Microsoft Bookings vs. Calendly: Quale strumento di calendario è il migliore?

Scegliere tra Microsoft Bookings e Calendly non riguarda solo la programmazione, ma trovare lo strumento che si adatta meglio al tuo flusso di lavoro e alle esigenze della tua azienda.

Entrambe le piattaforme offrono prenotazioni online, automazioni e integrazioni, ma sono realizzate per tipi di utenti e aziende differenti.

Questa guida approfondita spiega tutto ciò che devi sapere, confrontando funzionalità, prezzi, integrazioni e possibilità di personalizzazione per aiutarti a fare la scelta migliore.

Che cos'è Microsoft Bookings e a chi è rivolto?

Microsoft Bookings fa parte dell'ecosistema Microsoft 365, rendendolo un'ottima opzione per le aziende che utilizzano già Outlook, Teams e altre app Microsoft.

Se gestisci un'attività basata sui servizi, coordini un team o organizzi appuntamenti con i clienti quotidianamente, Microsoft Bookings può aiutarti a rimanere organizzato senza il fastidio della programmazione manuale.

Caratteristiche principali

Integrazione con Microsoft 365: Poiché Microsoft Bookings fa parte dell'ecosistema Microsoft, si sincronizza con i calendari di Outlook. Questo significa meno conflitti di programmazione e un modo più semplice per gestire gli appuntamenti senza dover passare da un'app all'altra.

Programmazione del team e Sincronizzazione del calendario: Se hai un team, Microsoft Bookings rende facile assegnare gli appuntamenti in base alla disponibilità. Gli orari di tutti si aggiornano in tempo reale, eliminando il rischio di prenotazioni doppie o incomprensioni.

Pagine di prenotazione personalizzate: Puoi creare una pagina di prenotazione dall'aspetto professionale dove i clienti scelgono l'orario più adatto a loro. Questo permette di risparmiare tempo e riduce lo scambio di email.

Integrazione dei pagamenti (limitata): Sebbene Microsoft Bookings non disponga di un sistema di pagamento integrato, è possibile collegarlo a strumenti esterni per accettare pagamenti quando i clienti prenotano un appuntamento.

Svantaggi di Microsoft Bookings

Microsoft Bookings funziona bene per le aziende integrate in Microsoft 365, ma non è adatto a tutti. Ecco alcuni svantaggi:

Richiede un abbonamento a Microsoft 365: Non puoi utilizzare Microsoft Bookings da solo. È disponibile solo con Microsoft 365, il che può risultare costoso se non hai bisogno dell'intera suite di app Microsoft.

Poche integrazioni di terze parti: Poiché Microsoft Bookings è progettato per Microsoft 365, si integra principalmente con Outlook, Teams ed Excel. Se fai affidamento su strumenti come Zoom, PayPal o Salesforce, non otterrai lo stesso livello di compatibilità che offrono altre app di prenotazione.

Personalizzazione limitata: Pur potendo creare una pagina di prenotazione brandizzata, le opzioni di design sono basilari. È possibile solo modificare i colori e aggiungere un logo. Se desideri il pieno controllo sull'aspetto della tua pagina di prenotazione, ad esempio incorporandola nel tuo sito web con uno stile avanzato, Microsoft Bookings non ti offre quella flessibilità.

Che cos'è Calendly e a chi è rivolto?

Se hai mai scambiato email cercando di trovare un orario per una riunione, sai quanto può essere frustrante la programmazione. Ed è esattamente questo il problema che Calendly è stato creato per risolvere.

Calendly funziona per professionisti individuali, piccoli team e grandi organizzazioni, permettendo agli altri di prenotare un appuntamento in base alla tua disponibilità.

A differenza di Microsoft Bookings, progettato principalmente per aziende che usano già Microsoft 365, Calendly è una soluzione flessibile che funziona su diverse piattaforme.

Caratteristiche principali

Semplice e facile da usare: Uno dei maggiori vantaggi di Calendly è la sua interfaccia pulita e intuitiva. Impostare la tua disponibilità è veloce, e condividere il tuo link di prenotazione semplifica la programmazione. Invece di interminabili email per definire un orario, gli invitati scelgono semplicemente una fascia oraria dal tuo calendario.

Compatibile con più piattaforme di calendario: A differenza di Microsoft Bookings, che si integra principalmente con Microsoft 365, Calendly si sincronizza con Google Calendar, Outlook, Office 365 e iCloud.

Promemoria e notifiche automatiche: Aiuta a ridurre le mancate presentazioni inviando promemoria via email o SMS prima e dopo le riunioni. Ricevi anche notifiche in caso di cancellazioni o riprogrammazioni.

Elaborazione dei pagamenti integrata: A differenza di Microsoft Bookings, che richiede integrazioni di terze parti per i pagamenti, Calendly si collega direttamente a Stripe e PayPal. Questo lo rende una scelta ideale per consulenti, coach e fornitori di servizi che fatturano il loro tempo.

Reportistica e analisi: Puoi ottenere informazioni da una dashboard che traccia i tipi di riunioni più popolari e le performance del team. Questo aiuta le aziende a comprendere le tendenze della programmazione e a ottimizzare i flussi di lavoro.

Programmazione avanzata del team: Calendly offre funzionalità avanzate come la prenotazione round-robin, che distribuisce automaticamente le richieste di riunione tra i membri del team. Questa funzione è ideale per i team di vendita e supporto che desiderano gestire il carico di lavoro senza coordinamenti manuali.

Svantaggi di Calendly

Calendly è uno strumento di programmazione popolare, ma non è perfetto. Ecco alcuni svantaggi da tenere a mente:

Funzionalità limitate nel piano gratuito: Il piano gratuito di Calendly è ottimo per chi ha bisogno solo di funzionalità di base, ma se necessiti di funzionalità avanzate come più connessioni ai calendari, flussi di lavoro automatizzati o programmazione di gruppo, dovrai passare a un piano a pagamento.

Integrazione limitata con Microsoft 365: Se la tua azienda utilizza Outlook, Teams e altre app Microsoft, Calendly non si integra in modo fluido come Microsoft Bookings. Pur supportando Outlook, non offre la stessa esperienza integrata di Microsoft Bookings, che è strettamente collegato a Microsoft 365.

Microsoft Bookings vs Calendly: Programmazione, Recensioni, Prezzi e altro

Ora che abbiamo esaminato le basi di Microsoft Bookings e Calendly, vediamo nel dettaglio le loro principali differenze in termini di funzionalità di programmazione, recensioni degli utenti, prezzi e altro ancora.

Programmazione del team

Entrambi gli strumenti aiutano i team a gestire le prenotazioni, ma funzionano in modo diverso:

Microsoft Bookings ti permette di assegnare appuntamenti a specifici membri del team in base alla disponibilità. Questo funziona bene per attività di servizi come saloni, cliniche mediche o studi di consulenza, dove i clienti prenotano con una persona specifica.

Calendly offre una programmazione round-robin, che assegna automaticamente le riunioni ai vari membri del team. Questa soluzione è ideale per i team di vendita e supporto che desiderano distribuire equamente le richieste di appuntamento.

Recensioni degli utenti

Il feedback reale degli utenti può aiutarti a decidere quale strumento sia più adatto:

• Microsoft Bookings ha una valutazione di 3.7 su 5 stelle su G2. Gli utenti affermano che funziona bene se utilizzi già Microsoft 365, ma può risultare frustrante se non hai familiarità con l'ecosistema Microsoft.

• Calendly ha una valutazione di 4.7 su 5 stelle su G2. Molti apprezzano la sua facilità d'uso, la rapidità nell'impostazione e l'ottima integrazione con altri strumenti.

Integrazioni

Microsoft Bookings è progettato per funzionare al meglio all'interno della suite Microsoft, integrandosi con Outlook, Teams ed Excel. Tuttavia, offre connessioni limitate con strumenti esterni all'ecosistema Microsoft.​

Calendly, invece, fornisce opzioni di integrazione più ampie. Si collega a vari servizi di calendario come Google Calendar e Outlook, oltre a piattaforme quali Zoom, Slack, HubSpot, Salesforce e altri.

Personalizzazione e branding

Microsoft Bookings permette di creare una pagina di prenotazione brandizzata, in cui puoi aggiungere il tuo logo, gli orari di apertura e la disponibilità del personale.

Il risultato è professionale, ma le opzioni di personalizzazione sono basilari. Non hai il pieno controllo sul design della pagina o sull'esperienza di prenotazione.

Calendly offre invece maggiore flessibilità in termini di branding. Puoi personalizzare colori, caratteri e persino rimuovere il branding di Calendly (se utilizzi un piano a pagamento). Questo lo rende la scelta migliore se desideri che la tua pagina di prenotazione rispecchi lo stile del tuo marchio.

Prezzi

Microsoft Bookings è incluso nei piani Microsoft 365 Business e Office 365 Business Premium, quindi se la tua azienda paga già per Microsoft 365 non dovrai spendere ulteriori somme. Ecco i piani tariffari per Microsoft 365:

• Business Basic: 7.20 USD per utente/mese

• Business Standard: 15.00 USD per utente/mese

• Business Premium: 26.40 USD per utente/mese

• Microsoft 365 Apps for Business: 9.90 USD per utente/mese

  

Calendly offre un piano gratuito, anche se con alcune limitazioni (ad esempio, un solo tipo di evento). I piani a pagamento sbloccano ulteriori funzionalità, incluse integrazioni, programmazione di gruppo e personalizzazione del branding:

• Piano gratuito

• Piano Standard: 12 USD per utente/mese

• Piano Teams: 20 USD per utente/mese

• Piano Enterprise: a partire da 15,000 USD all'anno

  

Considerazioni finali: Quale strumento scegliere?

Dopo aver esaminato le principali differenze, quale strumento di prenotazione fa per te? La scelta dipende dal tuo modo di lavorare, dagli strumenti che utilizzi già e dalle funzionalità che ritieni più importanti.

Scegli Microsoft Bookings se:

• Utilizzi già Microsoft 365. Dal momento che Microsoft Bookings è incluso nei piani Microsoft 365 Business, è una scelta comoda se paghi già per l'intera suite.

• Gestisci un team con prenotazioni individuali. Se i clienti devono prenotare con specifici membri del team, come in uno studio legale, in una clinica o in un'attività di consulenza, Microsoft Bookings è una scelta solida.

• Preferisci un sistema tutto-in-uno. Se desideri avere email, calendari, riunioni e programmazione sotto un'unica piattaforma, Microsoft Bookings semplifica tutto all'interno dell'ecosistema Microsoft.

Scegli Calendly se:

• Cerchi uno strumento facile da usare. Se non vuoi affrontare configurazioni complicate, l'interfaccia semplice di Calendly rende la programmazione rapida e intuitiva.

• Hai bisogno di più integrazioni. Se usi Google Calendar, Zoom, Slack, Salesforce o altre app di terze parti, Calendly offre una compatibilità maggiore.

• Gestisci un team di vendita o di assistenza clienti. Con la programmazione round-robin, Calendly aiuta a distribuire equamente le riunioni tra i membri del team.

• Vuoi un maggiore controllo sul branding. Se è importante per il tuo marchio avere una pagina di prenotazione completamente personalizzata, Calendly offre maggiori opzioni di design.

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