Cómo compartir la disponibilidad de reuniones de Google Calendar

Google Calendar facilita la programación de reuniones, pero compartir tu disponibilidad con personas fuera de tu organización o que no tengan una cuenta de Google no siempre es sencillo.

Aunque Google ofrece una función de programación de citas integrada, es importante tener en cuenta que las personas con una cuenta personal de Google pueden crear una sola página de reservas de forma gratuita. Sin embargo, las funciones avanzadas, como varias páginas de reservas, están disponibles únicamente para suscriptores de Google Workspace.

Para mayor flexibilidad, especialmente al trabajar con personas externas, las herramientas de terceros como OneCal ofrecen un mayor control a la hora de compartir tu disponibilidad.

En esta guía, te mostraremos dos métodos para compartir tu horario de Google Calendar: primero, utilizando la función de programación integrada de Google Calendar, y segundo, con una herramienta de terceros como OneCal que funciona para todo el mundo.

Método 1: Compartir la disponibilidad de Google Calendar usando la programación de citas integrada

Nota: Si tienes una cuenta personal de Google, puedes crear una sola página de reservas sin costo. Pero las funciones avanzadas, como varias páginas de reservas, recordatorios automáticos por correo electrónico y formularios de reserva personalizables, no están disponibles.

Para las cuentas de Google Workspace, los usuarios pueden acceder a estas funciones premium, incluida la posibilidad de añadir coanfitriones o aceptar pagos por citas.

¡Vamos con los pasos!

Paso 1: Crear un plan de citas

1. Abre Google Calendar en tu computadora de escritorio.
2. Haz clic en el botón Crear en la esquina superior izquierda.
3. Selecciona Plan de citas.
   

Paso 2: Configurar tus espacios de citas

1. Asigna un título a tu plan de citas (por ejemplo, "Consultation Slots").
   
2. Establece la duración de cada espacio de cita.
3. Elige las fechas y horas en las que estarás disponible para las citas.
4. Personaliza la disponibilidad especificando horarios concretos o espacios recurrentes.

Paso 3: Configurar los detalles de la página de reservas

1. Agrega una descripción, ubicación y otros detalles relevantes para las citas.
2. Configura los campos del formulario de reserva para recopilar la información necesaria de las personas invitadas.
3. Ajusta la configuración de la programación, como el tiempo de margen entre citas y el número máximo de reservas por día.

Paso 4: Compartir tu página de reservas

1. Una vez que hayas creado tu plan de citas, haz clic en el botón Compartir.
   
2. Copia el enlace a la página de reservas que se proporciona.
3. Comparte este enlace por correo electrónico u otros canales de comunicación con las personas a las que desees invitar. Ahora podrán ver tus espacios disponibles y reservar la cita que mejor funcione para ambas partes.

Método 2: Compartir la disponibilidad de Google Calendar con OneCal

Si necesitas más flexibilidad, OneCal es una excelente alternativa. OneCal es una Aplicación de programación de citas que te permite crear enlaces de programación personalizables, lo que facilita la gestión de tu disponibilidad en distintas plataformas.

A diferencia de la opción integrada de Google, OneCal funciona tanto si tienes un plan de pago de Google Workspace como si no.

Resulta especialmente útil si gestionas múltiples calendarios de trabajo en Outlook y un calendario personal en Apple Calendar, y quieres evitar conflictos de horario. A continuación, cómo sacarle el máximo partido.

Paso 1: Regístrate y conecta tus calendarios

Comienza creando una cuenta de OneCal, que ofrece una prueba gratuita de 14 días sin necesidad de tarjeta de crédito. Una vez dentro, la plataforma te guiará para conectar tus calendarios, ya sea que uses Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

Deberás otorgar a OneCal los permisos necesarios para acceder a tu calendario y así sincronizar todo en un solo lugar.

Paso 2: Crea un enlace de reserva personalizado

Una vez que tus calendarios estén sincronizados, el siguiente paso es configurar un enlace de reserva. En OneCal, simplemente ve a la pestaña “Booking Links” y haz clic en “New Link” para comenzar.

Este enlace elimina la necesidad de intercambiar varios correos electrónicos para encontrar un horario. En lugar de ello, las personas pueden abrir tu enlace, revisar tu disponibilidad en tiempo real y reservar un espacio que funcione para ambas partes.

Paso 3: Personaliza tus preferencias de reunión

Con OneCal, tienes control total sobre cómo se programan tus citas. Al configurar tu enlace de reserva, puedes elegir entre dos tipos de reuniones:

• Reuniones One-on-One: Perfectas para llamadas con clientes, revisiones internas o asesorías personales.

• Reuniones colectivas: Para programar reuniones grupales en las que múltiples participantes deban encontrar un horario que les convenga a todos.

  

También puedes personalizar otros detalles, como el nombre de la reunión (por ejemplo, Project Update Call), la duración y una breve descripción para que los asistentes sepan de qué se trata.

Además, puedes elegir cómo se llevará a cabo la reunión: por Google Meet, Zoom, llamada telefónica o en persona.

Para aún más control, OneCal te permite refinar tu disponibilidad con:

• Establecer horarios de trabajo personalizados: Controla en qué momentos se pueden reservar las citas, asegurándote de que solo se programen durante tus tiempos disponibles.
• Añadir tiempos de descanso: Esto te permite crear pausas entre reuniones, de manera que tengas tiempo para reorganizarte y evitar la saturación de citas consecutivas.
• Limitar reservas por día: Administra cuántas reuniones tomas al día para evitar sobrecarga y mantener un calendario equilibrado.
• Personalizar tu página de reservas: Puedes añadir tu logotipo, colores corporativos y una URL única para ofrecer una experiencia de reserva profesional y personalizada.
• Sincronizar múltiples calendarios: Mantén tu disponibilidad actualizada en tiempo real conectando Google, Outlook y Apple Calendar, permitiendo que cualquiera reserve contigo.

Paso 4: Comparte tu enlace de reserva

Ahora que tu enlace de reserva está listo, es momento de compartirlo. Agrega el enlace en tu firma de correo electrónico, inclúyelo en tu sitio web o compártelo en redes sociales para que la gente pueda programar una reunión contigo de forma sencilla.

Esto ahorra tiempo al eliminar el clásico intercambio de mensajes. Como OneCal se sincroniza con tus calendarios en tiempo real, tu disponibilidad siempre estará actualizada, evitando reservas dobles o conflictos de horario.

Ejemplo de un enlace público de programación de OneCal:

Conclusión: ¿Cuál es la mejor forma de compartir la disponibilidad de Google Calendar?

Al momento de decidir cómo gestionar tus citas, puedes optar entre la programación integrada de Google Calendar o una herramienta como OneCal. Aquí tienes un breve resumen que te ayudará a elegir:

Google Calendar te permite configurar espacios de tiempo reservables directamente en tu calendario. Si ya utilizas los servicios de Google, esto puede ser muy práctico, ya que se integra sin problemas con herramientas como Gmail y Google Meet.

Para las cuentas personales de Google, puedes crear una página de reservas sin costo. Sin embargo, si necesitas más funciones, como varias páginas de reservas o quitar la marca de Google, necesitarás una suscripción a Google Workspace, que empieza en 7 USD por usuario al mes.

Por otro lado, OneCal ofrece más flexibilidad, especialmente si utilizas distintos sistemas de calendario. Sincroniza Google, Outlook y Apple Calendar en tiempo real, manteniendo todas tus citas actualizadas en diferentes plataformas.

Esto resulta muy útil si manejas varios calendarios o trabajas con personas que usan otros sistemas. Con OneCal, cualquiera puede reservar tiempo contigo, incluso sin tener una cuenta de Google.

Además, puedes personalizar tu página de reservas con tu logotipo y colores de marca, y configurar preferencias de reunión específicas, como tiempos de descanso entre citas. Los precios de OneCal comienzan en 5 USD por usuario al mes e incluyen hasta dos calendarios, lo que la convierte en una alternativa económica a Google Workspace.

Comparte tu disponibilidad de Google Calendar con OneCal

OneCal hace que la programación sea sencilla gracias a la sincronización en tiempo real, la fácil personalización y la integración fluida con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams. Se acabaron las reservas dobles o los conflictos de horario; solo una forma fácil y sin estrés de gestionar tu tiempo.

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