outlook, Google Calendar y Apple iCloud Calendar.

¿Cómo ayuda OneCal a los asistentes personales?

• Sincronización de Calendarios: Supongamos que eres un asistente personal que ayuda a un ejecutivo que gestiona múltiples calendarios. Una de tus principales funciones es asegurar que los eventos se reflejen en todos los calendarios para evitar dobles reservas. Esto se puede hacer manualmente copiando eventos de un calendario a otro. Naturalmente, esto no es eficiente y toma mucho tiempo, y a menudo no podrás copiar nuevas reuniones a tiempo. Al usar OneCal, puedes copiar automáticamente eventos entre calendarios. OneCal se asegurará de que todos los calendarios se mantengan sincronizados en tiempo real, y no hay necesidad de ninguna intervención manual. Además, OneCal detecta automáticamente nuevos eventos o actualizaciones de eventos y los refleja en todos los calendarios según corresponda. Al usar OneCal, la disponibilidad está sincronizada entre todos los calendarios.

  

• Enlaces de programación: Una de las principales responsabilidades como asistente personal es coordinar reuniones y asegurarse de que el calendario esté libre y no haya otras reuniones en el momento en que estás planeando las reuniones. Después de confirmar la hora para la reunión, también tienes que ir y venir con el programador para confirmar si la hora de la reunión les funciona. Al usar OneCal, puedes crear enlaces de programación individuales o colectivos que tengan en cuenta la disponibilidad de múltiples calendarios. Después de crear el enlace de reserva, puedes compartirlo con la persona que intenta reunirse. Luego, pueden elegir una hora para reunirse, y OneCal creará automáticamente la reunión para ti, junto con los detalles de la reunión.

  

• Integración con Zoom, Google Meet, Teams y más: Además de tener que elegir manualmente los espacios libres para tener una reunión, también tienes que crear la reunión, así como los detalles de la conferencia. OneCal se encarga de eso integrándose con todos los principales proveedores de conferencias, creando automáticamente la ubicación de la conferencia y adjuntándola al evento del calendario.

• Integración con Outlook, Google Calendar y iCloud: OneCal se integra con todos los principales proveedores de calendarios, ayudándote a sincronizar automáticamente todos los calendarios, independientemente de la plataforma. De esta manera, solo necesitas usar una aplicación de calendario para ver todas las reuniones, sin necesidad de alternar entre Outlook, Google Calendar u otros proveedores.

• Capacidades de equipo: Si eres un asistente personal para más de un individuo en la empresa y a menudo tienes que crear reuniones donde ambas personas deben estar presentes, puedes invitar a la otra persona al equipo de OneCal y crear enlaces de programación colectivos que tengan en cuenta la disponibilidad de múltiples personas. Cuando el programador reserva una reunión a través de un enlace de programación colectivo, OneCal crea la reunión en todos los calendarios afectados, junto con los detalles de la conferencia.

Precios

OneCal ofrece una prueba gratuita de dos semanas, no se necesita tarjeta de crédito para registrarse y probarlo. Después de la prueba gratuita, debes actualizar a uno de los planes pagados para seguir usándolo:

• Starter: $6 por usuario al mes

• Essential: $12 por usuario al mes

• Premium: $30 por usuario al mes

Obtienes un ~20% de descuento si compras un plan anual.

2. Fantastical

Fantastical es una aplicación de calendario disponible en Mac, Windows, iPhone y iPad que te permite gestionar tus calendarios sin problemas.

¿Cómo ayuda Fantastical a los asistentes personales?

La característica principal de Fantastical es la capacidad de gestionar tus calendarios. Esto implica principalmente la capacidad de crear, editar o actualizar eventos. Lo genial es que puedes conectar múltiples calendarios de diferentes hosts como Outlook, Google Calendar, Outlook, iCloud Calendar y más. De esta manera, no necesitas alternar entre múltiples aplicaciones de calendario, todos los eventos están en un solo lugar.

Como asistente personal, puedes usar Fantastical para gestionar todos los calendarios de tu empleador, incluyendo crear eventos y actualizarlos según corresponda.

Otras características de Fantastical útiles para los asistentes personales son:

• Openings: Similar a los enlaces de reserva de OneCal explicados anteriormente, puedes usar Fantastical Openings para elegir un par de espacios de los calendarios de tu empleador y compartirlos en forma de enlace con otros. Luego pueden elegir uno de los tiempos que seleccionaste y reservarlo. Fantastical creará automáticamente el evento del calendario para ti, junto con los detalles de la conferencia.

• Gestión de tareas: Además de eventos de calendario, puedes usar Fantastical para gestionar tareas también. Fantastical también tiene recordatorios y notificaciones integradas, para que no te pierdas una fecha límite.

Precios

Fantastical tiene un plan gratuito, pero viene con la limitación de solo permitirte conectar un conjunto de calendarios. Para desbloquear todas las capacidades, tienes que actualizar a uno de los planes pagados:

• Gratis

• Para Individuos: $4.75 al mes, facturado anualmente

• Para Familias: $7.50 al mes, facturado anualmente

• Para Negocios: $4.75 por usuario, por mes, facturado anualmente

Todos los planes ofrecen una prueba gratuita de 14 días.

3. Reclaim AI

Reclaim AI es un calendario de IA y asistente inteligente que te ayuda a gestionar mejor reuniones y tareas.

¿Cómo ayuda Reclaim a los asistentes personales?

Reclaim AI tiene un enfoque diferente en comparación con otras herramientas, ya que su objetivo principal es usar IA para gestionar y organizar mejor reuniones y tareas. Como asistente personal, puedes usar Reclaim AI para programar tareas, reuniones y hábitos alrededor de eventos existentes automáticamente. Además de esto, puedes usar Reclaim para supervisar todos los aspectos de los calendarios de tu empleador, incluyendo crear y actualizar eventos.

Otras características de Reclaim AI que puedes usar como asistente personal son:

• Reuniones Inteligentes: Esta función encuentra automáticamente los mejores momentos para reuniones al analizar la disponibilidad y preferencias de los participantes. Reduce el ir y venir típicamente involucrado en la programación, permitiéndote configurar reuniones eficientemente.

• Seguimiento de Hábitos: Reclaim AI te permite bloquear tiempo para actividades recurrentes, como reuniones informativas diarias o sesiones de ejercicio, asegurando que estas rutinas se mantengan consistentemente en el horario del ejecutivo.

• Tiempo de Buffer: Reclaim AI inserta descansos entre reuniones y tareas, dando a tu empleador tiempo para prepararse o descansar. Esto evita la programación consecutiva, ayudándote a gestionar el tiempo de tu empleador más efectivamente y reducir el agotamiento.

Precios

Reclaim tiene un plan gratuito que te limita a un usuario en tu equipo, un enlace de programación y una reunión inteligente. Para desbloquear todas las funciones, debes actualizar a uno de los planes pagados:

• Starter: $10 por asiento/mes

• Business: $15 por asiento/mes

• Enterprise: $18 por asiento/mes, pagado anualmente

4. Google Calendar

Google Calendar es uno de los calendarios más utilizados entre profesionales, desarrollado por Google, y se usa para gestionar la programación del tiempo.

¿Cómo ayuda Google a los asistentes personales?

Google Calendar puede ayudar a los asistentes personales a gestionar el horario del empleador al permitirles crear, editar y actualizar eventos.

Como asistente personal, puedes usar Google Calendar para supervisar todos los aspectos del horario de tu empleador, incluyendo la creación y actualización de eventos. Además, puedes integrar otros hosts de calendario como Outlook y iCloud en Google Calendar, de modo que la información de programación esté centralizada.

Ten en cuenta que Google Calendar no se sincronizará en tiempo real con las plataformas mencionadas anteriormente, por lo que usar una Herramienta de Sincronización de Calendario como OneCal sigue siendo beneficioso.

Otras características de Google Calendar que ayudan a los asistentes personales son:

• Bloques de Citas: Esta función te permite establecer horarios específicos cuando tu empleador está disponible para reuniones. Puedes compartir estos bloques con otros, permitiéndoles reservar citas al elegir uno de los espacios que compartiste.

• Gestión de Tareas: Google Calendar se integra con Google Tasks, permitiéndote crear y gestionar listas de tareas junto con eventos del calendario. Esta integración asegura que las tareas y eventos estén coordinados, ayudándote a rastrear fechas límite y responsabilidades.

• Recordatorios y notificaciones: Puedes establecer recordatorios para eventos o tareas importantes, asegurando que ni tú ni tu empleador se pierdan fechas límite o citas críticas. Los recordatorios pueden personalizarse para aparecer en momentos específicos.

• Calendarios Compartidos: Google Calendar te permite crear y compartir calendarios con tu empleador y otros miembros del equipo. Esta función facilita la colaboración y asegura que todos estén informados sobre próximos eventos y reuniones.

Precios

Google Calendar se puede usar de forma gratuita si tu empleador utiliza una cuenta de Gmail (como nombre@gmail.com). Los planes de negocios son los siguientes:

• Starter: $6 por usuario al mes, compromiso de 1 año

• Standard: $12 por usuario al mes, compromiso de 1 año

• Plus: $18 por usuario al mes, compromiso de 1 año

• Enterprise: Contactar para precios

5. Outlook

Si tu empleador está en el ecosistema de Microsoft, Outlook es una excelente opción para gestionar calendarios, tareas y horarios.

Las funcionalidades son muy similares a Google Calendar, con características que permiten la creación, edición y actualización de eventos, así como la posibilidad de importar otros hosts de calendario como Google Calendar y iCloud.

¿Cómo ayuda Outlook a los asistentes personales?

Como asistente personal, puedes usar Outlook para gestionar el horario de tu empleador, reservar reuniones, ajustar fechas límite y más.

Otras características de Outlook útiles para los asistentes personales son:

• Asistente de Programación: Puedes agregar múltiples miembros del equipo a Microsoft 365, lo que te permite ver su disponibilidad y reservar reuniones.

• Tareas y Pendientes: Outlook se integra con Microsoft To Do, permitiéndote crear y gestionar listas de tareas junto con eventos del calendario.

• Recordatorios: Puedes establecer recordatorios para eventos o tareas importantes, asegurando que ni tú ni tu empleador se pierdan fechas límite o citas críticas.

• Calendarios Compartidos: Similar a Google Calendar, puedes crear calendarios que se comparten entre múltiples personas.

Precios

Puedes usar Outlook de forma gratuita para uso personal. Los planes de negocios son los siguientes:

• Gratis

• Microsoft 365 Business Basic: $6 por usuario al mes, pagado anualmente

• Microsoft 365 Business Premium: $12.50 por usuario al mes, pagado anualmente

6. Any.do

Any.do es un poco diferente en comparación con las aplicaciones de calendario sugeridas anteriormente, ya que su característica principal es la gestión de tareas, lo que te permite crear, editar y actualizar tareas.

¿Cómo ayuda Any.do a los asistentes personales?

Como asistente personal, puedes usar Any.do para gestionar las tareas de tu empleador o las tuyas propias, actualizando el progreso según corresponda. Any.do viene con características útiles como recordatorios, asegurando que recibas avisos para completarlas. También puedes invitar a tu empleador a Any.do, para que esté al tanto del progreso y tenga acceso a tareas o detalles específicos. Puedes asignar tareas a personas específicas y establecer automatizaciones para asignar tareas automáticamente, actualizar el estado de la tarea y más.

Otras características de Any.do útiles para los asistentes personales son:

• Listas Compartidas y Colaboración: Any.do te permite crear y compartir listas con tu empleador y otros miembros del equipo. Esta función facilita la colaboración y asegura que todos estén informados sobre próximas tareas y eventos.

• Gestión de Tareas: Any.do te permite crear y gestionar listas de tareas junto con eventos del calendario. Esto ayuda a mantener organizadas las tareas y eventos para que puedas rastrear fechas límite y responsabilidades efectivamente.

• Vista de Calendario: Any.do tiene una función de Vista de Calendario que te permite ver tareas de una manera similar a un calendario.

Precios

Any.do es gratuito para uso personal. Los planes pagados son:

• Premium: $7.99 al mes

• Family: $9.99 al mes para 4 miembros

• Teams: $7.99 al mes/miembro

Usa OneCal para Simplificar el Horario de Tu Empleador

OneCal es una herramienta de automatización de calendarios realmente útil para asistentes personales, ayudando a clonar eventos entre calendarios y facilitando ser reservado al compartir enlaces de reserva.

Regístrate en OneCal gratis, no se necesita tarjeta de crédito.