Planificateur de rendez-vous Google Agenda vs. Calendly
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L'outil de planification de rendez-vous de Google Calendar et Calendly sont deux outils populaires qui facilitent la prise de rendez-vous, mais ils fonctionnent de manières différentes.
Cet article les compare sur plusieurs points clés, tels que les fonctionnalités, les inconvénients, les intégrations, les tarifs, la simplicité d'utilisation, et bien plus encore.
Si vous recherchez quelque chose qui fonctionne directement dans Google Calendar ou un outil qui vous offre plus d'options et de contrôle, ce guide vous aidera à choisir celui qui vous convient le mieux.
Aperçu de l'outil de planification de rendez-vous de Google Calendar
Si vous utilisez déjà Google Calendar, vous avez peut-être remarqué l'option de créer un « planning de rendez-vous ». Il s'agit de l'outil intégré de Google qui permet à d'autres personnes de réserver un créneau sur votre calendrier, sans qu'aucun logiciel supplémentaire ne soit nécessaire.
Il est utile pour les professionnels indépendants, enseignants ou consultants qui souhaitent simplement permettre aux gens de réserver un créneau sans passer par de nombreux échanges d'e-mails.
Si vous souhaitez voir comment cette fonctionnalité fonctionne, jetez un œil à ce guide sur Comment partager la disponibilité de Google Calendar.
Fonctionnalités principales
Pages de réservation faciles à utiliser : Vous pouvez définir vos disponibilités et partager un lien de réservation avec des clients, étudiants ou collègues. Ils verront vos créneaux disponibles et en choisiront un qui leur convient.
Intégration avec Google Meet et Gmail : Contrairement aux outils qui nécessitent une configuration pour les réunions vidéo, Google ajoute automatiquement un lien Meet à votre rendez-vous. De plus, tout reste synchronisé dans Gmail et Google Calendar, regroupant ainsi toutes vos informations.
Compatible avec les fuseaux horaires : L'outil ajuste automatiquement les horaires en fonction des fuseaux horaires, afin qu'aucun participant ne se retrouve par erreur une heure en avance ou en retard. Cela est particulièrement utile lors de réunions avec des personnes situées dans d'autres fuseaux horaires.
Conçu pour les utilisateurs de Google : L'outil de planification de rendez-vous de Google Calendar est un choix judicieux pour tous ceux qui utilisent déjà Google Workspace. Il est simple, facile d'accès et fonctionne directement dans votre calendrier existant.
Inconvénients de l'outil de planification de rendez-vous de Google Calendar
L'outil intégré de Google Calendar est idéal si vous recherchez une solution rapide et simple, déjà intégrée à votre environnement Google. Toutefois, il ne convient pas à tout le monde.
Personnalisation limitée : La page de réservation a un design épuré et simple, mais vous ne pouvez pas vraiment la personnaliser. Il n'est pas possible d'ajouter votre logo, de changer les couleurs ou d'adapter la page à votre marque, contrairement aux outils de planification de rendez-vous tiers comme OneCal ou Calendly.
Fonctionnalités avancées absentes : Il n'existe pas de planification en rotation pour les équipes, de système de paiement intégré, et les intégrations avec des outils extérieurs à l'écosystème Google sont limitées. Donc, si vous avez besoin d'automatisations ou si vous travaillez avec des plateformes comme Zoom ou HubSpot, cet outil peut sembler trop basique.
Une seule page de réservation en mode gratuit : Si vous utilisez un compte Google personnel, vous ne pouvez créer qu'une seule page de réservation. Si vous en avez besoin de plusieurs ou si vous souhaitez supprimer le branding Google, il vous faudra passer à un plan payant de Google Workspace, qui débute à 7 USD par utilisateur et par mois.
Idéal pour les particuliers, pas pour les équipes : L'outil de planification de rendez-vous de Google est principalement conçu pour un usage individuel. Si vous devez coordonner la disponibilité de plusieurs personnes, Calendly s'avère plus adapté.
Aperçu de Calendly
Si vous avez déjà envoyé cinq e-mails juste pour fixer une heure de réunion, Calendly a été conçu pour vous.
C'est un outil facile à utiliser qui élimine les tracas de la planification, que vous soyez freelance ou membre d'une équipe commerciale très sollicitée. Voyons ensemble les principales fonctionnalités de Calendly et les raisons pour lesquelles il pourrait ne pas vous convenir.
Fonctionnalités principales
Compatible avec plusieurs plateformes de calendrier : Calendly se synchronise avec Google Calendar, Outlook et Office 365. Cela permet de garder tous vos calendriers à jour et d'éviter les doubles réservations, quel que soit le calendrier que vous utilisez.
Planification flexible pour les particuliers et les équipes : Calendly facilite la réservation de réunions individuelles, l'organisation de sessions de groupe ou la répartition des réservations au sein d'une équipe. C'est là qu'il se distingue de l'outil de Google, qui est plus limité et conçu principalement pour un usage individuel.
Flux de travail et rappels automatisés : Vous pouvez programmer des rappels automatiques par e-mail ou SMS, des notes de remerciement, voire envoyer des liens de suivi. C'est idéal pour maintenir un suivi professionnel sans travail manuel supplémentaire.
Intégration avec de nombreux outils : Contrairement à l'outil natif de Google, Calendly s'intègre directement avec des applications telles que Zoom, Stripe, Salesforce et Slack.
Inconvénients de Calendly
Le plan gratuit est assez basique : Vous pouvez commencer à utiliser Calendly gratuitement, mais de nombreuses fonctionnalités intéressantes, comme la connexion à plusieurs calendriers, la personnalisation de votre page de réservation ou la mise en place d'automatisations, ne sont disponibles que dans les plans payants.
Une seule connexion de calendrier : Bien que Calendly prenne en charge Google, Outlook et d'autres calendriers, la version gratuite ne vous permet de connecter qu'un seul calendrier. Donc, si vous utilisez plusieurs comptes Google (ou différents systèmes de calendrier), cela peut représenter un inconvénient.
Pas de support Apple pour les nouveaux utilisateurs. Si vous utilisez également un calendrier iCloud pour vos besoins personnels ou professionnels, vous ne pourrez pas le connecter à Calendly en tant que nouvel utilisateur. Pour bénéficier d'un support iCloud, un outil comme OneCal est le mieux adapté à vos besoins.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités de Calendly et comment il se compare à d'autres concurrents, consultez cet article sur les alternatives à Calendly.
Comparaison : Google Calendar Appointment Scheduler vs. Calendly
Lorsqu'il s'agit de choisir un outil de planification, il est utile de les comparer côte à côte.
Ci-dessous, nous avons détaillé les points clés à considérer et expliqué comment l'outil de planification de rendez-vous de Google Calendar et Calendly abordent chacun ces aspects.
Facilité d'utilisation et configuration
Si vous utilisez déjà Google Calendar, la mise en route est simple. Il vous suffit d'ouvrir votre calendrier, de créer un « planning de rendez-vous » et de définir vos disponibilités.
Comme il est intégré à Google Calendar, il n'y a pas grand-chose de nouveau à apprendre. C'est donc une excellente option pour ceux qui recherchent une configuration rapide et facile.
Calendly est également simple d'utilisation, même si c'est votre première expérience avec un outil de planification. Vous vous inscrivez, connectez votre calendrier et définissez vos disponibilités. Vous obtenez un lien partageable que les personnes peuvent utiliser pour réserver un créneau, sans avoir à échanger de nombreux e-mails.
Réunions individuelles vs. planification en équipe
Alors que l'outil de Google Calendar est un excellent choix pour les particuliers, comme les freelances, enseignants ou consultants, il est principalement conçu pour un usage en solo.
Vous pouvez définir vos propres disponibilités, mais il n'existe pas de moyen simple de coordonner avec une équipe ou de partager les responsabilités de planification.
Calendly, quant à lui, est conçu pour les équipes. Il prend en charge des fonctionnalités comme la planification en rotation (pour une répartition équitable des réunions entre les membres de l'équipe), la planification de groupe et les calendriers partagés. C'est une option bien plus adaptée si vous devez organiser des réunions en équipe et non seulement pour un usage individuel.
Notifications et automatisation
Google Calendar gère l'essentiel : les personnes qui réservent avec vous reçoivent une confirmation par e-mail standard, et vous pouvez recevoir une notification dans Gmail. Cela suffit pour des configurations simples, mais il n'y a pas de relances, pas de SMS, ni de flux de travail personnalisés.
Calendly va plus loin avec des automatisations supplémentaires. Vous pouvez envoyer des rappels automatiques par e-mail ou par SMS, des messages de suivi, et même définir des actions à la réservation, comme l'envoi d'un formulaire, la redirection vers une page personnalisée ou le lancement automatique d'une réunion Zoom.
Intégrations et outils
Google Calendar fonctionne bien avec d'autres outils Google comme Gmail et Google Meet. Par exemple, lorsqu'une réunion est réservée, il peut automatiquement ajouter un lien Meet, ce qui est très pratique si vous utilisez déjà l'écosystème Google.
Cependant, en dehors de Google, les options sont limitées. Vous ne trouverez pas de moyens intégrés pour vous connecter avec des applications comme Zoom, des CRM ou des plateformes de paiement.
Pendant ce temps, Calendly s'intègre aisément avec de nombreux outils. Il se connecte avec Zoom, Slack, HubSpot, Salesforce, Stripe, PayPal, et bien d'autres.
Personnalisation et image de marque
En ce qui concerne l'aspect personnalisé de votre page de réservation, Google Calendar reste assez basique. Vous pouvez nommer votre planning de rendez-vous et ajuster quelques paramètres, mais c'est à peu près tout.
Il n'est pas possible d'ajouter votre logo, de modifier les couleurs ou de l'adapter à votre image de marque. Cela peut convenir pour un usage décontracté, mais si vous recevez des clients ou souhaitez avoir une présentation plus soignée, cela peut paraître un peu trop simple.
Calendly vous offre beaucoup plus de contrôle, surtout si vous optez pour un plan payant. Vous pouvez y ajouter votre logo, choisir les couleurs de votre marque et même utiliser un lien personnalisé.
Tarification
Outil de planification de rendez-vous de Google Calendar (via Google Workspace) :
Business Starter : 7 USD par utilisateur/mois
Business Standard : 14 USD par utilisateur/mois
Business Plus : 22 USD par utilisateur/mois
Inclus avec la plupart des plans Google Workspace, sans coût supplémentaire si vous êtes déjà abonné.
Calendly :
Plan gratuit : (1 connexion de calendrier, fonctionnalités de base)
Plan Standard : 12 USD par utilisateur/mois (débloque des intégrations et plus d'options)
Plan Teams : 20 USD par utilisateur/mois (comprend la planification d'équipe, des flux de travail et des rapports)
Plan Enterprise : À partir de 15K USD par an (sécurité avancée, SSO, contrôles administratifs)
Décision finale : Quel outil de planification vous convient le mieux ?
Maintenant que nous avons comparé les différences, comment choisir entre l'outil de planification de rendez-vous de Google Calendar et Calendly ? Voici un bref récapitulatif :
Pourquoi choisir Google Calendar Appointment ?
Vous utilisez déjà Google Workspace. Si votre flux de travail inclut Gmail, Google Meet et Google Calendar, cet outil est déjà intégré et prêt à l'emploi, sans coût supplémentaire et sans apprentissage d'un nouvel outil.
Vous n'avez besoin que de l'essentiel. Pour les professionnels indépendants ou les éducateurs souhaitant une méthode rapide pour permettre aux autres de réserver un créneau, il fait le travail avec une configuration minimale.
Vous préférez tout centraliser. Étant intégré à votre calendrier, vos e-mails et vos appels vidéo, il permet de garder tous vos outils au même endroit.
Pourquoi choisir Calendly ?
Vous souhaitez plus de fonctionnalités et de flexibilité. Calendly offre la planification en équipe, des flux de travail, des paiements, des intégrations et une automatisation bien plus poussée que l'outil de Google.
Vous avez besoin de connecter d'autres plateformes. De Zoom et Stripe à Salesforce et Slack, Calendly s'intègre avec un large éventail d'outils.
Vous travaillez en équipe. Qu'il s'agisse d'une répartition équitable des rendez-vous pour les ventes ou d'une disponibilité partagée pour une équipe dédiée à la satisfaction client, Calendly facilite la coordination.
L'image de marque est importante pour vous. Si votre page de réservation est destinée à vos clients, Calendly vous permet de la personnaliser pour qu'elle reflète votre marque.
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Si vous n'êtes toujours pas certain que l'un ou l'autre de ces outils réponde à vos besoins, vous pouvez essayer OneCal.
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