Outlook でミーティングの空き状況を共有する方法

Microsoft Outlook は、同じ Microsoft 組織内の人たちとミーティングを設定するのにはとても便利ですが、組織外の人や Microsoft Outlook アカウントを持っていない人に対して、自分の空き状況を共有するのはあまり得意ではありません。

この制限に対処するため、Microsoft は Microsoft Bookings という別のツールを用意しています（Calendly に似たツール）。これにより、リンクを使って自分の Outlook の空き状況を共有できます。

この記事では、Outlook の空き状況を共有する 2 つの方法をご紹介します。1 つ目は Microsoft Bookings を使用する方法、2 つ目は OneCal のようなサードパーティ製のカレンダーツールを使用する方法です。

方法1: Microsoft Bookings を使用して Outlook の空き状況を共有する

Microsoft Bookings は、Microsoft 365 Business プランで利用できるツールです。空き状況に基づいて他の人があなたとのミーティングを予約できるよう、予約用のリンクを作成することができます。

Microsoft Bookings はプレミアムプランの一部なので、利用するには有効なサブスクリプションが必要です。では、使い方を見ていきましょう！

ステップ 1: Microsoft Bookings を開く

1. Web 上の Outlook にサインインするか、Microsoft 365 を開きます。
2. 左上のアプリランチャー（格子のアイコン）をクリックし、Bookings を選択します。
3. 初めて使用する場合は、画面の指示に従って Booking ページを設定します。

ステップ 2: Booking ページを設定する

1. 左側のメニューで 「Booking Page」 をクリックします。
2. 営業時間、ミーティングの所要時間、予約の間隔などを設定して、空き状況をカスタマイズします。
3. Microsoft Teams、電話、対面など、希望するミーティング方法を選択します。

ステップ 3: Booking リンクを作成する

1. 空き状況の設定を終えたら、右上の 「Share」 をクリックします。
2. 「Copy link」 を選択して、あなた専用の予約リンクを取得します。
3. 「Email」 を選ぶと、リンクを直接メールで送信することもできます。

ステップ 4: Outlook の空き状況をメールで共有する

1. Outlook を開き、新規メールを作成するか、既存のメールに返信します。
2. メール本文に Booking リンク を貼り付け、受信者がどのようにミーティングを予約できるか簡単に説明します。
3. メールを送信すれば、受信者は双方にとって都合の良い時間帯を予約できるようになります。

方法2: OneCal を使用して Outlook の空き状況を共有する

もう一つの方法として、OneCal のようなサードパーティ製のカレンダーツールを使って、Outlook の空き状況を共有することもできます。

この方法は簡単で効率的。リアルタイムで複数のカレンダー（Outlook、Google Calendar、Apple Calendar など）と同期する予約リンクを作成できます。

それでは手順を見てみましょう。

ステップ 1: サインアップしてカレンダーを同期する

1. OneCal のウェブサイトにアクセスし、無料トライアルにサインアップ してください。

   

2. ログインすると、すべてのカレンダーを接続できるページが表示されます。Outlook、Google、iCloud カレンダーを接続できます。

   

ステップ 2: 「Booking Links」に移動する

1. サイドバーの 「Manage」 セクションで 「Booking Links」 をクリックします。

   

2. Booking Links のページで、「New Link」 ボタンをクリックします。

ステップ 3: ミーティングの種類を選択する

1. ポップアップが表示され、次の 2 つのオプションが選べます:

   • One-on-one: あなたとゲスト 1 人で行うミーティング。ゲストが追加で参加者を招待できるようにすることも可能です。

   • Collective: 複数の参加者とのグループミーティングを設定する場合。OneCal の Scheduling Links は、接続されたすべてのカレンダー上の複数人の空き状況を考慮します。さらに各ユーザーごとに、どのカレンダーをそのリンクで使用するか設定できます。

     

2. 目的に合ったミーティングタイプを選びましょう。

ステップ 4: Booking リンクをカスタマイズする

1. 必要事項を入力します:

   • タイトル: ミーティング名を設定します（例: 「Content Meeting」）。
   • URL: ミーティング用にカスタム URL が生成されます。
   • 説明: 必要に応じて、ミーティングの短い説明文を追加します。
   • 所要時間: ミーティングの長さを設定します（例: 15 分、30 分、60 分など）。
     

2. Zoom、Microsoft Teams、電話、対面など、希望するミーティング方法を選択します。

   

3. 必要に応じて、勤務時間やバッファ、ブランディングなどの詳細設定を調整します。
   OneCal でのカスタムブランディング例:

   

   OneCal での予約可能期間の制限例:

   

4. Save をクリックして、Booking リンクの作成を完了します。

ステップ 5: Scheduling リンクを共有する

1. リンクが準備できたら、Booking Links のページに戻ります。

2. Booking リンクのタイトル横にある 「Copy」 アイコンをクリックして、リンクをコピーします。

   

3. このリンクをメールで送ったり、メール署名に入れたり、どんなメッセージアプリでもシェア可能です。

4. 受信者はリンクをクリックし、あなたの空き状況を確認してミーティングを予約できます。面倒なやり取りは不要です。
   受信者側の予約画面イメージ:

   

ステップ 6: カレンダーの自動更新

ミーティングが予約されると、OneCal が接続されているすべてのカレンダーを即座に更新し、重複予約を防ぎます。常にスケジュールが同期された状態で維持されます。

この方法は、Outlook の組み込み機能よりもスピーディーで柔軟性が高く、複数のカレンダーサービスをまたいで利用できる、優れた代替手段と言えます。

まとめ: Outlook の空き状況を共有するのに最適な方法は？

Microsoft Outlook は、Microsoft 365 との統合や、Booking ページを通じた自動予約、Outlook カレンダーとのシームレスな同期など、いくつかの利点があります。しかし、それでもニーズによっては合わない場合もあります。

たとえば、Microsoft Bookings を使うには Microsoft 365 Business プランが必要で、基本機能で 1 ユーザーあたり月額 7.20 USD、Microsoft 365 Business Premium では 1 ユーザーあたり月額 26.40 USD となっています。

一方、OneCal は月額 5 USD（年払い）から利用でき、より低コストかつ追加のメリットも得られます。

さらに、Microsoft Bookings は Outlook Calendar のみで動作し、iCloud や Google カレンダーなど他のプラットフォームと連携できません。複数のカレンダーを管理している方にとっては不便な点となるでしょう。

OneCal なら、複数のカレンダーをリアルタイムで同期し、ダブルブッキングを防ぎつつ、すべての予定を常に最新の状態に保てます。

カスタマイズ性の面でも、Microsoft Bookings は基本的な予約ページしか提供しておらず、自由度はあまり高くありません。

一方の OneCal は、カラースキームやフォント、ロゴ、SNS プレビューなど、ブランディング要素を細かくカスタマイズできます。ブランドに合わせて、よりプロフェッショナルかつ個性的な予約体験を提供可能です。

OneCal でブランドカスタマイズした予約リンクの例:

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