Le 5 migliori app per la gestione del calendario per restare organizzati nel 2025

Hai più calendari e vuoi gestirli in un unico posto?

Devi destreggiarti tra diversi calendari per partecipare a riunioni o controllare la tua disponibilità?

Hai problemi con prenotazioni doppie perché non riesci a bloccare il tuo tempo in tutti i calendari?

Ci dovrebbe essere una soluzione che semplifica la gestione dei calendari, giusto?

Ti copriamo le spalle! In questo articolo esploreremo le migliori app per la gestione dei calendari che ti faranno risparmiare tempo e aumenteranno la tua produttività, aiutandoti a rimanere organizzato e al passo con i tuoi impegni.

Le 5 migliori app per la gestione dei calendari che fanno risparmiare tempo e aumentano la produttività

OneCal

OneCal è un'app per la gestione dei calendari che si concentra sul semplificare la gestione della disponibilità tra tutti i calendari, attraverso la sincronizzazione dei calendari, i link per prenotazioni e la vista calendario.

Caratteristiche

• Visualizzazione Calendario: Gestire i calendari diventa facile con la Visualizzazione Calendario: collega i tuoi calendari in OneCal e non dovrai più preoccuparti di gestirne molti. Tutte le tue riunioni, su ogni calendario, sono accessibili aprendo OneCal.

  

• Sincronizzazione Calendario: Clona i tuoi appuntamenti da un calendario all'altro, così la tua disponibilità è sempre aggiornata. Spesso i professionisti usano più di un calendario, rendendo difficile gestire la disponibilità in ciascuno di essi. La sincronizzazione risolve questo problema, bloccando automaticamente il tempo in tutti i calendari.

  

• Scheduling Links: OneCal offre anche una funzionalità di Booking Links, eliminando la necessità di utilizzare strumenti separati per gestire i calendari e condividere i link per prenotazioni.

  

• Facile da usare: Potresti pensare che ci vorrebbe del tempo per abituarsi a un'app per la gestione dei calendari (nella maggior parte dei casi avresti ragione), ma non con OneCal. L'esperienza utente è ben studiata, con un onboarding rapido che richiede solo di collegare i tuoi calendari.

• Funzionalità per il team: Con OneCal è semplice invitare e gestire i membri del tuo team, pagare per il loro piano, creare link per prenotazioni di gruppo e altro ancora.

• API per la gestione degli utenti: Puoi sfruttare l'API per invitare e gestire i membri del team.

• Un team che ci tiene: Il team di OneCal si prende davvero cura del prodotto e dei suoi utenti. Ciò si nota nel supporto clienti, che fa del suo meglio per aiutare gli utenti a risolvere i problemi il più rapidamente possibile.

Prezzi:

• Starter: $5/user/month

• Essential: $10/user/month

• Premium: $30/user/month

• Piani Custom/Enterprise: contattare per informazioni sui prezzi

Ogni piano può essere utilizzato individualmente, oppure puoi invitare utenti nel tuo Team e pagarli. Per maggiori dettagli, consulta la pagina dei prezzi.

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Puoi iscriverti per una prova gratuita di 14 giorni di OneCal per gestire tutti i tuoi calendari, condividere la tua disponibilità tramite link per prenotazioni e sincronizzare tutti i tuoi calendari. Non è richiesta una carta di credito.

Google Calendar

È scontato che Google Calendar sia in questa lista, essendo il calendario più utilizzato ad oggi. Anche se non è il calendario più appariscente degli ultimi tempi, Google Calendar ha conquistato il vertice grazie a una grande esperienza utente e a numerose funzionalità.

Caratteristiche

• Cross Platform: Google Calendar è disponibile su Desktop, Mobile e Web, rendendolo molto accessibile, indipendentemente dal dispositivo che utilizzi.

• Integrazione con Gmail: Essendo Gmail il client di posta più utilizzato, questo aiuta molto Google Calendar, in quanto sono integrati. Se qualcuno ti invita a una riunione, riceverai una notifica tramite Gmail, con la possibilità di rispondere direttamente dalla stessa.

• Facile da usare: Google Calendar è generalmente facile da utilizzare.

• Crea Nuovi Calendari per Diversi Aspetti della Tua Vita: Questa funzionalità ti consente di gestire calendari differenti per vari scopi, come lavoro, personale o progetti specifici.

• Programma Riunioni con Gruppi utilizzando "Find a Time" o "Suggested Times": Questi strumenti aiutano a trovare un orario adatto per una riunione con più partecipanti, confrontando i loro orari e suggerendo le disponibilità.

• Sincronizza Riunioni con il Tuo CRM: Google Calendar offre integrazione con i sistemi CRM, facilitando la sincronizzazione di riunioni e interazioni con i clienti.

• Nascondi i Dettagli degli Eventi per la Privacy: Puoi impostare gli eventi come privati, nascondendo i dettagli della riunione da chiunque abbia accesso al tuo calendario.

• Aggiungi un Google Meet al Tuo Evento: Questa funzionalità ti permette di impostare facilmente una videochiamata per i partecipanti al tuo evento grazie all'integrazione con Google Meet.

• Scheduling Links: Google ha annunciato il Google Appointment Scheduler, che ti consente di creare e condividere link per prenotazioni direttamente da Google Calendar.

• Condivisione del Calendario: Una delle funzionalità più potenti di Google Calendar è quella di condividere i tuoi calendari con amici, familiari o altri utenti.

Contro:

• Problemi di Condivisione del Calendario e Privacy: Quando decidi di condividere il tuo Google Calendar, sappi che altri potrebbero visualizzare i tuoi eventi e i loro dettagli, in base alle impostazioni di condivisione scelte. Per evitarlo, considera l'uso di un Calendar Sync Tool. I Calendar Sync Tools facilitano la condivisione degli eventi mantenendo riservate le informazioni.

• Verifica Limitata della Disponibilità con Molteplici Calendari: La funzionalità "Find a Time" di Google Calendar valuta la disponibilità solo sul calendario principale. Questa limitazione può portare a doppie prenotazioni se hai calendari secondari o condivisi. Una soluzione è utilizzare uno strumento come OneCal, che sincronizza tutti i tuoi calendari per riflettere la reale disponibilità.

• Sincronizzazione Ritardata con Outlook: Integrare Google Calendar con Outlook può causare ritardi, con aggiornamenti che possono richiedere fino a 24 ore per essere visualizzati. Inoltre, questa integrazione potrebbe esporre i tuoi dettagli privati agli utenti di Outlook con cui hai condiviso il calendario. Se il tuo Google Calendar non si sincronizza, consulta la nostra guida su come risolvere la mancata sincronizzazione di Google Calendar.

Outlook Calendar

Se fai parte dell'ecosistema Microsoft, hai usato Outlook almeno una volta. Anche se ha alcune insidie, non sarebbe giusto non includerlo in questa lista, data la sua popolarità e diffusione.

Caratteristiche

1. Rifiuto automatico degli eventi in conflitto: La funzionalità di Accettazione/Rifiuto automatico degli eventi accetta o rifiuta automaticamente le richieste di riunione in base ai tuoi impegni attuali.

2. Crea un sondaggio Findtime: Questa funzionalità ti aiuta a trovare gli orari ideali per una riunione esaminando gli orari dei partecipanti e permettendo loro di votare per le ore disponibili.

3. Condividi, pubblica e gestisci i calendari condivisi: Puoi condividere il tuo calendario Outlook con altri, permettendo loro di aggiungerlo alla propria visualizzazione e gestire efficacemente i calendari condivisi.

4. Trova un Orario: Simile a Google Calendar, Outlook ha la funzionalità "Find a Time" che confronta la tua disponibilità con quella dei membri del tuo team per individuare un orario libero per entrambi. Sfortunatamente, Outlook presenta lo stesso problema di Google Calendar: utilizzando "Find a Time" non è possibile sovrapporre i calendari importati. L'unica soluzione è sincronizzare i calendari di Outlook.

5. Integrazione con la posta elettronica: Outlook si integra anche con Microsoft Mail, permettendoti di rispondere alle riunioni, ricevere notifiche, promemoria e altro.

Contro

• Problemi di Condivisione del Calendario: Quando condividi il tuo calendario Outlook, devi fare attenzione, perché per condividere un calendario Outlook con Google Calendar (o qualsiasi altro provider) devi rendere il calendario pubblico. Ciò permette ad altri di visualizzare i tuoi eventi privati insieme ai loro dettagli.

• Sincronizzazione Ritardata dei Calendari: Se scegli di sincronizzare un calendario con Outlook (ad esempio, sincronizzare Google con Outlook), gli aggiornamenti impiegano 24 ore per riflettersi. Questo non è l'ideale, poiché quando l'aggiornamento viene visualizzato nel tuo calendario, qualcun altro potrebbe aver prenotato una riunione nello stesso orario.

Prezzi:

• Gratis

• Basic: $19.99 per anno

• Personal: $69.99 per anno

• Family: $99.99 per anno

• Business Basic: $6 per user/month

• Business Standard: $12.50 per user/month

Apple Calendar

Anche se Apple Calendar offre molte meno funzionalità rispetto a Outlook o Google Calendar, è un'opzione valida per gli utenti Apple che desiderano un'app integrata nei loro MacBook o iPhone.

Caratteristiche

• Integrazione con Apple Mail: Apple Calendar si integra con Apple Mail, permettendoti di ricevere notifiche sugli inviti alle riunioni o aggiornamenti, oltre alla possibilità di partecipare rapidamente alle riunioni tramite email.

• Integrazione perfetta con l'ecosistema Apple: Apple è nota per il suo ecosistema, e non ha deluso con Apple Calendar. L'app è preinstallata su Mac, iPhone e iPad.

• Condividi Calendari: Apple Calendar ti consente di condividere il tuo calendario con altri utenti Apple o su altre piattaforme:
  - Condividi Apple Calendar con Android
  - Condividi Apple Calendar con Outlook
  - Condividi Apple Calendar con Google Calendar
  - Se usi un iPhone, scopri come condividere il tuo calendario iPhone.

• Codifica a Colori: Apple Calendar ti permette di creare calendari separati per diversi aspetti della tua vita, come lavoro, famiglia o eventi personali, e di codificarli a colori per una facile identificazione.

• Inviti agli Eventi: Crea rapidamente eventi e invia inviti a amici e colleghi.

• Luogo ed Eventuali Dettagli: Quando aggiungi il luogo di un evento, come un ristorante, Apple Calendar completa l'indirizzo, mostra una mappa e le previsioni meteo, e ti avvisa quando è il momento di partire.

• Gestione degli Eventi: Le funzionalità includono la creazione e la modifica degli eventi, l'impostazione di eventi ricorrenti e altro.

Contro

• Problemi di Condivisione del Calendario: Devi prestare attenzione quando condividi il tuo Apple Calendar, perché se lo condividi tramite un link Webcal, rendi il calendario pubblico.

• Meno funzionalità rispetto ad altri provider di calendari: Google Calendar e Outlook offrono centinaia di funzionalità.

• Non ideale per uso aziendale: Anche se puoi utilizzare Apple Calendar come calendario principale per la tua attività, non è ottimale, poiché altri provider sono progettati per l'integrazione in team. Se usi Google Calendar, potrai beneficiare dell'integrazione con Google Workspace e delle sue centinaia di funzionalità.

Prezzi:

• Gratis

• $0.99/month per calendari illimitati

Cron

Anche se potresti non aver mai sentito parlare di Cron, si tratta di una nuova app per i calendari che ti permette di gestire i Google Calendars. La particolarità di Cron è che il team dietro di essa ha posto grande attenzione all'esperienza utente, perché perché dovrebbero creare un'altra app per i calendari se non potessero offrire qualcosa di unico? E ci sono riusciti: l'esperienza utente risulta diversa rispetto ad altre app per i calendari, più raffinata e meglio studiata.

Caratteristiche

• Collega più Google Calendars: Cron ti permette di collegare quanti Google Calendars desideri e gestirli direttamente dall'app.

• Sovrapposizione dei Calendari: Come Google Calendar e Outlook, ti consente di sovrapporre il tuo calendario a quello di altre persone per trovare gli orari disponibili per incontrarsi.

• Supporto per Zoom: Puoi collegare Zoom a Cron e aggiungere video conferenze alle tue riunioni.

• Scorciatoie, Scorciatoie, Scorciatoie: Cron offre un approccio diverso per navigare e utilizzare l'interfaccia: puoi utilizzare le sue scorciatoie per eseguire la maggior parte delle azioni che normalmente faresti con il mouse su altre piattaforme.

• Scheduling Links: Puoi creare e condividere link per prenotazioni direttamente da Cron.

Contro

• Manca il supporto per Outlook: Il team di Cron sta lavorando per aggiungere il supporto per Outlook, ma al momento è possibile collegare solo i Google Calendars.

• Non maturo come Google Calendar o Outlook: Anche se l'app è promettente, non è ancora matura quanto Google Calendar o Outlook. Stanno facendo del loro meglio per espandere funzionalità e capacità; col tempo, l'app migliorerà.

• Un link per ogni prenotazione: L'uso dei Booking Links in Cron risulta confuso, poiché devi creare un link per prenotazione per ogni appuntamento. Piattaforme come OneCal offrono link di prenotazione multiuso, eliminando la necessità di associare ogni link a una specifica prenotazione.

Prezzi:

Puoi usare Cron gratuitamente, il pricing non è stato ancora introdotto.

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