Blocage de temps dans le calendrier : tout ce que vous devez savoir en 2025

Ayant travaillé pendant plus d'une décennie, il y a une chose qui m'a aidé à être plus productif et à offrir davantage en termes de qualité et de quantité : être organisé et préparé.

L'une des meilleures façons de rester organisé et préparé est de réserver des plages horaires dans votre calendrier pour les priorités principales de votre journée de travail.

Dans cet article, nous allons en savoir plus sur le Time Blocking dans le calendrier, ses avantages, quelques conseils et les outils qui vous aident à mieux organiser votre temps.

Qu'est-ce que le Calendar Time Blocking ?

En termes simples, le Calendar Time Blocking consiste à créer des plages horaires dans votre calendrier pour le travail ou les activités que vous envisagez de réaliser. Vous pouvez ainsi bloquer le temps pour les tâches les plus simples, comme faire de l'exercice, lire un livre ou travailler sur des objectifs spécifiques dans votre quotidien. Rien n'est exclu, tant que c'est une activité que vous pratiquez.

Idéalement, vous souhaiterez bloquer du temps dans votre calendrier pour les tâches et activités majeures que vous souhaitez accomplir dans la journée, tout en laissant des créneaux libres pour les imprévus.

Exemple de Time Blocking :

Quels sont les avantages du Calendar Time Blocking ?

Le Calendar Time Blocking présente de nombreux avantages, notamment :

• Amélioration de la concentration et de la productivité : Le time blocking vous aide à attribuer des périodes spécifiques à chaque tâche, réduisant ainsi les distractions et améliorant votre capacité à vous concentrer sur le travail en cours. Cela conduit à une productivité accrue, car vous êtes plus susceptible d'accomplir vos tâches dans les délais prévus.

• Meilleure gestion du temps : En organisant votre journée en différentes plages horaires pour diverses activités, vous obtenez une vision plus claire de la manière dont votre temps est utilisé. Cette prise de conscience permet une meilleure planification et gestion du temps, vous aidant à prioriser vos tâches plus efficacement.

• Protection de votre temps et de votre emploi du temps : Si vous ne bloquez pas du temps dans votre calendrier pour les tâches importantes, il y a de fortes chances que vous soyez interrompu par des réunions impromptues de la part de vos collègues, sous l'impression que vous n'êtes pas occupé. Bloquer du temps vous aide à préserver votre emploi du temps tout en restant productif.

Comment pratiquer le Calendar Time Blocking ?

Comme mentionné précédemment, vous pouvez bloquer du temps dans votre calendrier pour des tâches personnelles ou professionnelles. Il existe deux principales manières de faire du time blocking :

• Regrouper les blocs de temps par pertinence : Au lieu de créer une plage unique pour chaque activité, vous pouvez regrouper les blocs en fonction de la pertinence et du contexte de l'activité que vous réalisez. Par exemple, si vous travaillez, vous pouvez créer un bloc intitulé Focus Time.

• Créer des blocs de temps individuels : Si vous préférez une approche plus modulaire, vous pouvez créer une plage horaire pour chaque tâche ou activité. Au lieu de créer un unique bloc Focus Time, vous pourriez créer des blocs tels que lire les emails, répondre aux emails, traiter les retours clients, etc.

Les deux méthodes de time blocking ont leurs avantages et inconvénients et fonctionnent généralement très bien. L'essentiel est de bloquer du temps dans votre calendrier.

Exemple de création d'un bloc groupé :

Conseils pour bien démarrer avec le Calendar Time Blocking

1. Identifiez les tâches clés à réaliser dans la journée ou la semaine

La première étape du time blocking consiste à décider ce que vous souhaitez bloquer. Cette planification se fait généralement quotidiennement ou est organisée chaque semaine si vous connaissez à l'avance vos activités quotidiennes.

Prenez le temps de bien réfléchir, car cela constituera votre agenda (avec bien sûr une certaine flexibilité). Vous voulez vous assurer que les blocs de temps que vous avez créés joueront un rôle essentiel dans l'atteinte des objectifs fixés pour la journée ou la semaine.

2. Prévoyez du temps pour les tâches imprévues

Le terrain n'est pas toujours rose et les choses ne se déroulent pas toujours comme prévu. Par principe, il est recommandé de laisser des plages horaires libres pour les réunions, activités ou tâches imprévues.

Cela vous offre la tranquillité d'esprit en sachant que personne ne viendra perturber votre travail sur des tâches importantes, et vous aurez la flexibilité nécessaire pour gérer les imprévus.

3. Planifiez votre calendrier à l'avance

De manière générale, connaître vos objectifs pour la semaine est bien plus avantageux que de savoir uniquement ce que vous allez accomplir chaque jour. Savoir à l'avance l'emploi du temps de la semaine vous rendra plus résilient et flexible.

De plus, vous serez plus productif, car vous connaîtrez à l'avance vos tâches et activités, éliminant ainsi toute place pour les imprévus.

4. Veillez à bloquer le temps sur tous vos calendriers (calendrier personnel, etc.)

Il n'est pas rare que les professionnels possèdent plusieurs calendriers, comme un calendrier personnel, un calendrier client, etc. Souvent, ces calendriers contiennent des réunions ou événements auxquels vous devez assister.

Il est recommandé de bloquer automatiquement du temps dans tous vos calendriers. Ce n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît, mais vous pouvez utiliser un outil de synchronisation de calendrier pour envoyer automatiquement ces réunions dans votre calendrier dès leur création.

Exemple de deux calendriers synchronisés :

5. Assurez-vous que vos plages bloquées apparaissent sur tous vos calendriers

Un autre point important si vous gérez plusieurs calendriers est de faire en sorte que vos plages bloquées soient visibles sur l'ensemble de vos calendriers afin d'éviter les doubles réservations.

Il se peut que vous ayez planifié votre semaine dans votre calendrier principal, mais si vos collègues ne voient pas que vous êtes occupé sur vos autres calendriers, ils risquent de prendre rendez-vous avec vous, ce qui entraînera des conflits et de la confusion.

6. Utilisez une application de time blocking pour faciliter l'organisation

Des applications de Calendar Time Blocking comme OneCal rendent très simple la distribution de vos plages horaires sur l'ensemble de vos calendriers, partageant ainsi le même emploi du temps et la même disponibilité sur chaque calendrier.

Utiliser une application de calendrier d'équipe comme Outlook ou Google Calendar est également recommandé, car cela facilite le blocage du temps dans votre calendrier, la définition de plages récurrentes, le blocage des calendriers de vos collègues, et bien plus encore.

Utilisez OneCal pour bloquer du temps dans votre calendrier

Disposer d'une application de calendrier qui bloque automatiquement du temps pour vous sur tous vos calendriers est une véritable bouée de sauvetage, car vous n'aurez plus à vous soucier que vos collègues se méprennent sur votre disponibilité.

Vous pouvez vous inscrire gratuitement sur OneCal, sans carte de crédit, et découvrir par vous-même les avantages du time blocking.