Le migliori app di calendario per assistenti personali

Pensaresti che l’aumento dell’uso dell’AI renderebbe meno richiesti gli assistenti personali (era anche la mia impressione), ma potresti sorprenderti sapendo che nell’ultimo anno i ruoli di Personal Assistant hanno visto un aumento del 12% nelle offerte di lavoro, soprattutto in settori come la tecnologia e la finanza.

In questo articolo approfondiremo le migliori app calendario che aiutano gli assistenti nelle attività quotidiane, elencando le funzionalità principali di ciascuna app insieme ai relativi prezzi.

Quali sono le migliori app calendario per assistenti personali?

1. OneCal

OneCal è uno strumento di automazione del calendario che offre una sincronizzazione impeccabile e link per la prenotazione degli appuntamenti. OneCal si integra con Outlook, Google Calendar e Apple iCloud Calendar.

Come aiuta OneCal gli Assistenti Personali?

• Sincronizzazione del Calendario: Supponiamo che tu sia un assistente personale che supporta un dirigente che gestisce più calendari. Uno dei tuoi compiti principali è garantire che gli eventi siano presenti in tutti i calendari per evitare doppi appuntamenti. Questo, se fatto manualmente copiando gli eventi da un calendario all’altro, non è efficiente e richiede molto tempo, senza contare che spesso non riesci a copiare i nuovi incontri in tempo. Utilizzando OneCal, puoi copiare automaticamente gli eventi tra i calendari. OneCal assicura che tutti i calendari siano sincronizzati in tempo reale, senza necessità di intervento manuale. Inoltre, rileva automaticamente nuovi eventi o aggiornamenti e li riflette in tutti i calendari. Così, la disponibilità risulta sempre in sincronia.

  

• Link per la Prenotazione: Uno dei principali compiti di un assistente personale è coordinare le riunioni, assicurandosi che il calendario sia libero e privo di altri appuntamenti nel momento in cui si pianifica l’incontro. Dopo aver confermato l’orario della riunione, devi anche fare avanti e indietro con chi organizza per verificare se l’orario va bene. Utilizzando OneCal, puoi creare link di prenotazione individuali o collettivi che tengono conto della disponibilità di più calendari. Dopo aver creato il link per la prenotazione, lo condividi con la persona interessata, la quale potrà scegliere un orario per incontrarsi, e OneCal creerà automaticamente la riunione insieme ai dettagli relativi all’incontro.

  

• Integrazione con Zoom, Google Meet, Teams e altro: Oltre a dover selezionare manualmente gli spazi liberi per organizzare un incontro, devi creare la riunione e aggiungere i dettagli della videoconferenza. OneCal si occupa di tutto questo integrandosi con i principali fornitori di servizi di videoconferenza, creando automaticamente il luogo dell’incontro e allegandolo all’evento del calendario.

• Integrazione con Outlook, Google Calendar e iCloud: OneCal si integra con i principali provider di calendari, sincronizzando automaticamente tutti i calendari, indipendentemente dalla piattaforma. In questo modo, devi utilizzare una sola app calendario per vedere tutti gli appuntamenti, senza dover passare da Outlook a Google Calendar o ad altri.

• Funzionalità per Team: Se sei un assistente personale che supporta più persone in azienda e devi spesso creare riunioni a cui devono partecipare più individui, puoi invitare le altre persone nel team OneCal e creare link di prenotazione collettivi che tengono conto della disponibilità di tutti. Quando l’organizzatore prenota un incontro tramite un link collettivo, OneCal crea la riunione in tutti i calendari interessati, aggiungendo anche i dettagli della videoconferenza.

Prezzi

OneCal offre una prova gratuita di due settimane, senza necessità di fornire i dati della carta di credito per registrarsi e provarlo. Dopo il periodo di prova, devi passare a uno dei piani a pagamento per continuare a usarlo:

• Starter: $6 per utente al mese
• Essential: $12 per utente al mese
• Premium: $30 per utente al mese

Ottieni circa il 20% di sconto se acquisti un piano annuale.

2. Fantastical

Fantastical è un’app calendario disponibile su Mac, Windows, iPhone e iPad che ti consente di gestire i tuoi calendari in modo fluido.

Come aiuta Fantastical gli Assistenti Personali?

La caratteristica principale di Fantastical è la capacità di gestire i calendari, ovvero creare, modificare e aggiornare eventi. La grande novità è che puoi collegare più calendari provenienti da host diversi come Outlook, Google Calendar, iCloud Calendar e altri, eliminando la necessità di utilizzare più app calendario: tutti gli eventi saranno in un unico posto.

Come assistente personale, puoi utilizzare Fantastical per gestire tutti i calendari del tuo datore di lavoro, inclusa la creazione e l’aggiornamento degli eventi.

Altre funzionalità utili di Fantastical per gli Assistenti Personali sono:

• Openings: Simile ai Link per la Prenotazione di OneCal descritti sopra, puoi usare le “Openings” di Fantastical per selezionare alcuni slot dagli impegni del calendario del tuo datore di lavoro e condividerli sotto forma di link. Gli interlocutori potranno quindi scegliere uno degli orari proposti e prenotarlo, e Fantastical creerà automaticamente l’evento nel calendario, aggiungendo anche i dettagli per la videoconferenza.

• Gestione delle Attività: Oltre agli eventi, puoi utilizzare Fantastical per gestire i compiti. L’app include anche promemoria e notifiche integrate, in modo da non perdere mai una scadenza.

Prezzi

Fantastical offre un piano gratuito, ma limita la connessione a un solo set di calendari. Per sbloccare tutte le funzionalità, devi passare a uno dei piani a pagamento:

• Free
• Per gli Individui: $4.75 al mese, fatturato annualmente
• Per le Famiglie: $7.50 al mese, fatturato annualmente
• Per le Aziende: $4.75 per utente al mese, fatturato annualmente

Tutti i piani offrono una prova gratuita di 14 giorni.

💡 Buono a sapersi: Puoi usare Fantastical insieme a OneCal, poiché Fantastical riconosce gli eventi clonati da OneCal. Utilizza OneCal per sincronizzare i calendari del tuo datore di lavoro e poi Fantastical per visualizzare solo gli eventi originali, evitando duplicati.

3. Reclaim AI

Reclaim AI è un calendario intelligente e assistente virtuale basato sull’AI che ti aiuta a gestire meglio riunioni e compiti.

Come aiuta Reclaim gli Assistenti Personali?

Reclaim AI si distingue dagli altri strumenti poiché il suo obiettivo principale è utilizzare l’AI per organizzare e gestire in maniera ottimale riunioni e attività. Come assistente personale, puoi utilizzare Reclaim AI per programmare automaticamente compiti, riunioni e abitudini attorno agli eventi già presenti. Inoltre, Reclaim consente di supervisionare ogni aspetto dei calendari del tuo datore di lavoro, inclusa la creazione e l’aggiornamento degli eventi.

Altre funzionalità di Reclaim AI utili per gli Assistenti Personali includono:

• Smart Meetings: Questa funzione trova automaticamente i momenti migliori per le riunioni analizzando la disponibilità e le preferenze dei partecipanti, riducendo il solito scambio di email per fissare un appuntamento.

• Monitoraggio delle Abitudini: Reclaim AI permette di riservare del tempo per attività ricorrenti, come briefing giornalieri o sessioni di esercizio, garantendo che queste routine siano costantemente presenti nel programma del dirigente.

• Tempo di Buffer: Reclaim AI inserisce pause tra le riunioni e i compiti, permettendo al dirigente di prepararsi o riposarsi. Ciò evita la programmazione di appuntamenti consecutivi, aiutandoti a gestire il tempo del tuo datore di lavoro in modo più efficace e riducendo il rischio di burnout.

Prezzi

Reclaim offre un piano gratuito che limita l’uso a un utente nel team, un solo link per la prenotazione e una sola riunione intelligente. Per sbloccare tutte le funzionalità, devi passare a uno dei piani a pagamento:

• Starter: $10 per utente al mese
• Business: $15 per utente al mese
• Enterprise: $18 per utente al mese, pagato annualmente

Per saperne di più su Reclaim e sulla concorrenza, leggi il nostro articolo su The Best Reclaim Alternatives.

4. Google Calendar

Google Calendar è uno dei calendari più usati tra i professionisti, sviluppato da Google, e viene utilizzato per gestire la programmazione degli appuntamenti.

Come aiuta Google Calendar gli Assistenti Personali?

Google Calendar può aiutare gli assistenti personali a gestire il programma del datore di lavoro, permettendo di creare, modificare e aggiornare eventi.

Come assistente personale, puoi utilizzare Google Calendar per supervisionare ogni aspetto della pianificazione, inclusa la creazione e l’aggiornamento degli eventi. Inoltre, puoi integrare altri provider di calendari come Outlook e iCloud in Google Calendar, centralizzando così tutte le informazioni di pianificazione.

Nota che Google Calendar non si sincronizza in tempo reale con le piattaforme menzionate, per cui è comunque utile utilizzare uno strumento di Sincronizzazione Calendario come OneCal.

Altre funzionalità di Google Calendar utili agli assistenti personali sono:

• Slot per Appuntamenti: Questa funzione consente di impostare orari specifici in cui il datore di lavoro è disponibile per le riunioni. Puoi condividere questi slot con altri, permettendo loro di prenotare scegliendo uno degli orari proposti.

• Gestione delle Attività: Google Calendar si integra con Google Tasks, consentendoti di creare e gestire liste di cose da fare accanto agli eventi del calendario, garantendo così il coordinamento tra compiti ed eventi.

• Promemoria e Notifiche: Puoi impostare promemoria per eventi o compiti importanti, assicurandoti che né tu né il datore di lavoro perdiate scadenze o appuntamenti cruciali. I promemoria possono essere personalizzati per apparire in momenti specifici.

• Calendari Condivisi: Google Calendar permette di creare calendari da condividere con il datore di lavoro e altri membri del team, facilitando la collaborazione e assicurando che tutti siano aggiornati sugli eventi imminenti.

Prezzi

Google Calendar può essere utilizzato gratuitamente se il datore di lavoro utilizza un account Gmail (come nome@gmail.com). I piani per le aziende sono i seguenti:

• Starter: $6 per utente al mese, con impegno di 1 anno
• Standard: $12 per utente al mese, con impegno di 1 anno
• Plus: $18 per utente al mese, con impegno di 1 anno
• Enterprise: Contattare per il prezzo

Se vuoi saperne di più su Google Calendar, leggi il nostro articolo su The Best Google Calendar Tools.

5. Outlook

Se il tuo datore di lavoro fa parte dell’ecosistema Microsoft, Outlook è un’ottima scelta per gestire calendari, compiti e programmi.

Le funzionalità sono molto simili a quelle di Google Calendar, con la possibilità di creare, modificare e aggiornare eventi, oltre a importare altri provider di calendari come Google Calendar e iCloud.

Come aiuta Outlook gli Assistenti Personali?

Come assistente personale, puoi utilizzare Outlook per gestire il programma del datore di lavoro, prenotare riunioni, regolare le scadenze e altro ancora.

Altre funzionalità di Outlook utili agli assistenti personali includono:

• Scheduling Assistant: Puoi aggiungere più membri del team di Microsoft 365, visualizzare la loro disponibilità e prenotare riunioni.

• Attività e To-Do: Outlook si integra con Microsoft To Do, permettendoti di creare e gestire liste di cose da fare accanto agli eventi del calendario.

• Promemoria: Puoi impostare promemoria per eventi o compiti importanti, assicurandoti che né tu né il datore di lavoro perdiate appuntamenti o scadenze.

• Calendari Condivisi: Simile a Google Calendar, puoi creare calendari condivisi tra più persone.

Prezzi

Outlook può essere utilizzato gratuitamente per uso personale. I piani aziendali sono i seguenti:

• Free
• Microsoft 365 Business Basic: $6 per utente al mese, pagati annualmente
• Microsoft 365 Business Premium: $12.50 per utente al mese, pagati annualmente

6. Any.do

Any.do si distingue dalle app calendario sopra menzionate perché la sua caratteristica principale è la gestione delle attività, consentendoti di creare, modificare e aggiornare compiti.

Come aiuta Any.do gli Assistenti Personali?

Come assistente personale, puoi utilizzare Any.do per gestire i compiti tuoi o del tuo datore di lavoro, aggiornando il progresso in modo appropriato. Any.do include funzionalità utili come promemoria, che ti assicurano di non dimenticare di completare i compiti. Puoi anche invitare il datore di lavoro ad Any.do, in modo che sia aggiornato sul progresso e abbia accesso a specifiche attività o dettagli. Inoltre, puoi assegnare compiti a persone specifiche e impostare automazioni per assegnare i compiti automaticamente, aggiornare lo stato dei compiti e altro ancora.

Altre funzionalità di Any.do utili agli assistenti personali includono:

• Liste Condivise e Collaborazione: Any.do ti permette di creare e condividere liste con il datore di lavoro e altri membri del team, facilitando la collaborazione e assicurando che tutti siano aggiornati sui compiti imminenti.

• Gestione delle Attività: Any.do consente di creare e gestire liste di cose da fare accanto agli eventi del calendario, aiutandoti a tenere traccia delle scadenze e delle responsabilità in modo efficace.

• Vista Calendario: La funzione di Vista Calendario di Any.do consente di visualizzare i compiti in una modalità simile a quella di un calendario.

Prezzi

Any.do è gratuito per uso personale. I piani a pagamento sono:

• Premium: $7.99 al mese
• Family: $9.99 al mese per 4 membri
• Teams: $7.99 al mese per utente

Stai gestendo calendari Outlook e Google? Leggi il nostro articolo dettagliato su Come Sincronizzare Outlook e Google Calendars per scoprire come semplificare entrambe le pianificazioni.

Usa OneCal per semplificare il programma del tuo datore di lavoro

OneCal è uno strumento di automazione del calendario estremamente utile per gli assistenti personali, che consente di clonare gli eventi tra i calendari e facilita la prenotazione grazie alla condivisione di link di prenotazione.

Iscriviti gratuitamente a OneCal, senza bisogno di fornire una carta di credito.