Calendly vs Cal.com: qual è la migliore piattaforma di pianificazione?

Dal lancio di Calendly nel 2013, questo strumento ha ispirato il lancio di numerosi tool di scheduling, con l’obiettivo di diventare un giorno grande quanto, o anche più grande di Calendly. Una delle piattaforme che ha tratto ispirazione da Calendly è Cal.com. Cal.com è stato fondato con l’obiettivo di offrire un’alternativa ai tool di scheduling esistenti, con un focus su privacy e trasparenza.

Nel 2021, Cal.com ha raccolto $7.4m Seed, ottenendo le risorse necessarie per sviluppare un’infrastruttura di scheduling in grado di sfidare Calendly. La domanda che ci si deve porre è: come si confronta Cal.com con Calendly?

In questo articolo confronteremo Calendly e Cal.com, spiegando le somiglianze, le differenze, il pricing, la facilità d’uso, la sicurezza e altro ancora. Iniziamo!

Calendly vs Cal.com: cosa offrono?

Cominciamo illustrando la filosofia di base di Cal.com e Calendly:

Calendly

Calendly è un software di scheduling basato sul cloud che semplifica il processo di organizzazione di riunioni e appuntamenti. Permette a privati e aziende di impostare le proprie preferenze di disponibilità, di condividere il calendario tramite un link e di invitare altri a fissare un incontro negli orari disponibili, eliminando il consueto scambio infinito di email.

Features:

• Customizable Scheduling Links: Calendly è noto per i suoi link di prenotazione intuitivi e altamente personalizzabili. È possibile configurare diversi tipi di riunioni, come follow-up, riunioni di team, incontri one-to-one e altro. Ogni evento può avere una durata, una disponibilità e delle regole personalizzate.
• Integration with Calendar Apps: Calendly si integra con Google Calendar, Outlook, Office 365, iCloud e con altre app come Zoom, Teams, Slack e processori di pagamento come Stripe e PayPal.
• Team scheduling links: Con Calendly è possibile pianificare riunioni che coinvolgono più persone, senza dover preoccuparsi della disponibilità di ciascun membro.
• Routing: Calendly ha introdotto una nuova funzionalità chiamata Routing, che permette di filtrare i lead provenienti dal CRM e di indirizzarli ai responsabili di account, ad esempio in Salesforce.

Cal.com

Cal.com (precedentemente noto come Calendso) è la piattaforma di scheduling open-source più popolare, supportata da migliaia di sviluppatori che puntano a rendere lo scheduling più trasparente e accessibile a tutti.

Features:

• Open-Source codebase: Uno dei principali punti di forza della piattaforma è il suo codice open-source, che permette agli utenti di auto-ospitare la propria istanza del software. Inoltre, le contribuzioni sono aperte a tutti: se sei uno sviluppatore e usi Cal.com, puoi contribuire e sentirti parte del team.
• Flexible Integrations: Pur essendo più giovane di Calendly, Cal.com offre numerose integrazioni con servizi popolari come Google Calendar, Office 365, Outlook e altro ancora. Cal.com propone anche un interessante concetto chiamato Apps, che approfondiremo più avanti.
• Configurable: Cal.com è altrettanto versatile quanto Calendly, consentendo agli utenti di gestire il proprio tempo in modo efficiente. È possibile creare diversi tipi di eventi e definire durate e disponibilità personalizzate.

Per chi è Cal.com?

Grazie alla natura open-source, Cal.com attrae soprattutto gli appassionati che danno valore alla trasparenza e alla possibilità di contribuire allo sviluppo. Questo non vuol dire che le grandi aziende non possano utilizzare Cal.com, poiché la piattaforma offre piani enterprise e punta fortemente all’uso in team. Cal.com è progettato per essere una piattaforma di scheduling versatile, utilizzabile da:

• Privati: Freelancer, consulenti e professionisti che devono organizzare riunioni con clienti o collaboratori per semplificare il processo di prenotazione.
• Piccole e Medie Imprese (SMB): Le SMB possono utilizzare Cal.com per gestire appuntamenti tra diversi team e servizi.
• Grandi Aziende: Con il suo approccio personalizzabile e auto-ospitabile, Cal.com può essere integrato nei workflow aziendali esistenti, garantendo che il sistema di scheduling rispetti le politiche interne, in particolare per quanto riguarda la sicurezza e la privacy dei dati.

Per chi è Calendly?

Calendly è ormai un nome consolidato nel mondo dello scheduling ed è lo strumento di riferimento per privati e aziende di ogni dimensione.

• Professionisti ed Imprenditori: Consulenti, coach, venditori e freelancer usano Calendly per gestire appuntamenti senza il fastidio di continui scambi di email.
• Team Aziendali ed Enterprise: Dalle piccole squadre alle grandi divisioni aziendali, Calendly aiuta a coordinare riunioni, colloqui e sessioni collaborative.

Calendly vs Cal.com: Un confronto dettagliato delle funzionalità

Confrontiamo Calendly e Cal.com considerando pricing, funzionalità specifiche, facilità d’uso, integrazioni, sicurezza e altro ancora, per determinare quale strumento risulti vincente.

Scheduling

Dato che lo scopo principale di Cal.com e Calendly è semplificare il processo di scheduling, è fondamentale offrire funzionalità che permettano di gestire appuntamenti e riunioni in modo efficiente. La buona notizia è che entrambi offrono funzionalità simili, come scheduling one-to-one, tipologie di eventi multiuso, scheduling per team, gestione dei pagamenti e altro.

Funzionalità di scheduling di Calendly:

• One-on-One Meetings: Calendly permette di impostare orari disponibili, e gli invitati possono prenotare questi slot in ordine di arrivo.
• Group Meetings: È possibile organizzare riunioni con più persone, in cui tutti gli invitati partecipano contemporaneamente.
• Round Robin: Distribuisce le riunioni tra i membri del team in base alla disponibilità o alla priorità.
• Collective Scheduling: Calendly coordina i calendari di più membri del team per trovare gli orari comuni.
• Time Zone Intelligent: Rileva automaticamente il fuso orario degli invitati per evitare confusione.
• Buffer Times: Consente di impostare pause tra le riunioni.
• Minimum Scheduling Notice: Impedisce prenotazioni last-minute definendo un preavviso minimo.
• Customizable Notifications and Reminders: Invia promemoria automatici via email e SMS per ridurre i no-show.
• Payment Integration: Si integra con processori di pagamento come PayPal e Stripe per appuntamenti a pagamento.
• Availability Preferences: Consente di personalizzare la propria disponibilità, mostrando più o meno tempo libero a seconda delle necessità.

Calendly scheduling link:

Funzionalità di scheduling di Cal.com:

• One-on-One Meetings: Consente di prenotare un appuntamento basato sulla disponibilità, come ci si aspetta da qualsiasi strumento di scheduling.
• Group Meetings: Permette di organizzare eventi a cui possono partecipare più persone contemporaneamente, ideale per webinar, corsi o workshop di gruppo.
• Round Robin Meetings: Distribuisce le riunioni tra i membri del team, utile per squadre di vendita o supporto dove le richieste vengono assegnate al rappresentante disponibile.
• Collective Availability: Trova orari comuni tra più membri del team, utile per riunioni interne o incontri con clienti che coinvolgono più stakeholder.
• Time Zone Management: Cal.com gestisce automaticamente le conversioni dei fusi orari, assicurando che gli orari siano corretti per tutti i partecipanti.
• Buffer Times: Permette di impostare pause prima o dopo gli eventi, evitando prenotazioni consecutive senza interruzioni.
• Minimum Scheduling Notice: Consente di definire il preavviso minimo necessario prima che qualcuno possa prenotare un appuntamento.
• Customizable Notifications and Reminders: Invia notifiche e promemoria automatici via email per tenere aggiornati i partecipanti.
• Integrated Payment Processing: Consente di addebitare per appuntamenti direttamente integrando processori di pagamento.
• Availability Preferences: Permette di impostare orari specifici in cui si è disponibili per le riunioni.
• Custom Fields: Durante la configurazione degli eventi, è possibile richiedere informazioni aggiuntive agli invitati tramite campi personalizzati.

Cal.com scheduling links:

Cal.com week view:

Conclusione: Entrambi, Cal.com e Calendly, sono ricchi di funzionalità di scheduling, dunque in questa categoria si registra un pareggio.

UI, UX e facilità d’uso

Nel confronto tra l’interfaccia di Cal.com e quella di Calendly, emerge che Cal.com presenta un design più moderno, con la possibilità di passare dalla modalità chiara a quella scura. Questo è prevedibile, dato che Cal.com è una piattaforma giovane e ha potuto sperimentare per creare qualcosa di innovativo. Calendly, invece, ha già un’identità di marca e un design consolidato, difficile da modificare radicalmente.

Detto ciò, Calendly ha recentemente aggiornato il suo design, rendendo più facile la navigazione e la creazione di appuntamenti.

Dal punto di vista dell’esperienza utente, Cal.com risulta superiore, grazie a una struttura del prodotto ben pensata. È estremamente semplice passare da un menu all’altro, creare link di prenotazione, gestire gli appuntamenti e altro ancora. Inoltre, Cal.com ha introdotto la funzionalità Calendar Overlay, che permette di sovrapporre il proprio calendario a quello degli utenti con cui si desidera incontrarsi, offrendo un’esperienza di scheduling intuitiva che riduce le doppie prenotazioni.

Cal.com UI:

Calendly UI:

Conclusione: Pur avendo Calendly rinfrescato il look, l’interfaccia e l’esperienza utente offerte da Cal.com risultano ancora superiori.

Personalizzazione

Generalmente, Cal.com è più personalizzabile rispetto a Calendly, grazie alla sua natura open-source.

Cal.com:

• Open-Source: Essendo open-source, Cal.com offre accesso completo al suo codice, permettendo agli sviluppatori di modificare, ottimizzare e personalizzare il software in modo esteso per soddisfare esigenze specifiche.
• Self-Hosting: Gli utenti possono scegliere di auto-ospitare Cal.com, avendo così la possibilità di personalizzare l’infrastruttura, le impostazioni di sicurezza e integrarla profondamente con i sistemi interni.
• API Access: Gli sviluppatori hanno accesso alle API per integrare Cal.com con altri sistemi e creare funzionalità personalizzate.

Calendly:

• User Interface Customization: Calendly offre diverse impostazioni personalizzabili (come schemi di colore, flussi di prenotazione e notifiche automatiche), ma queste opzioni sono limitate a un framework predefinito.
• Integrations: Calendly propone varie integrazioni con altri strumenti, che offrono un certo livello di personalizzazione nel workflow, ma la funzionalità di base rimane chiusa.
• API for Developers: Calendly dispone di un’API per creare integrazioni e flussi di lavoro personalizzati, ma la personalizzazione è limitata alle funzionalità esposte dall’API e non consente di modificare il core del sistema.

Conclusione: Cal.com è più personalizzabile di Calendly grazie al suo approccio open-source, che consente di modificare non solo l’aspetto, ma anche le funzionalità core.

Calendar View

È sorprendente che né Cal.com né Calendly offrano una funzionalità di Calendar View che consenta di visualizzare tutti gli eventi da tutti i tuoi calendari. È qui che strumenti come OneCal risaltano, poiché permettono di creare e condividere scheduling links, con l’ulteriore capacità di vedere tutti i tuoi calendari in un unico posto, unirti rapidamente alle riunioni e altro ancora.

Piattaforme: Mobile, Web, Desktop?

Sia Calendly che Cal.com sono principalmente progettati per il web. Calendly ha un vantaggio in quanto dispone di un’app mobile scaricabile dall’App Store o dal Play Store, mentre Cal.com è disponibile solo come web app.

Conclusione: Calendly vince in questo aspetto, grazie alle app mobile, mentre Cal.com offre solo una versione web.

Protezione contro conflitti di scheduling

Uno degli obiettivi alla base di OneCal era sviluppare una piattaforma che eliminasse i conflitti di scheduling. Strumenti come Cal.com e Calendly offrono link di prenotazione, ma cosa succede in aziende che utilizzano internamente Google Calendar o Outlook e gestiscono più calendari? Se hai un appuntamento sul calendario di lavoro e un cliente ne programma un altro su un calendario diverso, possono verificarsi conflitti.

Per risolvere questo problema, OneCal ha introdotto la funzione Calendar Sync, che consente di sincronizzare in tempo reale Outlook e Google Calendar. Dopo aver sincronizzato i calendari, la tua disponibilità risulta aggiornata su tutti i calendari, evitando conflitti e garantendo che tutti siano allineati.

Integrazioni

Sia Calendly che Cal.com offrono numerose integrazioni, ma Calendly ha un vantaggio grazie alla sua presenza di lungo corso e alle maggiori risorse investite nell’integrazione con strumenti di terze parti.

Calendly Integrations:

• Servizi di calendario: Google Calendar, Outlook, Office 365, iCloud
• Strumenti per videoconferenze: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex
• Sistemi CRM: Salesforce, HubSpot
• Processori di pagamento: PayPal, Stripe
• Strumenti di produttività e collaborazione: Slack, Trello, Zapier (e molti altri)

Cal.com, essendo più recente e open-source, adotta un approccio diverso. Pur non disponendo di tante integrazioni pre-costruite quanto Calendly, la sua natura open-source permette di integrarlo con qualsiasi servizio se si dispongono delle risorse di sviluppo necessarie. Le integrazioni di Cal.com includono:

• Servizi di calendario (simili a Calendly)
• Strumenti per videoconferenze (come Zoom e Microsoft Teams)
• Alcune app di terze parti, con la possibilità di espandere tramite API e webhooks
• Un concetto interessante chiamato Apps, che permette di installare integrazioni tramite il loro App Store

Conclusione: Pur offrendo entrambe numerose integrazioni, Calendly ha un leggero vantaggio grazie al numero maggiore di integrazioni pronte all’uso.

Collaborazione

Calendly e Cal.com hanno la collaborazione al centro delle loro funzionalità, offrendo strumenti per il team scheduling e la gestione del lavoro di gruppo.

Funzionalità di collaborazione di Calendly:

1. Team Scheduling: Calendly offre robuste funzionalità per la programmazione in team, permettendo a più membri di condividere un unico link di prenotazione, dove i clienti possono scegliere in base alla disponibilità o tramite round-robin.
2. Centralized Billing: Per team e organizzazioni, Calendly semplifica la gestione degli abbonamenti e dei pagamenti centralizzandoli.
3. Admin Features: Gli amministratori possono gestire l’accesso dei membri del team, impostare permessi e controllare il branding, garantendo coerenza nelle interazioni con i clienti.
4. Reporting and Metrics: Calendly fornisce analisi e report che aiutano a monitorare il volume e il tipo di riunioni.
5. Multiple Event Types: I membri del team possono configurare diversi tipi di eventi, con durate e disponibilità personalizzate in base alle esigenze.

Funzionalità di collaborazione di Cal.com:

1. Open-Source Customizability: Grazie al suo approccio open-source, i team con risorse di sviluppo possono personalizzare il sistema di scheduling per adattarlo al proprio workflow.
2. Self-Hosting: La possibilità di auto-ospitare Cal.com offre un controllo totale sui dati, fondamentale per settori attenti alla privacy.
3. Integration Flexibility: La possibilità di creare integrazioni personalizzate tramite API e webhooks consente a Cal.com di integrarsi profondamente nei sistemi interni.
4. User Permissions: Anche Cal.com permette di gestire i permessi degli utenti e lo scheduling di team, anche se il grado di dettaglio dipende dal livello di personalizzazione implementato.
5. Community Development: Essendo un progetto guidato dalla community, le funzionalità di collaborazione possono essere estese attraverso contributi esterni, vantaggio per team con esigenze particolari.

Conclusione: Calendly è ideale per team che cercano strumenti di collaborazione pronti all’uso e facili da implementare, mentre Cal.com è più adatto a team con risorse tecniche che desiderano soluzioni personalizzate e un maggiore controllo sui dati. In termini di collaborazione, il risultato è un pareggio.

Sicurezza

Sul fronte della sicurezza, sia Calendly che Cal.com aderiscono agli standard di settore, con certificazioni quali ISO 27001, SOC 2 Type II, CCPA, GDPR e altre.

Sicurezza di Calendly:

• Protezione dei dati dei clienti
• Sicurezza dell’infrastruttura
• Protezione dell’applicazione
• Conformità & Privacy: SOC 2 Type II, SOC 3, gestione della conformità a GDPR & CCPA, attestato CSA STAR Level One, rapporto ISO/IEC 27001, linee guida FINRA e GLBA.
• Protezione degli account

Per maggiori informazioni, visita la Calendly Security Page.

Sicurezza di Cal.com:

• ISO 27001
• SOC 2 Type II
• CCPA, GDPR
• EU-US Data Privacy Framework
• Certificazioni HIPAA

Per ulteriori dettagli, visita la Cal.com Security Page.

Conclusione: È un pareggio, in quanto entrambi rispettano gli standard di sicurezza più elevati.

Pricing

Per quanto riguarda i prezzi, Cal.com risulta più conveniente, offrendo un piano gratuito che consente la creazione di eventi illimitati. Calendly, invece, propone un piano gratuito che limita a un solo tipo di evento; per crearne altri, è necessario effettuare un upgrade.

Anche se si decide di passare a un piano a pagamento, Cal.com risulta più economico, a partire da $12 per utente al mese, rispetto ai $16 per utente al mese di Calendly.

Calendly Pricing:

• Free
• Standard: $10 per seat, per mese
• Teams: $16 per seat, per mese
• Enterprise: Contattare per pricing

Cal.com Pricing:

• Teams: $12 per utente al mese
• Enterprise: Contattare per pricing
• Platform: Contattare per pricing

Conclusione: Cal.com vince sul fronte del pricing, essendo più conveniente e offrendo più funzionalità.

Calendly vs Cal.com: Riepilogo del Confronto

Ecco una panoramica delle categorie confrontate:

Calendly Vs Cal.com: Which Scheduling Tool is Better?

La differenza principale tra Calendly e Cal.com è che Calendly è un nome consolidato nel mondo dello scheduling da oltre un decennio, rendendolo lo strumento di riferimento per privati e aziende di ogni dimensione. Cal.com, invece, è una piattaforma versatile che attrae soprattutto gli appassionati che danno valore alla trasparenza e al contributo open-source.

Inoltre, la community open-source sembra spingere ulteriormente lo sviluppo, rilasciando funzionalità come Cal.ai, Calendar Overview e altro ancora.

Va inoltre considerato che, sebbene entrambi siano eccellenti per la creazione di link di prenotazione, nessuno dei due offre una funzionalità di Calendar View o la capacità di sincronizzare Outlook e Google Calendar. Ed è qui che strumenti come OneCal brillano, offrendo la comodità di condividere link di scheduling intuitivi insieme alla possibilità di sincronizzare Outlook con Google Calendar in tempo reale.

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Nonostante OneCal si focalizzi principalmente sulla sincronizzazione dei calendari, offre anche una funzionalità di link di prenotazione, che permette di creare link multiuso in maniera semplice.

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