Le 6 migliori app e strumenti per il calendario di Outlook nel 2025

Anche se Microsoft Outlook offre una moltitudine di funzionalità, non può avere tutte le caratteristiche per soddisfare ogni utente. Per questo motivo, mette a disposizione una API pubblica che gli sviluppatori possono utilizzare per creare app e strumenti basati su di essa, potenziando le funzionalità e molto altro.

Esploriamo insieme le migliori app e strumenti per Outlook Calendar che sfruttano l'API ufficiale di Outlook Calendar, e che ti aiuteranno a gestire meglio il tuo tempo, a condividere il tuo calendario in modo più efficiente, a evitare conflitti di prenotazione e molto altro.

Cos'è un'app per Outlook Calendar?

Un'app per Outlook Calendar è un'applicazione che utilizza l'API ufficiale di Outlook per fornire funzionalità aggiuntive su Outlook. Per esempio, OneCal utilizza l'API di Outlook per aiutare gli utenti a sincronizzare i propri calendari Outlook, mentre Fantastical offre agli utenti una UI migliore per i calendari Outlook, con la possibilità di gestire anche le attività.

La parte migliore delle app di terze parti per Outlook Calendar è che si basano su Outlook Calendar e ti offrono funzionalità che potresti desiderare fossero integrate nativamente in Outlook.

6 Migliori App e Strumenti per Outlook Calendar

1. OneCal

OneCal è un'app per calendari che ti aiuta a evitare conflitti di riunioni sincronizzando i tuoi calendari e permettendoti di condividere scheduling links per far prenotare il tuo tempo agli altri.

Caratteristiche:

• Calendar Sync: Con Calendar Sync di OneCal puoi unire la tua disponibilità su tutti i tuoi calendari. Se lavori con più calendari, quando viene fissata una riunione su uno di essi, dovrai crearla manualmente sugli altri. Con Calendar Sync, tutte le tue riunioni vengono automaticamente bloccate su ogni calendario. La parte migliore è poter configurare quali proprietà della riunione verranno clonate. Se desideri solo bloccare automaticamente l’orario, eliminando tutti i dettagli privati. Inoltre, OneCal supporta anche Google Calendar, il che significa che puoi anche sincronizzare Outlook Calendar con Google Calendar in tempo reale.

  

• Scheduling Links: Puoi creare scheduling links multi-calendario da inviare agli altri per far prenotare il tuo tempo. Questi scheduling links sono multiuso e completamente configurabili.

  

• Calendar View: La funzionalità Calendar View ti permette di visualizzare i calendari Outlook e Google in un’unica vista. Non è necessario aprire più client di calendario, basta accedere a OneCal per vedere tutte le tue riunioni in un solo posto.

  

• Invita Membri del Team: Puoi gestire facilmente e pagare per il tuo team, così che tutti possano godere degli stessi vantaggi.

• Intuitivo e facile da usare: È importante notare che OneCal è molto semplice da configurare e utilizzare. Il team ha dedicato notevoli sforzi per rendere l'app di prim’ordine in termini di usabilità.

• Supporto clienti eccezionale: È apprezzabile quando il supporto clienti si impegna davvero per aiutarti, andando oltre per risolvere rapidamente ogni problema o domanda. OneCal è uno di quei prodotti, poiché il team di supporto conosce perfettamente il prodotto e si assicura che ogni cliente sia seguito con cura.

Prezzi:

• Starter: $5/user/month

• Essential: $10/user/month

• Premium: $30/user/month

• Piani Custom/Enterprise: contattare per il prezzo

Ogni piano può essere utilizzato singolarmente, oppure puoi invitare utenti nel tuo Team e pagare per ciascuno. Per maggiori dettagli, consulta la pagina dei prezzi.

2. Fantastical

Fantastical è una delle app per calendari con il design migliore in circolazione, che ti permette di gestire facilmente più calendari e offre altre funzionalità utili per semplificare la tua organizzazione.

Caratteristiche:

• Supporta tutti i principali provider di calendari: Anche se l'app di Fantastical è disponibile per gli utenti Apple (tramite l'App Store), essa supporta tutti i principali provider di calendari: Google Calendar, Outlook, Yahoo, iCloud e altri.

• Interfaccia e esperienza utente ben studiate: È subito evidente che il team di Fantastical ha dedicato tempo alla costruzione dell'app, assicurandosi che gli utenti abbiano la migliore esperienza possibile. Un plauso al team per questo.

• Scheduling Links: Fantastical non solo ti permette di gestire e visualizzare tutti i tuoi calendari in un'unica vista, ma fornisce anche funzionalità aggiuntive per semplificare la gestione della tua disponibilità. Una di queste è la funzione di scheduling links, che consente di creare e condividere link per far prenotare il tuo tempo agli altri.

• Crea eventi scrivendo in modo naturale: Puoi semplicemente scrivere in inglese “Create a meeting with Kleol tomorrow morning, to discuss the launch of OneCal Team Scheduling Links” e Fantastical capirà cosa intendi, programmando la riunione per te.

Contro:

• Disponibile solo su App Store: È un peccato che gli utenti Windows e Android non possano utilizzare Fantastical, dato che è disponibile solo su App Store.

• La maggior parte delle funzionalità richiede un piano a pagamento: Anche se Fantastical offre un piano gratuito, per sfruttare appieno il potenziale dell'app è necessario passare a uno dei piani a pagamento.

Prezzi:

• Free

• Per individui: $4.75/month, fatturato annualmente

• Per famiglie fino a 5 persone: $7.50/month, fatturato annualmente

3. Calendly

Calendly è uno dei pionieri nel campo dello scheduling, ha aperto la strada in questo settore e ha portato il mercato globale a US$298 million (stimato in crescita fino a US$704 million entro il 2028). Davvero impressionante, no?

Essendo Calendly una delle prime soluzioni di scheduling, non sorprende che si sia evoluto nel tempo e offra tutte le funzionalità di cui la maggior parte degli utenti ha bisogno.

Caratteristiche:

• Scheduling links multi-calendario e multiuso: I link di prenotazione di Calendly possono verificare la tua disponibilità su più calendari e possono essere usati per qualsiasi tipo di riunione (a tua discrezione).

• Numerose integrazioni: Grazie alla sua maturità, Calendly ha integrato decine di soluzioni, quindi se hai bisogno di un'integrazione, probabilmente Calendly ce l'ha già. Inoltre, supporta tutti i principali piattaforme di calendario come Google Calendar, Outlook, ecc.

• Link di prenotazione per il team: Oltre ai link di prenotazione individuali, è possibile creare link multiuso anche per il team con Calendly.

• Workflows: Calendly sfrutta le sue integrazioni per permetterti di creare flussi di lavoro. Per esempio, puoi collegare Calendly al tuo CRM, alla piattaforma di fatturazione, ecc., e creare un workflow che si attivi quando viene fissata una riunione.

• Ampia personalizzazione: Calendly offre un buon livello di personalizzazione per modificare la pagina di prenotazione e i link, anche se non aspettarti opzioni troppo avanzate o personalizzazioni su misura.

Contro:

• UI non particolarmente accattivante o UX intuitiva: Sebbene l'aspetto sia soggettivo, capisco che seguono delle linee guida di brand molto rigorose, il che impedisce loro di rendere l'interfaccia troppo "flashy", dato che hanno già stabilito un brand usato da milioni di persone (se non è rotto, non aggiustarlo). Strumenti come Cal.com hanno alzato il livello offrendo una UX più intuitiva e una UI più bella. Questo mese Calendly ha rinnovato l'app, quindi va riconosciuto il loro impegno nel migliorare i punti deboli.

Prezzi:

• Free

• Standard: $10 per seat, per month

• Teams: $16 per seat, per month

• Enterprise: contattare per il prezzo

4. Scheduler AI

Dato che abbiamo citato Calendly come il pioniere dei scheduling links, ecco un modo alternativo di gestire la prenotazione degli appuntamenti. Il vecchio metodo prevede l'uso di app di scheduling come Calendly, dove crei un link di prenotazione da condividere affinché altri possano scegliere un orario e incontrarti. Sarebbe fantastico se potessi dire a qualcuno “Hey, puoi per favore fissare una riunione con il team di sviluppo OneCal per discutere le priorità dello sprint successivo?”

Sembra quasi come avere un assistente personale, vero? Ed è proprio questo che fa Scheduler AI. Si integra con Google Calendar e Outlook e può fissare riunioni per te, semplicemente scrivendo in inglese, senza la necessità di creare un ulteriore scheduling link.

La particolarità è che utilizzi Scheduler AI attraverso il tuo client di posta elettronica. Se desideri incontrare qualcuno o un team, basta mettere in CC scheduler@scheduler.ai e Scheduler AI esaminerà il tuo calendario (o quello dei membri del team) e risponderà suggerendoti l'orario migliore per incontrarsi. Se accetti i suggerimenti, la riunione verrà fissata automaticamente.

Caratteristiche:

• Molto efficiente: Scheduler AI è in grado di gestire riprogrammazioni, cancellazioni e altre modifiche agli appuntamenti.

• Facilità d'uso: A differenza di altri strumenti che offrono decine di funzionalità e richiedono una curva di apprendimento, con Scheduler AI basta saper scrivere un'email.

• Coordinamento automatico: Una volta messo in CC, Scheduler AI coordina e comunica automaticamente con gli altri partecipanti per fissare l'orario migliore per incontrarsi.

• Integrazioni con Salesforce e Hubspot: Scheduler AI si integra con Salesforce e Hubspot, permettendoti di fissare riunioni da qualsiasi form web.

Contro:

• Non adatto a tutti: Sebbene l'idea possa sembrare interessante, non è pensato per coprire ogni esigenza. Scheduler AI eccelle soprattutto nella prenotazione di riunioni interne con uno o più membri del team. Puoi usarlo anche includendolo in CC in email esterne, ma non potrà leggere la disponibilità di tutti i partecipanti, in quanto non ha accesso ai loro calendari. Il massimo che può fare è suggerire orari basati sulla disponibilità del proprietario dell'account principale (colui che lo include in CC).

Prezzi:

• Co-pilot: $20 per user per month

• Auto-Pilot: $35 per user per month

• Enterprise: contattare per il prezzo

5. Motion

Rispetto a OneCal e Calendly, Motion è più complesso in termini di funzionalità e obiettivi, in quanto cerca di superare i limiti della gestione del calendario integrandola con il Project Management e qualche funzionalità AI. Ammetto che ci è voluto un po' per capire l'idea alla base di Motion. Vediamo le sue caratteristiche principali per comprenderlo meglio.

Caratteristiche:

• Gestione delle attività: Puoi gestire le tue attività in Motion integrandole con il tuo calendario.

• Project Management:

  • Puoi visualizzare le attività lavorative all'interno del calendario del team.

  • Visualizza la capacità del team: se fai parte di un team in Motion, puoi vedere la capacità dei membri e verificare se riescono a completare le attività in tempo.

  • Automatizza alcuni processi di pianificazione del progetto.

• Calendar View: Qui le attività, le riunioni e le "to do" si fondono in un'unica vista. Puoi anche visualizzare le attività del team attraverso il Team Calendar.

• Scheduling Links: Motion offre anche una funzione di scheduling links da condividere, permettendo agli altri di prenotare il tuo tempo.

• Funzionalità AI: Motion include alcune funzioni intelligenti che bloccano automaticamente il tuo tempo in base alle tue preferenze, simili a quelle di Reclaim. Per saperne di più su questa funzionalità, ti invitiamo a leggere il nostro articolo su Reclaim vs Motion, dove analizziamo in dettaglio entrambi i prodotti e li confrontiamo in diverse categorie.

Contro:

• Cerca di fare tutto: Come evidenziato dalle sue funzionalità, Motion offre project management, gestione del calendario, scheduling links, ecc. Sebbene all'inizio sembri che più funzionalità significhino un prodotto migliore, va sottolineato che questo comporta una piattaforma più ingombrante e difficile da comprendere.

• Costoso: Dalla mia esperienza, più funzionalità offre un'app, più il prezzo tende ad aumentare. Avendo fondato e gestito due startup, posso affermare che aggiungere nuove funzionalità comporta inevitabilmente un incremento dei costi, dato il tempo necessario per svilupparle, supportarle e migliorarle. Per un singolo utente, Motion parte da $19 per month, fatturato annualmente, oppure $34 per month, fatturato mensilmente. È abbastanza costoso se lo confronti con Reclaim e altri strumenti simili.

Prezzi:

• Individual: $19 per month, fatturato annualmente, oppure $34 per month, fatturato mensilmente

• Team: $12 per user per month, fatturato annualmente, oppure $20 per user per month, fatturato mensilmente

6. Any.do

Any.do è simile a Motion, ma non è così ampio nelle funzionalità. Il concetto è semplice: gestire le tue attività e i progetti con il tuo team. Certo, l'app si è evoluta aggiungendo Smart Suggestions, comandi vocali e altro, ma il concetto di base resta facile da comprendere.

Caratteristiche:

• Visualizza tutte le tue attività in un unico posto: Any.do offre una vista dedicata alle attività, in cui puoi controllare tutto ciò che devi fare.

• App mobile: Puoi utilizzare l'app Any.do su iOS e Android per gestire rapidamente le tue attività dal tuo smartphone.

• Comandi vocali: Se usi l'app mobile, puoi creare attività anche parlando.

• Integrazioni: Any.do viene fornito con integrazioni come Google Calendar, Outlook e altro. Se desideri aggiungere un calendario iCloud ad Any.do, devi prima sincronizzare iCloud Calendar con Google Calendar, quindi collegare Google Calendar ad Any.do.

• Conveniente: Any.do offre un piano gratuito, oltre a piani a pagamento che partono da $3 per month se lo usi come individuo, oppure $5 per team member se inviti membri del tuo team.

Contro:

• Piano gratuito molto limitato: Sebbene Any.do offra un piano gratuito, questo è piuttosto limitato. In sostanza, per sfruttarlo appieno conviene passare al piano a pagamento.

Prezzi:

• Free

• Premium: $3 per month, fatturato annualmente

• Team: $5 per user per month, fatturato annualmente

Le app di terze parti per Outlook sono sicure?

Se le app per Outlook a cui stai cercando di collegare il tuo calendario utilizzano l'API ufficiale di Outlook e tu autorizzi tramite Microsoft OAuth, dovresti essere al sicuro. È sempre consigliabile controllare la loro pagina di sicurezza e verificare che utilizzino gli standard web per la sicurezza. Se hai dei dubbi sull'app, puoi revocare il suo accesso dal tuo account Microsoft.

Alcune organizzazioni hanno regole molto rigide riguardo alle app di terze parti a cui è possibile collegare il proprio account, quindi se ricevi l'errore "Need Admin Approval", ti consigliamo di leggere il nostro articolo su come risolvere l'errore Need Admin Approval quando colleghi Outlook/Office 365 a un'app di terze parti.

Usa OneCal per gestire senza sforzo il tuo Google Calendar

OneCal è un'app di automazione del calendario semplice che può farti risparmiare un sacco di lavoro manuale. Puoi sfruttare la funzione Calendar Sync per bloccare automaticamente il tempo su tutti i tuoi calendari, utilizzare gli Scheduling Links per condividere link di prenotazione intuitivi e visualizzare tutti i tuoi calendari in un unico posto. Il team lavora costantemente per migliorare il prodotto, affinché diventi l'unico calendario di cui avrai mai bisogno.

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