Comment bloquer du temps dans Google Calendar : guide étape par étape

Depuis que le télétravail est devenu la norme, chaque réunion passe d'abord par nos calendriers. Étant donné que la plupart des professionnels utilisent Google Calendar pour réserver du temps, il est crucial de comprendre comment utiliser cet outil de planification pour bloquer du temps et être plus productif.

Dans cet article, nous allons expliquer les tenants et aboutissants du Time Blocking dans Google Calendar, y compris les techniques, les défis et les meilleurs outils qui vous aident à gagner en productivité.

Qu'est-ce que le Time Blocking dans Google Calendar ?

Le Time Blocking dans Google Calendar est une technique de gestion du temps qui consiste à allouer des plages horaires spécifiques dans votre Google Calendar pour certaines tâches ou activités. Cette approche repose sur le principe de réserver des périodes distinctes pour le travail concentré, les réunions, le temps personnel ou toute autre activité, plutôt que d’aborder la journée sans plan structuré.

Comment bloquer du temps dans Google Calendar

Pour bloquer du temps dans Google Calendar, suivez ces étapes :

1. Ouvrez Google Calendar

Vous pouvez ouvrir Google Calendar sur le web en suivant cette URL : https://calendar.google.com/calendar/u/0/r
Les mêmes étapes s'appliquent sur mobile.

2. Sélectionnez le calendrier sur lequel bloquer du temps

Assurez-vous de bloquer du temps dans le bon calendrier, car vous pouvez avoir plusieurs Google Calendars sous le même compte.

3. Cliquez dans une plage horaire du calendrier (ou simplement sur Créer)

Dans Google Calendar, vous pouvez créer une nouvelle réunion en cliquant sur une plage horaire ou en cliquant sur le bouton Créer en haut à gauche.

4. Marquez l'événement comme Privé

Marquer l'événement comme privé permet que seuls vous puissiez voir les détails (titre, description, etc.), tandis que les autres verront uniquement un indicatif « Occupé ». Cela vous aide à comprendre pourquoi vous avez bloqué du temps et à signaler aux autres que vous êtes indisponible à ce moment.
Si vous souhaitez que vos collègues voient les détails de l'événement, vous pouvez le marquer comme Public.

Pour marquer l'événement comme privé, cliquez sur Plus d'options dans la fenêtre de l'événement :

Ensuite, sélectionnez Privé dans le menu déroulant qui apparaît :

5. Définissez un titre, une durée, une description et d'autres détails

Il est important de définir un titre concis et une description claire pour éviter de devoir vous creuser la tête ultérieurement pour comprendre pourquoi vous avez bloqué du temps.

Pourquoi le Time Blocking est-il important ?

Le télétravail impose à chacun de travailler à domicile et de se réunir en ligne. Cela signifie que la majorité des réunions se déroulent en mode digital via une solution de visioconférence. Il n’est pas rare de recevoir une invitation à une réunion alors que vous êtes déjà occupé ou que vous avez prévu autre chose.

Il est également courant que les membres d'une équipe se préviennent mutuellement d'une réunion une heure (ou moins) avant son début, ce qui peut compromettre une journée planifiée ou empêcher l'exécution de tâches importantes.

Voici pourquoi le Time Blocking dans Google Calendar est essentiel :

1. Fixer des attentes claires avec vos collègues

Le Time Blocking vous aide à gérer les attentes au sein de votre équipe tout en laissant aux autres la possibilité de réserver des créneaux pour des réunions. Il est crucial de trouver un équilibre entre l'exécution des tâches et la collaboration.

2. Une journée planifiée et un emploi du temps simplifié

Planifier votre journée en réservant du temps pour les réunions, le travail concentré et la préparation vous offre une vue d'ensemble claire sur ce que vous devez accomplir, sans surprise.

3. Une productivité accrue

Le Time Blocking favorise la productivité en vous permettant de travailler sans être interrompu par des réunions « urgentes » de temps à autre. En bloquant du temps dans Google Calendar, vous savez exactement quand et quoi accomplir.

Quels sont les défis du Time Blocking dans Google Calendar ?

1. Difficulté à bloquer du temps sur plusieurs Google Calendars

Bloquer du temps dans un seul Google Calendar est facile, mais la tâche se complique lorsque plusieurs calendriers sont impliqués. Vous pouvez bloquer du temps d'un Google Calendar vers un autre en partageant des calendriers, mais cela implique de rendre le calendrier public, exposant ainsi des détails privés. C’est problématique si les informations de la réunion sont confidentielles.

Un autre inconvénient est que les mises à jour de Google Calendar (nouvelles réunions ou modifications d'événements existants) ne se synchronisent pas en temps réel, augmentant le risque de double-réservations.

2. Le temps nécessaire pour s'adapter au blocage de toutes les activités

Pour que le Time Blocking soit efficace, vous devez bloquer du temps pour chaque activité. Même si cela paraît simple en théorie, il peut être difficile de créer un événement pour chaque tâche à accomplir.

3. Estimations de temps inexactes

Un des principaux défis est d'estimer avec précision la durée nécessaire pour réaliser une tâche. Les gens sous-estiment souvent le temps requis, ce qui conduit à des emplois du temps trop optimistes et difficiles à suivre.

4. Manque de flexibilité

Un Time Blocking strict peut réduire la flexibilité. Des tâches imprévues, des urgences ou des réunions qui s'éternisent peuvent perturber l'ensemble du planning, générant du stress et nécessitant des réajustements constants.

5. Distractions et interruptions

Même avec un emploi du temps bien planifié, des distractions externes (appels, emails, visites impromptues) ou internes (procrastination, manque de concentration) peuvent interrompre vos plages de travail.

Comment bloquer du temps sur plusieurs Google ou Outlook Calendars ?

De nombreuses organisations utilisent plusieurs Google ou Outlook Calendars, ce qui complique le blocage du temps sur l'ensemble des calendriers.

Bloquer manuellement du temps sur plusieurs calendriers en les partageant

Bien que cela soit réalisable, le blocage manuel par le partage de calendriers présente plusieurs inconvénients majeurs :

1. Synchronisations lentes : Le partage de calendriers implique que les synchronisations ne sont pas en temps réel et que vous devez attendre 24 heures pour que les calendriers soient à jour.

2. Pas de confidentialité : Pour synchroniser un calendrier avec un autre, il faut rendre le calendrier public, ce qui le rend accessible via Google Search.

3. Partage limité : Vous ne pouvez partager qu'un seul calendrier avec un autre. Pour une synchronisation bidirectionnelle, il faut répéter le processus.

Pour en savoir plus sur le blocage du temps sur plusieurs calendriers, consultez ces articles détaillés :

• Comment synchroniser plusieurs Google Calendars
• Comment synchroniser Google Calendar avec Outlook
• Comment synchroniser plusieurs Outlook Calendars

Techniques de Time Blocking dans Google Calendar

Maintenant que nous avons établi les bases du Time Blocking dans Google Calendar, voici quelques techniques à adopter pour gagner du temps, avoir un emploi du temps prévisible et être plus productif :

1. Bloquer du temps dès le début de la journée (30 minutes)

« La journée sera ce que vous en ferez, alors levez-vous, tel le soleil, et brûlez d'ambition » - William C. Hannan
Il est essentiel de commencer la journée l'esprit clair en planifiant le reste de la journée. Une plage de 30 minutes vous permet d'évaluer les tâches en suspens d'hier et de planifier celles d'aujourd'hui, éliminant ainsi les risques de procrastination ou d'imprévus.

2. Bloquer du temps avant chaque réunion (15 minutes)

Si une réunion est importante et requiert votre participation active, il est recommandé de prévoir 15 minutes avant celle-ci pour revoir l'ordre du jour, préparer des questions et organiser vos idées.
Pour les réunions courtes ne nécessitant pas une préparation approfondie, ce bloc peut être omis.

3. Bloquer du temps pour le travail concentré (2+ heures)

Même si les réunions occupent une grande partie de la journée, il est crucial de réserver des plages pour accomplir vos tâches quotidiennes. Un bloc de 2 heures ou plus vous permet de travailler en profondeur sans interruptions, ce qui est primordial pour la productivité.

4. Bloquer du temps avant de terminer la journée (30 minutes)

Réserver les 30 dernières minutes de la journée pour planifier le lendemain, évaluer vos réalisations ou simplement conclure la journée permet de maintenir une bonne gestion du temps et d’éviter que des réunions prolongées n’empiètent sur votre vie personnelle.
Il est important de préserver l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, et de fixer des limites claires.

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