Les 5 meilleurs outils et applications d'automatisation de calendrier [Gratuits et payants]

Calendriers et agendas sont des outils indispensables dans notre vie quotidienne : la plupart de nos plannings y sont centralisés. Gérer un seul calendrier reste relativement simple, mais que faire lorsqu’on travaille quotidiennement avec plusieurs calendriers ? Comment planifier des réunions sans craindre la double réservation ? Comment s’assurer que la personne qui prend rendez-vous connaît votre disponibilité réelle ?

Dans cet article, nous allons découvrir les meilleurs outils et applications d’automatisation de calendrier qui résolvent tous les problèmes évoqués.

Qu’est-ce qu’une application d’automatisation de calendrier ?

Une application d’automatisation de calendrier est un logiciel conçu pour simplifier et rationaliser la gestion et l’organisation d’événements, de rendez-vous et de plannings dans un calendrier numérique. Ces applications utilisent des fonctionnalités d’automatisation et des algorithmes intelligents pour aider les utilisateurs à gagner du temps, à réduire la saisie manuelle et à s’assurer que leurs calendriers soient toujours à jour et exacts.

Les fonctionnalités clés des applications d’automatisation de calendrier peuvent inclure :

1. Aide à la planification : La fonction de liens de réservation (scheduling links) permet à d’autres personnes de réserver un créneau avec vous. Ces liens peuvent être polyvalents ou conçus pour la planification en équipe.

2. Synchronisation de calendriers: Lorsqu’on travaille avec plusieurs calendriers, il devient difficile de mettre en avant sa disponibilité réelle. Vous pouvez être occupé dans un calendrier, puis quelqu’un réserve un créneau sur un autre calendrier. Et voilà un conflit de rendez-vous. Une fonctionnalité de synchronisation de calendrier permet de refléter tous vos créneaux occupés dans tous vos calendriers.

3. Intégrations : Ces outils s’intègrent souvent à d’autres applications de productivité, clients email et outils de gestion de projet, pour ajouter automatiquement des événements ou des tâches depuis vos emails ou messages dans votre calendrier.

4. Rappels et alertes : Les applications d’automatisation de calendrier peuvent envoyer des notifications et rappels pour les événements à venir, vous évitant de rater des rendez-vous importants.

5. Gestion de ressources : Certaines applications peuvent gérer des ressources partagées comme des salles de réunion, du matériel ou la disponibilité d’une équipe, ce qui facilite la planification d’événements de groupe.

6. Listes de tâches : Elles peuvent inclure des fonctions de gestion de tâches, permettant de lier des listes de tâches à vos événements de calendrier.

7. Analyses et insights : Les applications d’automatisation avancées peuvent fournir des informations sur l’utilisation de votre temps, afin de vous aider à repérer des tendances et améliorer votre gestion du temps.

Quels sont les meilleurs outils et applications d’automatisation de calendrier ?

1. OneCal

OneCal est une application d’automatisation de calendrier qui propose des liens de réservation configurables et simples d’utilisation, une synchronisation de calendriers, la possibilité de visualiser plusieurs calendriers en une seule vue, et plus encore.

Fonctionnalités de OneCal

• Synchronisation bidirectionnelle de calendriers : OneCal résout l’un des principaux problèmes de la gestion de plusieurs calendriers : les synchroniser pour éviter les doubles réservations. Les solutions classiques comme Zapier vous permettent de transférer les événements d’un calendrier à un autre, mais ce n’est pas de la vraie synchronisation. De plus, vous ne pouvez pas synchroniser plus de 2 calendriers. La force de OneCal réside dans sa fonctionnalité de synchronisation multi-direction, qui vous permet de synchroniser plusieurs calendriers simultanément. Plus besoin de créer des dizaines de workflows Zapier pour harmoniser votre disponibilité.

  

• Synchronisation fiable. OneCal gère même les cas les plus rares pour garantir que les calendriers restent synchronisés et qu’aucun conflit de planification ne survienne. En outre, son système de monitoring nous avertit à chaque échec de synchronisation, nous permettant de résoudre immédiatement toute erreur ou anomalie.

• La confidentialité avant tout. Les informations de votre calendrier sont sensibles. Il est donc essentiel d’avoir la possibilité de configurer les données à synchroniser d’un calendrier à l’autre. Avec OneCal Calendar Sync, vous pouvez définir les propriétés d’événements à copier, ce qui vous permet de supprimer toute information confidentielle au besoin et de ne synchroniser que les créneaux horaires bloqués.

  

• ⚡️ Rapide, automatique, en temps réel. En termes de performance, OneCal est au moins 5 fois plus rapide que ses concurrents. D’autres outils prennent jusqu’à 20 minutes pour synchroniser des calendriers chargés, alors que OneCal le fait en moins de 3 minutes.

• Compatibilité Outlook et Google Calendar. Il est plutôt rare de trouver un outil prenant en charge Outlook, Google Calendar et iCloud. Avec OneCal, vous pouvez synchroniser plusieurs calendriers Outlook, Google et iCloud, en moins d’une minute, ou créer des liens de réservation qui tiennent compte de votre disponibilité sur plusieurs calendriers Google ou Outlook.

  

• Liens de planification multi-calendriers. Avec les Scheduling Links de OneCal, vous pouvez créer des liens de réservation polyvalents qui récupèrent la disponibilité de plusieurs calendriers Outlook ou Google. Les Booking Links sont particulièrement puissants, offrant notamment :
  – Disponibilité personnalisée : Vous pouvez définir des disponibilités spécifiques pour chaque jour de la semaine, ou ajouter des exceptions de dates lorsque vous êtes disponible.
  – Configuration de temps tampon et de délai de réservation : Vous pouvez insérer un temps de pause avant et après chaque événement, mettre en place des délais de réservation ou encore limiter la planification à un certain horizon de temps.
  – Confirmation de réservation : Chaque demande de rendez-vous peut nécessiter une approbation manuelle avant d’être ajoutée à votre calendrier.
  – Redirection après réservation : Redirigez la personne qui réserve vers une URL personnalisée une fois la réservation terminée.
  – Choix de la durée : Vous pouvez proposer plusieurs durées de rendez-vous et laisser la personne qui réserve choisir la durée souhaitée

  

• Visualiser tous vos calendriers au même endroit. Plus besoin de jongler entre Outlook et Google Calendars pour voir vos réunions. La fonctionnalité Calendar View de OneCal vous permet de tout afficher au même endroit. Vous pouvez ainsi consulter l’ensemble de vos rendez-vous, rejoindre facilement des visioconférences, et plus encore.

  

Tarification de OneCal

• Starter : 5 $ par utilisateur et par mois
• Essential : 10 $ par utilisateur et par mois
• Premium : 30 $ par utilisateur et par mois
• Plans Personnalisés / Entreprise : nous contacter pour un devis

Pour plus de détails, consultez la page de tarification.

2. Calendly

Calendly est l’un des premiers outils d’automatisation de calendrier et s’est imposé comme leader dans le domaine de la planification en ligne, grâce à une interface intuitive et une riche gamme de fonctionnalités.

Calendly se concentre principalement sur les liens de réservation. Voici les points clés de Calendly.

Fonctionnalités de Calendly

• Préférences de disponibilité avancées : Avec Calendly, vous pouvez personnaliser vos conditions de réservation, ajouter des temps tampon et définir des règles de planification.

• Planification en équipe : Vous pouvez récupérer la disponibilité de tous les membres de l’équipe pour planifier des réunions à plusieurs.

  

• Disponibilité multi-calendriers : Les liens de réservation peuvent tenir compte de la disponibilité sur plusieurs calendriers (Google, Outlook, iCloud).

• Workflows : Vous pouvez créer différents workflows, comme l’envoi d’emails personnalisés avant ou après les réunions.

• Formulaires de routage : Les formulaires de routage (Routing Forms) vous permettent d’orienter l’utilisateur en fonction de ses réponses ou d’autres informations qu’il fournit.

• Sondages de réunion (Meeting Polls) : Vous pouvez créer un sondage de réunion et le partager avec votre équipe. Une fois le sondage rempli, vous réservez le créneau le plus plébiscité.

• Analyses : En invitant votre équipe à utiliser Calendly, vous pouvez suivre des statistiques pour repérer qui a besoin d’une formation supplémentaire ou qui peut devenir plus efficace.

• Intégration sur site (Embeds) : Vous pouvez intégrer vos liens de réservation sur votre site Web afin que vos visiteurs puissent directement réserver sans passer par la plateforme Calendly.

Inconvénients de Calendly

• Exclusivement orienté vers les liens de réservation : Si vous ne recherchez qu’une solution pour partager des liens de planification, Calendly est sans doute un très bon choix. En revanche, il lui manque certaines fonctionnalités que d’autres solutions proposent, comme la gestion de tâches, la synchronisation de plusieurs calendriers ou la visualisation de vos calendriers en un seul endroit.

Tarification de Calendly

• Basic : Gratuit
• Essential : 8 $ par utilisateur et par mois
• Professional : 12 $ par utilisateur et par mois
• Availability Preferences : 16 $ par utilisateur et par mois

3. Reclaim AI

Reclaim est une application d’automatisation de calendrier dopée à l’intelligence artificielle, qui déniche le meilleur moment pour vos réunions, tâches, habitudes et pauses.

Fonctionnalités de Reclaim :

1. Habits : La fonctionnalité Habits vous permet d’indiquer à Reclaim les tâches récurrentes que vous effectuez, de donner une fenêtre de temps générale pour leur réalisation, et de laisser Reclaim trouver les créneaux appropriés pour les exécuter.

2. Gestion des tâches : Vous pouvez connecter vos outils de gestion de projet, tels que Todoist, Asana et Jira, pour alimenter automatiquement la liste de tâches de Reclaim et programmer du temps pour les projets importants dans votre calendrier.

3. Smart 1:1 : Smart 1:1 identifie automatiquement les meilleurs moments pour des réunions en tête-à-tête avec votre responsable, vos collègues ou vos partenaires.

4. Liens de planification : Semblables aux Scheduling Links de OneCal, ils vous permettent d’envoyer un lien pour que d’autres personnes réservent un créneau avec vous.

5. Calendar Sync : La fonctionnalité Calendar Sync vous autorise à synchroniser un Google Calendar avec un autre.

6. Buffer Time : Avec Buffer Time, vous pouvez insérer des pauses et temps de trajet flexibles dans votre Google Calendar, afin de réduire la fatigue liée à l’enchaînement de réunions.

Inconvénients de Reclaim

• Uniquement compatible avec Google Calendar : Les utilisateurs d’Outlook devront se tourner vers une autre solution. Pour l’instant, Reclaim ne fonctionne qu’avec Google Calendars.

• Synchronisation unidirectionnelle : Si vous souhaitez synchroniser plus de deux calendriers, vous devrez créer plusieurs configurations de synchronisation. Par exemple, pour synchroniser 4 calendriers, vous devrez mettre en place 12 synchronisations.

Tarification de Reclaim

Les tarifs de Reclaim varient en fonction de certaines fonctionnalités et des limitations associées. Pour plus d’informations, veuillez consulter leur page de tarification.

• Free : 2 calendriers, 1 synchronisation, planification limitée à 3 semaines
• Starter : 8 $ par utilisateur et par mois
• Business : 12 $ par utilisateur et par mois
• Enterprise : 18 $ par utilisateur et par mois

4. Clockwise

Clockwise est un calendrier axé sur la gestion du temps grâce à l’IA, conçu pour optimiser votre emploi du temps et vous dégager davantage de temps libre. Clockwise y parvient en comprenant comment vous travaillez le plus efficacement et en organisant des plannings adaptés.

Fonctionnalités de Clockwise :

1. Focus Time : Le Focus Time se définit comme au moins une heure ininterrompue dans votre calendrier. Grâce à cette fonctionnalité, Clockwise apprend de votre emploi du temps et identifie les meilleurs créneaux pour vous laisser vous concentrer.

2. Flexible Holds : Clockwise optimise votre planning pour libérer des blocs de temps ininterrompus, afin que vous puissiez vous consacrer à l’essentiel.

3. Réunions flexibles (Flexible Meetings) : Il s’agit de brèves réunions internes récurrentes, dotées d’une certaine souplesse horaire. Bien qu’elles aient lieu régulièrement, elles n’ont pas besoin d’un créneau fixe. Chaque jour à 16 h, Clockwise affine automatiquement ces réunions pour :
   – Éviter les conflits d’agenda.
   – Conserver du Focus Time pour vous et vos collègues.
   – Respecter les préférences de chaque participant.

4. Liens de planification : Vous pouvez créer des liens de planification et les partager, afin que d’autres personnes réservent un créneau avec vous.

Inconvénients de Clockwise

• Intégrations limitées : Clockwise ne s’intègre qu’avec Slack et Asana. Si vous avez besoin d’autres intégrations, il faudra vous pencher sur l’un des autres outils d’IA mentionnés dans cet article.

Tarification de Clockwise

• Free
• Teams : 6,75 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
• Business : 11,50 $/mois par utilisateur (facturé annuellement)
• Enterprise : Contactez-les pour un devis

5. Motion

Motion est un calendrier IA qui planifie automatiquement votre journée pour vous. Contrairement à Reclaim et Clockwise, Motion ne se limite pas à la gestion de calendrier via l’IA ; c’est aussi un outil de gestion de tâches, de projets, et d’organisation de réunions.

Fonctionnalités de Motion

• Gestion des tâches : Motion met l’accent sur la priorisation des tâches et les intègre dans votre planning, pour vous assurer de tout finaliser dans les délais.

• Calendrier : Le calendrier intelligent de Motion intègre vos réunions, tâches et to-dos, afin de créer un emploi du temps optimisé pour tout gérer.

• Gestion de projets :

  • Ajoute les tâches liées aux projets dans les calendriers de l’équipe.
  • Évalue la capacité de l’équipe à réaliser ces tâches.
  • Génère des plannings personnalisés pour chaque membre, en insistant sur les tâches prioritaires.
  • Automatise jusqu’à 90 % de la planification de projet.

Inconvénients de Motion

• Trop complexe si vous cherchez une automatisation simple de calendrier : Si vous souhaitez uniquement automatiser votre emploi du temps, Motion peut paraître trop complet puisqu’il se concentre désormais davantage sur la gestion de projets.

Tarification de Motion

• Individual : 19 $ par mois (facturé annuellement), 34 $ si facturé mensuellement
• Team : 12 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement), 20 $ par utilisateur si facturé mensuellement

Quelle application d’automatisation de calendrier choisir ?

Il n’existe pas de réponse unique, car chacune des solutions présentées dans cet article possède des fonctionnalités adaptées à des profils différents.

• Si vous souhaitez synchroniser plusieurs calendriers, partager des liens de réservation et consulter tous vos calendriers au même endroit, OneCal est l’outil d’automatisation de calendrier à privilégier.
• Si vous souhaitez gérer efficacement tâches et habitudes, Reclaim constitue un choix solide.
• Si vous voulez gérer vos calendriers conjointement à des projets et des tâches, Motion est fait pour vous.
• Si votre priorité est de partager des liens de réservation pour que d’autres puissent prendre rendez-vous avec vous ou votre équipe, Calendly est une référence éprouvée avec des fonctionnalités avancées de planification.