Les meilleures applications de calendrier pour les assistants personnels

On pourrait penser que l’essor de l’IA réduirait la demande pour les assistants personnels (c’est ce que je pensais aussi), mais vous seriez surpris d’apprendre qu’au cours de la dernière année, les offres d’emploi pour assistants personnels ont augmenté de 12 %, notamment dans des secteurs comme la technologie et la finance.

Dans cet article, nous allons plonger en profondeur dans les meilleures applications de calendrier qui aident les assistants personnels dans leur quotidien, en listant les principales fonctionnalités de chaque application ainsi que leurs tarifs.

Quelles sont les meilleures applications de calendrier pour les assistants personnels ?

1. OneCal

OneCal est un outil d’automatisation de calendrier qui offre une synchronisation fluide des calendriers et des liens de réservation. OneCal s’intègre avec Outlook, Google Calendar et Apple iCloud Calendar.

Comment OneCal aide-t-il les assistants personnels ?

• Synchronisation des calendriers : Supposons que vous soyez un assistant personnel aidant un dirigeant qui gère plusieurs calendriers. L’une de vos principales missions est de vous assurer que les événements apparaissent dans tous les calendriers afin d’éviter les doubles réservations. Cela peut être fait manuellement en copiant les événements d’un calendrier à l’autre, ce qui n’est naturellement pas efficace et prend beaucoup de temps, sans parler du fait que vous risquez de ne pas copier les nouvelles réunions à temps. Grâce à OneCal, vous pouvez copier automatiquement les événements entre les calendriers. OneCal veille à ce que tous les calendriers restent synchronisés en temps réel, sans aucune intervention manuelle. De plus, OneCal détecte automatiquement les nouveaux événements ou les mises à jour d’événements et les reflète sur tous les calendriers concernés. En utilisant OneCal, la disponibilité est synchronisée entre tous les calendriers.

  

• Liens de réservation : Une des responsabilités principales d’un assistant personnel est de coordonner les réunions et de s’assurer que le calendrier est dégagé, sans chevauchement d’événements. Après avoir confirmé l’horaire d’une réunion, vous devez souvent échanger plusieurs messages avec la personne concernée pour vérifier que l’horaire lui convient. Avec OneCal, vous pouvez créer des liens de réservation individuels ou collectifs qui tiennent compte de la disponibilité de plusieurs calendriers. Une fois le lien de réservation créé, vous le partagez avec la personne souhaitant prendre rendez-vous. Elle peut alors choisir un créneau, et OneCal créera automatiquement la réunion avec tous les détails.

  

• Intégration avec Zoom, Google Meet, Teams, et plus : Plutôt que de devoir sélectionner manuellement les créneaux disponibles et créer ensuite la réunion avec tous les détails de visioconférence, OneCal s’occupe de tout en s’intégrant aux principaux fournisseurs de conférences, en créant automatiquement le lieu de conférence et en l’attachant à l’événement.

• Intégration avec Outlook, Google Calendar et iCloud : OneCal s’intègre avec tous les principaux fournisseurs de calendriers, vous permettant de synchroniser automatiquement tous les calendriers, quelle que soit la plateforme. Ainsi, vous n’avez besoin d’utiliser qu’une seule application de calendrier pour voir toutes les réunions, sans avoir à jongler entre Outlook, Google Calendar ou d’autres fournisseurs.

• Fonctionnalités d’équipe : Si vous êtes assistant(e) pour plusieurs personnes dans l’entreprise et que vous devez souvent organiser des réunions auxquelles plusieurs participants doivent être présents, vous pouvez inviter les personnes concernées dans l’équipe OneCal et créer des liens de réservation collectifs qui tiennent compte de la disponibilité de chacun. Lorsque la personne qui prend rendez-vous utilise ce lien collectif, OneCal crée la réunion dans tous les calendriers concernés, avec les détails de visioconférence.

Tarification

OneCal propose un essai gratuit de deux semaines, sans nécessiter de carte de crédit pour s’inscrire et l’essayer. Après l’essai gratuit, vous devez passer à l’un des plans payants pour continuer à l’utiliser :

• Starter : 6 USD par utilisateur par mois
• Essential : 12 USD par utilisateur par mois
• Premium : 30 USD par utilisateur par mois

Vous bénéficiez d’une réduction d’environ 20 % si vous optez pour un plan annuel.

2. Fantastical

Fantastical est une application de calendrier disponible sur Mac, Windows, iPhone et iPad qui permet de gérer vos calendriers en toute simplicité.

Comment Fantastical aide-t-il les assistants personnels ?

La principale fonctionnalité de Fantastical est la gestion de vos calendriers. Cela inclut la création, l’édition ou la mise à jour des événements. L’avantage est de pouvoir connecter plusieurs calendriers provenant de différents fournisseurs, tels qu’Outlook, Google Calendar, iCloud Calendar, et bien d’autres. Ainsi, vous n’avez pas à jongler entre plusieurs applications, tous les événements étant centralisés en un seul endroit.

En tant qu’assistant(e) personnel(le), vous pouvez utiliser Fantastical pour gérer l’ensemble des calendriers de votre employeur, y compris la création et la mise à jour des événements.

Parmi les autres fonctionnalités utiles de Fantastical pour les assistants personnels, on trouve :

• Créneaux disponibles (Openings) : Semblable aux liens de réservation de OneCal expliqués ci-dessus, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Openings de Fantastical pour sélectionner plusieurs créneaux dans les calendriers de votre employeur et les partager sous forme de lien avec d’autres personnes. Elles pourront alors choisir l’un des créneaux, et Fantastical créera automatiquement l’événement avec tous les détails de la visioconférence.

• Gestion des tâches : En plus de gérer les événements de calendrier, vous pouvez utiliser Fantastical pour gérer des tâches. L’application dispose également de rappels intégrés, afin que vous ne manquiez aucun délai.

Tarification

Fantastical propose un plan gratuit, mais celui-ci se limite à la connexion d’un seul ensemble de calendriers. Pour débloquer toutes les fonctionnalités, il faut passer à l’un des plans payants :

• Gratuit
• Pour particuliers : 4,75 USD par mois, facturés annuellement
• Pour familles : 7,50 USD par mois, facturés annuellement
• Pour entreprises : 4,75 USD par utilisateur par mois, facturés annuellement

Tous les plans offrent un essai gratuit de 14 jours.

3. Reclaim AI

Reclaim AI est un calendrier intelligent et assistant virtuel qui vous aide à mieux gérer les réunions et les tâches grâce à l’IA.

Comment Reclaim aide-t-il les assistants personnels ?

Reclaim AI se distingue des autres outils en mettant l’accent sur l’utilisation de l’IA pour mieux organiser les réunions et les tâches. En tant qu’assistant(e) personnel(le), vous pouvez utiliser Reclaim AI pour planifier automatiquement des tâches, réunions et habitudes en fonction des événements existants. De plus, Reclaim permet de superviser l’ensemble des calendriers de votre employeur, y compris la création et la mise à jour des événements.

Parmi les autres fonctionnalités de Reclaim AI utiles pour un(e) assistant(e) personnel(le) :

• Réunions intelligentes (Smart Meetings) : Cette fonctionnalité trouve automatiquement les meilleurs créneaux pour les réunions en analysant la disponibilité et les préférences des participants. Cela réduit les échanges fastidieux souvent nécessaires pour fixer une réunion.

• Suivi des habitudes (Habit Tracking) : Reclaim AI vous permet de bloquer du temps pour des activités récurrentes, comme les briefings quotidiens ou les séances de sport, garantissant ainsi que ces routines soient intégrées dans l’agenda du dirigeant.

• Temps tampon (Buffer Time) : Reclaim AI insère des pauses entre les réunions et les tâches, donnant ainsi à votre employeur le temps de se préparer ou de se reposer. Cela évite les réunions consécutives et aide à mieux gérer le temps tout en réduisant le risque d’épuisement.

Tarification

Reclaim propose un plan gratuit qui limite à un utilisateur par équipe, un lien de réservation et une réunion intelligente. Pour débloquer toutes les fonctionnalités, vous devez passer à l’un des plans payants :

• Starter : 10 USD par siège/mois
• Business : 15 USD par siège/mois
• Enterprise : 18 USD par siège/mois, facturés annuellement

4. Google Calendar

Google Calendar est l’un des calendriers les plus utilisés par les professionnels. Développé par Google, il est largement employé pour gérer l’emploi du temps.

Comment Google Calendar aide-t-il les assistants personnels ?

Google Calendar permet aux assistants personnels de gérer l’agenda de leur employeur en facilitant la création, la modification et la mise à jour des événements.

En tant qu’assistant(e) personnel(le), vous pouvez utiliser Google Calendar pour superviser l’ensemble de l’emploi du temps de votre employeur, y compris la création et la mise à jour des événements. De plus, il est possible d’intégrer d’autres fournisseurs de calendriers comme Outlook et iCloud dans Google Calendar pour centraliser toutes les informations de planification.

À noter que Google Calendar ne se synchronise pas en temps réel avec les autres plateformes mentionnées, d’où l’intérêt d’utiliser un outil de synchronisation de calendriers comme OneCal.

Parmi les autres fonctionnalités de Google Calendar utiles aux assistants personnels :

• Créneaux de rendez-vous (Appointment Slots) : Cette fonctionnalité vous permet de définir des plages horaires spécifiques durant lesquelles votre employeur est disponible pour des réunions. Vous pouvez partager ces créneaux afin que d’autres puissent réserver un rendez-vous.

• Gestion des tâches : Google Calendar s’intègre à Google Tasks, vous permettant ainsi de créer et gérer des listes de tâches en parallèle des événements du calendrier, pour suivre efficacement les échéances et les responsabilités.

• Rappels et notifications : Vous pouvez paramétrer des rappels pour les événements ou tâches importants, afin que ni vous ni votre employeur ne manquiez une échéance cruciale.

• Calendriers partagés : Google Calendar vous permet de créer et de partager des calendriers avec votre employeur et d’autres membres de l’équipe, facilitant ainsi la collaboration et l’information sur les événements à venir.

Tarification

Google Calendar peut être utilisé gratuitement si votre employeur utilise un compte Gmail (par exemple, nom@gmail.com). Les forfaits professionnels sont les suivants :

• Starter : 6 USD par utilisateur par mois, engagement d’un an
• Standard : 12 USD par utilisateur par mois, engagement d’un an
• Plus : 18 USD par utilisateur par mois, engagement d’un an
• Enterprise : Contactez pour obtenir un devis

5. Outlook

Si votre employeur fait partie de l’écosystème Microsoft, Outlook est un excellent choix pour gérer les calendriers, les tâches et les emplois du temps.

Comment Outlook aide-t-il les assistants personnels ?

En tant qu’assistant(e) personnel(le), vous pouvez utiliser Outlook pour gérer l’agenda de votre employeur, organiser des réunions, ajuster des délais, etc.

Parmi les autres fonctionnalités d’Outlook utiles aux assistants personnels :

• Assistant de planification (Scheduling Assistant) : Vous pouvez ajouter plusieurs membres de l’équipe Microsoft 365, ce qui vous permet de consulter leurs disponibilités pour organiser des réunions.

• Tâches et listes de choses à faire : Outlook s’intègre à Microsoft To Do, vous permettant ainsi de créer et gérer des listes de tâches en parallèle des événements du calendrier.

• Rappels : Vous pouvez définir des rappels pour les événements ou tâches importants afin d’éviter de manquer des échéances cruciales.

• Calendriers partagés : Comme avec Google Calendar, vous pouvez créer des calendriers partagés entre plusieurs personnes.

Tarification

Outlook est gratuit pour un usage personnel. Pour les entreprises, les forfaits sont les suivants :

• Gratuit
• Microsoft 365 Business Basic : 6 USD par utilisateur par mois, facturés annuellement
• Microsoft 365 Business Premium : 12,50 USD par utilisateur par mois, facturés annuellement

6. Any.do

Any.do se distingue un peu des applications de calendrier mentionnées ci-dessus, car sa fonctionnalité principale est la gestion des tâches, permettant de créer, modifier et mettre à jour des tâches.

Comment Any.do aide-t-il les assistants personnels ?

En tant qu’assistant(e) personnel(le), vous pouvez utiliser Any.do pour gérer les tâches de votre employeur (ou les vôtres), en suivant leur avancement. Any.do dispose de fonctionnalités pratiques telles que les rappels, pour vous assurer que les tâches sont réalisées à temps. Vous pouvez également inviter votre employeur à rejoindre Any.do, afin qu’il puisse suivre l’avancement ou accéder à certaines tâches ou détails. Il est également possible d’assigner des tâches à des personnes spécifiques et de définir des automatisations pour auto-assigner des tâches, mettre à jour leur statut, etc.

Parmi les autres fonctionnalités d’Any.do utiles pour les assistants personnels :

• Listes partagées et collaboration : Any.do permet de créer et de partager des listes avec votre employeur et d’autres membres de l’équipe, facilitant ainsi la collaboration et l’information sur les tâches à venir.

• Gestion des tâches : Any.do vous aide à créer et gérer des listes de choses à faire parallèlement aux événements du calendrier, ce qui vous permet de suivre efficacement les échéances et les responsabilités.

• Vue Calendrier : Any.do propose une vue calendrier qui permet d’afficher les tâches de manière similaire à un calendrier.

Tarification

Any.do est gratuit pour un usage personnel. Les plans payants sont :

• Premium : 7,99 USD par mois
• Family : 9,99 USD par mois pour 4 membres
• Teams : 7,99 USD par mois par membre

Utilisez OneCal pour rationaliser l’emploi du temps de votre employeur

OneCal est un outil d’automatisation de calendrier très utile pour les assistants personnels, permettant de cloner les événements entre les calendriers et facilitant la réservation grâce aux liens de réservation.

Inscrivez-vous gratuitement à OneCal sans avoir besoin de carte de crédit.