Pianificatore di appuntamenti di Google Calendar vs. Calendly

Il sistema di prenotazione appuntamenti di Google Calendar e Calendly sono due strumenti popolari che facilitano la pianificazione, ma funzionano in modi differenti.

Questo articolo li confronta in alcuni aspetti chiave, come funzionalità, svantaggi, integrazioni, prezzi, facilità d'uso e altro.

Se cerchi qualcosa che funzioni direttamente all'interno di Google Calendar o uno strumento che ti offra più opzioni e controllo, questa guida ti aiuterà a scegliere quello più adatto a te.

Panoramica sul Sistema di Prenotazione Appuntamenti di Google Calendar

Se già usi Google Calendar, potresti aver notato l'opzione per creare un “programma appuntamenti.” Questo è lo strumento integrato di Google per permettere ad altri di prenotare una fascia oraria sul tuo calendario, senza necessità di software aggiuntivo.

È utile se sei un professionista indipendente, un insegnante o un consulente che desidera un modo semplice per far prenotare agli altri una fascia oraria senza interminabili scambi di email.

Se desideri vedere come funziona questa funzionalità, dai un'occhiata a questa guida su Come condividere la disponibilità su Google Calendar.

Funzionalità Principali

• Pagine di prenotazione facili da usare: Puoi impostare la tua disponibilità e condividere un link per prenotare con clienti, studenti o colleghi. Essi vedranno le fasce orarie disponibili e ne sceglieranno una che funziona.

• Integrazione con Google Meet e Gmail: A differenza di strumenti che richiedono una configurazione per le videoconferenze, Google aggiunge automaticamente un link Meet al tuo appuntamento. Inoltre, tutto rimane sincronizzato in Gmail e Google Calendar, quindi è tutto in un unico posto.

• Compatibilità con i fusi orari: Il sistema di prenotazione di Google si adatta ai fusi orari, così nessuno partecipa per errore un'ora in anticipo o in ritardo. Questo è particolarmente utile quando hai riunioni con persone in altri fusi orari.

• Ideato per gli utenti di Google: Il sistema di prenotazione appuntamenti di Google Calendar è una scelta adatta per chi già utilizza Google Workspace. È semplice, facile da accedere e funziona direttamente nel tuo calendario esistente.

Svantaggi del Sistema di Prenotazione Appuntamenti di Google Calendar

Il sistema integrato di Google è ottimo se desideri qualcosa di rapido e semplice, già parte del tuo ambiente Google. Tuttavia, non è adatto a tutti.

• Personalizzazione limitata: La pagina di prenotazione ha un design pulito e semplice, ma non puoi davvero personalizzarla. Non c'è l'opzione per aggiungere il tuo logo, cambiare i colori o allinearla al tuo marchio, a differenza degli strumenti di prenotazione di terze parti come OneCal o Calendly.

• Mancanza di funzionalità avanzate: Non c'è la programmazione a turni per team, né la possibilità di raccogliere pagamenti, e le integrazioni con strumenti esterni all'ecosistema Google sono limitate. Quindi, se hai bisogno di automazione o lavori con piattaforme come Zoom o HubSpot, questo strumento potrebbe risultare troppo semplice.

• Solo una pagina di prenotazione nel piano gratuito: Se usi un account personale Google, puoi creare una sola pagina di prenotazione. Se hai bisogno di più pagine o desideri rimuovere il marchio Google, dovrai passare a un piano a pagamento di Google Workspace, che parte da $7 per utente al mese.

• Ideale per i singoli, non per i team: Il sistema di prenotazione appuntamenti di Google è pensato principalmente per un uso personale. Se devi coordinare le prenotazioni in un team, ad esempio condividendo la disponibilità tra più persone, Calendly gestisce meglio la situazione.

Panoramica di Calendly

Se hai mai dovuto inviare cinque email solo per fissare un orario per un incontro, Calendly è stato creato apposta per te.

È uno strumento facile da usare che elimina il fastidio della pianificazione, ideale se sei un freelancer o fai parte di un team di vendita impegnato. Diamo un'occhiata alle funzionalità principali di Calendly e ai motivi per cui potrebbe non essere adatto a te.

Funzionalità Principali

• Compatibile con più piattaforme di calendario: Calendly si sincronizza con Google Calendar, Outlook e Office 365. Questo mantiene tutti i tuoi calendari in sincronia e aiuta a prevenire prenotazioni doppie, indipendentemente da quale utilizzi.

• Pianificazione flessibile per singoli e team: Calendly semplifica la prenotazione di incontri one-to-one, l'organizzazione di sessioni di gruppo o la distribuzione delle prenotazioni all'interno di un team. Questo è il punto di forza rispetto al sistema di Google, che è più limitato e pensato principalmente per l'uso individuale.

• Flussi di lavoro e promemoria automatizzati: Puoi impostare email o SMS promemoria automatici, note di ringraziamento o persino inviare link di follow-up. È ideale per mantenere tutto professionale e organizzato senza lavoro manuale aggiuntivo.

• Si integra con molti strumenti: A differenza del sistema nativo di Google, Calendly si integra direttamente con app come Zoom, Stripe, Salesforce e Slack.

Svantaggi di Calendly

• Il piano gratuito è piuttosto basilare: Puoi iniziare a usare Calendly gratuitamente, ma molte delle funzionalità avanzate, come collegare più calendari, personalizzare la pagina di prenotazione o impostare l'automazione, sono disponibili solo nei piani a pagamento.

• Una sola connessione di calendario: Sebbene Calendly supporti Google, Outlook e altri calendari, la versione gratuita consente di collegare un solo calendario. Quindi, se utilizzi più di un account Google (o diversi sistemi di calendario), questo potrebbe rappresentare uno svantaggio.

• Nessun supporto per Apple per i nuovi utenti. Se usi anche un calendario iCloud per scopi personali o lavorativi, non potrai collegarlo a Calendly come nuovo utente. Per il supporto di iCloud, uno strumento come OneCal è la scelta migliore per le tue esigenze.

Se desideri saperne di più sulle funzionalità di Calendly e su come si confronta con altri concorrenti, dai un'occhiata a questo articolo su Alternative a Calendly.

Confronto tra il Sistema di Prenotazione Appuntamenti di Google Calendar e Calendly

Quando si sceglie uno strumento di pianificazione, è utile vedere come si posizionano a confronto.

Di seguito, abbiamo suddiviso le aree chiave da considerare ed esposto come il sistema di prenotazione appuntamenti di Google Calendar e Calendly gestiscono ciascuna di esse.

Facilità d'Uso e Configurazione

Se già usi Google Calendar, iniziare è semplice. Basta aprire il calendario, creare un "programma appuntamenti" e impostare la tua disponibilità.

Poiché è integrato in Google Calendar, non c'è molto da imparare. Questo lo rende un'ottima opzione per chi desidera una configurazione rapida e semplice.

Calendly è altrettanto facile da usare, anche se è la prima volta che provi uno strumento di pianificazione. Ti registri, colleghi il tuo calendario e imposti la tua disponibilità. Ricevi un link condivisibile che le persone possono utilizzare per prenotare un appuntamento con te, senza scambi di email.

Incontri One-to-One vs. Pianificazione di Team

Mentre il sistema di prenotazione di Google Calendar è una scelta eccellente per individui, come freelancer, insegnanti o consulenti, è principalmente pensato per l'uso personale.

Puoi impostare la tua disponibilità, ma non esiste un modo semplice per coordinarsi in un team o condividere le responsabilità di pianificazione con altri.

Calendly, invece, è progettato pensando ai team. Supporta funzionalità come la pianificazione a turni (in modo che gli incontri siano distribuiti equamente tra i membri del team), la pianificazione di gruppo e calendari condivisi. È un'opzione molto più efficace se pianifichi come team, non solo in solitaria.

Notifiche e Automazione

Google Calendar gestisce le funzioni di base: le persone che prenotano con te ricevono una conferma email standard e potresti vedere una notifica in Gmail. È sufficiente per configurazioni semplici, ma si ferma a questo, senza follow-up, messaggi di testo o flussi di lavoro personalizzati.

Calendly va oltre offrendo maggiore automazione. Puoi inviare promemoria automatici via email e SMS, messaggi di follow-up e persino impostare azioni dopo una prenotazione, come inviare un modulo, reindirizzare a una pagina personalizzata o avviare una riunione su Zoom.

Integrazioni e Strumenti

Google Calendar funziona bene con altri strumenti Google come Gmail e Google Meet. Ad esempio, quando qualcuno prenota un incontro, può aggiungere automaticamente un link a Meet, il che è utile se già usi Google per tutto.

Tuttavia, al di fuori dell'ecosistema Google, le opzioni sono limitate. Non troverai modalità integrate per connetterti con app come Zoom, CRM o piattaforme di pagamento.

Nel frattempo, Calendly funziona bene con ogni tipo di strumento. Si collega con Zoom, Slack, HubSpot, Salesforce, Stripe, PayPal e molti altri.

Personalizzazione e Branding

Quando si tratta di far rispecchiare la tua identità alla tua pagina di prenotazione, Google Calendar rimane piuttosto basico. Puoi dare un nome al tuo programma appuntamenti e regolare alcune impostazioni, ma non molto altro.

Non c'è l'opzione di aggiungere il tuo logo, cambiare i colori o farla rispecchiare al tuo marchio. Questo potrebbe andar bene per un uso occasionale, ma se incontri clienti o vuoi apparire più professionale, può risultare un po' troppo semplice.

Calendly ti offre molto più controllo, specialmente se utilizzi un piano a pagamento. Puoi aggiungere il tuo logo, scegliere i colori del marchio e persino utilizzare un link personalizzato.

Prezzi

Sistema di Prenotazione Appuntamenti di Google Calendar (tramite Google Workspace):

• Business Starter: $7 per utente/mese

• Business Standard: $14 per utente/mese

• Business Plus: $22 per utente/mese

Incluso nella maggior parte dei piani Google Workspace, senza costi aggiuntivi se sei già abbonato.

Calendly:

• Piano Gratuito: (1 connessione di calendario, funzionalità di base)

• Piano Standard: $12 per utente/mese (sblocca integrazioni e ulteriori opzioni)

• Piano Teams: $20 per utente/mese (include pianificazione per team, flussi di lavoro e report)

• Piano Enterprise: Parte da $15K/anno (sicurezza avanzata, SSO, controlli amministrativi)

Decisione Finale: Quale Sistema di Prenotazione è il Migliore per Te?

Ora che abbiamo esaminato le differenze, come scegliere tra il sistema di prenotazione appuntamenti di Google Calendar e Calendly? Ecco un breve riepilogo:

Perché Scegliere Google Calendar Appointment?

• Stai già usando Google Workspace. Se il tuo flusso di lavoro include Gmail, Google Meet e Google Calendar, questo strumento è già integrato e pronto all'uso, senza costi aggiuntivi e senza dover imparare nuovi strumenti.

• Ti servono solo le basi. Per professionisti indipendenti o educatori che desiderano un modo rapido per far prenotare una fascia oraria agli altri, svolge il compito con una configurazione minima.

• Preferisci avere tutto in un unico posto. Poiché fa parte del tuo calendario, email e videoconferenze, mantiene i tuoi strumenti centralizzati.

Perché Scegliere Calendly?

• Cerchi più funzionalità e flessibilità. Calendly offre pianificazione per team, flussi di lavoro, pagamenti, integrazioni e automazione che vanno oltre ciò che lo strumento di Google può fare.

• Hai bisogno di connetterti con altre piattaforme. Da Zoom e Stripe a Salesforce e Slack, Calendly si integra bene con una vasta gamma di strumenti.

• Lavori in un ambiente di team. Che si tratti di prenotazioni a turno per il reparto vendite o di disponibilità condivisa per un team di customer success, Calendly facilita notevolmente la coordinazione con gli altri.

• L'importanza della presentazione e del branding. Se la tua pagina di prenotazione è rivolta ai clienti, Calendly ti offre la libertà di personalizzarla in linea con il tuo marchio.

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