組織間で会議室カレンダーを同期する方法

異なる組織間での会議室カレンダーの共有は困難です。特に、ある組織がGoogleカレンダーを使用し、別の組織がOutlookを使用している場合、その難易度はさらに高まります。

この記事では、異なる組織間で会議室カレンダーを同期する方法を詳しく説明し、複数の組織の従業員がすべての会議室の利用状況を把握し、スケジュールの競合や混乱を避ける方法を紹介します。

OutlookとGoogleカレンダーを使用して組織間で会議室をネイティブに共有できますか？

残念ながら、OutlookとGoogleカレンダーを使用している組織と会議室カレンダーを共有することはできません。

GoogleカレンダーをOutlookにエクスポートし、その逆も可能ですが、会議室を予約しようとするときに会議室の空き状況を見ることはできません。

例:

Acme Inc.は、Outlookを使用して会議室を管理している企業です。これらの会議室は、Googleカレンダーを使用しているWayne Enterprisesでも使用されています。Acme Inc.は、会議室のカレンダーを1つずつエクスポートしてGoogleカレンダーにインポートできます。

それでも、Wayne Enterprisesの従業員がGoogleカレンダーで「Find a Time」機能を使って会議室を予約しようとすると、会議室の空き状況を見ることはできません。Googleカレンダーはプライマリカレンダーの空き状況のみを確認するためです。会議室はセカンダリ（インポートされた）カレンダーとなります。

それでもこれらの会議室を手動でエクスポートしてみたい場合は、以下の記事をご覧ください：

一般的に、カレンダーをエクスポートしても空き状況を表示できないという主な問題以外にも、このソリューションにはいくつかの問題があります：

同期がリアルタイムではない。Acme Inc.がOutlookで会議室を予約した場合、その会議がWayne EnterprisesのGoogleカレンダーに反映されるまで最大24時間かかることがあります。
プライバシーオプションが限られている: 会議室の予約が反映されても、1つのカレンダーから別のカレンダーに同期するイベントのプロパティを選択する際の制御がほとんどありません。組織間でカレンダーを共有しているため、共有する内容をより細かく制御したい場合があります。

組織間で会議室をリアルタイムで自動的に同期する方法は？

リアルタイムで組織間の会議室を自動的に同期するには、OneCalのようなカレンダー同期ツールを使用する必要があります。

OneCalを使用すると、複数のOutlookおよびGoogleカレンダーをリアルタイムで接続して同期できます。

この方法は、上記の問題を回避します。OneCalは公式のOutlookおよびGoogleカレンダーAPIを使用して、会議室の会議を直接1つのカレンダーから別のカレンダーにクローンするからです。

そのため、GoogleカレンダーまたはOutlookの「Find a Time」機能を使用する場合、会議がプライマリカレンダーに同期されるため、会議室の空き状況を完全に確認できます。

次の手順で会議室を自動的に同期します：

OneCalで無料アカウントを作成 （クレジットカードは不要です）: OneCalに無料でサインアップして、2週間無料でプラットフォームを試すことができます。
すべての会議室カレンダーとそれらを共有したいカレンダーを接続する: OneCalはモジュール式のカレンダー同期ソフトウェアを提供しており、1つの会議室から別の会議室に同期したり、複数の会議室を同時に同期したりできます。
「新しい同期を開始」をクリック: すべてのカレンダーを接続したら、次のステップは異なる組織間で各会議室を同期することです。この例では、2つの会社、Acme Inc.とWayne Enterprisesを選択し、両方の組織間で各会議室を同期します。
同期に名前を付け、方向を指定する: 名前は各同期を区別するための識別子です。同期の方向は、イベントがどこからどこへコピーされるかを示します。一方向: イベントは1つのカレンダーから別のカレンダーへ移動します（1つのソース、複数の目的地）。多方向: イベントは両方向に移動します。選択したカレンダー数がnの場合、それらのカレンダーは常に同期されます。この例では、Acme Inc.とWayne Enterprisesの会議室を同期させたいので、多方向を選択します。
同期を維持する会議室を選択する: 次のステップは、同期を維持したい会議室を選択することです。カレンダーを選択したら、「次へ」をクリックします。
会議室間で同期する内容を選択する: OneCalはカスタマイズ可能なカレンダー同期を提供しており、会議室から別の会議室に同期するイベントのプロパティを選択できます。イベント名、説明、ミーティングリンクを同期したり、色を割り当てたりすることができます。⁠ ⁠この例を簡単にするために、イベントタイトルのみを同期し、同期されたイベントに色を割り当てます。
「同期を開始」をクリック: 組織間で複数の会議室を同期するセットアップを完了するには、「同期を開始」をクリックします。