Comment utiliser la planification de rendez-vous de Google Calendar pour créer gratuitement des liens de réservation.

Qu'est-ce que le Google Calendar Appointment Schedule

Google a récemment introduit une nouvelle fonctionnalité appelée Google Appointment Schedule, actuellement disponible uniquement pour les organisations Google Workspace.

Avec le Google Appointment Schedule, vous pouvez créer des liens de réservation publics directement depuis votre application de calendrier. Vous pouvez ensuite partager ces liens avec ceux qui souhaitent prendre rendez-vous avec vous. Cela signifie que vous n’avez plus besoin d’utiliser des outils externes comme Calendly pour créer des liens de réservation.

Comment créer un nouveau Appointment Schedule dans Google Calendar

Pour créer un nouveau Appointment Schedule dans Google Calendar, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à votre compte Google de l'organisation.
   Pour créer un nouveau Appointment Schedule, connectez-vous au compte Google de votre organisation et ouvrez Google Calendar. Sous le bouton "Créer", vous devriez voir une option "Appointment schedule".
   

   

   Si vous ne voyez pas cette option, cela signifie que la fonctionnalité ne vous est pas encore disponible.

2. Définissez le titre de l’Appointment Schedule et la durée de la réunion.
   Choisissez un nom pour l’Appointment Schedule qui sera visible par les personnes souhaitant réserver un rendez-vous avec vous. Ce nom deviendra également celui de la réunion dans votre calendrier si un rendez-vous est pris. Le titre de l’Appointment Schedule doit refléter l’intention de la réunion. Par exemple, vous pourriez utiliser "Réunion avec [votre nom]", "Entretien technique" ou "Présentation".
   Une fois le titre défini, vous pouvez également ajuster la durée de la réunion. Notez que la durée par défaut est d’une heure, ce qui n’est généralement pas ce que vous souhaitez. Veillez donc à modifier cette durée selon vos besoins.
   

   

3. Configurez votre disponibilité générale.
   Lors de la configuration de votre Appointment Schedule, vous pouvez définir votre disponibilité générale. Notez que cela n'affectera que cet Appointment Schedule en particulier, et vous pourrez créer plusieurs plannings avec des disponibilités différentes.
   

   

   Veillez à ne pas être trop précis ici et à ne fournir que votre disponibilité générale pour cette réunion. Si un jour précis vous n'êtes pas disponible, vous pourrez le définir ultérieurement.

4. Configurez une fenêtre de réservation.
   La fenêtre de réservation vous permet de fixer des limites sur les périodes durant lesquelles les rendez-vous peuvent être pris. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si plusieurs personnes sont susceptibles de réserver via le même Appointment Schedule. Vérifiez bien que les réglages correspondent à vos attentes pour les réservations.
   

   

   Plusieurs paramètres peuvent être ajustés dans la fenêtre de réservation, notamment :

   • "Available now" vs "Start and end dates" :
     "Start and end dates" vous donne la possibilité de définir une date de début et une date de fin pendant lesquelles votre lien de réservation sera disponible. Cela est souvent utile si vous souhaitez que le lien ne soit accessible que pendant une certaine période. Si, en revanche, vous souhaitez que le lien reste actif jusqu'à ce que vous décidiez de le supprimer, sélectionnez "Available now".
   • Maximum time in advance that an appointment can be booked :
     Ce paramètre définit combien de temps à l'avance une personne peut réserver un rendez-vous via le lien de l’Appointment Schedule. Par exemple, si cette valeur est fixée à 60 jours, une personne pourra réserver un rendez-vous jusqu'à 60 jours dans le futur. Selon vos besoins et la fréquence de mise à jour de votre planning, vous devrez peut-être ajuster cette valeur.
   • Minimum time before the appointment start that it can be booked :
     Cette valeur définit le délai minimum avant lequel un rendez-vous ne peut être réservé. Par exemple, si elle est fixée à 4 heures, les personnes ne pourront réserver qu’un rendez-vous dont le début est au moins 4 heures après le moment de la réservation.

5. Ajustez la disponibilité pour des dates spécifiques qui dévient de votre disponibilité normale.
   La disponibilité ajustée vous permet de définir des exceptions à votre disponibilité générale, telle que définie ci-dessus. Par exemple, si vous organisez des entretiens et ne souhaitez pas en avoir un jour précis, vous pouvez l’indiquer ici.

   

   Notez que si vous avez déjà bloqué du temps dans votre calendrier, il n’est pas nécessaire de le spécifier ici. La disponibilité actuelle de votre calendrier sera toujours prise en compte lors de la réservation.

6. Définissez les paramètres des rendez-vous réservés.
   Sous la rubrique "Booked appointment settings", vous pouvez personnaliser davantage la fréquence et le nombre de réservations possibles par jour.

   
   • Buffer time : Permet de définir un délai minimum entre deux réservations. Par exemple, si ce paramètre est fixé à 15 minutes, les réservations devront être espacées d’au moins 15 minutes.
   • Maximum bookings per day : Permet de spécifier le nombre maximum de réservations que vous souhaitez recevoir par jour via cet Appointment Schedule.
     Si ces paramètres ne sont pas activés, il n'y aura ni délai ni limitation quant au nombre de réservations par jour, tant qu'elles ne chevauchent pas d'autres rendez-vous.

7. Sélectionnez les calendriers vérifiés pour déterminer votre disponibilité.
   La section "Calendars checked for availability" vous permet de choisir quels calendriers seront utilisés pour déterminer votre disponibilité. Les disponibilités de ces calendriers seront fusionnées avec celles définies dans "Adjusted availability" et "General availability" pour établir votre disponibilité finale.
   

   

   Votre événement apparaîtra toujours sur votre calendrier principal, qui ne peut pas être désélectionné. Une fois que vous avez configuré vos calendriers, cliquez sur "Next" pour configurer votre page de réservation.

8. Définissez la photo et le nom de la page de réservation.
   Ce sont la photo et le nom que les personnes verront sur votre page de réservation. Actuellement, ces éléments ne peuvent pas être modifiés indépendamment du nom et de la photo de votre compte, mais cela pourrait changer à l'avenir.

9. Définissez le lieu de réservation et les options de visioconférence.
   Dans cette section, vous pouvez préciser où et comment la réunion se déroulera. Typiquement, vous souhaiterez que ce soit une URL de conférence, mais d'autres options sont possibles. Actuellement, Google peut générer automatiquement un lien de réunion uniquement pour Google Meet. Cependant, d'autres fournisseurs pourraient être ajoutés prochainement.

   

   Vous pouvez également choisir de spécifier manuellement le lieu de l'événement ou l'URL de la réunion après confirmation de la réservation, en sélectionnant "None / to be specified later".

10. Fournissez une description pour la page de réservation.
    Ajoutez des détails supplémentaires concernant la réunion qui seront affichés sur votre page de réservation. Veillez à ne pas inclure de lien de réunion dans cette description, car il sera visible par toute personne ayant accès à votre lien d’Appointment Schedule.

    

11. Configurez le formulaire de réservation.
    Dans cette section, vous pouvez définir les informations que vous souhaitez que les personnes fournissent lors de la réservation d’un rendez-vous. Par défaut, elles devront renseigner leur prénom, nom et adresse e-mail.

    

    Pour ajouter d'autres champs au formulaire, sélectionnez "Add new item". Dans la fenêtre qui apparaît, choisissez un type de champ et indiquez s'il est requis. Actuellement, les deux types de champs supportés sont le numéro de téléphone et le champ texte (Custom item). Si vous sélectionnez Custom item, vous pouvez également spécifier un libellé pour ce champ.

    

    Vous pouvez également exiger la vérification de l’e-mail en activant l’option "Require email verification". Si cette option est activée, la réservation ne sera confirmée qu’après vérification par le lien envoyé dans l’e-mail.

12. Configurez les confirmations et rappels de réservation.
    Définissez la fréquence et le moment auxquels vous souhaitez envoyer des rappels aux personnes ayant réservé un rendez-vous. Par défaut, cette option est réglée sur "1 jour avant". Selon le type de réunion, vous pouvez modifier ce réglage. Vous pouvez également ajouter des rappels supplémentaires en sélectionnant "Add reminder".

    

13. Enregistrez votre Appointment Schedule.
    Une fois toutes les configurations terminées, cliquez sur "Save" dans le menu de l’Appointment Schedule. Après l'enregistrement, des lignes verticales apparaîtront sur votre calendrier, indiquant les créneaux disponibles pour l’Appointment Schedule.

    

    En cliquant sur l'une de ces lignes ou sur le titre de l’Appointment Schedule, vous pourrez modifier ses réglages ou obtenir le lien de réservation.
    

    

Comment partager le lien de votre Google Calendar Appointment Schedule

Pour obtenir le lien de votre Appointment Schedule, cliquez sur le nom du planning dans votre vue calendrier ou sur l'une des barres verticales. Une fenêtre pop-up apparaîtra, affichant les détails de votre Appointment Schedule. Vous pourrez y modifier, consulter ou supprimer votre planning.

Pour obtenir votre lien de réservation, cliquez sur le bouton "Share". Une nouvelle fenêtre modale s’ouvrira, vous offrant l’option de copier le lien ou de générer un code d’intégration à placer sur votre site web.

Dans cette fenêtre, vous pouvez choisir un lien pour l’Appointment Schedule actuel ou, alternativement, obtenir un lien pour tous vos Appointment Schedules actifs. Dans ce cas, la personne qui planifiera la réunion devra également sélectionner le planning pour lequel elle souhaite réserver.

C'est tout ! Vous pouvez désormais partager ce lien avec d'autres pour qu'ils réservent un rendez-vous avec vous.

Comment ajouter la page de réservation de Google Calendar à votre site web

1. Ouvrez Google Calendar.
2. Cliquez sur l’Appointment Schedule.
3. À côté de Open booking page, cliquez sur Share.
4. Sous "Website embed", sélectionnez une option :
   • Pour créer un bouton pour tous vos Appointment Schedules, cliquez sur All Appointment Schedules.
   • Pour créer un bouton pour un lien de réservation spécifique, cliquez sur A single booking page.
5. Pour ouvrir l’option Inline booking page, cliquez sur Expand.
6. Pour intégrer directement la page de réservation à votre site, cliquez sur Copy code.
7. Collez le code dans le HTML de votre site.
8. Cliquez sur Done.

Conclusion

Le Google Appointment Schedule est une excellente alternative aux outils existants comme Calendly. Il offre la plupart des fonctionnalités nécessaires pour recevoir des réservations directement depuis votre calendrier, et il est entièrement gratuit si vous utilisez déjà Google Workspace. Bien que certaines fonctionnalités manquent encore, il vaut la peine de l’essayer pour voir si ses outils actuels répondent à vos besoins.