Comment synchroniser les calendriers des salles de conférence entre organisations

Partager des calendriers de salles de conférence entre organisations est un véritable défi. Cela devient encore plus compliqué lorsque les organisations utilisent différents fournisseurs de calendriers, par exemple, l'une utilise Google Calendar et l'autre Outlook.

Dans cet article, nous allons expliquer en détail comment synchroniser les calendriers des salles de conférence entre organisations, afin de permettre aux employés de plusieurs entités de consulter facilement la disponibilité de toutes les salles, d'éviter les conflits de réservation et de réduire la confusion.

Peut-on partager nativement des salles de conférence entre organisations utilisant Outlook et Google Calendar ?

Malheureusement, il est impossible de partager des calendriers de salles de conférence entre organisations utilisant Outlook et Google Calendar.

Bien que vous puissiez exporter un Google Calendar vers Outlook et vice versa, cela ne signifie pas que vous pouvez voir la disponibilité d'une salle de conférence lors de la réservation.

Exemple :
Acme Inc. est une entreprise qui utilise Outlook pour gérer ses salles de conférence. Ces salles sont également utilisées par Wayne Enterprises, qui utilise Google Calendar. Acme Inc. peut exporter les calendriers de ses salles une par une et les importer dans Google Calendar.
Cependant, lorsqu'un employé de Wayne Enterprises utilise la fonction « Find a Time » sur Google Calendar pour réserver une salle, il ne pourra pas voir quand celle-ci est libre, car Google Calendar ne vérifie la disponibilité que sur le calendrier principal. La salle de conférence apparaît alors comme un calendrier secondaire (importé).

Si vous souhaitez tout de même essayer d'exporter manuellement ces calendriers de salles, veuillez consulter nos articles précédents sur :

• Comment synchroniser Outlook Calendar avec Google Calendar
• Comment synchroniser plusieurs Google Calendars
• Comment synchroniser plusieurs calendriers Outlook

En général, outre le problème principal lié à l'impossibilité de voir la disponibilité lors de l'exportation, cette solution présente plusieurs inconvénients :

• La synchronisation n'est pas en temps réel. Si Acme Inc. planifie une réunion dans une salle de conférence via Outlook, il peut s'écouler jusqu'à 24 heures avant que cet événement ne soit visible dans Google Calendar de Wayne Enterprises.
• Options de confidentialité limitées. Même lorsque la réservation de la salle est reflétée, vous avez peu de contrôle sur les propriétés de l'événement synchronisées d'un calendrier à l'autre. Étant donné que vous partagez des calendriers entre organisations, vous pourriez souhaiter avoir un contrôle accru sur ce qui est partagé.

Comment synchroniser automatiquement les salles de conférence entre organisations en temps réel ?

Pour synchroniser automatiquement vos salles de conférence entre organisations en temps réel, vous devez utiliser un outil de synchronisation de calendrier tel que OneCal.

Avec OneCal, vous pouvez connecter et synchroniser plusieurs calendriers Outlook et Google en temps réel.

Cette méthode contourne les problèmes évoqués ci-dessus, car OneCal utilise les API officielles d'Outlook et de Google Calendar pour cloner directement les réunions des salles de conférence d'un calendrier à l'autre.
Ainsi, lorsque vous utilisez la fonction « Find a Time » sur Google Calendar ou Outlook, vous pouvez voir la disponibilité complète de vos salles de conférence, puisque les événements sont synchronisés sur les calendriers principaux.

Synchronisez automatiquement les salles de conférence en suivant ces étapes :

1. Créez un compte gratuitement sur OneCal (aucune carte de crédit n'est requise) : Inscrivez-vous gratuitement sur OneCal et essayez la plateforme pendant 2 semaines sans frais.

   

2. Connectez tous vos calendriers de salles de conférence et ceux dans lesquels vous souhaitez partager ces salles :
   OneCal propose un logiciel de synchronisation modulaire, vous permettant de synchroniser une salle de conférence avec une autre ou de synchroniser plusieurs salles simultanément.

   

3. Cliquez sur « Start New Sync » :
   Après avoir connecté tous vos calendriers, l'étape suivante consiste à démarrer la synchronisation de chaque salle de conférence entre les différentes organisations. Dans cet exemple, nous avons choisi deux entreprises, Acme Inc. et Wayne Enterprises, et nous synchroniserons chaque salle de conférence entre les deux.

   

4. Attribuez un nom à la synchronisation et définissez la direction.
   Le nom sert d'identifiant pour distinguer chaque synchronisation. La direction détermine d'où proviennent les événements et où ils sont copiés.

   • One-way (unidirectionnelle) : Les événements passent d'un calendrier à un autre (une source, plusieurs destinations).
   • Multi-way (bidirectionnelle) : Les événements circulent dans les deux sens; si vous sélectionnez plusieurs calendriers, ils restent toujours synchronisés.
     Pour cet exemple, nous sélectionnerons l'option multi-way, car nous souhaitons maintenir les salles de conférence synchronisées entre Acme Inc. et Wayne Enterprises.
     

5. Sélectionnez les salles de conférence à synchroniser.
   L'étape suivante consiste à sélectionner les salles de conférence que vous souhaitez synchroniser. Après avoir sélectionné les calendriers, cliquez sur « Next ».

   

6. Définissez ce qui sera synchronisé entre les salles de conférence.
   OneCal offre une synchronisation personnalisable, vous permettant de choisir les propriétés des événements à synchroniser d'une salle à l'autre. Vous pouvez synchroniser les noms d'événements, les descriptions, les liens de réunion, attribuer des couleurs, et bien plus encore.
   Pour simplifier l'exemple, nous ne synchroniserons que les titres des événements et attribuerons une couleur aux événements synchronisés.

   

7. Cliquez sur « Start Sync » :
   Pour finaliser la configuration de la synchronisation des salles de conférence entre organisations, cliquez sur « Start Sync ».

   

Vos salles de conférence sont maintenant synchronisées entre deux organisations !

Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus pour synchroniser d'autres salles de conférence. Selon vos besoins, vous pouvez choisir de marquer tous les événements de salles comme privés ou configurer la synchronisation différemment. L'essentiel est que les salles de conférence restent synchronisées automatiquement et en temps réel.

Voici à quoi pourrait ressembler une configuration synchronisant plusieurs salles de conférence entre deux organisations :

Pour toute question supplémentaire concernant la configuration de la synchronisation des calendriers de salles de conférence, n'hésitez pas à contacter contact@onecal.io. Nous ferons de notre mieux pour vous aider.

Utilisez OneCal pour synchroniser vos salles de conférence en temps réel

OneCal est la plateforme de synchronisation de calendrier la plus fiable pour synchroniser des salles de conférence. Nos clients utilisent notre système pour synchroniser des centaines de salles de conférence dans différents sites, économisant ainsi du temps et améliorant la communication entre plusieurs organisations.

Inscrivez-vous gratuitement sur OneCal ; aucune carte de crédit ou engagement supplémentaire n'est nécessaire pour commencer à synchroniser vos salles de conférence.