6 migliori app di calendario per gestire la tua piccola impresa come un professionista

Milioni di aziende operano in tutto il mondo e sai qual è probabilmente il software più importante che quasi tutte le imprese utilizzano? Il buon vecchio Calendario. Il lavoro da remoto ha reso ancora più evidente l’importanza di una buona app calendario, poiché ora le aziende possono assumere collaboratori a livello internazionale, rendendo la collaborazione e il coordinamento più complessi.

Prima del lavoro da remoto, tutti lavoravano nello stesso ufficio, facilitando la collaborazione, ma ora le aziende devono gestire dipendenti su diversi continenti, ognuno con un fuso orario differente.

Ed è qui che le app per il calendario vengono in nostro soccorso: aiutano le imprese a tenere traccia di ogni dipendente e a rendere le riunioni più semplici e organizzate, senza dover pensare ai fusi orari, alle sedi o a doppie prenotazioni.

In questo articolo elencheremo le migliori app per il calendario dedicate alle aziende, esplorando soluzioni con obiettivi differenti. Che tu sia una piccola o una grande impresa, qui troverai app calendario che potrebbero farti risparmiare tempo prezioso.

Cos’è un’App Calendario per Aziende?

Un’app calendario per aziende, o Business Calendar app, è un’applicazione digitale che consente ai dipendenti di gestire i propri calendari, condividere facilmente la propria disponibilità con i colleghi, sincronizzare più calendari per evitare conflitti negli appuntamenti e molto altro. L’obiettivo è facilitare la programmazione, la gestione e rendere più fluida la visualizzazione della disponibilità.

Le 6 Migliori App per il Calendario per Gestire la Tua Azienda in Modo Efficiente nel 2024

1. OneCal – La migliore per sincronizzare calendari e condividere link di prenotazione

OneCal è un’app calendario che supporta Outlook e Google Calendar e può essere utilizzata dai professionisti per sincronizzare i calendari, condividere link di prenotazione e visualizzare più calendari in un’unica vista.

OneCal non è un’app calendario autonoma, ma uno strumento che potenzia i tuoi calendari facendoti risparmiare tempo. Quando rendi pubblici i calendari di Outlook o Google, esporsi significa condividere informazioni aziendali. Con OneCal puoi sincronizzare in tempo reale il tuo Outlook o Google Calendar, mantenendo il controllo completo su ciò che condividi, senza esporre dati sensibili.

Caratteristiche principali

• Sincronizzazione del Calendario: Con OneCal puoi sincronizzare tutti i tuoi calendari aziendali o personali, semplificando il tuo programma e evitando conflitti. Funziona così: immagina di avere un calendario di lavoro e uno per il cliente per cui lavori. Poiché hai appuntamenti in entrambi, non è raro che i tuoi colleghi fissino una riunione nel calendario di lavoro mentre tu hai già un incontro in un altro calendario. Questo accade perché gli eventi sono distribuiti su calendari separati e la tua disponibilità non è condivisa in maniera completa. Utilizzando la funzione di sincronizzazione, le riunioni del calendario di lavoro verranno duplicate anche nel calendario del cliente, e viceversa. In questo modo, quando qualcuno utilizza la funzione "Trova un orario" in Google Calendar o Outlook, potrà visualizzare l’intera disponibilità, evitando confusione e doppie prenotazioni.

  

• Link di Prenotazione Multi-calendario: Con OneCal puoi creare e condividere rapidamente link di prenotazione multiuso che tengono conto della disponibilità di più calendari. Questo è indispensabile quando lavori con clienti o collaboratori esterni alla tua organizzazione, o quando hai appuntamenti con potenziali clienti. In questo modo, puoi assicurarti che prenotino con te solo quando sei libero, mantenendo il controllo su tutto il processo. È possibile impostare disponibilità personalizzate per ogni link, definire tempi di buffer, approvazioni delle prenotazioni e molto altro.

  

• Vista Calendario: La Vista Calendario di OneCal ti permette di visualizzare più calendari Outlook o Google in un’unica schermata. Non dovrai più aprire ogni calendario singolarmente per controllare il tuo programma o partecipare agli incontri: basta aprire OneCal e tutti i tuoi appuntamenti saranno riuniti in un unico posto.

  

• Supporto per Outlook e Google Calendar: OneCal supporta entrambi, consentendoti di collegare il tuo calendario di lavoro o personale e utilizzarlo direttamente sull’app.

• Interfaccia e Esperienza Utente Intuitive: L’app è estremamente intuitiva e facile da usare. Puoi configurare il tuo account, le sincronizzazioni e i link di prenotazione in meno di 5 minuti.

• Un Team che Ci Tiene: Il team di OneCal si prende cura dei clienti e risolve rapidamente eventuali problemi.

  

Prezzi

• Starter: $5 per utente al mese
• Essential: $10 per utente al mese
• Premium: $30 per utente al mese
• Piani Custom/Enterprise: contattare per il prezzo

Consulta la pagina dei prezzi per maggiori dettagli.

2. Fantastical – La migliore per gestire più calendari

Fantastical è un’app calendario desktop che ti permette di gestire facilmente più calendari. È nota per il suo design elegante e intuitivo, avendo vinto il premio Mac App of the Year nel 2020.

Caratteristiche:

• Supporta la maggior parte dei provider di calendari: Fantastical supporta iCloud, Google, Microsoft Exchange, Outlook, Microsoft 365, Yahoo e altri, offrendo un supporto che poche app calendario riescono a garantire.
• App Desktop Nativa: Disponibile solo su Mac tramite l’App Store, l’app nativa di Fantastical è davvero sorprendente. L’interfaccia e l’esperienza utente sono di altissimo livello; rimarrai colpito dall’impegno del team nel garantire la migliore esperienza possibile.
• Creazione di Eventi in Linguaggio Naturale: Puoi creare riunioni semplicemente scrivendo in modo naturale. Ad esempio, se scrivi: “Crea una riunione one-to-one con Eraldo a mezzogiorno”, Fantastical interpreterà il testo, estrarrà le informazioni rilevanti e creerà l’evento.
• Link di Prenotazione: È possibile creare link di prenotazione da condividere con altri.

Contro:

• Nessun Supporto per Windows o Android: Se utilizzi Windows o Android, Fantastical non fa per te, poiché è disponibile solo su Mac. Cron è un’ottima alternativa per gli utenti Windows; è intuitivo e ricco di funzionalità. Consulta la guida approfondita sui migliori strumenti per Google Calendar per saperne di più su Cron e altre app.
• Costo Elevato: Per accedere alle funzionalità avanzate è necessario sottoscrivere un piano premium.

Prezzi:

• Gratuito
• Per Individui: $4.75 al mese, fatturato annualmente
• Per Famiglie (fino a 5 persone): $7.50 al mese, fatturato annualmente

3. Any.do – La migliore per la gestione delle attività

Any.do si concentra principalmente sull’organizzazione di attività, liste e progetti con il tuo team.

Caratteristiche:

• Suggerimenti Intelligenti: Any.do impara dalle voci precedenti, fornendoti suggerimenti quando crei nuove attività.
• Comandi Vocali: Con l’app mobile puoi creare attività semplicemente parlando.
• Visualizzazione delle Attività: Puoi vedere tutte le tue attività in un’unica vista.
• Numerose Integrazioni: Any.do si integra con Google Calendar e Outlook, permettendoti di gestire le attività direttamente da questi calendari. Se desideri aggiungere un calendario iCloud ad Any.do, dovrai sincronizzare l’Apple Calendar con Google Calendar e poi aggiungere il Google Calendar ad Any.do.
• Gestione delle Attività Scadute: Puoi riprogrammare le attività in ritardo, che appariranno anche nella vista calendario.

Contro:

• Richiede un Po’ di Tempo per Abituarsi: Il prodotto è cresciuto notevolmente nell’ultimo anno, quindi potrebbe richiedere un po’ di tempo per sfruttarne appieno tutte le funzionalità.

Prezzi:

• Gratuito
• Premium: $3 al mese, fatturato annualmente
• Team: $5 per utente al mese, fatturato annualmente

4. Google Calendar – Il migliore per gli utenti di Google Calendar

Google Calendar non ha bisogno di presentazioni, essendo il calendario digitale più utilizzato ad oggi. Pur offrendo numerose funzionalità utili, presenta alcune limitazioni.

Caratteristiche:

• Disponibile su Tutte le Piattaforme: Utilizzabile su web, desktop e dispositivi mobili, garantisce che la tua disponibilità sia sempre aggiornata, indipendentemente dal dispositivo.
• Promemoria: Puoi impostare promemoria personalizzati per ogni evento e ricevere notifiche via email.
• Supporto per i Fusi Orari: Google Calendar adegua gli orari degli incontri in base al fuso orario dell’utente che visualizza il calendario.
• Integrazione Integrata con Gmail: Puoi creare eventi direttamente da Gmail, che verranno aggiunti automaticamente. È inoltre possibile accettare o rifiutare gli inviti direttamente dalla posta.
• Calendari Condivisi: Puoi condividere i tuoi Google Calendar con amici o familiari, anche se esistono alcune preoccupazioni in termini di sicurezza.
• Link di Prenotazione: Google ha annunciato il Google Appointment Scheduler, che consente di creare e condividere link di prenotazione direttamente da Google Calendar.

Interessato alle soluzioni per la gestione degli appuntamenti? Consulta il nostro articolo su le 7 migliori alternative a Calendly per scoprire alternative a Calendly, la soluzione di scheduling più popolare.

Contro:

• Privacy nella Condivisione: Quando condividi il tuo calendario, i dettagli dei tuoi eventi potrebbero essere visibili agli altri, a seconda delle impostazioni. Per evitare ciò, utilizza uno strumento di sincronizzazione dei calendari che protegga le informazioni private.
• Verifica Solo il Calendario Principale: La funzione "Trova un orario" controlla solo il calendario principale, ignorando quelli secondari o condivisi, con il rischio di doppie prenotazioni. Per evitarlo, puoi utilizzare OneCal per sincronizzare tutti i tuoi calendari.
• Sincronizzazione Lenta con Outlook: Se scegli di sincronizzare Google Calendar con Outlook, gli eventi potrebbero richiedere fino a 24 ore per aggiornarsi, e i dettagli privati potrebbero essere visibili agli utenti di Outlook con cui hai condiviso il calendario.

Prezzi:

• Gratuito
• I piani a pagamento partono da $6 al mese

5. Apple Calendar – Il migliore per gli utenti di iCloud/Apple Calendar

Apple Calendar è il calendario fornito da Apple, disponibile su tutti i dispositivi Apple. Condivide molte delle stesse funzionalità di Google Calendar, pur presentando alcune limitazioni analoghe.

Caratteristiche:

• Si Integra con l’Ecosistema Apple: Preinstallato su Mac, iPad e iPhone, può essere sincronizzato su tutti i dispositivi Apple.
• Calendari Condivisi: Puoi condividere i tuoi calendari Apple con altri utenti, sia con persone specifiche che tramite un link Webcal. Con questo link è anche possibile condividere il tuo iCloud Calendar con Google Calendar o con Outlook.
• Inviti e Promemoria: Ricevi inviti e promemoria via email per non perdere nessun appuntamento.

Contro:

• Meno Flessibile di Google Calendar o Outlook: Pur offrendo la condivisione, l’integrazione con altri provider non è ottimale.
• Privacy nella Condivisione: Se condividi il tuo iCloud Calendar, gli altri potrebbero visualizzare i dettagli dei tuoi eventi privati.

Prezzi:

• Gratuito
• $0.99 al mese per calendari illimitati

6. Outlook – Il migliore per gli utenti di Microsoft Outlook

Outlook è il calendario di riferimento per gli utenti Microsoft, utilizzato da milioni di professionisti. Microsoft investe molto in questo strumento, che è notevolmente evoluto nel corso degli anni.

Caratteristiche:

• Integrazione con la Posta Elettronica: Grazie all’integrazione con Outlook Mail, ricevi notifiche, inviti e promemoria direttamente nella tua casella di posta.
• Calendari Principali e Condivisi: Come Google Calendar, Outlook offre sia calendari principali che la possibilità di condividere calendari.
• Funzione “Trova un Orario”: Outlook dispone di una funzione simile a quella di Google Calendar che consente di fissare appuntamenti con i colleghi. Lo svantaggio è che viene mostrata solo la disponibilità del calendario principale, il che può portare a conflitti se non sincronizzi i calendari.

Contro:

• Problemi di Privacy nella Condivisione: Per impostazione predefinita, quando condividi un calendario Outlook, gli altri non vedono quando sei occupato. Tuttavia, per evitare conflitti, potresti dover rendere il calendario pubblico, esponendo così dettagli privati. Per evitare ciò, è consigliabile utilizzare uno strumento come OneCal che sincronizza i calendari in tempo reale.
• Sincronizzazione Lenta con Google: Se decidi di sincronizzare Outlook con Google, potrebbero volerci fino a 24 ore per aggiornare i nuovi eventi, senza possibilità di controllo sui dettagli sincronizzati.

Prezzi:

• Gratuito
• Basic: $19.99 all’anno
• Personal: $69.99 all’anno
• Family: $99.99 all’anno
• Business Basic: $6 per utente al mese
• Business Standard: $12.50 per utente al mese

Cosa Rende Eccellente un’App Calendario per Aziende?

Con il cambiamento dei metodi operativi delle aziende nell’ultimo decennio, i metodi tradizionali di programmazione delle riunioni non bastano più. Le app calendario moderne per aziende ti consentono di:

1. Supportare Outlook e Google Calendar: La maggior parte delle aziende utilizza più calendari (spesso combinando Outlook e Google Calendar). Il supporto per iCloud/Apple Calendar è un plus, ma non indispensabile, dato che molte imprese si affidano a Microsoft 365 o Google Calendar.
2. Essere Facili da Usare e Progettate con uno Scopo: Un’ottima app calendario semplifica le operazioni e ti fa risparmiare tempo, invece di complicare la gestione.
3. Essere Ricche di Funzionalità e Personalizzabili: La possibilità di condividere link di prenotazione, visualizzare tutti i calendari in un’unica vista e vedere quando il team è disponibile per le riunioni sono tra le funzionalità più importanti.
4. Essere Mobile-Friendly e Disponibili su Più Dispositivi: In un ambiente di lavoro dinamico, è fondamentale che l’app sia fruibile su mobile, web e desktop.

Sfrutta OneCal per le Esigenze di Scheduling della Tua Azienda

OneCal è uno strumento calendario indispensabile che può farti risparmiare decine di ore di lavoro manuale, nella programmazione e riprogrammazione degli appuntamenti a causa di conflitti.

Utilizzando OneCal, potrai semplificare la gestione della tua disponibilità su tutti i calendari e mantenerti sempre in sincronia con il tuo team.

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