Calendly vs Cal.com : quelle est la meilleure plateforme de planification ?

Depuis son lancement en 2013, Calendly a inspiré la création de nombreux outils de planification dont l’ambition est de devenir un jour aussi connus, voire plus, que Calendly. L’une des plateformes de planification qui a suivi la voie de Calendly est Cal.com. Cal.com a été fondé avec pour objectif de proposer une alternative aux outils de planification existants, en mettant l’accent sur la confidentialité et la transparence.

En 2021, Cal.com a levé 7,4 millions de dollars en Seed, lui offrant ainsi les moyens et les ressources nécessaires pour développer l’infrastructure de planification qui viendrait concurrencer Calendly. La question à se poser est la suivante : comment Cal.com se compare-t-il à Calendly ?

Dans cet article, nous allons comparer Calendly et Cal.com, et expliquer leurs similitudes, différences, tarifs, facilité d’utilisation, sécurité, et bien plus. Commençons.

Calendly vs Cal.com, que proposent-ils ?

Commençons par présenter la philosophie de base de Cal.com et Calendly :

Calendly

Calendly est un logiciel de planification de rendez-vous basé sur le cloud, qui simplifie le processus d’organisation de réunions et de rendez-vous. Il permet aux particuliers et aux entreprises de définir leurs préférences de disponibilité, de partager leurs agendas via un lien, et d’inviter d’autres personnes à réserver un créneau horaire libre, éliminant ainsi les échanges d’emails interminables.

Fonctionnalités :

• Liens de planification personnalisables : Calendly est surtout connu pour ses liens de planification intuitifs, hautement configurables. Vous pouvez configurer différents types de réunions, comme des suivis, des réunions d’équipe, des rendez-vous en tête-à-tête, etc. Chaque réunion peut avoir une durée, une disponibilité et des règles qui lui sont propres.

• Intégration avec des applications de calendrier : Calendly s’intègre à Google Calendar, Outlook, Office 365, iCloud, ainsi qu’à d’autres applications comme Zoom, Teams, Slack et des processeurs de paiement tels que Stripe et PayPal.

• Liens de planification pour équipe : Avec Calendly, vous pouvez planifier des réunions à plusieurs sans vous soucier de la disponibilité de chacun.

• Routing : Calendly a ajouté une nouvelle fonctionnalité appelée Routing, qui vous permet de filtrer des prospects depuis votre CRM et de les orienter vers les propriétaires de compte dans Salesforce.

Cal.com

Cal.com (anciennement Calendso) est la plateforme de planification open source la plus populaire, soutenue par des milliers de développeurs qui souhaitent rendre la planification plus transparente et accessible à tous.

Fonctionnalités :

• Base de code open source : L’un des points forts de la plateforme est qu’elle est open source, ce qui signifie que les utilisateurs peuvent héberger leur propre instance du logiciel. Par ailleurs, les contributions sont ouvertes à tous : si vous êtes développeur et utilisez Cal.com, vous pouvez contribuer et avoir le sentiment de faire partie de l’équipe.

• Intégrations flexibles : Bien que plus récent que Calendly, Cal.com propose de nombreuses intégrations avec des services populaires tels que Google Calendar, Office 365, Outlook, etc. Cal.com utilise également un concept intéressant appelé Apps, que nous détaillerons plus loin dans cet article.

• Configurabilité : Cal.com est tout aussi polyvalent que Calendly. Il permet aux utilisateurs de gérer leur temps efficacement. Vous pouvez créer différents types d’événements et définir des durées et disponibilités personnalisées.

À qui s’adresse Cal.com ?

Étant donné que Cal.com est open source, il attire davantage les passionnés qui accordent de l’importance à la transparence et à la contribution open source. Cela ne signifie pas pour autant que les grandes entreprises ne peuvent pas s’en servir, car Cal.com propose des formules adaptées aux entreprises et s’oriente fortement vers un usage en équipe. Cal.com est conçu comme une plateforme de planification polyvalente pouvant être utilisée par :

• Particuliers : Les freelances, consultants et professionnels qui ont besoin de planifier des réunions avec leurs clients ou collaborateurs peuvent utiliser Cal.com pour simplifier leur processus de réservation.

• PME (petites et moyennes entreprises) : Les PME peuvent utiliser Cal.com pour gérer leurs rendez-vous dans différentes équipes et pour différents services.

• Grandes entreprises : Grâce à son approche personnalisable et auto-hébergeable, les grandes organisations peuvent intégrer Cal.com dans leurs flux de travail existants, en veillant à ce que leur système de planification soit conforme aux politiques de l’entreprise, notamment en matière de sécurité et de protection des données.

À qui s’adresse Calendly ?

Calendly est présent depuis longtemps sur le marché de la planification et s’avère être l’outil incontournable pour les particuliers et les entreprises de toutes tailles.

• Professionnels et entrepreneurs : Les consultants, coachs, commerciaux, indépendants, etc., utilisent Calendly pour gérer leurs rendez-vous sans avoir à échanger de multiples emails.

• Équipes professionnelles et grandes entreprises : Des petites équipes aux départements de grands groupes, Calendly facilite la coordination des réunions, entretiens et séances de travail collaboratif.

Calendly vs Cal.com : Comparaison détaillée des fonctionnalités

Comparons Calendly et Cal.com en tenant compte des tarifs, des fonctionnalités spécifiques, de la facilité d’utilisation, des intégrations, de la sécurité, etc., pour déterminer lequel des deux outils sort gagnant.

Planification

Étant donné que la principale raison d’être de Cal.com et Calendly est de simplifier la planification, proposer diverses fonctionnalités pour gérer efficacement les rendez-vous et réunions est essentiel. La bonne nouvelle, c’est que Calendly et Cal.com se valent sur les fonctionnalités de planification. Tous deux proposent la planification 1:1, gèrent plusieurs types d’événements, la planification en équipe, la gestion des paiements, etc.

Fonctionnalités de planification de Calendly :

• Rendez-vous en tête-à-tête : Calendly vous permet de définir vos créneaux disponibles. Les invités réservent selon le principe du premier arrivé, premier servi.

• Réunions de groupe : Vous pouvez planifier des réunions avec plusieurs participants présents en même temps.

• Round Robin : Distribue les rendez-vous entre les membres de l’équipe en fonction de leur disponibilité ou de priorités définies.

• Planification collective : Calendly peut se synchroniser avec les calendriers de plusieurs collaborateurs pour trouver un créneau commun.

• Gestion intelligente des fuseaux horaires : Détecte automatiquement le fuseau horaire des invités afin d’éviter les confusions.

• Temps tampon : Vous pouvez insérer un temps de pause entre vos réunions.

• Préavis minimum : Évite les réservations de dernière minute en définissant un délai nécessaire avant qu’une réunion puisse être réservée.

• Notifications et rappels personnalisables : Envoie des emails et SMS automatiques pour réduire le risque d’absences.

• Intégration des paiements : S’intègre avec PayPal et Stripe pour la facturation des rendez-vous payants.

• Préférences de disponibilité : Personnalisez votre disponibilité pour afficher plus ou moins de créneaux libres selon vos besoins.

Lien de planification Calendly :

Fonctionnalités de planification de Cal.com :

• Rendez-vous en tête-à-tête : Permet de réserver un créneau selon votre disponibilité, comme on peut s’y attendre de tout outil de planification.

• Réunions de groupe : Permet l’organisation d’événements auxquels plusieurs personnes peuvent participer simultanément (webinaires, cours, ateliers de groupe, etc.).

• Round Robin : Répartit les rendez-vous entre plusieurs membres de l’équipe. Cela sert souvent pour les ventes ou le support, où les prospects ou tickets sont assignés au prochain représentant disponible.

• Disponibilité collective : Détermine les créneaux communs pour une équipe, utile pour des réunions internes ou des réunions client impliquant plusieurs parties prenantes.

• Gestion des fuseaux horaires : Cal.com gère automatiquement la conversion des fuseaux horaires pour que chaque participant voie l’heure de réunion adaptée à sa zone.

• Temps tampon : Vous pouvez définir des plages de repos avant ou après un rendez-vous, pour éviter les réservations à la chaîne.

• Préavis minimum : Vous permet de fixer un délai avant qu’un invité puisse réserver, afin de ne pas être pris au dépourvu.

• Notifications et rappels personnalisables : Envoie des emails automatiques pour informer et rappeler aux participants leurs créneaux.

• Traitement des paiements intégré : Permet de facturer directement un rendez-vous grâce à l’intégration de processeurs de paiement.

• Préférences de disponibilité : Fixez des horaires spécifiques où vous êtes disponible, pour garder la main sur votre emploi du temps.

• Champs personnalisés : Lorsque vous configurez un événement, vous pouvez demander des informations supplémentaires à vos invités via des questions ou champs personnalisés.

Toutes ces fonctionnalités de Cal.com en font une plateforme de planification solide, capable de gérer différents types de réservations, des rendez-vous individuels aux grands événements de groupe. La plateforme est conçue pour offrir à la fois flexibilité et simplicité aux utilisateurs individuels comme aux équipes.

Liens de planification Cal.com :

Vue semaine de Cal.com :

Conclusion : Cal.com et Calendly ont tous deux des fonctionnalités de planification complètes. On peut donc les départager par un match nul.

Interface et facilité d’utilisation (UI, UX)

En comparant l’interface de Cal.com avec celle de Calendly, on remarque que Cal.com propose une interface plus moderne, avec la possibilité de basculer en mode clair ou sombre. C’est logique, car Cal.com est plus récent et a pu concevoir dès le départ une interface innovante. Calendly, de son côté, dispose déjà d’une forte identité de marque et d’un langage de design établi, et il est plus difficile de procéder à un profond changement d’interface.

Cela dit, Calendly a récemment rafraîchi son interface, afin de faciliter la navigation et la prise de rendez-vous.

En termes d’expérience utilisateur (UX), Cal.com se montre encore supérieur à Calendly, car le produit a été pensé de manière très aboutie. Il est extrêmement simple de naviguer dans les menus, de créer des liens de planification, de gérer les réunions, etc. Cela ne veut pas dire que l’UX de Calendly n’est pas travaillée, simplement que Cal.com propose une expérience plus fluide.

En outre, Cal.com a ajouté la fonctionnalité de superposition de calendriers (Calendar Overlay), qui permet de superposer votre agenda à celui de la personne que vous souhaitez rencontrer, offrant une expérience de planification très intuitive et limitant encore plus le risque de doubles réservations.

⁠Interface de Cal.com :

Interface de Calendly :

Conclusion : Bien que Calendly ait rafraîchi son design, l’UI/UX de Cal.com reste supérieure.

Personnalisation

D’une manière générale, Cal.com est plus personnalisable que Calendly, grâce à sa nature open source.

Cal.com :

• Open source : En tant que plateforme open source, Cal.com donne accès à l’intégralité de son code. Les développeurs peuvent donc modifier et adapter le logiciel de manière très poussée, pour répondre à leurs besoins spécifiques.

• Hébergement sur vos serveurs : Vous pouvez choisir d’héberger Cal.com vous-même, ce qui vous permet de personnaliser l’infrastructure, les paramètres de sécurité et d’intégrer la solution en profondeur à vos systèmes internes.

• API disponible : Les développeurs ont accès à une API pour intégrer Cal.com à d’autres systèmes et créer des fonctionnalités sur mesure.

Calendly :

• Personnalisation de l’interface : Calendly propose divers paramètres personnalisables (choix des couleurs, flux de réservation, notifications automatiques), mais cela reste dans un cadre défini.

• Intégrations : Calendly offre un large éventail d’intégrations avec d’autres outils et services. Bien que cela permette de personnaliser un certain nombre de flux de travail, le cœur de Calendly n’est pas modifiable comme l’est celui de Cal.com.

• API pour développeurs : Calendly dispose également d’une API permettant de créer des intégrations et flux de travail personnalisés. Mais la personnalisation reste limitée aux fonctionnalités proposées par cette API et ne s’étend pas au noyau de l’application.

Si vous cherchez à personnaliser une plateforme en profondeur, tant sur le plan des fonctionnalités que sur son apparence ou son intégration, Cal.com sera plus adapté que Calendly. Calendly, malgré de nombreuses options de personnalisation, reste un outil propriétaire et ne donne pas accès au code source pour des modifications de fond.

Conclusion : Cal.com l’emporte en matière de personnalisation, grâce à sa nature open source permettant un contrôle plus poussé de l’apparence et des fonctionnalités.

Vue du calendrier

Fait surprenant, ni Cal.com ni Calendly ne proposent de Vue du Calendrier permettant de voir, au même endroit, l’ensemble des événements de vos calendriers. C’est l’un des points qui distingue des outils comme OneCal, puisqu’il est possible d’y créer et de partager des Liens de Planification, tout en ayant la possibilité de consulter tous vos calendriers sur une interface unique, de rejoindre rapidement une réunion, etc.

Plateformes : mobile, web, desktop ?

Calendly et Cal.com sont tous deux conçus avant tout pour le Web, mais Calendly l’emporte grâce à son application mobile disponible sur l’App Store et le Play Store.

• Calendly : application mobile et web
• Cal.com : application web

Ni Cal.com ni Calendly ne proposent d’application desktop ; vous devrez vous contenter de leur version web.

Conclusion : Calendly l’emporte, puisqu’il dispose d’une application mobile sur l’App Store et le Play Store, contrairement à Cal.com qui n’a qu’une appli web.

Protection contre les conflits de planification

Lors de la création de OneCal, notre objectif était de développer une plateforme supprimant les conflits de planification. Des plateformes comme Cal.com et Calendly ne proposent que des liens de planification, mais qu’en est-il pour les innombrables entreprises qui organisent leurs réunions internes via Google Calendar ou Outlook, et qui utilisent plusieurs calendriers ? Que se passe-t-il si vous avez une réunion dans votre calendrier professionnel, et qu’en parallèle un client planifie une autre réunion sur un calendrier différent ? C’est dans cette optique que nous avons mis en place la fonctionnalité de Synchronisation de Calendriers, qui vous permet de synchroniser Outlook et Google Calendars en temps réel, automatiquement. Une fois que vous synchronisez vos calendriers, votre disponibilité est reflétée partout, garantissant que tout le monde ait la même vision de votre emploi du temps et évitant ainsi les conflits de rendez-vous.

Intégrations

Calendly et Cal.com proposent de nombreuses intégrations, mais Calendly a l’avantage d’être sur le marché depuis plus longtemps et d’avoir pu développer plus d’options pour interagir avec des outils et services tiers, comparé à Cal.com.

Intégrations de Calendly :

• Services de calendrier : Google Calendar, Outlook, Office 365, iCloud
• Outils de visioconférence : Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex
• CRM : Salesforce, HubSpot
• Processeurs de paiement : PayPal, Stripe
• Outils de productivité et de collaboration : Slack, Trello, Zapier, etc., pour se connecter à de nombreux autres services

Cal.com, qui est plus récent et open source, adopte une approche un peu différente. Bien qu’il ne dispose pas nécessairement d’autant d’intégrations préconstruites que Calendly, sa nature open source signifie qu’il peut théoriquement s’intégrer à n’importe quel service, à condition d’avoir les ressources de développement nécessaires. Les intégrations de Cal.com concernent principalement :

• Les services de calendrier (similaires à ceux de Calendly)
• Les outils de visioconférence (tels que Zoom et Microsoft Teams)
• Certaines applications tierces, avec la capacité d’extension via l’API et les webhooks

Cal.com introduit aussi un concept intéressant pour les intégrations, appelé Apps. Les intégrations sont disponibles et il faut les installer via leur App Store.

Pour les utilisateurs non développeurs, la large gamme d’intégrations prêtes à l’emploi chez Calendly peut paraître plus attrayante. Pour les adeptes de la tech ou ceux qui disposent d’une équipe de développement souhaitant une solution sur mesure, l’open API de Cal.com et la possibilité de modifier directement le code offrent plus de flexibilité et un champ d’intégration potentiellement illimité.

Conclusion : Cal.com et Calendly disposent d’un grand nombre d’intégrations, mais Calendly en propose davantage et gagne ainsi la manche.

Collaboration

Calendly et Cal.com ont tous deux la collaboration au cœur de leurs fonctionnalités, puisqu’ils proposent tous deux la planification en équipe et la gestion de comptes pour vos collaborateurs.

Fonctionnalités de collaboration chez Calendly :

1. Planification en équipe : Calendly propose des options avancées pour la planification d’équipe. Plusieurs collaborateurs peuvent partager un même lien de réservation. Un client peut choisir avec qui il souhaite prendre rendez-vous, ou bien être orienté automatiquement (round robin) vers la prochaine personne disponible.

2. Facturation centralisée : Pour les équipes et entreprises, Calendly offre la facturation centralisée, ce qui simplifie la gestion des abonnements et paiements.

3. Fonctions d’administration : Les administrateurs de compte peuvent gérer l’accès des membres de l’équipe, définir les autorisations et contrôler l’image de marque, garantissant une cohérence dans la relation client.

4. Rapports et statistiques : Calendly fournit des analyses et rapports permettant de suivre le volume de réunions, les types de rendez-vous, et d’autres indicateurs utiles à l’analyse d’activité.

5. Multiples types d’événements : Les membres de l’équipe peuvent configurer plusieurs types d’événements, avec différentes durées et disponibilités, selon le type de rendez-vous ou de service.

Fonctionnalités de collaboration chez Cal.com :

1. Personnalisation open source : Puisque Cal.com est open source, les équipes disposant de ressources de développement peuvent adapter le système de planification à leur flux de travail, pour une collaboration plus ciblée.

2. Auto-hébergement : Les équipes peuvent choisir d’héberger Cal.com elles-mêmes, ce qui leur laisse une maîtrise totale des données — un critère majeur pour des secteurs soucieux de la confidentialité.

3. Intégrations flexibles : La possibilité de créer des intégrations sur mesure via l’API et les webhooks signifie que Cal.com peut potentiellement s’intégrer très en profondeur dans les flux de travail et systèmes existants d’une équipe.

4. Gestion des permissions utilisateurs : Cal.com permet également d’attribuer des permissions et de mettre en place la planification d’équipe. Le niveau de granularité de ces fonctionnalités dépend souvent de la personnalisation effectuée sur la plateforme.

5. Développement communautaire : Puisqu’il s’agit d’un projet communautaire, les fonctionnalités de collaboration peuvent être étendues ou développées par les contributions de la base d’utilisateurs, ce qui peut être utile pour des équipes ayant des besoins spécifiques.

En résumé, Calendly conviendra sans doute mieux aux équipes recherchant des outils collaboratifs clés en main, simples à configurer et à gérer. Cal.com se démarque lorsque l’équipe possède les compétences techniques pour créer des solutions spécifiques et souhaite une intégration poussée dans son système, ou pour celles qui accordent une grande importance au contrôle des données et à la confidentialité.

L’auto-hébergement offre en outre aux grandes entreprises l’assurance de garder la main sur leurs données.

Conclusion : Calendly et Cal.com proposent des fonctionnalités de collaboration de manière différente. C’est donc un match nul.

Sécurité

Sur le plan de la sécurité, Calendly et Cal.com respectent les normes du secteur, avec notamment les certifications ISO 27001, SOC 2 Type II, CCPA, RGPD, etc.

Sécurité chez Calendly :

• Protection des données clients
• Sécurité de l’infrastructure
• Protection de l’application
• Conformité & respect de la vie privée
  • SOC 2 Type 2 Report
  • SOC 3 Report
  • Gestion RGPD et CCPA
  • Attestation CSA STAR Level One
  • Rapport ISO/IEC 27001
  • Lignes directrices FINRA pour la cybersécurité
  • Lignes directrices GLBA pour les institutions financières

Pour plus d’informations, visitez la Page Sécurité de Calendly.

• Protection des comptes

Sécurité chez Cal.com :

• ISO 27001
• SOC 2 Type II
• CCPA, RGPD
• EU-US Data Privacy Framework
• Certifications HIPAA

Pour plus d’informations, visitez la Page Sécurité de Cal.com.

Conclusion : C’est un match nul, étant donné que Cal.com et Calendly possèdent tous deux des certificats de sécurité et suivent des standards élevés en la matière.

Tarifs

Au niveau tarifaire, Cal.com semble plus avantageux, puisqu’il propose un plan gratuit autorisant la création d’un nombre illimité de types d’événements. Calendly a également un plan gratuit, mais limité à un seul type d’événement. Pour créer plus de liens de planification, il faudra souscrire à l’une de ses formules payantes.

Même en cas de passage à la version payante, Cal.com reste moins cher, avec un prix de départ de 12 $/utilisateur/mois, contre 16 $/utilisateur/mois chez Calendly.

Tarification de Calendly :

• Free
• Standard : 10 $/mois par siège
• Teams : 16 $/mois par siège
• Enterprise : Nous contacter pour un devis

Tarification de Cal.com

• Teams : 12 $/utilisateur/mois
• Enterprise : Contacter Cal.com pour un devis
• Platform : Contacter Cal.com pour un devis

Conclusion : Cal.com est plus abordable, tout en proposant davantage de fonctionnalités.

Calendly vs Cal.com : Récapitulatif de la comparaison

Récapitulons chaque critère sur lequel nous avons comparé Cal.com et Calendly :

Calendly vs Cal.com : Quel outil de planification est le meilleur ?

La grande différence entre Calendly et Cal.com réside dans le fait que Calendly s’est imposé depuis plus d’une décennie comme une référence pour les entreprises et les particuliers de toute taille, tandis que Cal.com est une plateforme de planification polyvalente qui séduit surtout ceux qui valorisent la transparence et la contribution open source.

De plus, la communauté open source semble accélérer le rythme de développement, en lançant des fonctionnalités telles que Cal.ai, la fonction Calendar Overview, et bien d’autres.

Enfin, même si Calendly et Cal.com sont tous deux excellents pour la création de liens de réservation, ils n’offrent pas de Vue du Calendrier ni la possibilité de synchroniser simultanément Outlook et Google Calendars. C’est là qu’interviennent des outils comme OneCal, qui vous permettent à la fois de partager des liens de planification intuitifs et de synchroniser Outlook avec Google Calendar en temps réel.

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