Cómo sincronizar calendarios de salas de conferencias entre organizaciones

Compartir los calendarios de las salas de conferencias entre organizaciones es un desafío. Esto se vuelve aún más desafiante cuando las organizaciones utilizan diferentes proveedores de calendarios, es decir, una organización utiliza Google Calendar y la otra utiliza Outlook.

En este artículo, explicaremos en detalle cómo sincronizar los calendarios de las salas de conferencias entre organizaciones, facilitando que los empleados de múltiples organizaciones se mantengan actualizados con la disponibilidad de todas las salas de conferencias, evitando conflictos de programación y confusión.

¿Se pueden compartir de forma nativa las salas de conferencias entre organizaciones usando Outlook y Google Calendar?

Desafortunadamente, compartir los calendarios de las salas de conferencias con organizaciones que utilizan Outlook y Google Calendar es imposible.

Aunque puedes exportar un Google Calendar a Outlook y viceversa, esto no significa que puedas ver la disponibilidad de la sala de reuniones cuando intentas reservar una sala.

Ejemplo:

Acme Inc. es una corporación que utiliza Outlook para gestionar sus salas de conferencias. Estas salas de conferencias también son utilizadas por Wayne Enterprise, que utiliza Google Calendar. Acme Inc. puede exportar los calendarios de las salas de reuniones uno por uno e importarlos a Google Calendar.

Sin embargo, cuando un empleado de Wayne Enterprises intenta utilizar la función ‘Buscar un horario’ en Google Calendar para reservar una sala, no podrá ver cuándo está libre la sala de conferencias, ya que Google Calendar solo verifica la disponibilidad en el calendario principal. La sala de conferencias es un calendario secundario (importado).

Si aún quieres intentar exportar manualmente estas salas de conferencias, por favor sigue nuestros artículos anteriores sobre:

• Cómo sincronizar el Calendario de Outlook con Google Calendar

• Cómo sincronizar múltiples Google Calendars

• Cómo sincronizar múltiples Calendarios de Outlook

Generalmente, aparte del problema principal de que no puedes ver la disponibilidad al exportar calendarios, esta solución tiene múltiples inconvenientes:

• La sincronización no es en tiempo real. Si Acme Inc. crea una reunión en una sala de conferencias en Outlook, podría tardar hasta 24 horas para que esa reunión se refleje en el Google Calendar de Wayne Enterprises.

• Opciones de privacidad limitadas: Incluso cuando la reserva de la sala de reuniones se refleja, tienes poco control sobre qué propiedades del evento quieres sincronizar de un calendario a otro. Dado que estás compartiendo los calendarios de una organización a otra, podrías querer más control sobre lo que se comparte.

¿Cómo sincronizar automáticamente las salas de reuniones/conferencias entre organizaciones en tiempo real?

Para sincronizar automáticamente tus salas de conferencias entre organizaciones en tiempo real, debes usar una Herramienta de Sincronización de Calendarios como OneCal.

Con OneCal, puedes conectar y sincronizar múltiples Calendarios de Outlook y Google en tiempo real.

Este método evita los problemas explicados anteriormente porque OneCal utiliza las APIs oficiales de Outlook y Google Calendar para clonar directamente las reuniones de las salas de conferencias de un calendario a otro.

Si luego utilizas la función ‘Buscar un horario’ en Google Calendar o Outlook, puedes ver la disponibilidad completa de tus salas de conferencias, ya que las reuniones se sincronizan en los calendarios principales.

Sincroniza automáticamente las salas de reuniones utilizando estos pasos:

1. Crea una cuenta gratis en OneCal (no se necesita tarjeta de crédito): Puedes registrarte en OneCal gratis y probar la plataforma durante 2 semanas sin cargo.

   

2. Conecta todos tus calendarios de salas de conferencias y los calendarios a los que quieras compartir estas salas de conferencias: OneCal ofrece un software de sincronización de calendarios modular, permitiéndote sincronizar de una sala de conferencias a otra o sincronizar múltiples salas de conferencias simultáneamente.

   

3. Haz clic en ‘Iniciar Nueva Sincronización’: Después de conectar todos tus calendarios, el siguiente paso es comenzar a sincronizar cada sala de conferencias entre diferentes organizaciones. Para este ejemplo, he elegido dos compañías, Acme Inc. y Wayne Enterprises, donde sincronizaremos cada sala de conferencias entre ambas organizaciones.

   

4. Dale un nombre a la sincronización y elige una dirección: El nombre es solo un identificador para ayudarte a distinguir las sincronizaciones una de otra. La dirección de sincronización dicta de dónde se copian los eventos y hacia dónde. De un solo sentido: Los eventos van de un calendario a otro (una fuente, múltiples destinos). De múltiples sentidos: Los eventos van en ambos sentidos; si seleccionas n número de calendarios, esos calendarios siempre permanecen sincronizados. Para este ejemplo, seleccionaremos de múltiples sentidos, ya que queremos mantener las salas de conferencias sincronizadas entre Acme Inc. y Wayne Enterprises.

   

5. Selecciona las salas de conferencias para mantener sincronizadas: El segundo paso es seleccionar las salas de conferencias que queremos mantener sincronizadas. Después de seleccionar los calendarios, haz clic en ‘Siguiente’.

   

6. Selecciona qué sincronizar entre las salas de conferencias: OneCal ofrece una sincronización de calendarios personalizable, permitiéndote elegir qué propiedades de eventos puedes sincronizar de una sala de conferencias a otra. Puedes sincronizar nombres de eventos, descripciones, enlaces de reuniones, asignarles colores y mucho más. Para mantener el ejemplo simple, solo sincronizaremos los títulos de los eventos y asignaremos a los eventos sincronizados un color.

   

7. Haz clic en ‘Iniciar Sincronización’: Para completar la configuración de sincronización de múltiples salas de conferencias entre organizaciones, haz clic en ‘Iniciar Sincronización’;

   

¡Tus Salas de Conferencias ahora están sincronizadas entre dos organizaciones!

Puedes seguir los pasos mostrados arriba para sincronizar más salas de conferencias. Dependiendo de tus necesidades, puedes elegir marcar todos los eventos de la conferencia como privados o configurar la sincronización de manera diferente a como lo hicimos. Lo importante es que las salas de conferencias permanecerán sincronizadas automáticamente, en tiempo real.

Aquí está cómo se vería una configuración sincronizando múltiples salas de reuniones entre dos organizaciones:

Para cualquier pregunta adicional sobre cómo configurar la sincronización de tu calendario de salas de conferencias, puedes contactarnos directamente en contact@onecal.io, haremos lo mejor para ayudarte.

Usa OneCal para sincronizar salas de conferencias en tiempo real

OneCal es la plataforma de sincronización de calendarios más confiable para sincronizar salas de conferencias. Nuestros clientes utilizan nuestro sistema para sincronizar cientos de salas de conferencias en diferentes ubicaciones, ahorrando tiempo y mejorando la comunicación entre múltiples organizaciones.

Regístrate en OneCal gratis; no necesitas una tarjeta de crédito ni compromiso adicional para comenzar a sincronizar tus salas de reuniones.