Microsoft Bookings vs. Calendly : Quel outil de calendrier est le meilleur?

Choisir entre Microsoft Bookings et Calendly ne se limite pas simplement à la planification : il s’agit de trouver l’outil qui correspond le mieux à votre flux de travail et aux besoins de votre entreprise.

Les deux plateformes proposent la prise de rendez-vous en ligne, l’automatisation et des intégrations, mais elles sont conçues pour différents types d’utilisateurs et d’entreprises.

Ce guide complet examine tout ce que vous devez savoir, en comparant les fonctionnalités, les prix, les intégrations et la personnalisation pour vous aider à faire le meilleur choix.

Qu’est-ce que Microsoft Bookings, et à qui s’adresse-t-il ?

Microsoft Bookings fait partie de l’écosystème Microsoft 365, ce qui en fait une excellente option pour les entreprises qui utilisent déjà Outlook, Teams et d’autres applications Microsoft.

Si vous gérez une entreprise de services, coordonnez une équipe ou traitez des rendez-vous clients au quotidien, Microsoft Bookings peut vous aider à rester organisé sans avoir à gérer manuellement votre emploi du temps.

Fonctionnalités clés

Intégration avec Microsoft 365 : Étant donné que Microsoft Bookings fait partie de l’écosystème Microsoft, il se synchronise avec les calendriers Outlook. Résultat : moins de conflits de planification et un moyen plus simple de gérer les rendez-vous sans changer d’application.

Planification d’équipe et synchronisation du calendrier : Si vous travaillez avec une équipe, Microsoft Bookings facilite l’attribution des rendez-vous en fonction des disponibilités. Les horaires de chacun se mettent à jour en temps réel, évitant ainsi les doubles réservations ou les erreurs de communication.

Pages de réservation personnalisées : Vous pouvez créer une page de réservation professionnelle où les clients choisissent l’heure qui leur convient. Cela permet de gagner du temps et de réduire les allers-retours par e-mail.

Intégration de paiement (limitée) : Bien que Microsoft Bookings ne propose pas de traitement de paiement intégré, vous pouvez le connecter à des outils externes pour accepter des paiements lors de la prise de rendez-vous.

Inconvénients de Microsoft Bookings

Microsoft Bookings convient bien aux entreprises intégrées dans Microsoft 365, mais il ne répond pas forcément à tous les besoins. Voici quelques inconvénients :

Nécessite un abonnement Microsoft 365 : Vous ne pouvez pas utiliser Microsoft Bookings séparément. Il n’est disponible qu’avec Microsoft 365, ce qui peut être coûteux si vous n’avez pas besoin de la suite complète d’applications Microsoft.

Peu d’intégrations tierces : Étant donné que Microsoft Bookings est conçu pour Microsoft 365, il s’intègre principalement à Outlook, Teams et Excel. Si vous utilisez des outils comme Zoom, PayPal ou Salesforce, vous n’obtiendrez pas le même niveau de compatibilité que d’autres applications de planification peuvent offrir.

Personnalisation limitée : Bien que vous puissiez créer une page de réservation à votre image, les options de conception restent basiques (changement de couleurs et ajout d’un logo). Si vous souhaitez un contrôle total sur l’apparence de votre page de planification, notamment pour l’intégrer à votre site web avec un style avancé, Microsoft Bookings ne vous offre pas cette flexibilité.

Qu’est-ce que Calendly, et à qui s’adresse-t-il ?

Si vous avez déjà échangé de nombreux e-mails pour trouver un créneau horaire qui convienne à tout le monde, vous savez à quel point la planification peut être frustrante. C’est exactement le problème que Calendly a été conçu pour résoudre.

Calendly convient aussi bien aux professionnels indépendants qu’aux petites équipes et aux grandes organisations en permettant aux autres de réserver du temps en fonction de vos disponibilités.

Contrairement à Microsoft Bookings, qui est principalement destiné aux entreprises déjà utilisatrices de Microsoft 365, Calendly est une solution flexible fonctionnant sur diverses plateformes.

Fonctionnalités clés

Simple et facile à utiliser : L’un des plus grands avantages de Calendly est son interface claire et intuitive. Définir vos disponibilités est rapide, et partager votre lien de réservation rend la planification beaucoup plus facile. Au lieu d’échanger plusieurs e-mails pour convenir d’un horaire, vos invités n’ont qu’à sélectionner un créneau directement sur votre calendrier.

Compatible avec plusieurs plateformes de calendrier : Contrairement à Microsoft Bookings, qui s’intègre surtout à Microsoft 365, Calendly se synchronise avec Google Calendar, Outlook, Office 365 et iCloud.

Rappels et notifications automatisés : Calendly réduit le risque d’absences en envoyant des rappels (e-mail ou SMS) avant et après les réunions. Vous recevez aussi des notifications si quelqu’un annule ou replanifie.

Traitement de paiement intégré : Contrairement à Microsoft Bookings, qui nécessite des intégrations tierces pour les paiements, Calendly se connecte directement à Stripe et PayPal. C’est un bon choix pour les consultants, coachs et prestataires de services qui facturent leur temps.

Rapports et analyses : Vous pouvez consulter des informations via un tableau de bord qui suit les types de réunions les plus populaires et les performances de l’équipe. Cela aide les entreprises à comprendre les tendances de planification et à optimiser leurs processus.

Fonctionnalités avancées pour la planification d’équipe : Calendly propose des fonctionnalités avancées, comme la planification en « round-robin », qui assigne automatiquement des réunions à différents membres de l’équipe. C’est idéal pour les équipes commerciales et de support qui souhaitent répartir les demandes sans coordination manuelle.

Inconvénients de Calendly

Calendly est un outil de planification très apprécié, mais il n’est pas parfait. Voici quelques points à prendre en compte :

Fonctionnalités limitées dans la version gratuite : Le plan gratuit de Calendly est pratique pour les particuliers qui ont juste besoin des fonctions de base. En revanche, si vous avez besoin de fonctionnalités avancées (connexion à plusieurs calendriers, automatisation des flux de travail ou planification d’équipe), vous devrez passer à un abonnement payant.

Intégration limitée à Microsoft 365 : Si votre entreprise utilise principalement Outlook, Teams et d’autres applications Microsoft, l’intégration de Calendly ne sera pas aussi poussée que celle de Microsoft Bookings. Bien qu’il prenne en charge Outlook, il n’offre pas la même expérience intégrée à l’écosystème Microsoft 365.

Microsoft Bookings vs Calendly : planification, avis, tarifs et plus

Maintenant que nous avons abordé les bases de Microsoft Bookings et de Calendly, examinons leurs principales différences en ce qui concerne les fonctionnalités de planification, les avis utilisateurs, les prix, etc.

Planification d’équipe

Les deux outils aident les équipes à gérer les réservations, mais ils fonctionnent différemment :

• Microsoft Bookings vous permet d’attribuer des rendez-vous à des membres d’équipe spécifiques en fonction de leurs disponibilités. Cela convient bien aux entreprises de services comme les salons de coiffure, les cliniques médicales ou les cabinets de conseil, où les clients réservent avec une personne en particulier.

• Calendly propose la planification en « round-robin », qui assigne automatiquement les réunions aux différents membres de l’équipe. C’est idéal pour les équipes commerciales et de support qui souhaitent répartir les rendez-vous de manière équitable.

Avis utilisateurs

Les retours d’utilisateurs réels peuvent vous aider à déterminer quel outil vous convient le mieux :

• Microsoft Bookings obtient 3,7 étoiles sur 5 sur G2. Les utilisateurs apprécient son intégration avec Microsoft 365, mais trouvent qu’il peut être frustrant s’ils ne sont pas familiers avec l’environnement Microsoft.

• Calendly obtient 4,7 étoiles sur 5 sur G2. Beaucoup louent sa simplicité, sa rapidité de configuration et sa bonne intégration avec d’autres outils.

Intégrations

Microsoft Bookings est conçu pour fonctionner au mieux avec la suite Microsoft et s’intègre donc à Outlook, Teams et Excel. En revanche, il offre peu de connexions avec des outils hors de l’écosystème Microsoft.

Calendly propose une gamme d’intégrations plus large. Il se connecte à différents services de calendrier comme Google Calendar et Outlook, ainsi qu’à des plateformes comme Zoom, Slack, HubSpot, Salesforce, et bien d’autres.

Personnalisation et image de marque

Microsoft Bookings vous permet de créer une page de réservation personnalisée sur laquelle vous pouvez ajouter votre logo, vos horaires d’ouverture et la disponibilité de votre équipe.

L’apparence est professionnelle, mais les options de personnalisation restent basiques. Vous ne pouvez pas contrôler entièrement la conception de la page ni l’expérience de réservation.

Calendly offre davantage de flexibilité en matière de branding. Vous pouvez modifier les couleurs, les polices et même supprimer la marque Calendly (si vous disposez d’un plan payant). C’est donc un meilleur choix si vous souhaitez que votre page de réservation corresponde plus fidèlement à l’identité visuelle de votre marque.

Tarifs

Microsoft Bookings est inclus dans Microsoft 365 Business et Office 365 Business Premium. Si votre entreprise paie déjà pour Microsoft 365, vous n’aurez pas de frais supplémentaires. Voici les formules de Microsoft 365 :

• Business Basic : 7,20 USD par utilisateur/mois

• Business Standard : 15,00 USD par utilisateur/mois

• Business Premium : 26,40 USD par utilisateur/mois

• Microsoft 365 Apps for Business : 9,90 USD par utilisateur/mois

Calendly propose un plan gratuit, mais celui-ci est limité (un seul type d’événement, par exemple). Les plans payants débloquent plus de fonctionnalités, notamment les intégrations, la planification d’équipe et la personnalisation de l’image de marque :

• Plan Gratuit

• Plan Standard : 12 USD par utilisateur/mois

• Plan Teams : 20 USD par utilisateur/mois

• Plan Enterprise : à partir de 15 000 USD par an

  

Points clés : quel outil choisir ?

Maintenant que nous avons passé en revue les principales différences, lequel de ces outils de planification vous convient le mieux ? Tout dépend de votre mode de travail, des outils que vous utilisez déjà et des fonctionnalités qui comptent le plus pour vous.

Choisissez Microsoft Bookings si :

• Vous utilisez déjà Microsoft 365. Puisque Microsoft Bookings est inclus dans les abonnements Microsoft 365 Business, c’est un choix pratique si vous payez déjà pour la suite.

• Vous gérez une équipe avec des réservations individuelles. Si vos clients doivent réserver avec des membres spécifiques de votre équipe (cabinet d’avocats, clinique, société de conseil…), Microsoft Bookings est un excellent choix.

• Vous préférez un système tout-en-un. E-mails, calendriers, réunions et planification : tout est regroupé sous une seule plateforme. Microsoft Bookings simplifie la gestion au sein de l’écosystème Microsoft.

Choisissez Calendly si :

• Vous voulez un outil facile à prendre en main. Si vous ne voulez pas vous compliquer la vie, l’interface épurée de Calendly rend la planification rapide et intuitive.

• Vous avez besoin de plus d’intégrations. Si vous utilisez Google Calendar, Zoom, Slack, Salesforce ou d’autres applications tierces, Calendly offre davantage de compatibilité.

• Vous dirigez une équipe commerciale ou de service client. Avec la planification « round-robin », Calendly répartit automatiquement les réunions entre les membres de l’équipe.

• Vous voulez un meilleur contrôle de votre image de marque. Si la personnalisation de votre page de réservation est importante pour vous, Calendly propose plus d’options de design.

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Microsoft Bookings et Calendly sont tous deux d’excellents outils de planification, mais que faire si aucun ne vous convient parfaitement ?

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