Cómo compartir la disponibilidad de reuniones en Outlook

Microsoft Outlook es excelente para concertar reuniones internamente — es decir, con personas que pertenecen a la misma organización de Microsoft —, pero no resulta tan práctico a la hora de compartir la disponibilidad con personas externas a la organización o que no tienen una cuenta de Microsoft Outlook.

Para solventar esta limitación, Microsoft ha desarrollado otra herramienta llamada Microsoft Bookings (similar a Calendly), que permite compartir la disponibilidad de Outlook a través de un enlace.

En este artículo, explicaremos dos métodos para compartir tu disponibilidad en Outlook: en primer lugar, utilizando Microsoft Bookings, y en segundo lugar, mediante una herramienta de calendario de terceros como OneCal.

Método 1: Compartir la disponibilidad de Outlook con Microsoft Bookings

Microsoft Bookings es una herramienta disponible en los planes de Microsoft 365 Business. Te permite crear un enlace de reserva a través del cual otras personas pueden programar reuniones contigo según tu disponibilidad.

Dado que Microsoft Bookings forma parte de los planes premium, necesitarás una suscripción activa para acceder y utilizar esta función. ¡Veamos cómo funciona!

Paso 1: Abrir Microsoft Bookings

1. Inicia sesión en Outlook en la web o abre Microsoft 365.
2. Haz clic en el selector de aplicaciones (icono de cuadrícula) en la esquina superior izquierda y selecciona Bookings.
3. Si es la primera vez que lo usas, tendrás que configurar una página de reservas siguiendo las indicaciones en pantalla.

Paso 2: Configurar tu página de reservas

1. En el menú de la izquierda, haz clic en "Booking Page".
2. Personaliza tu disponibilidad configurando tus horarios de trabajo, la duración de las reuniones y los tiempos de descanso entre citas.
3. Elige tu método de reunión preferido, como Microsoft Teams, llamada telefónica o reunión presencial.

Paso 3: Generar tu enlace de reserva

1. Después de definir tu disponibilidad, haz clic en "Share" en la esquina superior derecha.
2. Selecciona "Copy link" para obtener tu enlace único de reservas.
3. También puedes hacer clic en "Email" para enviar el enlace directamente a los destinatarios.

Paso 4: Compartir tu disponibilidad de Outlook por correo electrónico

1. Abre Outlook y redacta un nuevo correo o responde a uno existente.
2. Pega tu Booking Link en el cuerpo del mensaje con una breve explicación de cómo pueden programar una reunión contigo.
3. Envía el correo. Ahora, los destinatarios podrán reservar un horario que funcione para ambas partes.

Método 2: Compartir la disponibilidad de Outlook mediante OneCal

Otra forma de compartir tu disponibilidad en Outlook es utilizar una herramienta de calendario de terceros como OneCal.

Este método es sencillo y eficiente, y te permite crear un enlace de reserva en tiempo real que se sincroniza con varios calendarios, incluidos Outlook, Google Calendar y Apple Calendar.

Veamos los pasos:

Paso 1: Registrarte y sincronizar tu calendario

1. Visita el sitio web de OneCal y regístrate para una prueba gratuita.

   

2. Tras iniciar sesión, accederás a una página donde podrás conectar todos tus calendarios. Puedes conectar Outlook, Google e iCloud.

   

Paso 2: Ir a "Booking Links"

1. En la barra lateral, bajo "Manage", haz clic en "Booking Links".

   

2. En la página Booking Links, haz clic en el botón "New Link".

Paso 3: Elegir el tipo de reunión

1. Aparecerá una ventana emergente con dos opciones:

   • One-on-one: Para reuniones individuales entre tú y un invitado. Puedes permitir que el invitado añada más participantes.

   • Collective: Para reuniones grupales con múltiples participantes. Los OneCal Scheduling Links tienen en cuenta la disponibilidad de varias personas en todos los calendarios conectados. Cada persona también puede configurar qué calendario se utilizará para cada enlace de programación.

     

2. Elige el tipo de reunión que se ajuste a tus necesidades.

Paso 4: Personalizar tu enlace de reserva

1. Completa los datos requeridos:

   • Título: Nombra la reunión (p. ej., "Content Meeting").
   • URL: Se generará una URL personalizada para tu enlace de reunión.
   • Descripción: Agrega una breve descripción de la reunión, si es necesario.
   • Duración: Define la duración de la reunión (p. ej., 15, 30 o 60 minutos).
     

2. Elige tu método de reunión preferido, como Zoom, Microsoft Teams, llamada telefónica o reunión presencial.

   

3. Ajusta la configuración avanzada (horarios de trabajo, descansos, branding, etc.) si es necesario.
   Ejemplo de branding personalizado en OneCal:

   

   Ejemplo de límites de programación en OneCal:

   

4. Haz clic en Save para finalizar la creación de tu enlace de reserva

Paso 5: Compartir tu enlace de programación

1. Una vez listo tu enlace, regresa a la página Booking Links.

2. Copia el enlace haciendo clic en el icono de "Copy" junto al título de tu Booking Link.

   

3. Comparte este enlace por correo electrónico, inclúyelo en tu firma o envíalo por cualquier plataforma de mensajería.

4. Los destinatarios pueden hacer clic en el enlace, revisar tu disponibilidad y programar una reunión sin intercambiar múltiples mensajes.
   Así se muestra la página de reservas a los destinatarios:

   

Paso 6: Actualizaciones automáticas en el calendario

Una vez que alguien reserva una reunión, OneCal actualiza al instante todos los calendarios conectados, evitando solapamientos y manteniéndolo todo sincronizado.

Este método es más rápido, flexible y funciona con varios servicios de calendario a la vez, convirtiéndose en una excelente alternativa a las herramientas de programación integradas en Outlook.

Resumen: ¿Cuál es la mejor forma de compartir la disponibilidad de Outlook?

Si bien Microsoft Outlook ofrece ventajas como la integración completa con Microsoft 365, la programación automatizada mediante una página de reservas y la sincronización sencilla con el calendario de Outlook, también presenta algunas desventajas que pueden no ajustarse a tus necesidades.

Por ejemplo, Microsoft Bookings requiere un plan de Microsoft 365 Business, con precios a partir de 7,20 USD por usuario/mes para funciones básicas, hasta 26,40 USD por usuario/mes para Microsoft 365 Business Premium.

Por otro lado, OneCal comienza desde 5 USD/mes (con pago anual), lo que la convierte en una solución de programación más económica, con beneficios adicionales.

Otra limitación de Microsoft Bookings es que solo funciona con Outlook Calendar, por lo que no puedes conectar iCloud, Google Calendar u otras plataformas. Esto puede ser un problema para quienes gestionan varios calendarios en diferentes servicios.

Con OneCal, puedes sincronizar varios calendarios en tiempo real, asegurándote de no tener choques de agenda y manteniendo todos tus eventos actualizados en cada plataforma.

La personalización es otro ámbito en el que Microsoft Bookings se queda corto. Aunque ofrece páginas de reserva básicas, el nivel de personalización es limitado.

OneCal, en cambio, permite a los usuarios personalizar completamente sus enlaces de reserva, incluyendo opciones de branding como colores, tipografías, logotipos e incluso vistas previas en redes sociales. Esto garantiza una experiencia de reserva más profesional y personalizada, alineada con tu marca.

Ejemplo de un enlace de reserva con branding en OneCal:

Empieza a programar con más inteligencia gracias a OneCal

Simplifica tu programación con la sincronización de calendarios en tiempo real de OneCal, enlaces de reserva personalizables y conexión sencilla con Outlook, Google y Apple Calendar.

Gestiona fácilmente tu disponibilidad en varios calendarios y evita reservar la misma franja horaria dos veces.

Pruébalo gratis durante 14 días — no se requiere tarjeta de crédito.