Googleカレンダーの予約スケジュールを使用して、無料でスケジューリングリンクを作成する方法
- 著者
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- Kleo Xhindoli
- 公開日
目次
カレンダーの同期準備はできましたか？
OneCalアカウントを作成して、複数のOutlook、iCloud、Googleカレンダーを同期し、予約リンクを作成するなど、さまざまな機能をご利用ください。
Google カレンダーのアポイントメントスケジュールとは
Googleは最近、「Googleアポイントメントスケジュール」という新機能を導入しました。現在、これはGoogle Workspaceの組織のみで利用可能です。
Googleアポイントメントスケジュールを使用すると、カレンダーアプリ内で直接公開のスケジューリングリンクを作成できます。これにより、他の人があなたと会議を予約したい場合、そのリンクを共有するだけで済みます。これにより、外部のCalendlyのようなツールを使用してスケジューリングリンクを作成する必要がなくなります。
Googleカレンダーで新しいアポイントメントスケジュールを作成する方法
新しいアポイントメントスケジュールを作成するには、組織のGoogleアカウントにログインし、Googleカレンダーを開きます。「作成」ボタンの下に「アポイントメントスケジュール」オプションが表示されます。
このオプションが表示されない場合は、この機能がまだ利用できないことを意味します。
ステップ1: アポイントメントスケジュールのタイトルと会議の時間を設定する
会議を希望する人に表示されるアポイントメントスケジュールの名前を設定します。これは、会議がスケジュールされた場合、カレンダーに表示される会議の名前にもなります。アポイントメントスケジュールのタイトルは、会議の意図を反映したものであるべきです。たとえば、「[あなたの名前]との会議」、「技術面接」、「紹介」などを使用できます。
会議のタイトルを設定したら、その時間も調整できます。デフォルトの時間は1時間ですが、一般的には望ましい時間ではありません。そのため、希望の長さに変更するようにしてください。
ステップ2: 一般的な利用可能時間を設定する
アポイントメントスケジュールを設定するときに、一般的な利用可能時間を定義できます。これはこの特定のアポイントメントスケジュールにのみ影響し、異なる利用可能時間で複数のスケジュールを作成できます。
ここではあまり具体的にしすぎず、この会議の一般的な利用可能時間のみを設定します。特定の日に利用できない場合は、後で設定できます。
ステップ3: スケジューリングウィンドウを設定する
スケジューリングウィンドウを使用すると、会議が予約できる時間に制限を設定できます。この機能は、同じアポイントメントスケジュールを通じて複数の人が予約することを期待する場合に特に便利です。設定が予約に対する期待に合致しているかどうかを確認することが重要です。
スケジューリングウィンドウで調整できる設定は複数あり、それぞれについて詳しく説明します：
「今すぐ利用可能」と「開始日と終了日」: 「開始日と終了日」を選択すると、予約リンクの利用可能期間の開始日と終了日を定義するオプションが提供されます。これにより、スケジューリングリンクを特定の期間のみ利用可能にしたい場合に便利です。逆に、スケジューリングリンクを削除するまで利用可能にしておきたい場合は、「今すぐ利用可能」を選択します。
予約可能な最大日数: この設定は、アポイントメントスケジュールリンクを使用して、どれくらい先の日付まで会議を予約できるかを指定します。たとえば、この値を60日に設定すると、60日先まで会議を予約できるようになります。予定がどのくらいの頻度で更新されるかに応じて、この値を調整する必要があるかもしれません。
予約可能な最小時間: この値は、予約が行える会議の開始までの最小時間枠を設定します。たとえば、4時間に設定されている場合、予約はその時点から4時間以降の会議でないとできません。
ステップ4: 通常の利用可能時間と異なる特定の日付の利用可能時間を調整する
調整された利用可能時間を使用すると、上記で定義した一般的な利用可能時間に例外を設定できます。たとえば、面接のためのアポイントメントスケジュールを設定していて、特定の日には面接を行いたくない場合、ここで指定できます。
カレンダーにオフになっている時間帯がある場合は、それをここに指定する必要はありません。誰かが会議をスケジュールする際には、カレンダーの現在の利用可能時間が常に考慮されます。
ステップ5: 予約済みアポイントメント設定を行う
「予約済みアポイントメント設定」では、1日に何回、どのくらいの頻度で予約を受け付けるかをさらにカスタマイズできます。
バッファ時間 - 予約間の最小バッファ期間を設定できます。たとえば、この値を15分に設定すると、このアポイントメントスケジュールを通じての予約は、お互いに少なくとも15分間隔を空ける必要があります。
1日あたりの最大予約数 - このアポイントメントスケジュールを通じて1日に受け付ける予約の最大数を指定できます。
これらの設定が有効になっていない場合、予約間にバッファ時間はなく、1日に予約できる数に制限はありません（他の予約と競合しない限り）。
ステップ6: 利用可能時間を確認するカレンダーを選択する
「利用可能時間を確認するカレンダー」セクションでは、利用可能時間を決定するカレンダーを選択できます。選択したカレンダーの利用可能時間は、「調整済みの利用可能時間」および「一般的な利用可能時間」で指定された利用可能時間と組み合わせて、最終的な利用可能時間が決定されます。
💡 外部カレンダーをアポイントメントスケジュールに接続する方法については、Googleアポイントメントスケジュールに複数のカレンダーを接続する方法をご覧ください。
イベントは常にプライマリカレンダーに表示され、このカレンダーは選択解除できません。カレンダーの設定を完了したら「次へ」をクリックして、予約ページを設定します。
ステップ7: 予約ページの写真と名前を設定する
これは、予約ページに表示される写真と名前です。現在、これをアカウントの名前や写真と異なるものに変更することはできませんが、将来的には変更可能になるかもしれません。
ステップ8: ロケーションと会議設定
このセクションでは、会議がどこでどのように行われるかの詳細を指定できます。通常は会議のURLを設定することが多いですが、他のオプションも選択可能です。現在、Googleが自動的に会議リンクを生成するのはGoogle Meetのみですが、今後さらに多くのプロバイダーが追加される可能性があります。
また、予約が確定した後でイベントの場所や会議のURLを手動で指定することもできます。その場合、「なし / 後で指定する」を選択します。
ステップ9: 予約ページの説明を提供する
このセクションでは、会議に関する追加の詳細を提供します。この情報は予約ページに表示されます。ここには会議のリンクを含めないようにしてください。アポイントメントスケジュールリンクにアクセスできる人なら誰でも見えるからです。
ステップ10: 予約フォームを設定する
このセクションでは、会議を予約する際に人々に提供してほしい情報を指定する方法を説明します。まず、名前（姓、名）とメールアドレスを提供する必要があります。
予約フォームにさらにフィールドを追加するには、「新しい項目を追加」を選択します。表示されたポップアップでフィールドタイプを選択し、それが必須かどうかを指定します。現在、サポートされているフィールドタイプは電話番号とテキストフィールド（カスタム項目）の2つです。カスタム項目を選択すると、フィールドのラベルも指定できます。
さらに、「メールアドレスの確認を要求する」オプションを有効にすることで、メールアドレスの確認を求めることができます。このオプションが有効になっている場合、予約はメールのリンクをクリックして確認されるまで確定されません。
ステップ11: 予約の確認とリマインダーを設定する
予約を行った人にリマインダーを送信する頻度とタイミングを指定します。デフォルトでは「1日前」に設定されています。会議の種類に応じて、この設定を変更したい場合があります。
「リマインダーを追加」を選択して、追加のリマインダーを追加することもできます。
ステップ12: アポイントメントスケジュールを保存する
すべての設定が完了したら、アポイントメントスケジュールメニューで「保存」をクリックします。アポイントメントスケジュールを保存すると、カレンダーにアポイントメントスケジュールの利用可能時間を示す垂直線が表示されます。
これらの線やアポイントメントスケジュールのタイトルをクリックすると、アポイントメントスケジュールの設定を変更したり、スケジューリングリンクを取得したりすることができます。
💡 プロのヒント: 予約リンクを共有できる代替アプリをお探しですか？記事をご覧ください：Calendlyの代替。
Googleカレンダーアポイントメントスケジュールリンクを共有する方法
アポイントメントスケジュールリンクを取得するには、カレンダーの表示でスケジュールの名前をクリックするか、垂直バーのいずれかをクリックします。ポップアップが表示され、アポイントメントスケジュールの詳細を表示したり、編集したり、削除したりすることができます。
予約リンクを取得するには、「共有」ボタンをクリックします。これにより、リンクをコピーするか、ウェブサイトに埋め込むための埋め込みを作成するオプションが表示される新しいモーダルウィンドウが開きます。
このモーダルウィンドウでは、現在のアポイントメントスケジュールのリンクを選択するか、すべての有効なアポイントメントスケジュールのリンクを取得することもできます。後者を選択すると、会議を予約する人は、予約したいアポイントメントスケジュールも選択する必要があります。
以上です！このリンクを他の人と共有して、会議を予約してもらいましょう。
Googleカレンダーの予約ページをウェブサイトに追加する方法
Googleカレンダーを開きます。
アポイントメントスケジュールをクリックします。
予約ページを開く の横にある「共有」をクリックします。
「ウェブサイト埋め込み」の下で、オプションを選択します：
アポイントメントスケジュールをリンクで表示するボタンを作成するには、「すべてのアポイントメントスケジュール」をクリックします。
特定の予約リンクのボタンを作成するには、「単一の予約ページ」をクリックします。
「インライン予約ページ」オプションを開くには、「展開」をクリックします。
予約ページを直接ウェブサイトに埋め込むには、「コードをコピー」をクリックします。
コードをウェブサイトのHTMLに貼り付けます。
「完了」をクリックします。
結論
Googleアポイントメントスケジュールは、既存のCalendlyのようなツールに代わる素晴らしい選択肢です。カレンダーから直接予約を受け付けるために必要なほとんどのツールを提供し、すでにGoogle Workspaceを使用している場合は完全に無料です。まだいくつかの欠けている機能はありますが、現在のツールがニーズに合っているかどうかを確認するために試してみる価値があります。