Come sincronizzare Outlook con Microsoft Teams

Se la tua organizzazione utilizza Microsoft Teams, potresti aver notato che non è possibile sincronizzare più di un Outlook Calendar con Teams. In particolare, Microsoft Teams sincronizza solo il calendario Outlook predefinito/primario, lasciando fuori i calendari secondari.

In questo articolo spiegheremo come sincronizzare più calendari Outlook con Microsoft Teams, consentendoti di visualizzare tutti i tuoi calendari Outlook in Microsoft Teams ed evitare così doppie prenotazioni.

Perché non puoi collegare un altro calendario Outlook in Microsoft Teams?

Per design, Microsoft Teams mostra solo il calendario Outlook predefinito (spesso denominato "Calendar").

Questo significa che se utilizzi più calendari Outlook, i tuoi colleghi non potranno vedere la tua disponibilità completa in Microsoft Teams, poiché Teams controlla esclusivamente la disponibilità del calendario primario.

Inoltre, non è possibile visualizzare tutti i tuoi calendari Outlook in Microsoft Teams, costringendoti ad aprirli direttamente in Outlook.

Posso importare un calendario Outlook in Teams tramite Condivisione/URL?

Purtroppo, a differenza dell'app Outlook Calendar sul web, Microsoft Teams non consente di importare altri calendari Outlook tramite URL o tramite qualsiasi altro metodo di condivisione.

L'unico calendario che puoi visualizzare e gestire in Microsoft Teams è il calendario Outlook primario.

Come sincronizzare automaticamente più calendari Outlook con Microsoft Teams?

Poiché Microsoft Teams controlla solo la disponibilità del calendario primario, dobbiamo trovare un modo per sincronizzare gli altri calendari Outlook con il calendario Outlook primario.

In questo modo, anche se Microsoft Teams sincronizza soltanto il calendario primario, questo includerà gli eventi provenienti dagli altri calendari Outlook.

Questa soluzione alternativa ti permette di visualizzare tutti i tuoi eventi in Microsoft Teams, fungendo allo stesso tempo da workaround per far sì che Teams controlli la disponibilità su tutti i tuoi calendari Outlook.

Per realizzare questa soluzione, dobbiamo utilizzare un tool di sincronizzazione del calendario che sincronizzi direttamente i calendari in tempo reale.

Utilizzeremo il miglior tool di sincronizzazione disponibile, OneCal, per sincronizzare più calendari Outlook con il calendario Outlook primario. Seguiamo questi passaggi:

1. Crea un Account OneCal (Prova gratuita di 14 giorni, nessuna carta di credito necessaria)

Per creare un account OneCal, vai alla pagina di registrazione e registrati tramite Google o email.

2. Collega tutti i tuoi calendari Outlook (compreso il calendario primario utilizzato in Teams)

In questo passaggio, assicurati di collegare tutti i calendari Outlook che desideri sincronizzare con Microsoft Teams e il calendario Outlook primario che già usi in Teams.

3. Avvia la sincronizzazione di ogni calendario Outlook verso il calendario Outlook primario

Questo passaggio è il più importante, in quanto durante questo flusso imposterai la sincronizzazione effettiva del calendario. In questo esempio, creeremo sincronizzazioni unidirezionali, il che significa che gli eventi verranno clonati da un calendario all'altro.

Per avviare la sincronizzazione, clicca su "Start New Sync" nel dashboard.

4. Assegna un nome alla sincronizzazione e seleziona "one-way" come direzione di sincronizzazione

Poiché ripeteremo questo passaggio per sincronizzare ogni calendario Outlook con il calendario Outlook primario, sarà necessario dare un nome alla sincronizzazione in modo da distinguerla dalle altre e identificarla successivamente.

Inoltre, scegli l'opzione "one-way" come direzione della sincronizzazione.

5. Seleziona un calendario Outlook come sorgente e il calendario Outlook primario come destinazione

Assicurati che la destinazione sia sempre il calendario Outlook primario, ovvero quello visualizzato nell'app Microsoft Teams.

Il calendario sorgente può variare in base a quale calendario desideri clonare nel calendario primario.

6. Configura le Preferenze

OneCal è configurabile e ti permette di clonare gli eventi così come sono, nascondere alcune proprietà o semplicemente bloccare il tempo.

Configura la sincronizzazione in base alle tue esigenze. In questo passaggio, seleziona tutte le proprietà per visualizzare tutti gli eventi in Teams, inclusi descrizioni, chiamate in conferenza, ecc.

Il Tuo Calendario Outlook Ora è Accessibile in Microsoft Teams

Dopo aver sincronizzato tutti i tuoi calendari Outlook con il calendario Outlook primario, dovresti poter visualizzare tutti gli eventi Outlook in Microsoft Teams.

La sincronizzazione è automatica e in tempo reale. Se qualcuno fissa un appuntamento con te tramite uno degli altri calendari Outlook, apparirà quasi immediatamente in Microsoft Teams.

Nota: Ripeti i passaggi da 3 a 6 per ciascun calendario Outlook che desideri sincronizzare con il calendario Outlook primario collegato in Microsoft Teams.

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