Comment partager Google Calendar – Le guide ultime 2025.

Google Calendar est l’outil principal pour planifier, partager son temps et sa disponibilité pour des millions de professionnels, particuliers et startups. Il est assez courant que les utilisateurs de Google Calendar disposent d’un calendrier personnel, d’un calendrier professionnel (parfois plus d’un, selon leur secteur d’activité) ou d’un calendrier familial. Avoir plusieurs calendriers rend difficile le partage de la disponibilité, la visualisation de toutes les réunions en un seul endroit et l’évitement des doubles réservations.

La bonne nouvelle, c’est que nous avons la solution pour vous. Explorons comment partager un Google Calendar vers un calendrier Outlook, Google ou iCloud, les problèmes liés au partage de Google Calendar et comment les contourner, afin que vous ne soyez jamais doublement réservé.

Que sont les Google Calendars partagés et comment fonctionnent-ils ?

Si vous avez déjà utilisé Google Calendar, vous avez peut-être remarqué que vous pouvez créer ou importer plusieurs calendriers dans un même compte Google Calendar. Dans Google Calendar, un calendrier peut être primaire ou secondaire. Voici les différences entre un calendrier Google primaire et un calendrier Google secondaire :

• Calendrier Google primaire : Il s’agit de votre calendrier principal, celui que vous utilisez pour vous connecter. Vous reconnaissez ce calendrier comme le premier dans la barre latérale de Google Calendar. Par défaut, lorsque quelqu’un planifie un rendez-vous avec vous à l’aide de la fonctionnalité Trouver un créneau de Google, Google Calendar créera les réunions dans ce calendrier.

• Calendrier Google secondaire : Tous les autres calendriers sont considérés comme secondaires. Les calendriers secondaires peuvent être créés par vous ou être des calendriers partagés. Lorsque vos collègues utilisent la fonctionnalité Trouver un créneau, ils ne verront pas votre planning sur les calendriers secondaires, ce qui peut entraîner des conflits de réunions.

Les calendriers partagés font partie des calendriers secondaires, ce qui signifie que lorsque d’autres personnes utilisent la fonctionnalité Trouver un créneau, il y a un risque de doubles réservations.

Notez qu’il ne faut pas confondre un compte Google avec un compte de calendrier. Un compte Google peut contenir plusieurs Google Calendars, comme un calendrier primaire et de nombreux calendriers secondaires.

Les inconvénients du partage de Google Calendars

Partager un Google Calendar pourrait vous faire croire que vos réunions seront également partagées et que cela empêchera les doubles réservations, mais en réalité, cela crée un calendrier secondaire. Les inconvénients du partage de Google Calendars sont les suivants :

1. Aucune confidentialité, les administrateurs IT peuvent voir vos calendriers : Lorsque vous partagez votre Google Calendar, Google vous avertit que cela rendra tous les événements accessibles au public et via Google Search. Cela peut révéler des informations sensibles, comme des rendez-vous personnels (médecin, entretiens d’embauche) ou des données professionnelles confidentielles. De plus, vos administrateurs IT peuvent voir tous vos calendriers partagés ainsi que leurs événements.

2. Les conflits de planification restent possibles : Par exemple, si vous partagez votre calendrier personnel, vos collègues ne pourront pas voir que vous êtes occupé lorsqu’ils utilisent la fonctionnalité Trouver un créneau, car cette fonctionnalité ne vérifie que les créneaux de votre calendrier primaire. Le partage d’un calendrier crée un calendrier secondaire.

Astuce : Bien que le partage d’un Google Calendar présente des problèmes de confidentialité et de conflits de réunions, il existe un outil d’automatisation de calendrier tel que OneCal qui prend en charge la synchronisation des calendriers. Avec OneCal, vos calendriers sont réellement synchronisés et votre temps est bloqué sur tous vos calendriers. De plus, vous n’aurez jamais à vous soucier de la confidentialité ou du fait que vos administrateurs IT puissent voir vos calendriers partagés ou les détails privés de vos événements.

Comment partager un Google Calendar avec des personnes spécifiques ? Quels contrôles de confidentialité du partage sont les plus sûrs ?

Il est très courant de partager votre Google Calendar avec d’autres personnes, comme vos collègues ou votre famille. Voici un guide détaillé pour partager un Google Calendar avec des personnes spécifiques :

1. Ouvrez Google Calendar.
2. Survolez le calendrier que vous souhaitez partager (Calendrier A).
3. Cliquez sur l’icône des trois points.
4. Cliquez sur Paramètres et partage dans le menu.
5. Rendez-vous dans la section intitulée Partager avec des personnes ou des groupes spécifiques.
6. Sélectionnez Ajouter des personnes ou groupes.
7. Saisissez l’adresse e-mail.
8. Définissez les autorisations pour chaque utilisateur avec qui vous partagez le calendrier. Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
   • Voir uniquement disponible/occupé
   • Voir tous les détails de l’événement
   • Modifier les événements
   • Modifier les événements et gérer le partage
9. Cliquez sur Envoyer.

Les personnes avec qui vous avez partagé votre Google Calendar pourront alors voir votre disponibilité.

Note : À l’étape 8, lors de la définition des autorisations, nous vous recommandons fortement de choisir « Voir uniquement disponible/occupé ». Les autres options permettent aux autres de voir tous les détails de vos réunions ou d’avoir un contrôle total sur votre calendrier. N’utilisez ces options que si vous êtes absolument sûr de vouloir leur donner ce niveau d’accès. Consultez la section Comment définir les permissions lors du partage de Google Calendar ci-dessous pour en savoir plus.

Comment partager un Google Calendar à l’aide d’une URL

L’un des moyens les plus simples de partager un Google Calendar consiste à importer un calendrier via une URL. Cette méthode fonctionne avec Outlook, Apple Calendar ou tout autre calendrier qui supporte le partage via URL. Pour partager un Google Calendar à l’aide d’une URL, procédez comme suit :

1. Copiez le lien que vous souhaitez partager avec votre compte Google, puis ouvrez Google Calendar.
2. Repérez la section Autres calendriers dans la barre latérale gauche.
3. Cliquez sur le signe plus (+) à côté de Autres calendriers.
4. Sélectionnez À partir de l’URL.
5. Collez l’URL et cliquez sur Ajouter un calendrier.

En quelques instants, vous devriez voir le calendrier importé dans votre Google Calendar. Notez que les mises à jour des événements peuvent prendre un certain temps à se propager selon le fournisseur. Par exemple, si vous partagez un Google Calendar en utilisant une URL Outlook, les modifications peuvent prendre jusqu’à 24 heures à se mettre à jour.

Astuce : Si des mises à jour automatiques et en temps réel sont essentielles pour vous, vous aurez besoin d’un outil de synchronisation de calendrier qui synchronise automatiquement vos calendriers.

Comment partager un Google Calendar avec un Apple Calendar

Si vous êtes utilisateur d’Apple Calendar, vous pouvez facilement le partager avec votre Google Calendar en générant une URL publique :

1. Ouvrez Apple Calendar.
2. Dans la barre latérale gauche, survolez le calendrier Apple que vous souhaitez partager et cliquez sur l’option de partage.
3. Cochez la case à côté de Calendrier public pour générer une URL de calendrier.
4. Copiez l’URL du calendrier public.
5. Ouvrez Google Calendar.
6. Dans la barre latérale, vers le bas de la page, cliquez sur Autres calendriers +.
7. Cliquez sur À partir de l’URL dans le menu déroulant.
8. Collez le lien copié depuis Apple Calendar (étape 4) et cliquez sur Ajouter un calendrier.
9. Votre nouveau calendrier apparaîtra dans la liste sous Autres calendriers +. Vous pourrez alors le renommer et modifier ses paramètres de couleur.

Votre Apple Calendar sera désormais visible dans la liste de vos calendriers Google.

Note : Cela rend votre Apple Calendar public. Veuillez faire attention à ne pas partager cette URL avec quiconque, car ils pourraient voir les détails de vos réunions.

Comme pour le partage de Google Calendar avec Outlook, lors du premier partage, les mises à jour des événements peuvent prendre quelques heures à se propager.

Comment définir les permissions lors du partage de votre Google Calendar ? Quelles permissions sont recommandées ? (lecture importante pour protéger votre vie privée)

Maintenant que nous avons expliqué comment partager votre Google Calendar, examinons quelques préoccupations en matière de confidentialité et la manière dont les autres voient vos événements.

Les paramètres de partage s’appliquent à toutes les personnes avec qui vous partagez le calendrier, qu’il s’agisse de collègues, d’autres membres d’équipe ou de vous-même.

Par défaut, Google Calendar ne partage pas vos événements avec d’autres personnes, ce qui signifie que personne d’autre ne peut voir quand vous êtes occupé.

La seule option pour partager votre disponibilité est de partager tous les détails, mais cela permet à tout le monde de voir vos informations privées.

Astuce : Avec un outil d’automatisation de calendrier tel que OneCal, vous pouvez synchroniser vos Google Calendars tout en préservant la confidentialité, car vous contrôlez entièrement la manière dont vos réunions sont affichées aux autres.

Voici comment définir les permissions de partage pour votre Google Calendar :

1. Cliquez sur les trois points à côté du calendrier que vous souhaitez partager.
2. Sélectionnez Paramètres et partage.
3. Faites défiler jusqu’à la section Autorisations d’accès aux événements.
4. Vous verrez un menu déroulant avec les options suivantes :
   • Voir uniquement disponible/occupé (masquer les détails) : Cela permet aux autres de voir qu’un événement est prévu, sans révéler ses détails.
   • Voir tous les détails de l’événement : Option non recommandée, car elle permet aux autres de voir l’intégralité des informations (description, participants, lieu, liens de réunion, etc.).
   • Modifier les événements : Option non recommandée, car elle permet aux autres de modifier vos événements.
   • Modifier les événements et gérer le partage : Option non recommandée, car elle accorde un contrôle complet sur vos événements et sur le partage de votre calendrier.
5. Pour gérer les permissions pour des personnes spécifiques, faites défiler jusqu’à la section Partager avec des personnes spécifiques.
6. Vous verrez alors la liste des personnes avec lesquelles vous avez partagé votre calendrier. Vous pouvez ajuster les permissions pour chacune d’entre elles.

Nous recommandons toujours de donner le moins d’autorisations possible. Dans la plupart des cas, partager uniquement les informations de disponibilité (voir uniquement disponible/occupé) est suffisant, car vos collègues verront vos créneaux occupés sans connaître les détails de vos réunions.

Les administrateurs IT peuvent-ils voir votre Google Calendar partagé ?

Si vous partagez vos Google Calendars, les administrateurs IT peuvent les voir, alors partagez-les avec précaution. Cela signifie que vos administrateurs IT auront accès à tous vos calendriers partagés et à leurs détails privés. Il n’existe aucun moyen de désactiver cette fonctionnalité dans Google Workspace, donc soyez vigilant quant à ce que vous partagez.

Le partage d’un Google Calendar bloque-t-il votre temps ? Risquerez-vous une double réservation ?

Non, partager un Google Calendar ne bloque pas votre temps. Si un de vos collègues utilise la fonctionnalité Trouver un créneau, il ne verra que votre calendrier primaire, et non les autres calendriers que vous avez partagés. Cela peut entraîner des conflits de réunions et soulever des problèmes de confidentialité. En effet, Google Calendar vérifie uniquement la disponibilité dans le calendrier primaire, et un calendrier partagé étant un calendrier secondaire, ses créneaux ne sont pas pris en compte.

Si vous souhaitez éviter ces désagréments, envisagez d’utiliser un outil d’automatisation de calendrier qui préserve votre confidentialité, bloque effectivement votre temps et évite les conflits de réunions.

Partagez votre Google Calendar avec OneCal

Maintenant que nous avons présenté toutes les méthodes traditionnelles pour partager un Google Calendar, découvrons la meilleure manière de le faire via OneCal.

Avec OneCal, vous pouvez automatiquement bloquer les événements sur votre calendrier Google primaire à partir de tous les calendriers synchronisés.

Pourquoi utiliser OneCal pour partager vos Google Calendars ?

OneCal contourne tous les inconvénients du partage traditionnel :

• Aucun problème de confidentialité : OneCal vous permet de choisir quelles propriétés de vos événements vous souhaitez synchroniser. Si vous ne souhaitez rien synchroniser, vous pouvez marquer tous vos événements comme « Occupé » et ne synchroniser qu’un titre générique. Ainsi, vos administrateurs IT ne verront pas vos événements privés ni vos calendriers partagés.

• Mises à jour en temps réel : Les modifications apportées aux événements se reflètent instantanément sur votre Google Calendar.

• Configuration en une minute : Plus besoin de suivre 30 étapes pour partager un calendrier. Vous pouvez synchroniser autant de calendriers que vous le souhaitez en moins d’une minute.

• Bloque le temps et évite les conflits : OneCal envoie les événements à votre calendrier Google primaire, ce qui signifie que si vos collègues utilisent la fonctionnalité Trouver un créneau, ils verront bien vos créneaux occupés sur l’ensemble des calendriers synchronisés.

Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 14 jours, sans fournir de carte de crédit, afin d’essayer la synchronisation de vos calendriers avec OneCal. Évitez les conflits de réunions, les problèmes de confidentialité, gagnez du temps et concentrez-vous sur l’essentiel.