Come sincronizzare i calendari Outlook - Guida 2025

Se sei un utente Outlook e desideri sincronizzare due o più calendari Outlook, semplificando la visualizzazione della disponibilità ed evitando confusione tra i membri del team, questo articolo fa al caso tuo.

In questo articolo spiegheremo i problemi legati alla gestione di più calendari Outlook, perché la pubblicazione e l'importazione dei calendari Outlook non li sincronizzano realmente e qual è la soluzione per sincronizzarli.

Come Sincronizzare Due Calendari Outlook Tramite la Funzionalità di Condivisione del Calendario

Outlook offre la possibilità di pubblicare un calendario e importarlo in un altro account. Questo non significa che i calendari siano sincronizzati: pubblicare un calendario e importarlo in un altro account serve solo a visualizzare più calendari Outlook sotto un unico account, ma in definitiva i calendari rimangono separati.

Immaginiamo di avere due calendari Outlook, calendario A e calendario B. Per sincronizzare manualmente due calendari Outlook, dovrai seguire questi passaggi:

1. Accedi a Outlook (Calendario A). Apri la pagina Microsoft Outlook e clicca su Sign In per accedere all'app web di Outlook.

2. Seleziona l'icona "Settings" nella barra superiore: L'icona delle impostazioni si trova nella parte alta a destra dell'intestazione della pagina. Assicurati di essere connesso al primo calendario Outlook A (per questo esempio).

   

   
   

3. Clicca su Calendar (accanto all'icona del calendario), poi su Shared Calendars.

   

   
   

4. Seleziona il calendario che desideri condividere. Questa è la prima sezione della scheda "Shared Calendars", in cui ti viene chiesto di scegliere il calendario da condividere.

5. Trova la sezione "Publish Calendar": La sezione "Publish Calendar" si trova in fondo alla pagina. In questa sezione, individua il link del calendario Outlook che desideri sincronizzare con l'altro calendario Outlook.

   

   
   

6. Clicca su Calendar, poi su Can view all details. In questo passaggio puoi scegliere se sincronizzare tutti i dettagli degli eventi o meno. Per motivi di sicurezza, è consigliabile selezionare "Can view when I'm busy".

   

   
   

7. Clicca su Publish.

   

   
   

8. Copia l'ICS URL generato: Dopo aver cliccato su "Publish", Outlook genera un URL in formato ICS che dovrai copiare.

   

9. Apri Outlook sul web e accedi al Calendario B. Dopo aver copiato l'indirizzo segreto dal Calendario A, è il momento di andare su outlook.live.com e accedere al Calendario B.

10. Clicca su "Add Calendar". Il pulsante "Add Calendar" si trova nella barra laterale sinistra della pagina, sotto il calendario.

    

11. Clicca su "Subscribe from web". La voce "Subscribe from web" si trova nel menu della barra laterale sinistra. Questo ti permette di importare il Calendario A nel Calendario B.

    

12. Incolla l'URL che hai copiato dal Calendario A. Ora incolla l'ICS URL copiato nel passaggio 8.

    

13. Clicca sul pulsante "Import".

Dopo aver completato il processo, sarai in grado di visualizzare il Calendario A all'interno del Calendario B. La particolarità è che solo tu vedrai tutti i calendari in un'unica visualizzazione; se i membri del tuo team prenotano un orario tramite i calendari di lavoro, non saranno in grado di vedere gli eventi dei calendari importati.

Vantaggi della Sincronizzazione Manuale dei Calendari Outlook

Anche se la funzionalità di condivisione del calendario di Outlook non sincronizza i calendari, presenta alcuni vantaggi:

• Puoi visualizzare più calendari in un unico account: Se gestisci più calendari Outlook in account separati, puoi condividerli e importarli in un unico account, eliminando la necessità di passare da un account all'altro.

Svantaggi della Sincronizzazione Manuale dei Calendari Outlook

• La condivisione non sincronizza i calendari Outlook: Come già detto, la condivisione serve solo a visualizzare tutti i calendari in un unico account, ma in definitiva rimangono separati. Se un membro del team prenota un appuntamento in un calendario, non vedrà che sei già occupato negli altri calendari importati o condivisi.

• Gli aggiornamenti impiegano fino a 24 ore per propagarsi: È importante notare che gli aggiornamenti da un calendario condiviso potrebbero impiegare fino a 24 ore per essere visualizzati.
  Ad esempio, se importi Acme Inc. nell'account Outlook di Wayne Enterprises e qualcuno prenota una riunione in Acme Inc., potrebbe passare un po' di tempo prima che quell'appuntamento appaia nell'account di Wayne Enterprises.

• Opzioni di condivisione limitate: Quando pubblichi un calendario Outlook, puoi scegliere di mostrare tutti i dettagli degli eventi o nessuno; non c'è una via di mezzo. Se scegli di mostrare tutti i dettagli, il tuo calendario diventa pubblico e chiunque abbia l'URL può visualizzare i tuoi eventi.

• Rischio di doppie prenotazioni: La condivisione del calendario consente solo di visualizzare il calendario importato insieme agli altri calendari, ma non significa che i colleghi che vedono la tua disponibilità nel Calendario A possano vedere il Calendario B importato. La sincronizzazione manuale è utile per visualizzare più calendari in una stessa vista, ma non evita le doppie prenotazioni.

Come Sincronizzare Automaticamente i Calendari Outlook?

Per sincronizzare realmente gli eventi tra due calendari Outlook (o più), devi utilizzare un strumento di sincronizzazione del calendario come OneCal.

OneCal sincronizza più calendari Outlook in tempo reale, in modo che i tuoi calendari Outlook riflettano sempre la disponibilità e non presentino doppie prenotazioni.

Con OneCal, puoi:

• Sincronizzazione bidirezionale di più calendari Outlook

• Personalizzare le impostazioni di clonazione degli eventi e regolare le preferenze di privacy

• Sincronizzare quanti calendari desideri

Per sincronizzare automaticamente due (o più) calendari Outlook in tempo reale, segui questi passaggi:

1. Registrati a OneCal (gratuitamente)

   

   ⁠Puoi creare un account OneCal gratuito senza bisogno di una carta di credito. Puoi cancellare l'account in qualsiasi momento, senza vincoli.

2. Collega i tuoi calendari Outlook
   

   

   ⁠OneCal ti permette di collegare quanti calendari Outlook desideri. Usiamo le API ufficiali di Outlook per connetterci ai tuoi calendari e non memorizziamo i dettagli degli eventi. Puoi revocare l'accesso a OneCal in qualsiasi momento.
   Dopo aver autorizzato il tuo account Outlook, potrai scegliere di collegare i calendari associati a quell'account:

   

3. Clicca su “Start New Sync”
   

   

   ⁠Dopo aver collegato i calendari, verrai reindirizzato alla funzione di sincronizzazione del calendario. Clicca sul pulsante “Start New Sync” per avviare la sincronizzazione tra i calendari.

4. Assegna un nome alla sincronizzazione e scegli la direzione della sincronizzazione
   

   

   ⁠OneCal offre sincronizzazioni unidirezionali e multi-direzionali.
   Le sincronizzazioni unidirezionali permettono di clonare eventi da un calendario a uno o più calendari. Questo è utile quando vuoi sincronizzare il tuo calendario personale con quello di lavoro, inviando solo gli eventi personali al calendario di lavoro e non viceversa.
   Le sincronizzazioni multi-direzionali mantengono più calendari sincronizzati in tempo reale. Ad esempio, se hai due calendari Outlook, puoi selezionare la sincronizzazione multi-direzionale e OneCal li sincronizzerà entrambi. Non appena viene creato o aggiornato un evento in uno qualsiasi dei calendari Outlook, OneCal lo sincronizza con l'altro.

   Per questo articolo, sincronizzeremo due calendari Outlook e li manterremo sincronizzati, quindi sceglieremo la sincronizzazione ‘Multi-way’.

5. Scegli quali calendari Outlook sincronizzare
   

   

   ⁠OneCal ti permette di sincronizzare più calendari contemporaneamente senza dover creare configurazioni multiple. Per sincronizzare due calendari Outlook, seleziona i due calendari collegati a OneCal e clicca “Next”.

6. Scegli quali proprietà degli eventi sincronizzare
   

   

   ⁠La funzionalità più potente di OneCal è la flessibilità che offre in merito alla sincronizzazione del calendario. Puoi sincronizzare tutti i dettagli degli eventi o nessuno, oppure scegliere le proprietà individualmente.
   Se desideri la massima privacy, puoi aggiungere un titolo personalizzato agli eventi clonati (ad esempio “Busy”), in modo da bloccare il tempo su tutti i tuoi calendari senza esporre altri dettagli.

I Tuoi Calendari Outlook Sono Sincronizzati 🥳

Tutti i tuoi calendari Outlook sono ora uno specchio l'uno dell'altro; in questo esempio, i due calendari Outlook che abbiamo scelto di sincronizzare. Se un collega prenota un appuntamento, sarai sicuro di non subire doppie prenotazioni, poiché il calendario mostrerà gli eventi di tutti gli altri calendari.

Puoi anche sfruttare la vista calendario di OneCal per vedere i tuoi calendari Outlook sincronizzati in un'unica visualizzazione:

Quali Sono i Vantaggi dell'Uso di OneCal per Sincronizzare i Calendari Outlook?

• Sincronizzazione in tempo reale senza interruzioni tra i calendari Outlook. Una volta stabilita la sincronizzazione, puoi essere certo che i tuoi eventi verranno trasferiti in modo costante e affidabile, senza alcuna preoccupazione.

• Sincronizzazioni focalizzate sulla privacy. Questa sincronizzazione garantisce il pieno controllo sulla privacy dei calendari che sincronizzi. È importante notare che gli amministratori dell'ambiente di lavoro non potranno visualizzare gli eventi o i dettagli dei calendari replicati da OneCal.

• Sincronizzazione affidabile e in tempo reale dei calendari Outlook. Con il metodo di sincronizzazione manuale mediante importazione, devi seguire un processo a 13 passaggi per sincronizzare un calendario Outlook con un altro. Dopo aver completato questi passaggi, la sincronizzazione potrebbe non riuscire e gli aggiornamenti non avvengono in tempo reale. Con OneCal, i tuoi calendari rimangono sincronizzati automaticamente e puoi sincronizzare più calendari Outlook in un'unica operazione.

• Niente doppie prenotazioni: A differenza della condivisione del calendario, OneCal clona direttamente gli eventi nel tuo calendario Outlook. Ciò significa che i colleghi possono vedere la tua reale disponibilità e non si verificheranno doppie prenotazioni.

Cosa Risolve la Sincronizzazione dei Calendari Outlook?

Il problema principale nella gestione di più calendari Outlook è che i colleghi non conoscono la tua disponibilità quando prenotano riunioni tramite i tuoi calendari di lavoro.

Immagina di essere un consulente per Wayne Enterprises e Acme Inc.; i colleghi di Acme Inc. non sanno quando sei occupato in Wayne Enterprises e viceversa.

Esempio: Martha di Wayne Enterprises prenota una riunione con te, ma non sa che hai già un appuntamento in Acme Inc. nello stesso orario. Ciò significa che verrai doppiatamente prenotato e dovrai tornare da Martha per riprogrammare la riunione.

Se i tuoi calendari Outlook fossero sincronizzati, Martha vedrebbe che sei occupato in quell'orario e troverebbe un altro slot per prenotare con te.

Sincronizza Automaticamente Più Calendari Outlook Utilizzando OneCal

OneCal è la piattaforma di sincronizzazione del calendario più affidabile sul mercato, offrendo una sincronizzazione senza interruzioni dei calendari Outlook e opzioni avanzate di privacy.

Con OneCal puoi sincronizzare due o più calendari Outlook in pochi minuti e non dovrai più preoccuparti di doppie prenotazioni e confusione tra colleghi.

Registrati gratuitamente a OneCal per sperimentare la sincronizzazione in tempo reale dei calendari Outlook e sfruttare altre funzionalità come Scheduling Links, Calendar View e molto altro.