Come bloccare il tempo in Google Calendar: guida passo-passo
Indice
Blocca automaticamente il tempo in Google Calendar
Crea un account in OneCal per bloccare automaticamente il tempo su tutti i tuoi calendari Google.
Dal momento che il lavoro da remoto è diventato la norma, ogni meeting passa prima dai nostri calendari. Considerando che la maggior parte dei professionisti utilizza Google Calendar per bloccare il tempo, è fondamentale sapere come sfruttare questo strumento per organizzare la giornata e aumentare la produttività.
In questo articolo spiegheremo nel dettaglio il Time Blocking con Google Calendar, incluse le tecniche, le sfide e i migliori strumenti che ti aiutano a essere più produttivo.
Cos'è il Time Blocking con Google Calendar?
Il Time Blocking con Google Calendar è una tecnica di gestione del tempo che prevede di allocare specifici blocchi orari nel calendario per determinati compiti o attività. Questo approccio si basa sul principio di dedicare periodi distinti per il lavoro concentrato, le riunioni, il tempo personale o altre attività, invece di affrontare la giornata senza un piano strutturato.
Preoccupato di dover bloccare il tempo su più calendari? Leggi la nostra guida dettagliata su Come Bloccare Automaticamente il Tempo su Più Calendari
Come bloccare il tempo in Google Calendar
Per bloccare il tempo in Google Calendar, segui questi passaggi:
1. Apri Google Calendar
Puoi aprire Google Calendar sul web visitando questo URL: https://calendar.google.com/calendar/u/0/r
I medesimi passaggi possono essere seguiti anche sul mobile.
2. Seleziona il calendario su cui bloccare il tempo
Assicurati di bloccare il tempo nel calendario corretto, poiché puoi avere più Google Calendars sotto lo stesso account.
3. Clicca in un'area libera all'interno del calendario (o semplicemente clicca su Crea)
In Google Calendar puoi creare un nuovo evento cliccando su un intervallo orario o premendo il pulsante "Crea" in alto a sinistra.
4. Imposta l'evento come Privato
Impostare l'evento come privato fa sì che solo tu possa vedere i dettagli (titolo, descrizione, ecc.), mentre gli altri vedranno solo un segnaposto "Occupato". Questo ti aiuta a sapere per cosa hai bloccato il tempo, mentre i colleghi capiscono che sei impegnato in quel momento.
Se desideri che i colleghi possano vedere i dettagli, puoi impostare l'evento come Pubblico.
Per rendere l'evento privato, clicca su "Altre opzioni" nel modale dell'evento:
Dopo aver cliccato "Altre opzioni", seleziona "Privato" dal menu a discesa che appare:
5. Imposta un titolo, la durata, la descrizione e altri dettagli
È importante impostare un titolo conciso e una descrizione chiara, così da non dover rifare conti mentali sul motivo per cui hai bloccato quel tempo quando rivedi il calendario in seguito.
Perché il Time Blocking è importante?
Il lavoro da remoto ha costretto tutti a lavorare da casa e a partecipare a riunioni online. Ciò significa che la maggior parte delle riunioni avviene in modalità digitale, utilizzando soluzioni di videoconferenza. Non è raro ricevere inviti a riunioni mentre si sta lavorando o si ha già in programma qualcos'altro.
È anche comune che i membri del team si informino a vicenda di una riunione con meno di un'ora di anticipo. Questo può creare problemi se hai pianificato la tua giornata o se hai compiti più importanti da completare.
Ecco perché il Time Blocking con Google Calendar è così importante:
1. Stabilire aspettative chiare con i membri del team
Il Time Blocking ti aiuta a gestire le aspettative con i colleghi, lasciando anche spazio per prenotare riunioni. Mantenere un equilibrio tra il completamento dei compiti e la collaborazione è fondamentale.
2. Agenda semplificata e giornata pianificata
È importante pianificare la giornata lavorativa, riservando tempo per riunioni, lavoro concentrato e preparazioni, così da avere una panoramica chiara degli obiettivi e degli spazi destinati a ciascuna attività.
3. Maggiore produttività
Il Time Blocking ti rende più produttivo, poiché riduce le interruzioni dovute a riunioni improvvise. Bloccare il tempo nel tuo Google Calendar ti permette di sapere esattamente quale lavoro svolgere e quando.
Quali sono le sfide del Time Blocking in Google Calendar?
1. Difficoltà nel bloccare il tempo su più Google Calendars
Bloccare il tempo in un singolo Google Calendar è semplice, ma la situazione si complica quando sono coinvolti più calendari. Puoi bloccare il tempo da un Google Calendar all'altro condividendoli, ma questo comporta rendere il calendario pubblico, esponendo i dettagli delle riunioni. Questo è un problema se le informazioni sono riservate o private.
Un altro problema è che gli aggiornamenti in Google Calendar (nuovi meeting o modifiche agli esistenti) non si sincronizzano in tempo reale, aumentando il rischio di doppie prenotazioni.
Strumenti di sincronizzazione dei calendari come OneCal sono progettati per bloccare automaticamente il tempo su più Google Calendars senza compromettere sicurezza o prestazioni.
2. Richiede tempo abituarsi a bloccare tutto
Affinché il Time Blocking sia efficace, devi riservare tempo per ogni attività. Anche se in teoria sembra semplice, può risultare difficile creare eventi per ogni compito o attività da svolgere.
3. Stime temporali inaccurate
Una delle sfide maggiori è stimare correttamente la durata dei compiti. Spesso si sottovaluta il tempo necessario, portando a un’agenda troppo ottimistica e difficile da rispettare.
4. Mancanza di flessibilità
Un blocco di tempo rigido può ridurre la flessibilità. Attività impreviste, emergenze o riunioni che si protraggono possono alterare l'intera giornata, causando stress e la necessità di continui aggiustamenti.
5. Distrazioni e interruzioni
Nonostante una pianificazione accurata, le distrazioni esterne (come chiamate, email o colleghi che interrompono) e quelle interne (procrastinazione o mancanza di concentrazione) possono rompere i blocchi di tempo programmati.
Come bloccare il tempo su più Google o Outlook Calendars?
Molte organizzazioni utilizzano più calendari Outlook o Google, e bloccare il tempo su tutti diventa una sfida.
Bloccare manualmente il tempo su più calendari tramite condivisione
Anche se è possibile bloccare il tempo su più calendari condividendoli, questo metodo presenta alcuni svantaggi notevoli:
Sincronizzazione lenta: Bloccare il tempo su più calendari condividendoli significa che la sincronizzazione non è in tempo reale, e devi aspettare fino a 24 ore affinché i calendari si aggiornino.
Nessuna privacy: Per sincronizzare un calendario con un altro, devi renderlo pubblico, rendendolo accessibile anche tramite Google Search.
Puoi condividere solo un calendario con un altro: Se hai bisogno di una sincronizzazione bidirezionale, dovrai ripetere il processo per ogni coppia di calendari.
Se desideri bloccare il tempo su più calendari tramite sincronizzazione, consulta questi articoli approfonditi:
Tecniche di Time Blocking con Google Calendar
Ora che abbiamo definito le basi del Time Blocking con Google Calendar, vediamo alcune tecniche pratiche per risparmiare tempo, avere una giornata più prevedibile ed essere più produttivi.
1. Blocca il tempo all'inizio della giornata (30 minuti)
"La giornata sarà quello che ne farai, quindi alzati come il sole e brucia" – William C. Hannan
È fondamentale iniziare la giornata con la mente chiara, pianificando il resto della giornata. Un blocco di 30 minuti ti aiuta a valutare cosa è rimasto da fare il giorno precedente e cosa devi affrontare oggi, preparando l'intera giornata e riducendo la procrastinazione.
2. Blocca il tempo prima di ogni meeting (15 minuti)
Come regola generale, se il meeting a cui partecipi è importante e il tuo contributo è richiesto, preparati creando un blocco di 15 minuti per rivedere l'agenda e gli argomenti del meeting: domande, risposte, considerazioni, ecc.
Se il meeting è breve e non richiede molto input da parte tua, puoi saltare questo blocco.
3. Blocca il tempo per il lavoro concentrato (2+ ore)
Nonostante l'importanza crescente delle riunioni, è essenziale portare a termine il lavoro. Dedica blocchi di almeno 2 ore per concentrarti sui compiti quotidiani, che rappresentano spesso la parte più importante della giornata.
Non sto dicendo che le riunioni non siano importanti, ma alla fine della giornata devi completare i compiti assegnati, e le riunioni non possono essere una scusa.
4. Blocca il tempo prima della fine della giornata (30 minuti)
Bloccare gli ultimi 30 minuti della giornata lavorativa è utile per pianificare il giorno successivo, valutare i risultati ottenuti o semplicemente per concludere la giornata lavorativa e passare al tempo libero.
Inoltre, questo ti aiuta a evitare riunioni che potrebbero durare più del previsto, interferendo con la tua vita personale. Mantenere un equilibrio tra lavoro e vita privata è fondamentale, e i confini devono essere rispettati. Spesso le riunioni si protraggono oltre il tempo programmato; a meno che non siano urgenti, non è consigliabile pianificarle negli ultimi 30 minuti della giornata.
Usa OneCal per bloccare il tempo su tutti i tuoi Google Calendars
Bloccare il tempo su più Google Calendars richiede tempo e spesso porta a rendere i calendari visibili su internet.
OneCal è progettato per mantenere la tua privacy intatta, permettendoti di bloccare automaticamente il tempo su tutti i tuoi calendari.
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