Come condividere il calendario Outlook - La guida definitiva
Indice
Pronto a sincronizzare i tuoi calendari?
Crea un account OneCal per sincronizzare più calendari Outlook, iCloud e Google, creare Booking Links e molto altro ancora.
Microsoft Outlook è uno dei calendari digitali più potenti, utilizzato da grandi aziende, piccole imprese, privati, studenti e molto altro. Spesso, gli utenti di Outlook possiedono anche altri calendari, come Google Calendar o Apple Calendar, o hanno esigenze specifiche di condivisione, ad esempio condividere il proprio Outlook Calendar con altre persone.
In questo articolo esploreremo come condividere un Outlook Calendar con un altro Outlook Calendar, con Google Calendar, con persone specifiche oppure tramite un URL. Analizzeremo anche gli svantaggi della condivisione dei calendari Outlook, alcune preoccupazioni sulla privacy e le migliori pratiche da adottare.
Se sei un utente di Google Calendar, ti consigliamo di leggere la guida dettagliata che abbiamo scritto su Come Condividere Google Calendar.
Cosa Sono i Calendari Condivisi di Outlook e Come Funzionano?
Considerato che Outlook è uno dei calendari più utilizzati, sono state aggiunte funzionalità per facilitare la collaborazione tra individui, team o organizzazioni. Una di queste funzionalità è la possibilità di avere calendari Outlook condivisi con altre persone, e di ricevere calendari condivisi da altri. Lo stesso principio vale per gruppi o organizzazioni.
Quando importi un calendario in Outlook, puoi scegliere di importarlo come calendario condiviso. In questo modo, la persona che ha condiviso il calendario con te potrà apportare modifiche, e tu vedrai tali aggiornamenti nel tuo Outlook Calendar.
Gli Svantaggi della Condivisione dei Calendari Outlook
Anche se i calendari condivisi di Outlook sono utili, presentano alcune restrizioni:
Non puoi apportare modifiche a un calendario condiviso a meno che tu non abbia i permessi necessari. La persona che ha condiviso il calendario con te controlla le autorizzazioni. Ad esempio, può consentirti solo la visualizzazione, la modifica o persino la cancellazione del calendario.
I calendari condivisi potrebbero non essere sincronizzati in tempo reale con Outlook. Se la persona che ha condiviso il calendario apporta delle modifiche, potrebbero essere necessarie alcune ore prima che queste vengano visualizzate nel tuo Outlook Calendar. Ad esempio, se condividi un Google Calendar con Outlook, i nuovi eventi potrebbero impiegare fino a 24 ore ad aggiornarsi.
La funzione Find a Time potrebbe non controllare gli slot occupati nei calendari condivisi. Se un collega utilizza la funzione Find a Time in Outlook, non sarà in grado di vedere gli slot occupati nei calendari condivisi, il che potrebbe portare a conflitti di programmazione e confusione tra i membri del team. Questo è un limite noto della funzione Find a Time, e Microsoft sta lavorando per migliorarlo nelle future versioni di Outlook.
In generale, i calendari condivisi di Outlook sono un ottimo modo per collaborare e rimanere organizzati. Tuttavia, è importante essere consapevoli delle restrizioni che li riguardano.
Come Condividere un Outlook Calendar con Persone Specifiche? Quali Controlli di Privacy per la Condivisione Sono Più Sicuri?
Uno dei metodi più comuni per condividere un Outlook Calendar è condividerlo con persone specifiche, come familiari, colleghi, ecc.
Per condividere un Outlook Calendar con persone specifiche, segui questi passaggi:
Apri Outlook e vai alla vista Calendar.
Fai clic con il tasto destro sul calendario che vuoi condividere e seleziona Sharing and Permissions.
Nella finestra di dialogo Share Calendar, clicca su Enter an Email address or contact name.
Inserisci gli indirizzi email delle persone con cui vuoi condividere il calendario, o seleziona i contatti con cui hai già interagito. Quindi, clicca OK.
Seleziona il livello di permessi che desideri assegnare alle persone con cui stai condividendo il calendario. Puoi scegliere di dare loro il permesso di visualizzare o di modificare il calendario.
Clicca Share per inviare l'invito alla condivisione.
Raccomandiamo sempre di condividere il calendario Outlook con cautela, concedendo il minimo livello di autorizzazioni. Di solito, basta permettere la sola visualizzazione.
Come Condividere un Outlook Calendar Tramite un URL
Microsoft Outlook ha reso abbastanza semplice importare altri calendari tramite un URL. Questo metodo funziona con Google Calendar, Outlook Calendar, Apple Calendar, ecc. Per condividere un Outlook Calendar tramite un URL, segui questi passaggi:
Apri Outlook e vai alla vista Calendar.
Nella parte sinistra del pannello, clicca su Add Calendar.
Nella finestra di dialogo Add Calendar, clicca sulla scheda Subscribe from the web.
Incolla l'URL ICS che hai copiato dall'altro calendario.
Clicca su Import.
Il calendario verrà importato in Outlook. Nota che gli eventi creati di recente potrebbero impiegare un po’ di tempo a propagarsi, a seconda del provider. Ad esempio, se stai condividendo un Google Calendar, le modifiche solitamente impiegano fino a 24 ore per aggiornarsi.
Se per te sono importanti gli aggiornamenti automatici e in tempo reale del calendario, allora ti serve un Calendar Sync Tool che ti aiuti a sincronizzare automaticamente i tuoi calendari.
Come Condividere un Outlook Calendar con un Apple Calendar
Gli utenti di Apple Calendar possono condividere il proprio calendario con Outlook creando un URL pubblico.
Apri Apple Calendar.
Nella barra laterale sinistra, passa il mouse sopra l'Apple Calendar che desideri condividere e clicca sull'opzione di condivisione.
Seleziona la casella accanto a Public Calendar per generare un URL del calendario.
Copia l'URL del calendario pubblico.
Apri Outlook e vai alla vista Calendar.
Nella parte sinistra del pannello, clicca su Add Calendar.
Nella finestra di dialogo Add Calendar, clicca sulla scheda Subscribe from the web.
Incolla l'URL ICS copiato dall'Apple Calendar.
Il tuo Apple Calendar sarà condiviso con il tuo Outlook Calendar.
Nota: Questo rende il tuo Apple Calendar pubblico. Fai attenzione a non condividere l'URL con chiunque, poiché potrebbero visualizzare i dettagli delle tue riunioni.
Proprio come nella condivisione di Outlook con Google Calendar, dopo la condivisione iniziale gli aggiornamenti degli eventi potrebbero impiegare un paio d'ore per propagarsi.
Come Impostare le Autorizzazioni Quando Condividi il Tuo Outlook Calendar? Quali Permessi Sono Consigliati? (lettura importante per proteggere la tua privacy)
È molto importante conoscere i permessi di base che concedi quando condividi i calendari Outlook, poiché dare più autorizzazioni del necessario può rendere il tuo Outlook Calendar completamente accessibile e modificabile da altri. Questo è particolarmente cruciale per calendari che contengono informazioni sensibili, quindi condividi con cautela.
Quando condividi il tuo Outlook Calendar con persone specifiche, puoi scegliere tra questi livelli di autorizzazione:
Can view all the details (Può vedere tutti i dettagli): Questa opzione concede solo accesso in sola lettura alle persone con cui condividi il calendario ed è consigliata quando condividi il tuo Outlook Calendar con persone specifiche.
Can edit (Può modificare): Questa opzione non è consigliata, in quanto concede permessi di scrittura a chi riceve il calendario. Se hai un caso d'uso specifico che richiede che altri modifichino il calendario condiviso, procedi con cautela, ma in generale, l'accesso in sola lettura dovrebbe essere sufficiente.
Quando pubblichi il tuo Outlook Calendar per importarlo in un altro Outlook Calendar, puoi scegliere tra questi permessi:
Can view when I’m busy (Può vedere quando sono occupato): Questa opzione permette alle altre persone di vedere solo gli slot in cui sei occupato, nascondendo tutti i dettagli degli eventi. È l'opzione consigliata, in quanto mantiene le informazioni private non esposte.
Can view all details (Può vedere tutti i dettagli): Non consigliata, poiché permette ad altri utenti di visualizzare tutte le informazioni sui tuoi appuntamenti, inclusi descrizioni, partecipanti e dettagli riservati. Scegli questa opzione solo se necessario.
Il Tuo Amministratore IT Può Vedere il Tuo Outlook Calendar Condiviso?
Sfortunatamente, sì. Per impostazione predefinita, gli amministratori IT hanno accesso completo a tutti gli account degli utenti all'interno dell'organizzazione, inclusi i calendari. Tenendo presente questo, condividi i calendari Outlook con cautela.
La Condivisione di un Outlook Calendar Blocca il Tuo Tempo? Rischio di Doppie Prenotazioni?
La condivisione di un Outlook Calendar non blocca il tuo tempo. Se un collega utilizza la funzione Find a Time in Outlook, non potrà vedere gli slot occupati sui tuoi calendari condivisi, il che può portare a conflitti di programmazione e a perdite di tempo nel trovare nuovi orari per incontrarsi.
Se desideri evitare questi svantaggi, prendi in considerazione l’utilizzo di uno strumento di automazione del calendario che mantenga intatta la tua privacy, blocchi effettivamente il tempo e prevenga conflitti nelle riunioni.
Condividi i Tuoi Calendari Outlook Utilizzando OneCal
I metodi finora spiegati funzionano, ma comportano notevoli svantaggi, come problemi di privacy e aggiornamenti ritardati degli eventi. Il modo migliore per condividere il tuo Outlook Calendar è utilizzare OneCal.
Utilizzando OneCal, puoi bloccare automaticamente gli eventi sul tuo Outlook Calendar primario, a partire da qualsiasi calendario sincronizzato.
Perché Dovrei Usare OneCal per Condividere i Miei Calendari Outlook?
OneCal elimina tutti gli svantaggi della condivisione tradizionale dei calendari Outlook:
Gli amministratori non possono vedere i dettagli delle riunioni: Uno dei principali problemi nella condivisione dei calendari Outlook è che gli amministratori possono visualizzare i dettagli privati. Con OneCal, puoi selezionare quali proprietà degli eventi vuoi condividere, contrassegnando tutti gli eventi come “Busy” e sincronizzando solo un titolo segnaposto. In questo modo, i tuoi amministratori IT non potranno vedere i tuoi eventi privati o i calendari condivisi.
Aggiornamenti automatici e in tempo reale: Gli aggiornamenti degli eventi avvengono in tempo reale. Quando crei una riunione sui calendari condivisi, essa verrà riflessa immediatamente sul tuo Outlook Calendar.
Blocca effettivamente il tempo e previene conflitti nelle riunioni: OneCal non crea un calendario condiviso, ma invia gli eventi direttamente al tuo Outlook Calendar primario, il che significa che se i colleghi utilizzano la funzione Find a Time, vedranno i tuoi slot occupati su tutti i calendari sincronizzati.
Puoi iscriverti per una prova gratuita di 14 giorni, senza la necessità di una carta di credito, per provare la sincronizzazione dei tuoi calendari con OneCal. Evita conflitti nelle riunioni e problemi di privacy, risparmia tempo e concentrati su ciò che conta davvero.