Come sincronizzare i calendari delle sale conferenze tra le organizzazioni

La condivisione dei calendari delle sale riunioni tra organizzazioni è una sfida. Questo diventa ancora più complicato quando le organizzazioni utilizzano provider di calendari differenti, ad esempio, un’organizzazione usa Google Calendar mentre l’altra utilizza Outlook.

In questo articolo, spiegheremo in dettaglio come sincronizzare i calendari delle sale riunioni tra organizzazioni, rendendo facile per i dipendenti di più aziende rimanere aggiornati sulla disponibilità di tutte le sale riunioni, evitando conflitti di prenotazione e confusione.

È possibile condividere nativamente le sale riunioni tra organizzazioni che utilizzano Outlook e Google Calendar?

Purtroppo, condividere i calendari delle sale riunioni con organizzazioni che usano Outlook e Google Calendar è impossibile.

Sebbene sia possibile esportare un calendario Google in Outlook e viceversa, ciò non significa che si possa visualizzare la disponibilità della sala riunioni quando si cerca di prenotare una sala.

Esempio:

Acme Inc. è una società che utilizza Outlook per gestire le sue sale riunioni. Queste sale sono inoltre utilizzate da Wayne Enterprise, che usa Google Calendar. Acme Inc. può esportare i calendari delle sale riunioni uno per uno e importarli in Google Calendar.

Tuttavia, quando un dipendente di Wayne Enterprises prova a utilizzare la funzione “Find a Time” su Google Calendar per prenotare una sala, non sarà in grado di vedere quando la sala è libera, poiché Google Calendar controlla la disponibilità solo sul calendario principale. La sala riunioni è un calendario secondario (importato).

Se desideri comunque provare ad esportare manualmente queste sale riunioni, ti invitiamo a seguire i nostri articoli precedenti su:

• Come sincronizzare Outlook Calendar con Google Calendar

• Come sincronizzare più calendari Google

• Come sincronizzare più calendari Outlook

In generale, oltre al problema principale del fatto che non si può visualizzare la disponibilità durante l’esportazione dei calendari, questa soluzione presenta molteplici criticità:

• La sincronizzazione non è in tempo reale. Se Acme Inc. crea una riunione in una sala su Outlook, potrebbero volerci fino a 24 ore perché quella riunione si rifletta su Google Calendar di Wayne Enterprises.

• Opzioni di Privacy Limitate: Anche quando la prenotazione della sala riunioni viene riflessa, hai poco controllo su quali proprietà degli eventi sincronizzare da un calendario all’altro. Poiché stai condividendo i calendari da un’organizzazione all’altra, potresti desiderare un controllo maggiore su ciò che viene condiviso.

Come sincronizzare automaticamente le sale riunioni tra organizzazioni in tempo reale?

Per sincronizzare automaticamente le tue sale riunioni tra organizzazioni in tempo reale, devi utilizzare uno Strumento di Sincronizzazione del Calendario come OneCal.

Con OneCal, puoi collegare e sincronizzare più calendari Outlook e Google in tempo reale.

Questo metodo bypassa i problemi sopra descritti perché OneCal utilizza le API ufficiali di Outlook e Google Calendar per clonare direttamente le riunioni delle sale riunioni da un calendario all’altro.

Se poi utilizzi la funzione “Find a Time” su Google Calendar o Outlook, potrai vedere la disponibilità completa delle tue sale riunioni, poiché le riunioni sono sincronizzate sui calendari principali.

Sincronizza automaticamente le sale riunioni seguendo questi passaggi:

1. Crea un account gratuito su OneCal (non è necessaria una carta di credito): Puoi registrarti a OneCal gratuitamente e provare la piattaforma per 2 settimane senza alcun costo.

   

2. Collega tutti i calendari delle sale riunioni e i calendari con cui desideri condividere queste sale: OneCal offre un software modulare di sincronizzazione dei calendari, che ti permette di sincronizzare una sala riunioni con un’altra o di sincronizzare più sale simultaneamente.

   

3. Clicca su “Start New Sync”: Dopo aver collegato tutti i tuoi calendari, il passo successivo è avviare la sincronizzazione di ogni sala riunioni tra le diverse organizzazioni. In questo esempio, ho scelto due aziende, Acme Inc. e Wayne Enterprises, dove sincronizzeremo ciascuna sala riunioni tra le due organizzazioni.

   

4. Dai un nome alla sincronizzazione e imposta la direzione: Il nome serve solo come identificativo per aiutarti a distinguere le sincronizzazioni l’una dall’altra. La direzione della sincronizzazione stabilisce da dove gli eventi vengono copiati e verso dove. Unidirezionale: gli eventi passano da un calendario all’altro (una fonte, più destinazioni). Bidirezionale: gli eventi passano in entrambe le direzioni; se selezioni n calendari, questi rimangono sempre sincronizzati. Per questo esempio, selezioneremo la modalità bidirezionale, poiché desideriamo mantenere sincronizzate le sale riunioni tra Acme Inc. e Wayne Enterprises.

   

5. Seleziona le sale riunioni da sincronizzare: Il passo successivo è selezionare le sale riunioni che desideri sincronizzare. Dopo aver selezionato i calendari, clicca su “Next”.

   

6. Seleziona cosa sincronizzare tra le sale riunioni: OneCal offre una sincronizzazione personalizzabile dei calendari, permettendoti di scegliere quali proprietà degli eventi sincronizzare da una sala all’altra. Puoi sincronizzare nomi degli eventi, descrizioni, link per le riunioni, assegnare colori e molto altro. Per semplificare l’esempio, sincronizzeremo solo i titoli degli eventi, assegnando ai relativi eventi un colore.

   

7. Clicca su “Start Sync”: Per completare la configurazione della sincronizzazione di più sale riunioni tra organizzazioni, clicca su “Start Sync”;

   

Le tue sale riunioni sono ora sincronizzate tra due organizzazioni!

Puoi seguire i passaggi sopra illustrati per sincronizzare altre sale riunioni. A seconda delle tue esigenze, puoi scegliere di impostare tutti gli eventi delle sale come privati oppure configurare la sincronizzazione in modo diverso rispetto all’esempio. L’importante è che le sale riunioni rimangano sincronizzate automaticamente, in tempo reale.

Ecco come potrebbe apparire una configurazione che sincronizza più sale riunioni tra due organizzazioni: ⁠

Per ulteriori domande sulla configurazione della sincronizzazione dei calendari delle sale riunioni, puoi contattare direttamente contact@onecal.io; faremo del nostro meglio per aiutarti.

Utilizza OneCal per sincronizzare le sale riunioni in tempo reale

OneCal è la piattaforma di sincronizzazione dei calendari più affidabile per sincronizzare le sale riunioni. I nostri clienti utilizzano il nostro sistema per sincronizzare centinaia di sale riunioni in diverse sedi, risparmiando tempo e migliorando la comunicazione tra più organizzazioni.

Registrati gratuitamente su OneCal; non è necessaria una carta di credito o un impegno a lungo termine per iniziare a sincronizzare le tue sale riunioni.