Comment partager la disponibilité de vos réunions sur Google Calendar

Google Calendar facilite la planification de réunions, mais partager votre disponibilité avec des personnes extérieures à votre organisation ou ne possédant pas de compte Google n’est pas toujours simple.

Bien que Google propose une fonctionnalité intégrée de prise de rendez-vous, il est important de noter que les utilisateurs de comptes Google personnels peuvent créer une seule page de réservation gratuitement. Cependant, des fonctionnalités avancées, telles que la création de plusieurs pages de réservation, sont réservées aux abonnés Google Workspace.

Pour plus de flexibilité, surtout lorsque vous travaillez avec des personnes externes, des outils tiers comme OneCal offrent un meilleur contrôle sur le partage de votre disponibilité.

Dans ce guide, nous vous présenterons deux méthodes pour partager votre emploi du temps Google Calendar : d’abord en utilisant la fonction intégrée de prise de rendez-vous de Google Calendar, puis en passant par un outil tiers comme OneCal qui fonctionne pour tout le monde.

Méthode 1 : Partager la disponibilité pour des réunions Google Calendar en utilisant la prise de rendez-vous intégrée de Google Calendar

Remarque : si vous possédez un compte Google personnel, vous pouvez créer un seul calendrier de rendez-vous gratuitement, mais les fonctionnalités avancées telles que plusieurs pages de réservation, les rappels automatiques par e-mail et les formulaires de réservation personnalisables ne sont pas disponibles.

Pour les comptes Google Workspace, les utilisateurs ont accès à ces fonctionnalités premium, notamment la possibilité d’ajouter des co-hôtes et d’accepter des paiements pour les rendez-vous.

Passons aux étapes :

Étape 1 : Créer un calendrier de rendez-vous

1. Ouvrez Google Calendar sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur le bouton Create en haut à gauche.
3. Sélectionnez Appointment schedule.
   

Étape 2 : Configurer vos plages de rendez-vous

1. Saisissez un titre pour votre calendrier de rendez-vous (par ex. « Consultation Slots »).

   

2. Définissez la durée de chaque créneau de rendez-vous.

3. Choisissez les dates et heures auxquelles vous êtes disponible pour des rendez-vous.

4. Personnalisez la disponibilité des rendez-vous en définissant des heures spécifiques ou des créneaux récurrents.

Étape 3 : Configurer les détails de votre page de réservation

1. Ajoutez une description, un lieu et d’autres détails pertinents pour les rendez-vous.
2. Configurez les champs du formulaire de réservation pour recueillir les informations nécessaires auprès des invités.
3. Ajustez les paramètres de planification, tels que le temps de battement entre les rendez-vous et le nombre maximum de réservations par jour.

Étape 4 : Partager votre page de réservation

1. Une fois votre calendrier de rendez-vous configuré, cliquez sur le bouton Share.

   

2. Copiez le lien de la page de réservation fourni.

3. Partagez ce lien par e-mail ou via d’autres canaux de communication avec les personnes concernées. Elles pourront ainsi consulter vos créneaux disponibles et réserver une réunion qui convient à tout le monde.

Méthode 2 : Partager la disponibilité de Google Calendar avec OneCal

Si vous recherchez plus de flexibilité, OneCal est une excellente alternative. OneCal est une Appointment Scheduling App qui vous permet de créer des liens de réservation personnalisables, simplifiant la gestion de votre disponibilité sur différentes plateformes.

Contrairement à l’option intégrée de Google, OneCal fonctionne que vous disposiez ou non d’un abonnement Google Workspace.

C’est particulièrement utile si vous gérez plusieurs calendriers professionnels dans Outlook et un calendrier personnel dans Apple Calendar, et que vous souhaitez éviter les conflits de planification. Voici comment l’utiliser efficacement.

Étape 1 : Inscrivez-vous et connectez vos calendriers

Commencez par créer un compte OneCal, qui offre un essai gratuit de 14 jours sans obligation de fournir une carte de crédit. Une fois connecté, la plateforme vous guidera pour connecter vos calendriers, que vous utilisiez Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.

Vous devrez autoriser OneCal à accéder à votre planning pour tout synchroniser au même endroit.

Étape 2 : Créer un lien de réservation personnalisé

Une fois vos calendriers synchronisés, la prochaine étape consiste à configurer un lien de réservation. Dans OneCal, allez simplement dans l’onglet « Booking Links » puis cliquez sur « New Link » pour commencer.

Ce lien vous évite les allers-retours interminables pour trouver un horaire. Au lieu d’échanger des e-mails, vos interlocuteurs peuvent directement ouvrir votre lien, vérifier votre disponibilité en temps réel et réserver un créneau qui vous convient à tous les deux.

Étape 3 : Personnaliser vos préférences de réunion

Avec OneCal, vous contrôlez entièrement la façon dont vos réunions sont programmées. Lors de la configuration de votre lien de réservation, vous pouvez choisir entre deux types de réunion :

• Réunions individuelles (One-on-One Meetings) : Idéal pour des appels clients, des points internes ou des consultations personnelles.
• Réunions collectives (Collective Meetings) : Si vous planifiez des réunions de groupe où plusieurs participants doivent trouver un horaire commun.

Vous pouvez également personnaliser d’autres détails, comme nommer votre réunion (par exemple, Project Update Call), définir la durée et ajouter une brève description pour que les participants sachent à quoi s’attendre.

De plus, vous pouvez choisir le mode de tenue de la réunion : Google Meet, Zoom, appel téléphonique ou en personne.

Pour une maîtrise encore plus poussée, OneCal vous permet d’affiner votre disponibilité grâce à :

• Des horaires de travail personnalisés : Vous contrôlez les horaires pendant lesquels on peut réserver une réunion, afin de ne planifier que pendant vos créneaux disponibles.
• Des temps de battement (buffer times) : Pour insérer des pauses entre les réunions et éviter les rendez-vous consécutifs sans interruption.
• Une limite de réservations par jour : Pour éviter la surcharge et maintenir un emploi du temps équilibré.
• Une page de réservation personnalisable : Ajoutez votre logo, vos couleurs de marque et une URL unique pour offrir une expérience de réservation professionnelle et personnalisée.
• Une synchronisation multi-calendriers : Mettez à jour votre disponibilité en temps réel en connectant Google, Outlook et Apple Calendar pour permettre à chacun de réserver un créneau.

Étape 4 : Partager votre lien de réservation

Une fois que votre lien de réservation est prêt, il ne vous reste plus qu’à le partager. Vous pouvez l’ajouter à votre signature d’e-mail, l’inclure sur votre site web ou le poster sur vos réseaux sociaux, afin que les gens puissent facilement réserver un créneau avec vous.

Vous gagnez ainsi du temps en évitant les allers-retours habituels pour trouver un horaire. Comme OneCal se synchronise avec vos calendriers en temps réel, votre disponibilité est toujours à jour, éliminant ainsi tout risque de double réservation ou de conflit d’agenda.

Exemple de lien de réservation public OneCal :

Conclusion : Quelle est la meilleure méthode pour partager votre disponibilité Google Calendar ?

Pour décider de la meilleure façon de gérer vos rendez-vous, vous pouvez opter pour la fonction intégrée de Google Calendar ou un outil comme OneCal. Voici un bref récapitulatif pour vous aider à choisir :

Google Calendar vous permet de définir des créneaux réservables directement dans votre calendrier. Si vous utilisez déjà les services Google, c’est pratique, car cela s’intègre parfaitement avec des outils comme Gmail et Google Meet.

Pour les comptes Google personnels, vous pouvez créer une page de réservation gratuitement. Cependant, si vous avez besoin de plus de fonctionnalités, comme plusieurs pages de réservation ou la suppression de la marque Google, vous devrez souscrire à Google Workspace, dont l’abonnement commence à 7 USD par utilisateur et par mois.

De son côté, OneCal offre davantage de flexibilité, surtout si vous utilisez différents systèmes de calendrier. Il synchronise en temps réel Google, Outlook et Apple, maintenant ainsi tous vos rendez-vous à jour sur plusieurs plateformes.

C’est idéal si vous jonglez entre plusieurs calendriers ou si vous travaillez avec des personnes utilisant des systèmes variés. Avec OneCal, n’importe qui peut réserver du temps avec vous, même sans compte Google.

Vous pouvez aussi personnaliser votre page de réservation avec votre logo et vos couleurs de marque, et définir des préférences de réunion spécifiques, comme des temps de battement entre deux rendez-vous. Les tarifs de OneCal commencent à 5 USD par utilisateur et par mois, pour jusqu’à deux calendriers, ce qui en fait une alternative rentable à Google Workspace.

Partagez votre disponibilité Google Calendar avec OneCal

OneCal simplifie la planification grâce à une synchronisation en temps réel, une personnalisation aisée et des intégrations fluides avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams. Fini les doubles réservations ou les conflits ; gérez votre temps sans stress.

Commencez votre essai gratuit dès maintenant et gardez le contrôle de votre emploi du temps !