Programador de citas de Google Calendar vs. Calendly

Google Calendar y Calendly son dos herramientas populares que facilitan la programación de citas, aunque funcionan de manera diferente.

Este artículo las compara en algunos aspectos clave, como características, inconvenientes, integraciones, precios, facilidad de uso y más.

Si buscas algo que funcione directamente en Google Calendar o una herramienta que te ofrezca más opciones y control, esta guía te ayudará a elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades.

Descripción general del Programador de Citas de Google Calendar

Si ya usas Google Calendar, quizás hayas notado la opción de crear un “programa de citas”. Esta es la herramienta integrada de Google que permite a otros reservar un espacio en tu calendario, sin necesidad de software adicional.

Es útil si eres un profesional independiente, profesor o consultor que solo desea una manera sencilla para que las personas reserven un horario sin tanto intercambio de correos.

Si deseas ver cómo funciona esta función, consulta esta guía sobre cómo compartir la disponibilidad en Google Calendar.

Características principales

• Páginas de reserva fáciles de usar: Puedes configurar tu disponibilidad y compartir un enlace de reserva con clientes, estudiantes o compañeros de trabajo. Ellos verán tus franjas horarias disponibles y elegirán la que les convenga.

• Integración con Google Meet y Gmail: A diferencia de otras herramientas que requieren configurar las reuniones en video, Google añade automáticamente un enlace de Meet a tu cita. Además, todo se mantiene sincronizado en Gmail y Google Calendar, por lo que tienes todo en un solo lugar.

• Compatibilidad con zonas horarias: El programador de Google se ajusta a las zonas horarias, evitando que alguien se una accidentalmente una hora antes o después. Esto es especialmente útil cuando tienes reuniones con personas de diferentes zonas horarias.

• Diseñado para usuarios de Google: El programador de citas de Google Calendar es una opción adecuada para quienes ya utilizan Google Workspace. Es sencillo, fácil de acceder y funciona directamente en tu calendario existente.

Inconvenientes del Programador de Citas de Google Calendar

El programador integrado de Google es ideal si buscas algo rápido y sencillo que ya forme parte de tu configuración de Google, pero no es para todos.

• Personalización limitada: La página de reserva tiene un diseño limpio y simple, pero no permite mucha personalización. No hay opción para agregar tu logotipo, cambiar colores o adaptar la apariencia a tu marca, a diferencia de herramientas de citas de terceros como OneCal o Calendly.

• Falta de funciones avanzadas: No ofrece programación en “round-robin” para equipos, cobro de pagos ni amplias integraciones con herramientas fuera del ecosistema de Google. Por lo tanto, si necesitas automatización o trabajas con plataformas como Zoom o HubSpot, esta herramienta puede parecer demasiado básica.

• Solo una página de reserva en el plan gratuito: Si utilizas una cuenta personal de Google, solo puedes crear una página de reserva. Si necesitas más o deseas eliminar la marca de Google, deberás cambiar a un plan de Google Workspace de pago, que comienza a partir de 7 USD por usuario al mes.

• Más adecuado para individuos que para equipos: El programador de citas de Google está diseñado principalmente para uso personal. Si necesitas coordinar la disponibilidad de un equipo, por ejemplo, compartir horarios entre varias personas, Calendly es una opción superior.

Descripción general de Calendly

Si alguna vez has enviado cinco correos solo para elegir un horario de reunión, Calendly fue creado para ti.

Es una herramienta fácil de usar que elimina los inconvenientes de programar citas, ya seas freelancer o parte de un equipo de ventas ocupado. Veamos las principales características de Calendly y por qué tal vez no sea la opción ideal para ti.

Características principales

• Funciona con múltiples plataformas de calendario: Calendly se sincroniza con Google Calendar, Outlook y Office 365. Así, todos tus calendarios se mantienen actualizados y se evitan las reservas dobles, sin importar cuál utilices.

• Programación flexible para individuos y equipos: Calendly facilita la reserva de reuniones individuales, la organización de sesiones grupales o la distribución de citas entre un equipo. Esto lo diferencia del programador de Google, que es más limitado y está pensado principalmente para uso individual.

• Flujos de trabajo y recordatorios automatizados: Puedes configurar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS, mensajes de agradecimiento o incluso enviar enlaces de seguimiento. Es ideal para mantener todo profesional y en orden sin esfuerzo manual adicional.

• Integración con numerosas herramientas: A diferencia de la solución nativa de Google, Calendly se integra directamente con aplicaciones como Zoom, Stripe, Salesforce y Slack.

Inconvenientes de Calendly

• El plan gratuito es bastante básico: Puedes comenzar a usar Calendly de forma gratuita, pero muchas de las buenas funciones –como conectar varios calendarios, personalizar la página de reservas o configurar automatizaciones– solo están disponibles en los planes de pago.

• Solo permite una conexión de calendario: Aunque Calendly admite Google, Outlook y otros calendarios, la versión gratuita solo permite conectar un calendario. Por lo tanto, si utilizas más de una cuenta de Google (o diferentes sistemas de calendario), esto podría ser un inconveniente.

• Sin soporte para Apple para nuevos usuarios. Si también utilizas un calendario iCloud para asuntos personales o laborales, no podrás conectarlo a Calendly como nuevo usuario. Para el soporte de iCloud, una herramienta como OneCal es la opción más adecuada.

Si deseas conocer más sobre las funciones de Calendly y cómo se compara con otros competidores, consulta este artículo sobre alternativas a Calendly.

Programador de Citas de Google Calendar vs. Calendly: La Comparación

Al elegir una herramienta de programación, es útil verlas comparadas lado a lado.

A continuación, hemos desglosado los aspectos clave a considerar y explicado cómo se desempeñan el programador de citas de Google Calendar y Calendly en cada uno de ellos.

Facilidad de uso e instalación

Si ya usas Google Calendar, empezar es muy sencillo. Solo debes abrir tu calendario, crear un “programa de citas” y establecer tu disponibilidad.

Al estar integrado en Google Calendar, no hay mucho nuevo que aprender. Esto lo convierte en una opción ideal para quienes buscan una configuración rápida y sin complicaciones.

Calendly también es fácil de usar, incluso si es la primera vez que pruebas una herramienta de programación. Te registras, conectas tu calendario y configuras tu disponibilidad. Obtienes un enlace compartible que otros pueden usar para reservar un horario contigo, sin necesidad de intercambiar correos.

Reuniones individuales vs. programación en equipo

Mientras que el programador de citas de Google es una excelente opción para individuos como freelancers, profesores o consultores –ya que está pensado principalmente para uso personal–,

puedes establecer tu disponibilidad, pero no existe una forma sencilla de coordinar entre un equipo o compartir la responsabilidad de la programación.

Calendly, en cambio, está diseñado pensando en los equipos. Soporta funciones como la programación en “round-robin” (para distribuir equitativamente las reuniones entre los miembros del equipo), la programación de grupo y calendarios compartidos de equipo. Es una opción mucho más robusta si necesitas programar citas en equipo y no solo individualmente.

Notificaciones y automatización

Google Calendar se encarga de lo básico: las personas que reserven contigo recibirán una confirmación estándar por correo electrónico, y es posible que veas una notificación en Gmail. Esto es suficiente para configuraciones simples, pero se queda corto: no hay seguimiento, mensajes de texto ni flujos de trabajo personalizados.

Calendly eleva la experiencia con mayor automatización. Puedes enviar recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS, mensajes de seguimiento e incluso configurar acciones posteriores a una reserva, como enviar un formulario, redirigir a una página personalizada o iniciar una reunión en Zoom.

Integraciones y herramientas

Google Calendar funciona muy bien con otras herramientas de Google, como Gmail y Google Meet. Por ejemplo, cuando alguien reserva una reunión, se añade automáticamente un enlace de Meet, lo cual es muy práctico si ya utilizas todo el ecosistema de Google.

Sin embargo, fuera del entorno de Google las opciones son limitadas. No encontrarás formas integradas de conectar con aplicaciones como Zoom, sistemas CRM o plataformas de pago.

Por otro lado, Calendly se integra con una amplia variedad de herramientas. Conecta con Zoom, Slack, HubSpot, Salesforce, Stripe, PayPal y muchas otras aplicaciones.

Personalización y marca

Cuando se trata de darle a tu página de reservas un toque personal, Google Calendar mantiene las cosas bastante básicas. Puedes nombrar tu programa de citas y ajustar algunas configuraciones, pero eso es todo.

No existe la opción de agregar tu logotipo, cambiar colores o adaptar la página a tu identidad de marca. Esto puede estar bien para un uso casual, pero si tienes citas con clientes o deseas proyectar una imagen más profesional, puede parecer demasiado simple.

Calendly te ofrece un control mucho mayor, especialmente si optas por un plan de pago. Puedes agregar tu logotipo, elegir los colores de tu marca e incluso utilizar un enlace personalizado.

Precios

Programador de Citas de Google Calendar (a través de Google Workspace):

• Business Starter: 7 USD por usuario/mes

• Business Standard: 14 USD por usuario/mes

• Business Plus: 22 USD por usuario/mes

Incluido en la mayoría de los planes de Google Workspace, sin costo adicional si ya eres suscriptor.

Calendly:

• Plan gratuito: (1 conexión de calendario, funciones básicas)

• Plan Estándar: 12 USD por usuario/mes (desbloquea integraciones y más opciones)

• Plan para Equipos: 20 USD por usuario/mes (incluye programación en equipo, flujos de trabajo e informes)

• Plan Empresarial: Desde 15K USD/año (seguridad avanzada, SSO, controles administrativos)

Decisión final: ¿Qué programador de citas se adapta mejor a ti?

Ahora que hemos analizado las diferencias, ¿cómo eliges entre el Programador de Citas de Google Calendar y Calendly? Aquí tienes un breve resumen:

¿Por qué elegir el Programador de Citas de Google Calendar?

• Ya utilizas Google Workspace. Si tu flujo de trabajo incluye Gmail, Google Meet y Google Calendar, esta herramienta ya está integrada, lista para usar, sin costos adicionales y sin necesidad de aprender a usar otra herramienta.

• Solo necesitas lo básico. Para profesionales independientes o educadores que buscan una forma rápida de permitir que otros reserven tiempo, cumple su función con una configuración mínima.

• Prefieres tener todo en un solo lugar. Al formar parte de tu calendario, correo y videollamadas, centraliza todas tus herramientas.

¿Por qué elegir Calendly?

• Deseas más funciones y flexibilidad. Calendly ofrece programación en equipo, flujos de trabajo, cobro de pagos, integraciones y automatización que van más allá de lo que ofrece la herramienta de Google.

• Necesitas conectar con otras plataformas. Desde Zoom y Stripe hasta Salesforce y Slack, Calendly se integra con una amplia gama de herramientas.

• Trabajas en equipo. Ya sea para reservas en “round-robin” en ventas o para compartir la disponibilidad de un equipo de atención al cliente, Calendly facilita enormemente la coordinación en equipo.

• Te importa la presentación y el branding. Si tu página de reservas está orientada al cliente, Calendly te permite adaptarla a la imagen de tu marca.

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