Comment partager le calendrier Outlook - Le guide ultime.

Microsoft Outlook est l’un des calendriers numériques les plus puissants, utilisé par de grandes entreprises, des petites entreprises, des particuliers, des étudiants, et bien plus encore. Souvent, les utilisateurs d’Outlook disposent également d’autres calendriers, tels que Google Calendar ou Apple Calendar, ou ont des besoins spécifiques de partage, comme partager leur calendrier Outlook avec d’autres personnes.

Dans cet article, nous allons explorer comment partager un calendrier Outlook vers un calendrier Outlook, un Google Calendar, avec des personnes spécifiques ou via une URL. Nous aborderons également les inconvénients du partage des calendriers Outlook, ainsi que quelques préoccupations en matière de confidentialité et les bonnes pratiques à adopter.

Si vous êtes utilisateur de Google Calendar, veuillez consulter le guide détaillé que nous avons rédigé sur Comment partager Google Calendar.

Que sont les calendriers Outlook partagés et comment fonctionnent-ils ?

Étant donné qu’Outlook est l’un des calendriers les plus utilisés, il propose des fonctionnalités visant à faciliter la collaboration entre particuliers, équipes ou organisations. L’une de ces fonctionnalités est la possibilité de disposer de calendriers Outlook partagés avec d’autres personnes, et que ces dernières puissent également partager leurs calendriers avec vous. Le même principe s’applique aux groupes ou aux organisations.

Lorsque vous importez un calendrier dans Outlook, vous pouvez choisir de l’importer en tant que calendrier partagé. Cela permettra à la personne qui vous a partagé le calendrier d’y apporter des modifications, et vous verrez ces modifications apparaître dans votre propre calendrier Outlook.

Les inconvénients du partage des calendriers Outlook

Bien que les calendriers Outlook partagés soient utiles, ils présentent quelques restrictions :

• Vous ne pouvez pas modifier un calendrier partagé sans autorisation. La personne qui partage le calendrier avec vous contrôle les permissions qui vous sont accordées. Par exemple, elle peut vous autoriser à uniquement visualiser le calendrier, à le modifier, ou même à le supprimer.

• Les calendriers partagés ne se synchronisent pas toujours en temps réel avec Outlook. Si la personne qui partage le calendrier apporte des modifications, il peut s’écouler un certain temps avant que ces changements n’apparaissent dans votre calendrier Outlook. Par exemple, si vous partagez un Google Calendar avec Outlook, les nouveaux événements peuvent prendre jusqu’à 24 heures à se mettre à jour.

• La fonctionnalité « Trouver un créneau » ne prend pas en compte les créneaux occupés dans les calendriers partagés. Si un collègue utilise la fonctionnalité « Trouver un créneau » dans Outlook, il ne verra pas les périodes occupées de vos calendriers partagés. Cela peut entraîner des conflits de planification et de la confusion entre les membres de l’équipe. Il s’agit d’une limitation connue de cette fonctionnalité, et Microsoft travaille à l’améliorer dans les futures versions d’Outlook.

Dans l’ensemble, les calendriers Outlook partagés constituent un excellent moyen de collaborer et de rester organisé. Toutefois, il est important de connaître les restrictions qui s’appliquent à ces calendriers.

Comment partager un calendrier Outlook avec des personnes spécifiques ? Quels contrôles de confidentialité du partage sont les plus sûrs ?

L’une des méthodes les plus courantes pour partager un calendrier Outlook consiste à le partager avec des personnes spécifiques, comme votre famille, vos collègues, etc.

Pour partager un calendrier Outlook avec des personnes spécifiques, suivez ces étapes :

1. Ouvrez Outlook et accédez à la vue Calendrier.

   

2. Faites un clic droit sur le calendrier que vous souhaitez partager, puis sélectionnez Partage et autorisations.

   

3. Dans la boîte de dialogue Partager le calendrier, cliquez sur Saisir une adresse e-mail ou un nom de contact.

   

4. Saisissez les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le calendrier, ou sélectionnez leur contact si vous avez déjà communiqué avec elles. Cliquez ensuite sur OK.

   

5. Sélectionnez le niveau d’autorisation que vous souhaitez accorder aux personnes avec lesquelles vous partagez le calendrier. Vous pouvez choisir de leur donner le droit de visualiser ou de modifier le calendrier.

   

6. Cliquez sur Partager pour envoyer l’invitation de partage.

Nous recommandons toujours de partager votre calendrier Outlook avec prudence, en accordant le minimum d’autorisations nécessaires. En général, autoriser uniquement la visualisation du calendrier est suffisant.

Comment partager un calendrier Outlook à l’aide d’une URL

Microsoft Outlook facilite également l’importation d’autres calendriers via une URL. Cette méthode fonctionne avec Google Calendar, Outlook Calendar, Apple Calendar, etc. Pour partager un calendrier Outlook via une URL, suivez ces étapes :

1. Ouvrez Outlook et accédez à la vue Calendrier.

   

2. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Ajouter un calendrier.

3. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un calendrier, cliquez sur l’onglet S’abonner depuis le web.

   

4. Collez l’URL ICS que vous avez copiée depuis l’autre calendrier.

5. Cliquez sur Importer.

Votre calendrier est alors importé dans votre Outlook. Notez que les nouveaux événements peuvent mettre un certain temps à se propager selon le fournisseur. Par exemple, si vous partagez un Google Calendar, les modifications peuvent prendre jusqu’à 24 heures à apparaître.

Comment partager un calendrier Outlook avec un Apple Calendar

Les utilisateurs d’Apple Calendar peuvent partager leur calendrier avec Outlook en créant une URL publique dans Apple Calendar.

1. Ouvrez Apple Calendar.
2. Dans la barre latérale gauche, survolez le calendrier que vous souhaitez partager et cliquez sur l’option de partage.
3. Cochez la case à côté de Calendrier public pour générer une URL de calendrier.
4. Copiez l’URL du calendrier public.
5. Ouvrez Outlook et accédez à la vue Calendrier.
6. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Ajouter un calendrier.
7. Dans la fenêtre contextuelle Ajouter un calendrier, cliquez sur l’onglet S’abonner depuis le web.
8. Collez l’URL ICS copiée depuis Apple Calendar.

Votre Apple Calendar est alors partagé avec votre Outlook.
Note : Cela rend votre Apple Calendar public. Veuillez faire attention à ne pas partager l’URL avec qui que ce soit, car ils pourront voir les détails de vos réunions.

Comme pour le partage d’un Outlook Calendar avec un Google Calendar, lors du premier partage, les mises à jour des événements peuvent prendre quelques heures à se propager.

Comment définir les permissions lors du partage de votre calendrier Outlook ? Quelles permissions sont recommandées ? (lecture importante pour protéger votre vie privée)

Il est crucial de connaître les permissions de base que vous accordez lors du partage de vos calendriers Outlook, car accorder plus de permissions que nécessaire peut rendre votre calendrier entièrement accessible et modifiable par d’autres personnes. Ceci est particulièrement important pour les calendriers contenant des informations sensibles, alors partagez avec précaution.

Lorsque vous partagez votre calendrier Outlook avec des personnes spécifiques, vous pouvez choisir parmi ces permissions :

• Peut voir tous les détails : Cette option accorde un accès en lecture seule aux personnes avec lesquelles vous partagez le calendrier. Il est recommandé de sélectionner cette option.

• Peut modifier : Cette option n’est pas recommandée, car elle accorde des droits d’écriture aux personnes avec lesquelles vous partagez le calendrier. Si vous avez un cas d’utilisation spécifique nécessitant que d’autres personnes modifient votre calendrier partagé, procédez prudemment, mais généralement, l’accès en lecture seule est suffisant.

Lorsque vous publiez votre calendrier Outlook pour l’importer dans un autre Outlook, vous pouvez choisir parmi ces permissions :

• Peut voir quand je suis occupé : Cette option permet aux autres de voir uniquement les créneaux où vous êtes occupé, sans afficher les détails des événements. C’est l’option recommandée, car elle protège vos informations privées.

• Peut voir tous les détails : Option non recommandée, car elle permet à d’autres utilisateurs de voir toutes vos réunions, avec leurs descriptions, participants et tous les détails privés. N’utilisez cette option que si nécessaire.

Votre administrateur informatique peut-il voir votre calendrier Outlook partagé ?

Malheureusement, oui. Par défaut, les administrateurs informatiques ont un accès complet à tous les comptes utilisateurs de l’organisation, y compris leurs calendriers. En gardant cela à l’esprit, partagez vos calendriers Outlook avec précaution.

Le partage d’un calendrier Outlook bloque-t-il votre temps ? Risquerez-vous une double réservation ?

Partager un calendrier Outlook ne bloque pas automatiquement votre temps. Si un collègue utilise la fonctionnalité « Trouver un créneau » dans Outlook, il ne verra pas les périodes occupées sur vos calendriers partagés. Cela peut entraîner des conflits de planification et des échanges fastidieux pour trouver de nouveaux créneaux.

Si vous souhaitez éviter ces inconvénients, envisagez d’utiliser un outil d’automatisation de calendrier qui préserve votre vie privée, bloque effectivement votre temps et évite les conflits de réunions.

Partagez vos calendriers Outlook avec OneCal

Les méthodes présentées ci-dessus fonctionnent, mais comportent de nombreux inconvénients, tels que des problèmes de confidentialité, des mises à jour des réunions retardées, etc. La meilleure façon de partager votre calendrier Outlook est d’utiliser OneCal.

Avec OneCal, vous pouvez automatiquement bloquer les événements sur votre calendrier Outlook principal, à partir de tous les calendriers synchronisés.

Pourquoi utiliser OneCal pour partager vos calendriers Outlook ?

OneCal contourne tous les inconvénients du partage de calendriers Outlook :

• Les administrateurs ne peuvent pas voir les détails des réunions : L’une des principales préoccupations du partage de calendriers Outlook est que les administrateurs peuvent voir les détails privés. Avec OneCal, vous pouvez choisir quelles informations des événements vous souhaitez partager. Vous pouvez marquer tous vos événements comme « Occupé » et ne synchroniser qu’un titre générique. Ainsi, vos administrateurs informatiques ne verront pas vos événements privés ni les calendriers partagés.

• Mises à jour automatiques et en temps réel : Les modifications des événements se reflètent en temps réel sur votre calendrier Outlook partagé.

• Blocage effectif du temps et évitement des conflits : OneCal n’utilise pas de calendrier partagé. Au lieu de cela, il envoie les événements à votre calendrier Outlook principal, de sorte que si vos collègues utilisent la fonction « Trouver un créneau », ils verront bien vos créneaux occupés sur l’ensemble des calendriers synchronisés.

Vous pouvez vous inscrire pour un essai gratuit de 14 jours, sans avoir besoin de fournir de carte de crédit, pour essayer de synchroniser vos calendriers avec OneCal. Évitez les conflits de réunions, protégez votre vie privée, gagnez du temps et concentrez-vous sur l’essentiel.