Come Condividere la Disponibilità per le Riunioni su Outlook Calendar

Outlook Calendar è ottimo per prenotare riunioni internamente, cioè per incontrarsi con persone all’interno della stessa organizzazione Microsoft, ma non è altrettanto efficace quando si tratta di condividere la propria disponibilità con persone esterne alla tua organizzazione Microsoft o che non dispongono di un account Outlook.

Per ovviare a questa limitazione, Microsoft ha creato un altro strumento chiamato Microsoft Bookings (simile a Calendly), che ti consente di condividere la disponibilità del tuo Outlook tramite un link.

In questo articolo spiegheremo due metodi per condividere la tua disponibilità in Outlook Calendar: il primo utilizza Microsoft Bookings, mentre il secondo sfrutta uno strumento di calendario di terze parti come OneCal.

Metodo 1: Condividi la Disponibilità delle Riunioni di Outlook Calendar Utilizzando Microsoft Bookings

Microsoft Bookings è uno strumento disponibile nei piani Microsoft 365 Business che ti permette di creare un link per la programmazione, consentendo agli altri di prenotare riunioni con te in base alla tua disponibilità.

Poiché Microsoft Bookings fa parte dei piani premium, sarà necessario un abbonamento attivo per accedere e utilizzare questa funzionalità. Vediamo come funziona!

Step 1: Apri Microsoft Bookings

Accedi a Outlook sul web o apri Microsoft 365.
Clicca sull'App Launcher (icona a griglia) nell'angolo in alto a sinistra e seleziona Bookings.
Se è la prima volta che lo utilizzi, dovrai configurare una pagina di prenotazione seguendo le istruzioni a schermo.

Step 2: Configura la Tua Pagina di Prenotazione

Vai su “Booking Page” nel menu a sinistra.
Personalizza la tua disponibilità impostando gli orari di apertura, la durata delle riunioni e i tempi di buffer tra gli appuntamenti.
Scegli il metodo di riunione preferito, come Microsoft Teams, chiamata telefonica o incontro in presenza.

Step 3: Genera il Tuo Link di Prenotazione

Dopo aver impostato la tua disponibilità, vai su “Share” nell'angolo in alto a destra.
Clicca su “Copy link” per ottenere il tuo link di programmazione univoco.
Puoi anche selezionare “Email” per inviare direttamente il link ai destinatari.

Step 4: Condividi la Tua Disponibilità Outlook via Email

Apri Outlook e componi una nuova email o rispondi a un messaggio esistente.
Incolla il tuo Booking Link nel corpo dell’email con un breve messaggio che spieghi come i destinatari possono prenotare una riunione con te.
Invia l’email, e i destinatari potranno ora prenotare un orario che funzioni per entrambi.

Nota:
Se hai difficoltà a collegare i calendari Google o iCloud a Microsoft Bookings, ti invitiamo a leggere i nostri articoli su How to Sync Outlook and Google Calendars e su How to sync iCloud Calendar with Outlook.

Metodo 2: Condividere la Disponibilità di Outlook Calendar Utilizzando OneCal

Un altro modo per condividere la disponibilità del tuo Outlook Calendar è utilizzare un’app di calendario di terze parti come OneCal.

Questo metodo è semplice ed efficiente, permettendoti di creare un link di prenotazione in tempo reale che si sincronizza su più calendari, inclusi Outlook, Google Calendar e Apple Calendar.

Vediamo insieme i passaggi:

Step 1: Registrati e Sincronizza il Tuo Calendario

Visita il sito di OneCal e registrati per una prova gratuita.
Dopo aver effettuato l’accesso, verrai indirizzato a una pagina che ti permette di collegare tutti i tuoi calendari. Potrai collegare Outlook, Google e iCloud Calendars.

Step 2: Vai su "Booking Links"

Dal menu laterale, clicca su "Booking Links" nella sezione "Manage".
Nella pagina dei Booking Links, clicca sul pulsante "New Link".

Step 3: Scegli il Tipo di Riunione

Apparirà una finestra pop-up con due opzioni:
- One-on-one: Per riunioni individuali, solo tu e un ospite. Puoi scegliere di permettere all’ospite di invitare altri partecipanti.
- Collective: Per riunioni di gruppo con più partecipanti. I link di programmazione di OneCal tengono conto della disponibilità di più persone su tutti i calendari collegati. Ogni persona può anche configurare quale disponibilità del calendario viene considerata per ciascun link.
Seleziona il tipo di riunione che meglio si adatta alle tue esigenze.

Step 4: Personalizza il Tuo Link di Prenotazione

Compila i dettagli richiesti:
- Title: Dai un nome alla riunione (es. "Content Meeting").
- URL: Verrà generato un URL personalizzato per il tuo link di prenotazione.
- Description: Aggiungi una breve descrizione della riunione, se necessario.
- Duration: Imposta la durata della riunione (es. 15, 30 o 60 minuti).
Scegli il metodo di riunione preferito, come Zoom, Microsoft Teams, chiamate telefoniche o incontri in presenza.
Regola le impostazioni avanzate (es. orari di lavoro, buffer, branding) se necessario.
Esempio di personalizzazione di un link di prenotazione OneCal:
Esempio di limiti sui link di prenotazione OneCal:
Clicca su Save per finalizzare il tuo link di prenotazione.

Step 5: Condividi il Tuo Link di Prenotazione

Una volta pronto il link, torna alla pagina Booking Links.
Copia il link cliccando sull'icona "Copy" accanto al titolo del link di prenotazione.
Condividi questo link via email, inseriscilo nella tua firma elettronica o invialo tramite qualsiasi piattaforma di messaggistica.
I destinatari potranno cliccare sul link, visualizzare la tua disponibilità e prenotare una riunione senza dover scambiarsi numerose email.
Ecco cosa vedono i destinatari quando cercano di prenotare una riunione con te:

Step 4: Aggiornamenti Automatici del Calendario

Dopo che una riunione viene prenotata, OneCal aggiorna istantaneamente tutti i calendari collegati, evita conflitti di programmazione e mantiene tutto sincronizzato.

Questo metodo è più veloce, flessibile e funziona con molteplici servizi di calendario, rendendolo una valida alternativa agli strumenti di programmazione integrati in Outlook.

Riepilogo: Quale Metodo è il Migliore per Condividere la Disponibilità di Outlook?

Mentre Outlook offre dei vantaggi, come l'integrazione completa con Microsoft 365, la programmazione automatizzata tramite una pagina di prenotazione e la facile sincronizzazione con Outlook Calendar, presenta alcuni svantaggi che potrebbero non soddisfare tutte le tue esigenze.

Ad esempio, l'utilizzo di Microsoft Bookings richiede un piano Microsoft 365 Business, a partire da $7.20 per utente/mese per le funzionalità base e $26.40 per utente/mese per Microsoft 365 Business Premium.

D'altra parte, OneCal parte da soli $5/mese (fatturato annualmente), rendendolo una soluzione di programmazione più economica con vantaggi aggiuntivi.

Un'altra limitazione di Microsoft Bookings è che funziona solo con Outlook Calendar, il che significa che non puoi collegarlo a iCloud, Google Calendar o altri servizi. Questo può rappresentare uno svantaggio per i professionisti che gestiscono più calendari su piattaforme diverse.

Con OneCal, puoi sincronizzare più calendari in tempo reale, assicurandoti che non ci siano conflitti di programmazione e mantenendo aggiornati tutti gli eventi su tutte le piattaforme.

La personalizzazione è un ulteriore aspetto in cui Microsoft Bookings risulta limitato. Mentre offre pagine di prenotazione basilari, il livello di personalizzazione è ridotto.

OneCal, invece, permette agli utenti di personalizzare completamente i link di prenotazione, inclusi opzioni di branding come colori, caratteri, loghi e persino anteprime per i social media. Ciò garantisce un’esperienza di programmazione più professionale e personalizzata, in linea con il tuo marchio.

Esempio di un link di prenotazione OneCal brandizzato:

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