Comment partager la disponibilité de vos réunions sur Outlook

Outlook Calendar est idéal pour programmer des réunions en interne, c’est-à-dire avec des personnes faisant partie de la même organisation Microsoft. Cependant, il est moins pratique lorsqu’il s’agit de partager votre disponibilité avec des personnes qui ne font pas partie de votre organisation Microsoft ou qui n’ont pas du tout de compte Outlook.

Pour remédier à cette limitation, Microsoft a créé un autre outil appelé Microsoft Bookings (similaire à Calendly), qui vous permet de partager votre disponibilité Outlook via un lien.

Dans cet article, nous expliquerons deux méthodes pour partager votre disponibilité sur Outlook Calendar : la première en utilisant Microsoft Bookings et la seconde via un outil de calendrier tiers tel que OneCal.

Méthode 1 : Partager la disponibilité de votre Outlook Calendar via Microsoft Bookings

Microsoft Bookings est un outil disponible dans les plans Microsoft 365 Business, qui vous permet de créer un lien de planification afin que d’autres puissent réserver des réunions avec vous en fonction de votre disponibilité.

Étant donné que Microsoft Bookings fait partie des offres premium, vous aurez besoin d’un abonnement actif pour accéder à cette fonctionnalité et l’utiliser. Voyons ensemble comment cela fonctionne !

Étape 1 : Ouvrir Microsoft Bookings

1. Connectez-vous à Outlook sur le web ou ouvrez Microsoft 365.
2. Cliquez sur le lanceur d’applications (icône en forme de grille) en haut à gauche, puis sélectionnez Bookings.
3. Si c’est votre première utilisation, vous devrez configurer une page de réservation en suivant les instructions à l’écran.

Étape 2 : Configurer votre page de réservation

1. Accédez à “Booking Page” dans le menu de gauche.
2. Personnalisez votre disponibilité en définissant vos horaires de travail, la durée de vos réunions et les temps de battement entre les rendez-vous.
3. Choisissez votre mode de réunion préféré, tel que Microsoft Teams, un appel téléphonique ou une réunion en personne.

Étape 3 : Générez votre lien de réservation

1. Après avoir configuré votre disponibilité, allez sur “Share” dans l’angle supérieur droit.
2. Cliquez sur “Copy link” pour obtenir votre lien de planification unique.
3. Vous pouvez également sélectionner “Email” pour envoyer le lien directement aux destinataires.

Étape 4 : Partagez votre disponibilité Outlook par e-mail

1. Ouvrez Outlook et rédigez un nouvel e-mail ou répondez à un message existant.
2. Collez votre lien de réservation dans le corps de l’e-mail, en ajoutant un court message expliquant comment vos destinataires peuvent réserver un créneau avec vous.
3. Envoyez l’e-mail : vos destinataires pourront maintenant réserver un créneau qui convient à tout le monde.

Méthode 2 : Partager la disponibilité de votre Outlook Calendar avec OneCal

Une autre façon de partager votre disponibilité sur Outlook Calendar consiste à utiliser une application de calendrier tierce telle que OneCal.

Cette méthode est simple et efficace, car elle vous permet de créer un lien de réservation en temps réel qui se synchronise sur plusieurs calendriers, y compris Outlook, Google Calendar et Apple Calendar.

Découvrons les étapes :

Étape 1 : Inscrivez-vous et synchronisez votre calendrier

1. Rendez-vous sur le site de OneCal et inscrivez-vous pour un essai gratuit.

   

2. Après vous être connecté, vous arriverez sur une page qui vous permet de connecter tous vos calendriers. Vous pouvez connecter Outlook, Google et iCloud Calendar.

   

Étape 2 : Accédez à « Booking Links »

1. Dans la barre latérale, cliquez sur « Booking Links » sous la section « Manage ».

   

2. Sur la page Booking Links, cliquez sur le bouton « New Link ».

Étape 3 : Choisissez votre type de réunion

1. Une fenêtre pop-up apparaîtra avec deux options :

   • One-on-one : pour des réunions individuelles entre vous et un invité. Vous pouvez autoriser l’invité à inviter d’autres participants.
   • Collective : pour des réunions de groupe avec plusieurs participants. Les liens OneCal prennent en compte la disponibilité de plusieurs personnes sur tous les calendriers connectés. Chaque personne peut également configurer quel calendrier doit être pris en compte pour chaque lien de réservation.
     

1. Sélectionnez le type de réunion qui correspond à vos besoins.

Étape 4 : Personnalisez votre lien de réservation

1. Renseignez les informations requises :

   • Title : Donnez un nom à la réunion (par ex. « Réunion contenu »).
   • URL : Un URL personnalisé sera généré pour votre lien de réunion.
   • Description : Ajoutez une brève description de la réunion, si nécessaire.
   • Duration : Définissez la durée de la réunion (par ex. 15, 30 ou 60 minutes).
     

2. Choisissez votre méthode de réunion préférée, comme Zoom, Microsoft Teams, un appel téléphonique ou en personne.

   

3. Ajustez les paramètres avancés (par ex. horaires de travail, temps de battement, branding) si nécessaire. Exemple d’une marque personnalisée pour un lien OneCal :

   

   Exemple de limites définies sur un lien OneCal :

   

4. Cliquez sur Save pour finaliser votre lien de réservation.

Étape 5 : Partagez votre lien de réservation

1. Une fois votre lien prêt, retournez à la page Booking Links.

2. Copiez le lien en cliquant sur l’icône « Copy » à côté du titre de votre réunion.

   

3. Partagez ce lien par e-mail, ajoutez-le à votre signature ou envoyez-le via n’importe quelle messagerie.

4. Vos destinataires pourront cliquer sur le lien, consulter votre disponibilité et programmer une réunion sans échanges interminables.
   Voici ce que voient les destinataires lorsqu’ils réservent une réunion avec vous :

   

Étape 4 : Mises à jour automatiques du calendrier

Après la réservation d’une réunion, OneCal met instantanément à jour tous les calendriers connectés, évitant les conflits d’horaires et maintenant l’ensemble de vos calendriers synchronisés.

Cette méthode est plus rapide, plus flexible et fonctionne sur plusieurs services de calendrier, ce qui en fait une excellente alternative aux outils de planification intégrés à Outlook.

Récapitulatif : Quelle méthode est la meilleure pour partager votre disponibilité Outlook ?

Bien que Microsoft Outlook présente certains avantages, comme l’intégration complète à Microsoft 365, la planification automatisée via une page de réservation et la synchronisation facile avec Outlook Calendar, certaines limites peuvent ne pas convenir à vos besoins.

Par exemple, l’utilisation de Microsoft Bookings nécessite un plan Microsoft 365 Business, à partir de 7,20 $ par utilisateur/mois pour des fonctionnalités de base et 26,40 $ par utilisateur/mois pour Microsoft 365 Business Premium.

Alors que OneCal commence à seulement 5 $/mois (facturé annuellement), ce qui en fait une solution de planification plus abordable, avec des avantages supplémentaires.

Une autre limite de Microsoft Bookings est qu’il ne fonctionne qu’avec Outlook Calendar, ce qui signifie que vous ne pouvez pas vous connecter à iCloud, Google Calendar ou d’autres plateformes. Cela peut être un frein pour les professionnels qui gèrent plusieurs calendriers sur différents services.

Avec OneCal, vous pouvez synchroniser plusieurs calendriers en temps réel, vous assurant ainsi de ne jamais avoir de conflits de planification et de garder tous vos événements à jour sur chaque plateforme.

La personnalisation est un autre point où Microsoft Bookings n’est pas à la hauteur. Bien qu’il propose des pages de réservation basiques, le niveau de personnalisation reste limité.

OneCal, en revanche, permet aux utilisateurs de personnaliser entièrement les liens de réservation, avec notamment la possibilité d’ajouter ses propres couleurs, polices, logos et même des aperçus sur les réseaux sociaux. Cela offre une expérience de planification plus professionnelle et plus personnalisée, conforme à votre image de marque.

Exemple d’un lien de réservation OneCal avec branding :

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