Come condividere Google Calendar - La guida definitiva del 2025

Google Calendar è lo strumento principale per pianificare, condividere il tempo e la disponibilità per milioni di professionisti, individui e startup. È abbastanza comune per gli utenti di Google Calendar avere un calendario personale, un calendario di lavoro (a volte più di uno, a seconda del settore in cui operano) o un calendario familiare. Avere più calendari rende difficile condividere la disponibilità, visualizzare tutte le riunioni in un unico posto ed evitare doppie prenotazioni.

La buona notizia è che ci pensiamo noi. Esploriamo come condividere un Google Calendar con un calendario Outlook, Google o iCloud, i problemi legati alla condivisione di un Google Calendar e come superarli, così da non incorrere mai in doppie prenotazioni.

Cosa Sono i Calendari Condivisi di Google e Come Funzionano?

Se hai già usato Google Calendar, potresti aver notato che puoi creare o importare più calendari in un unico account Google Calendar. In Google Calendar un calendario può essere Primario o Secondario. Vediamo le differenze tra un Google Calendar primario e uno secondario:

• Google Calendar Primario: Questo è il tuo account principale di Google Calendar, quello con cui accedi. Probabilmente riconoscerai questo calendario come il primo nella barra laterale di Google Calendar. Per impostazione predefinita, quando qualcuno pianifica un appuntamento utilizzando la funzione Find a Time di Google, le riunioni vengono create in questo calendario.

• Google Calendar Secondario: Tutti gli altri calendari sono secondari. I calendari secondari possono essere creati da te o essere calendari condivisi. Quando i colleghi usano la funzione Find a Time, non vedranno il tuo programma sui calendari secondari, portando a conflitti nelle riunioni.

I Calendari Condivisi sono una sotto-categoria dei calendari secondari, il che significa che quando altre persone utilizzano la funzione Find a Time, potrebbero finire per prenotarti doppio.

Nota che non bisogna confondere un account Google con un account calendario. Un account Google può contenere più Google Calendar, come un calendario primario e molti calendari secondari.

Gli Svantaggi della Condivisione dei Google Calendar

Condividere un Google Calendar potrebbe farti pensare che verranno condivise anche le riunioni e che questo eviterà le doppie prenotazioni, ma in realtà crea un calendario secondario. Gli svantaggi della condivisione dei Google Calendar sono:

1. Nessuna privacy, gli amministratori IT possono vedere i tuoi calendari: Quando condividi il tuo Google Calendar, Google ti avverte che questo renderà tutti gli eventi disponibili al pubblico e visibili su Google Search. Ciò espone informazioni sensibili, come appuntamenti medici, colloqui di lavoro o dati riservati relativi al lavoro. Inoltre, gli amministratori IT possono vedere tutti i tuoi calendari condivisi, insieme ai relativi eventi.

2. Possono verificarsi conflitti di programmazione: Ad esempio, se condividi il tuo calendario personale, i tuoi colleghi non vedranno che sei occupato quando utilizzano la funzione Find a Time, poiché questa funzione controlla solo gli slot occupati nel calendario primario. Condividere un calendario crea un calendario secondario.

Come Condividere un Google Calendar con Persone Specifiche? Quali Controlli di Privacy per la Condivisione del Calendario Sono Più Sicuri da Usare?

È abbastanza comune condividere il tuo Google Calendar con altre persone, come colleghi, familiari, ecc. Ecco una guida dettagliata su come condividere un Google Calendar con persone specifiche:

1. Apri Google Calendar.

2. Passa il cursore del mouse sopra il calendario che vuoi esportare (Calendario A).

3. Clicca sull'icona del menu a tre puntini.

4. Clicca su Settings and Sharing nel menu.

5. Vai alla sezione Share with specific people or groups.

6. Seleziona Add people or groups.

7. Digita l'indirizzo email.

8. Definisci le autorizzazioni per ogni utente con cui condividi il calendario. Puoi scegliere una delle seguenti opzioni:

   • Solo vedere Disponibilità (free/busy)
   • Vedere tutti i dettagli degli eventi
   • Modificare gli eventi
   • Modificare e gestire la condivisione

9. Clicca su invia.

Le persone con cui hai condiviso il tuo Google Calendar potranno ora vedere la tua disponibilità.

Nota: Al punto 8, quando definisci le autorizzazioni per ogni utente, ti consigliamo vivamente di selezionare "Solo vedere Disponibilità (free/busy)". Le altre opzioni permettono alle altre persone di vedere tutti i dettagli dei tuoi eventi o di avere pieno accesso. Seleziona le altre opzioni solo se sei davvero sicuro di voler dare loro il controllo sul tuo calendario e sulla condivisione. Leggi How to set permissions when sharing your Google Calendar qui sotto per maggiori dettagli.

Come Condividere un Google Calendar Utilizzando un URL

Uno dei modi più semplici per condividere un Google Calendar è importare altri calendari tramite un URL. Questo metodo funziona con Outlook, Apple Calendar o altri calendari che supportano la condivisione tramite URL. Per condividere un Google Calendar utilizzando un URL, segui questi passaggi:

1. Copia il link che vuoi condividere con il tuo account Google e apri Google Calendar.

2. Individua la sezione Other Calendars nella barra laterale sinistra.

3. Clicca sul segno più (+) accanto a Other Calendars.

4. Seleziona From URL.

5. Incolla l'URL e clicca su Add Calendar.

In pochi istanti, dovresti vedere il calendario importato direttamente nel tuo Google Calendar. Nota che i nuovi eventi (o aggiornamenti) potrebbero impiegare un po' di tempo per propagarsi a seconda del provider. Ad esempio, se stai condividendo un Google Calendar tramite un URL di Outlook, le modifiche solitamente impiegano fino a 24 ore per propagarsi.

Come Condividere un Google Calendar con un Apple Calendar

Se sei un utente di Apple Calendar, puoi facilmente condividerlo con il tuo Google Calendar creando un URL pubblico:

Se utilizzi un Apple Calendar collegato a iCloud, puoi condividerlo con il tuo Google Calendar rendendolo pubblico.

1. Apri Apple Calendar.

2. Nella barra laterale sinistra, passa il mouse sopra il calendario Apple che vuoi condividere e clicca sull'opzione di condivisione.

3. Seleziona la casella accanto a Public Calendar per generare un URL del calendario.

4. Copia l'URL del calendario pubblico.

5. Apri Google Calendar.

6. Nella barra laterale, verso il fondo della pagina, clicca su Other Calendars +.

7. Clicca su From URL nel menu a discesa.

8. Incolla il link copiato da Apple Calendar (passo 4) e clicca su Add Calendar.

9. Il nuovo calendario apparirà nell'elenco sotto Other Calendars +. Potrai poi rinominarlo e modificare le impostazioni di colore.

Il tuo Apple Calendar sarà ora visibile nell'elenco dei calendari del tuo Google Calendar.

Nota: Questo rende il tuo Apple Calendar pubblico. Fai attenzione a non condividere l'URL con chiunque, perché altrimenti potranno vedere i dettagli delle tue riunioni.

Proprio come per la condivisione di un Google Calendar con Outlook, dopo la condivisione iniziale gli aggiornamenti degli eventi potrebbero impiegare un paio d'ore per propagarsi.

Come Impostare le Autorizzazioni Quando Condividi il Tuo Google Calendar? Quali Autorizzazioni Sono Consigliate? (lettura importante per proteggere la tua privacy)

Ora che abbiamo spiegato come condividere il tuo Google Calendar, vediamo alcuni aspetti relativi alla privacy e a come le altre persone vedono i tuoi eventi.

Le impostazioni di condivisione e le autorizzazioni si applicano a tutti coloro con cui hai condiviso il calendario, inclusi te stesso e altri (membri del team, ecc.).

Per impostazione predefinita, Google Calendar condivide gli eventi solo con te, il che significa che nessun altro può vedere quando sei occupato.

L'unica opzione per condividere la tua disponibilità è quella di condividere tutti i dettagli, ma questo significa che tutti gli altri possono vedere i dettagli privati dei tuoi eventi.

Ecco come impostare le autorizzazioni di condivisione per il tuo Google Calendar:

1. Clicca sui tre puntini accanto al calendario che stai condividendo.

2. Seleziona Settings and Sharing.

3. Scorri verso il basso fino alla sezione Access permissions for events.

4. Dovresti vedere un menu a discesa con queste opzioni:

   • See only free/busy (hide details): Questa opzione fa in modo che le altre persone vedano solo quando c'è un evento, ma non i dettagli privati.
   • See All event details: Non consigliato, poiché permette agli altri di vedere tutti i dettagli, come descrizione, partecipanti, posizione, link per la riunione, ecc.
   • Make changes to events: Non consigliato, perché permette agli altri di modificare tutti i dettagli dei tuoi eventi, inclusi partecipanti, URL della conferenza, orario, ecc.
   • Make changes and manage sharing: Non consigliato, in quanto consente agli altri di visualizzare e modificare tutti i tuoi eventi e di condividere ulteriormente il tuo Google Calendar. Usa questa opzione con cautela.

5. Se desideri gestire le autorizzazioni per persone specifiche, scorri verso il basso fino alla sezione Share with Specific people.

6. Vedrai ogni persona con cui hai condiviso il calendario (come descritto in How to Share a Google Calendar with specific people). Potrai regolare le autorizzazioni per ciascuna di esse.

La nostra raccomandazione è di concedere sempre il minor numero possibile di autorizzazioni. Nella maggior parte dei casi, condividere solo i dettagli di disponibilità (free/busy) è sufficiente, poiché i colleghi vedranno solo gli slot occupati e non i dettagli degli eventi.

Come regola generale, dovresti sempre essere cauto su quale Google Calendar condividi, valutare le implicazioni sulla privacy degli appuntamenti in esso contenuti e poi decidere quali autorizzazioni applicare.

Il Tuo Amministratore IT Può Vedere il Tuo Google Calendar Condiviso?

Se condividi i tuoi Google Calendar, gli amministratori IT possono vederli, quindi condividi i tuoi calendari con cautela. Questo significa che gli amministratori IT possono accedere a tutti i tuoi calendari condivisi, insieme a eventuali dettagli privati. Non esiste un modo per disabilitare questa funzionalità, in quanto fa parte di Google Workspace, quindi presta attenzione, perché l'ultima cosa di cui hai bisogno è che il tuo dipartimento IT veda un colloquio di lavoro, un appuntamento dal medico o altri incontri sensibili.

La Condivisione di un Google Calendar Blocca il Tuo Tempo? Rischio di Doppie Prenotazioni?

No, la condivisione di un Google Calendar non blocca il tuo tempo. Se uno dei tuoi colleghi utilizza la funzione Find a Time, vedrà solo il tuo calendario primario e non gli altri calendari che hai condiviso. Ciò porta a conflitti nelle riunioni e a problemi di privacy. Questo accade perché Google Calendar controlla solo il calendario primario per verificare la disponibilità, mentre un calendario condiviso è considerato secondario e i suoi slot non vengono verificati.

Se vuoi evitare questi svantaggi, prendi in considerazione l’utilizzo di uno strumento di automazione del calendario che mantenga intatta la privacy, blocchi effettivamente il tempo e prevenga conflitti nelle riunioni.

Condividi il Tuo Google Calendar Utilizzando OneCal

Ora che abbiamo spiegato ogni metodo tradizionale per condividere un Google Calendar, vediamo il modo migliore per farlo tramite OneCal.

Utilizzando OneCal, puoi bloccare automaticamente gli eventi sul tuo Google Calendar primario, a partire da qualsiasi calendario sincronizzato.

Perché Dovrei Usare OneCal per Condividere i Miei Google Calendar?

OneCal supera tutti gli svantaggi della condivisione tradizionale:

• Nessun problema di privacy: Il primo vantaggio è che risolve i problemi di privacy permettendoti di selezionare quali proprietà dei tuoi eventi desideri sincronizzare. Se non vuoi sincronizzare nulla, puoi segnare tutti i tuoi eventi come “Busy” e sincronizzare solo un titolo segnaposto. In questo modo, gli amministratori IT non potranno vedere i tuoi eventi privati o i calendari condivisi.

• Aggiornamenti in tempo reale: Il secondo vantaggio è che gli aggiornamenti degli eventi avvengono in tempo reale. Quando crei una riunione sui calendari condivisi, essa verrà riflessa immediatamente sul Google Calendar.

• Configurazione in un minuto: Non è necessario seguire 30 passaggi per condividere un calendario; puoi sincronizzare quanti calendari desideri in meno di un minuto.

• Blocca il tempo e previene conflitti nelle riunioni: OneCal invia gli eventi al tuo Google Calendar primario, il che significa che se i colleghi usano la funzione Find a Time, vedranno i tuoi slot occupati su tutti i calendari condivisi.

Puoi registrarti per una prova gratuita di 14 giorni senza carta di credito per provare la sincronizzazione dei tuoi calendari con OneCal. Evita conflitti nelle riunioni, problemi di privacy, risparmia tempo e concentrati su ciò che conta davvero.