Time Blocking sul Calendario: tutto ciò che devi sapere nel 2025

Avendo lavorato per oltre un decennio, ho notato che per essere più produttivo e ottenere risultati migliori in termini di qualità e quantità è fondamentale essere organizzati e preparati.

Uno dei modi migliori per rimanere organizzati e preparati è bloccare il tempo nel proprio calendario per concentrarsi sulle attività principali della giornata lavorativa.

In questo articolo approfondiremo il Calendar Time Blocking, i suoi benefici, alcuni consigli utili e gli strumenti che ti aiutano a gestire il time blocking in modo più efficiente.

What is Calendar Time Blocking?

In parole semplici, il Calendar Time Blocking consiste nel creare blocchi di tempo nel tuo calendario per il lavoro o per le attività che hai in programma di svolgere. Puoi bloccare il tempo anche per le attività più semplici, come fare esercizio, leggere un libro o dedicarti a specifici obiettivi della tua routine quotidiana. Nulla è fuori dal comune, purché si tratti di qualcosa che stai realmente facendo.

Time Blocking Example:

What are The Benefits of Calendar Time Blocking?

Il Calendar Time Blocking offre numerosi benefici, in particolare:

• Migliore concentrazione e produttività: Il time blocking ti aiuta a dedicare periodi specifici per le attività, riducendo le distrazioni e migliorando la tua capacità di concentrarti sul lavoro da svolgere. Questo porta a una maggiore produttività, poiché sarai più propenso a completare i compiti entro i tempi stabiliti.

• Migliore gestione del tempo: Organizzando la tua giornata in blocchi di tempo per attività diverse, ottieni una visione chiara di come viene impiegato il tuo tempo. Questa consapevolezza ti permette di pianificare meglio e gestire il tempo, aiutandoti a dare la priorità alle attività in modo più efficace.

• Il tuo tempo e la tua agenda sono protetti: Se non blocchi il tempo nel tuo calendario per le attività importanti, rischi di essere interrotto da riunioni improvvise dei colleghi, i quali potrebbero pensare che tu sia disponibile. Bloccare il tempo ti aiuta a proteggere il tuo programma, mantenendo alta la produttività.

How to Calendar Time Block?

Come menzionato sopra, puoi bloccare il tempo nel tuo calendario sia per attività personali che lavorative. Esistono due modi principali per effettuare il time blocking:

• Blocchi di tempo di gruppo per rilevanza: Invece di creare un blocco unico per ogni attività, puoi raggruppare il tempo bloccato in base alla rilevanza e al contesto dell’attività che stai svolgendo. Ad esempio, se stai lavorando, puoi creare un blocco di tempo chiamato: Focus Time.

• Creare blocchi di tempo individuali: Se desideri una struttura più modulare, puoi creare un blocco unico per ogni attività. Invece di creare un singolo blocco di Focus Time, potresti creare blocchi separati come: leggi le email, rispondi alle email, rispondi ai feedback dei clienti, ecc.

Entrambi i metodi di time blocking hanno pro e contro e, in generale, funzionano bene. L’importante è bloccare il tempo nel tuo calendario.

Example of creating a group-time block:

Tips to Help You Get Started With Calendar Time Blocking

1. Identify the key things you want to get done for the day/week

Il primo passo per il time blocking è decidere cosa bloccare. Solitamente questo viene fatto quotidianamente o, se conosci le attività giornaliere, pianificato settimanalmente.
È importante dedicare un po’ di tempo a riflettere su cosa inserire nella tua agenda (pur mantenendo una certa flessibilità), in modo da assicurarti che i blocchi di tempo creati giochino un ruolo fondamentale nel raggiungere gli obiettivi prefissati per la giornata o la settimana.

2. Make sure you leave time for unexpected tasks

Le cose non vanno sempre come previsto. È consigliabile lasciare dei blocchi di tempo vuoti per riunioni, attività o compiti imprevisti.
Questo ti dà la tranquillità che nessuno ti interromperà mentre lavori su compiti importanti e ti offre la flessibilità necessaria per affrontare eventuali imprevisti.

3. Block your calendar in advance

Conoscere in anticipo i tuoi obiettivi per la settimana è meglio che sapere solo cosa realizzerai ogni giorno. Avere il programma settimanale ti renderà più resiliente e flessibile.
Inoltre, sarai più produttivo, poiché saprai già quali attività devi svolgere, riducendo il rischio di imprevisti.

4. Make sure you block time from other calendars (personal calendar, etc)

Non è raro che i professionisti utilizzino più calendari, come un calendario personale, un calendario per i clienti e altri. Spesso questi calendari contengono riunioni o eventi a cui devi partecipare.
Si consiglia di bloccare automaticamente il tempo in tutti i tuoi calendari. Anche se non è così semplice come sembra, puoi utilizzare uno strumento di Calendar Sync per inviare automaticamente questi appuntamenti al tuo calendario non appena vengono creati.

Example of two synchronized calendars:

5. Make sure your blocked time is reflected across all calendars

Un altro aspetto importante, se gestisci più calendari, è fare in modo che il tempo bloccato venga visualizzato in tutti i calendari, per evitare prenotazioni doppie.
Potresti aver pianificato l’intera settimana nel tuo calendario principale, ma se i colleghi che utilizzano altri calendari non sanno che sei occupato, potrebbero fissare appuntamenti con te, causando conflitti e confusione.

6. Use a calendar blocking app to facilitate calendar blocking

Le app di Calendar Time Blocking, come OneCal, rendono molto semplice distribuire i tuoi blocchi di tempo su tutti i calendari, mantenendo lo stesso programma e la stessa disponibilità.
È inoltre consigliato utilizzare un app per calendari di team come Outlook o Google Calendar, poiché facilita il blocco del tempo, l’impostazione di blocchi ricorrenti e persino il blocco dei calendari dei membri del team.

Use OneCal to Block Time on Your Calendar

Avere un'app di calendario che blocca automaticamente il tempo in tutti i tuoi calendari è davvero fondamentale, perché così non dovrai preoccuparti che i membri del team confondano la tua disponibilità.
Puoi iscriverti gratuitamente a OneCal senza necessità di carta di credito e sperimentare il time blocking in prima persona.