Come utilizzare Google Calendar Appointment Schedule per creare link di pianificazione gratuitamente

Google ha recentemente introdotto una nuova funzionalità chiamata "Google Appointment Schedule", attualmente disponibile solo per le organizzazioni che utilizzano Google Workspace.

Con Google Appointment Schedule puoi creare link pubblici per prenotare appuntamenti direttamente nella tua app di calendario. Successivamente, puoi condividere questi link con chi desidera prenotare una riunione con te. Questo significa che non hai più bisogno di utilizzare strumenti esterni come Calendly Alternatives per creare scheduling links.

Come Creare un Nuovo Appointment Schedule in Google Calendar

Per creare un nuovo Appointment Schedule in Google Calendar, segui questi passaggi:

1. Accedi con l'account Google della tua organizzazione.
   Per creare un nuovo Appointment Schedule, accedi con l'account Google della tua organizzazione e apri Google Calendar. Sotto il pulsante "Crea" dovresti vedere l'opzione "Appointment schedule".
   

   

   Se non vedi questa opzione, significa che la funzionalità non è ancora disponibile per te.

2. Imposta il titolo dell'appuntamento e la durata della riunione.
   Scegli un nome per l'appuntamento che le persone vedranno quando vorranno fissare un incontro con te. Questo nome diventerà anche il titolo dell'evento nel tuo calendario se la riunione viene fissata. Il titolo dovrebbe riflettere l'intenzione dell'incontro: ad esempio, potresti usare "Meeting con [tuo nome]", "Colloquio Tecnico" o "Introduzione".
   Una volta impostato il titolo, puoi regolare anche la durata della riunione. Tieni presente che la durata predefinita è di 1 ora, solitamente non quella che desideri. Quindi, assicurati di modificare la durata secondo le tue esigenze.
   

   

3. Configura la tua disponibilità generale.
   Durante la configurazione del tuo Appointment Schedule, puoi definire la tua disponibilità generale. Nota che questo influenzerà solo questo particolare schedule, e potrai creare più schedule con disponibilità differenti.

   

   Evita di essere troppo specifico e fornisci solo la disponibilità generale per questo incontro. Se c'è un giorno in cui non sei disponibile, potrai impostarlo successivamente.

4. Configura una finestra di prenotazione.
   La finestra di prenotazione ti permette di impostare delle limitazioni su quando le riunioni possono essere prenotate. Questa funzionalità è particolarmente utile se più persone utilizzeranno lo stesso Appointment Schedule. È importante verificare che le impostazioni corrispondano alle tue aspettative per le prenotazioni.

   

   Ci sono diverse impostazioni che puoi regolare nella finestra di prenotazione:

   • "Available now" vs "Start and end dates":
     Selezionando "Start and end dates" potrai definire una data di inizio e una di fine per cui il tuo link di prenotazione sarà disponibile. Questa opzione è utile se desideri che il link sia attivo solo per un determinato periodo. Se invece vuoi che il link rimanga attivo fino a quando non decidi di eliminarlo, seleziona "Available now".
   • Maximum time in advance that an appointment can be booked:
     Questa impostazione specifica quanto tempo in anticipo le persone possono prenotare una riunione. Ad esempio, se il valore è impostato a 60 giorni, gli utenti potranno fissare una riunione fino a 60 giorni nel futuro. A seconda delle tue esigenze e di quanto frequentemente il tuo calendario viene aggiornato, potresti dover regolare questo valore.
   • Minimum time before the appointment start that it can be booked:
     Questo valore imposta il tempo minimo prima dell'inizio di una riunione in cui essa può essere prenotata. Ad esempio, se è impostato a 4 ore, le persone non potranno prenotare una riunione a meno che non sia prevista almeno 4 ore dopo il momento della prenotazione.

5. Regola la disponibilità per date specifiche che si discostano dalla tua disponibilità normale.
   La disponibilità personalizzata ti permette di impostare eccezioni alla tua disponibilità generale, come definita sopra. Ad esempio, se stai impostando un Appointment Schedule per colloqui e non desideri prenotazioni in un determinato giorno, puoi specificarlo qui.

   

   Nota che se hai già bloccato del tempo nel tuo calendario, non sarà necessario specificarlo qui, poiché la disponibilità attuale del tuo calendario verrà comunque considerata.

6. Imposta le impostazioni per gli appuntamenti prenotati.
   Sotto "Booked appointment settings" puoi personalizzare ulteriormente quante prenotazioni possono essere fatte in un giorno e con quale frequenza.

   
   • Buffer time: Imposta un intervallo minimo tra una prenotazione e l'altra. Ad esempio, se questo valore è impostato a 15 minuti, le prenotazioni dovranno essere separate da almeno 15 minuti.
   • Maximum bookings per day: Consente di specificare il numero massimo di prenotazioni che desideri ricevere al giorno attraverso questo Appointment Schedule.
     Se queste impostazioni non sono attivate, non ci sarà alcun intervallo minimo tra le prenotazioni e nessuna limitazione sul numero di prenotazioni giornaliere, purché non ci siano conflitti con altre prenotazioni.

7. Seleziona i Calendari controllati per la disponibilità.
   La sezione "Calendars checked for availability" ti permette di scegliere quali calendari determineranno la tua disponibilità. Le disponibilità dei calendari selezionati verranno combinate con quelle definite in "Adjusted availability" e "General availability" per determinare la tua disponibilità finale.
   Se ti stai chiedendo come collegare calendari esterni al tuo Appointment Schedule, puoi leggere Come Collegare Più Calendari a Google Appointment Schedule.
   

   

   I tuoi eventi appariranno sempre sul tuo calendario primario, che non può essere deselezionato. Una volta configurati i calendari, clicca su "Next" per impostare la pagina di prenotazione.

8. Imposta la foto e il nome della tua pagina di prenotazione.
   Questi saranno l'immagine e il nome che le persone vedranno sulla tua pagina di prenotazione. Attualmente non è possibile cambiarli diversamente dal nome e dalla foto associati al tuo account, ma in futuro potrebbe cambiare.

9. Imposta la posizione della riunione e le opzioni di videoconferenza.
   In questa sezione puoi specificare i dettagli su dove e come si terrà la riunione. Normalmente vorrai che sia un URL di una conferenza, anche se sono possibili altre opzioni. Attualmente, Google genera automaticamente un link per Google Meet. Tuttavia, potrebbero essere aggiunti altri provider nel prossimo futuro.

   

   In alternativa, puoi scegliere di specificare manualmente la posizione dell'evento o l'URL della riunione dopo la conferma della prenotazione selezionando "None / to be specified later."

10. Fornisci una descrizione per la pagina di prenotazione.
    Aggiungi ulteriori dettagli sull'incontro in questa sezione. Queste informazioni verranno visualizzate sulla tua pagina di prenotazione. Nota che non dovresti includere link per le riunioni, poiché saranno visibili a chiunque abbia accesso al tuo link di Appointment Schedule.
    

    

11. Configura il modulo di prenotazione.
    In questa sezione specifichi le informazioni che desideri che le persone forniscano quando prenotano una riunione. Inizialmente, dovranno fornire nome, cognome ed email.

    

    Per aggiungere ulteriori campi al modulo, seleziona "Add new item". Nella finestra popup che appare, scegli il tipo di campo e indica se è obbligatorio. Attualmente i due tipi di campo supportati sono il Numero di telefono e il Campo di testo (Custom item). Se selezioni Custom item, puoi anche specificare un'etichetta per il campo.
    

    

    Inoltre, puoi richiedere alle persone di verificare il loro indirizzo email abilitando l'opzione "Require email verification". Se abilitata, la prenotazione non verrà confermata finché la persona non verifica l'email cliccando sul link ricevuto.

12. Configura le conferme e i promemoria delle prenotazioni.
    Specifica con quale frequenza e a che ora desideri inviare i promemoria a chi prenota un incontro. Per impostazione predefinita, questa opzione è settata a "1 giorno prima". A seconda del tipo di riunione, potresti voler modificare questa impostazione. Puoi anche aggiungere ulteriori promemoria selezionando "Add reminder".

    

13. Salva il tuo Appointment Schedule.
    Una volta configurato tutto, clicca "Save" nel menu dell'Appointment Schedule. Dopo aver salvato, alcune linee verticali appariranno sul tuo calendario, indicando la disponibilità del tuo Appointment Schedule.

    

    Cliccando su una di queste linee o sul titolo dell'Appointment Schedule, potrai modificare le impostazioni o ottenere il link di prenotazione.

    

Come Condividere il Link del Tuo Google Calendar Appointment Schedule

Per ottenere il link del tuo Appointment Schedule, clicca sul nome dello schedule nella tua visualizzazione calendario o su una delle linee verticali. Apparirà un pop-up che mostra i dettagli dell'Appointment Schedule, dove potrai visualizzare ulteriori informazioni, modificarlo o eliminarlo.

Per ottenere il link di prenotazione, clicca sul pulsante "Share". Si aprirà una nuova finestra modale che ti offrirà l'opzione di copiare il link o di creare un embed da inserire sul tuo sito web.

In questa finestra modale puoi scegliere un link per l'attuale Appointment Schedule oppure ottenere un link per tutti gli Appointment Schedule attivi. Se scegli quest'ultima opzione, chi prenota dovrà selezionare anche lo schedule per cui desidera prenotare.

È tutto! Ora puoi condividere questo link con chiunque per far sì che prenoti una riunione con te.

Come Aggiungere la Pagina di Prenotazione di Google Calendar al Tuo Sito Web

1. Apri Google Calendar.
2. Clicca sull'Appointment Schedule.
3. Accanto a Open booking page clicca su Share.
4. Sotto “Website embed”, seleziona un'opzione:
   • Per creare un pulsante per i tuoi Appointment Schedule, clicca All Appointment Schedules.
   • Per creare un pulsante per un link di prenotazione specifico, clicca A single booking page.
5. Per aprire l'opzione Inline booking page, clicca su Expand.
6. Per incorporare direttamente la pagina di prenotazione nel tuo sito web, clicca Copy code.
7. Incolla il codice nell'HTML del tuo sito.
8. Clicca Done.

Conclusione

Google Appointment Schedule è una valida alternativa agli strumenti esistenti come Calendly. Offre la maggior parte degli strumenti necessari per iniziare a ricevere prenotazioni direttamente dal tuo calendario ed è completamente gratuito se già utilizzi Google Workspace. Pur presentando ancora alcune funzionalità mancanti, vale la pena provarlo per vedere se gli strumenti esistenti soddisfano le tue esigenze.